Certificado de autenticação de Nova Iorque: como autenticar documentos para uso no estrangeiro

Quando um documento de Nova Iorque precisa de ser utilizado noutro país, pode ser necessária uma apostila ou um certificado de autenticação. Qual deles se aplica depende de saber se o país de destino é membro da Convenção da Apostila de Haia.

Para muitas empresas e particulares, este processo faz parte de uma operação internacional mais ampla, como uma candidatura de imigração, educação, banca ou uma transação societária. Se o documento não estiver preparado corretamente, o pedido pode sofrer atrasos ou ser recusado. Compreender antecipadamente o processo em Nova Iorque ajuda a evitar perda de tempo e apresentações repetidas.

O que faz um certificado de autenticação de Nova Iorque

Um certificado de autenticação é emitido pelo New York Department of State para confirmar a autenticidade de um documento público destinado a ser usado num país que não faz parte da Convenção da Apostila de Haia. Na prática, valida a assinatura ou a certificação já existente no documento para que este possa ser aceite no estrangeiro.

Uma apostila de Nova Iorque serve um objetivo semelhante, mas é utilizada para países que são membros da Convenção de Haia. A escolha correta depende inteiramente do país onde o documento será apresentado.

Quando precisa de autenticação em vez de apostila

Use um certificado de autenticação de Nova Iorque quando:

• O país de destino não for membro da Convenção de Haia
• A autoridade recetora solicitar especificamente autenticação em vez de apostila
• Estiver a apresentar um documento público de Nova Iorque que precise de ser legalizado para uso no estrangeiro

Use uma apostila quando:

• O país de destino for membro da Convenção de Haia
• A autoridade recetora aceitar apostilas para documentos públicos estrangeiros

Se não tiver a certeza de qual é o formato exigido, confirme o estatuto atual do país de destino antes de submeter os seus documentos.

Que documentos Nova Iorque pode autenticar

O New York Department of State autentica apenas documentos públicos emitidos no Estado de Nova Iorque e assinados por um funcionário do Estado de Nova Iorque ou por um county clerk.

Os tipos de documento mais comuns incluem:

• Certidões de nascimento, óbito e casamento
• Registos de divórcio emitidos pela autoridade competente de Nova Iorque
• Registos académicos que tenham sido certificados pela escola e, quando necessário, autenticados notarialmente
• Documentos autenticados notarialmente, como procurações e registos societários
• Certos documentos de verificação de antecedentes criminais emitidos por agências do Estado de Nova Iorque

Nova Iorque não pode autenticar documentos federais. Se um documento tiver sido emitido por uma agência federal, deve ser tratado pela autoridade federal competente, e não pelo Estado.

Documentos que muitas vezes exigem preparação adicional

Muitos pedidos falham porque o documento de base ainda não está no formato correto. Antes de submeter, confirme se o seu documento precisa de um ou mais dos seguintes elementos:

• Uma cópia certificada da entidade emissora
• Uma certificação do county clerk
• Uma assinatura reconhecida notarialmente
• Uma carta de exemplificação para certos registos vitais da cidade de Nova Iorque

Registos vitais

Certidões de nascimento, óbito e casamento muitas vezes exigem tratamento especial, consoante o local onde foram emitidas.

• Os registos emitidos por uma conservatória ou serviço do condado normalmente têm primeiro de ser certificados pelo county clerk do condado onde o documento foi emitido
• Os registos vitais do New York State Department of Health que contenham a assinatura do Director of Vital Statistics ou do NYS Registrar podem ser apresentados sem certificação do county clerk

Documentos académicos

Os registos académicos geralmente têm de ser certificados por um responsável da escola, faculdade ou universidade. O responsável deve declarar que o documento é um registo oficial ou uma cópia fiel do original, e essa certificação tem de ser autenticada notarialmente.

Documentos comerciais e jurídicos autenticados notarialmente

Para documentos como procurações, deliberações societárias, declarações juramentadas ou documentos empresariais semelhantes, o documento autenticado notarialmente normalmente tem de ser certificado pelo county clerk do condado onde o notário está habilitado.

Processo passo a passo de autenticação em Nova Iorque

O percurso exato depende do tipo de documento, mas o fluxo geral é simples quando sabe o que é exigido.

1. Identifique o país de destino

O país de destino determina se precisa de uma apostila ou de um certificado de autenticação. Esta é a primeira decisão a tomar, porque altera o documento final que deve solicitar.

2. Prepare o documento de base

Antes de enviar qualquer coisa ao New York Department of State, certifique-se de que o documento de origem tem a certificação, autenticação notarial ou verificação do county clerk adequadas.

Este é o passo que mais frequentemente provoca atrasos. Se o documento estiver em falta com uma certificação obrigatória, o Estado não consegue concluir o processo de autenticação.

3. Submeta o documento ao New York Department of State

Nova Iorque aceita atualmente pedidos por correio e também através de atendimento presencial em locais selecionados de atendimento ao cliente.

Segundo o Department of State, o atendimento presencial está disponível em:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

Os pedidos entregues presencialmente são aceites apenas em Albany e New York City, e são processados por ordem de receção, e não como pedidos prioritários.

4. Pague a taxa aplicável

A taxa legal é de 10 USD por documento.

Se estiver a enviar vários documentos, tenha em conta que a taxa se aplica separadamente a cada documento.

5. Inclua os materiais de devolução, se necessário

Se quiser que o seu documento autenticado seja devolvido por serviço expresso, inclua uma etiqueta de envio pré-paga ou um envelope com o pedido. Caso contrário, os documentos são geralmente devolvidos por correio normal.

Onde submeter pedidos de autenticação de Nova Iorque

O New York Department of State trata dos pedidos de apostila e de certificado de autenticação através da sua Division of Licensing Services.

A orientação pública do departamento apresenta as seguintes informações de contacto para serviços relacionados com autenticação:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Phone: (518) 473-2492

Confirme sempre as instruções atuais de envio por correio e de atendimento presencial na página oficial do New York Department of State antes de enviar documentos, uma vez que os procedimentos podem mudar.

Erros comuns que atrasam a autenticação

Muitos pedidos de autenticação são recusados por razões simples e evitáveis.

Enviar o tipo errado de documento

Uma autenticação estadual só pode ser emitida para documentos que Nova Iorque tenha competência para autenticar. Os registos federais têm de seguir o processo federal adequado.

Falta de certificação do county clerk

Se um documento precisar de certificação do county clerk e esse passo for omitido, o Department of State não pode avançar.

Submeter uma fotocópia não certificada

Na maioria dos casos, Nova Iorque exige o documento original certificado ou autenticado notarialmente, e não uma cópia comum.

Confundir apostila com autenticação

Não são intercambiáveis. O país de destino é que determina qual delas é necessária.

Não incluir pagamento ou instruções de devolução

Os pedidos podem atrasar-se se a taxa estiver em falta ou se o envelope de devolução não estiver preparado corretamente.

Autenticação para empresários e empresas

Os empresários muitas vezes precisam de autenticação para documentos ligados à constituição, poderes, banca, licenciamento ou expansão internacional.

Exemplos incluem:

• Documentos de constituição certificados
• Deliberações societárias autenticadas notarialmente
• Procurações
• Certificados de boa reputação ou registos equivalentes quando uma autoridade estrangeira os solicita em formato autenticado
• Registos de titularidade ou autorização que precisem de ser apresentados fora dos Estados Unidos

Se está a constituir uma empresa em Nova Iorque e prevê utilizar documentos internacionalmente, integre a etapa de autenticação no processo desde cedo. Assim, os seus documentos ficam preparados corretamente antes de um banco estrangeiro, registo comercial ou entidade pública os solicitar.

Como a Zenind pode ajudar

Se está a criar uma empresa nos Estados Unidos, a Zenind pode ajudá-lo a manter a organização à medida que prepara os registos de constituição e outros documentos societários relacionados. Isso é importante quando, mais tarde, precisar de cópias certificadas, registos autenticados notarialmente ou outros documentos prontos para uso internacional.

Uma cadeia documental bem organizada reduz o risco de erros quando pedir uma apostila ou um certificado de autenticação.

FAQ

Um certificado de autenticação é o mesmo que uma apostila?

Não. Uma apostila é usada para países da Convenção de Haia. Um certificado de autenticação é usado para países fora da Convenção de Haia.

Nova Iorque pode autenticar documentos federais?

Não. Nova Iorque apenas autentica documentos públicos emitidos no Estado de Nova Iorque e assinados por um funcionário do Estado de Nova Iorque ou por um county clerk.

Quanto cobra Nova Iorque pela autenticação?

A taxa é de 10 USD por documento.

Posso enviar o meu pedido por correio?

Sim. Nova Iorque aceita pedidos de autenticação por correio e também oferece atendimento presencial em determinados locais.

Preciso do documento original?

Em geral, Nova Iorque exige o documento original certificado ou autenticado notarialmente para autenticação.

Lista final de verificação antes de submeter

Antes de enviar por correio ou entregar o seu pedido, confirme o seguinte:

• O país de destino e se exige apostila ou autenticação
• O documento foi emitido no Estado de Nova Iorque ou é elegível por outro motivo
• Todas as certificações e autenticações notariais obrigatórias estão concluídas
• Qualquer etapa necessária no county clerk foi concluída
• A taxa está incluída para cada documento
• As instruções de devolução estão incluídas, se necessário

Quando estes passos são tratados pela ordem correta, o processo de autenticação de Nova Iorque torna-se muito mais simples e muito menos propenso a atrasos.

Compreender a diferença entre uma apostila e um certificado de autenticação é a chave para que o documento certo seja aceite no estrangeiro à primeira.