New York-i hitelesítési tanúsítvány: hogyan hitelesítsünk dokumentumokat külföldi felhasználásra

Amikor egy New Yorkban kiállított dokumentumot egy másik országban kell felhasználni, előfordulhat, hogy apostille-ra vagy hitelesítési tanúsítványra van szükség. Az, hogy melyikre van szükség, attól függ, hogy a célország tagja-e a Hágai Apostille Egyezménynek.

Sok vállalkozás és magánszemély számára ez az eljárás egy nagyobb nemzetközi beadvány, bevándorlási, oktatási, banki vagy vállalati ügylet része. Ha a dokumentum nincs megfelelően előkészítve, a kérelem késhet vagy elutasításra kerülhet. Ha előre megérti a New York-i eljárást, elkerülheti az időveszteséget és az ismételt benyújtásokat.

Mire szolgál a New York-i hitelesítési tanúsítvány

A hitelesítési tanúsítványt a New York Állami Külügyminisztérium állítja ki annak igazolására, hogy egy közokirat hiteles külföldi felhasználásra olyan országban, amely nem tagja a Hágai Apostille Egyezménynek. Gyakorlati értelemben ez megerősíti a dokumentumon már szereplő aláírás vagy tanúsítás hitelességét, hogy azt külföldön el lehessen fogadni.

A New York-i apostille hasonló célt szolgál, de a Hágai Egyezmény tagországaiban használják. A megfelelő megoldás kizárólag attól függ, hogy melyik országban fogják bemutatni a dokumentumot.

Mikor van szükség hitelesítésre apostille helyett

New York-i hitelesítési tanúsítványra akkor van szükség, ha:

• a célország nem tagja a Hágai Egyezménynek
• a fogadó hatóság kifejezetten hitelesítést kér apostille helyett
• olyan New York-i közokiratot nyújt be, amelyet külföldi felhasználásra legalizálni kell

Apostille-ra akkor van szükség, ha:

• a célország a Hágai Egyezmény tagja
• a fogadó hatóság elfogadja az apostille-t külföldi közokiratokhoz

Ha nem biztos abban, melyik forma szükséges, a benyújtás előtt ellenőrizze a célország aktuális státuszát.

Mely dokumentumokat hitelesítheti New York

A New York Állami Külügyminisztérium kizárólag olyan New York államban kiállított közokiratokat hitelesít, amelyeket New York állami tisztviselője vagy megyei hivatalvezető írt alá.

Gyakori dokumentumtípusok:

• születési, halotti és házassági anyakönyvi kivonatok
• a megfelelő New York-i hatóság által kiállított válási iratok
• oktatási dokumentumok, amelyeket az iskola hitelesített, és ahol szükséges, közjegyző által is tanúsítottak
• közjegyző által hitelesített dokumentumok, például meghatalmazások és vállalati iratok
• bizonyos, New York állami szervek által kiállított büntetőjogi háttérellenőrzési dokumentumok

New York nem hitelesíthet szövetségi dokumentumokat. Ha egy dokumentumot szövetségi szerv állított ki, azt a megfelelő szövetségi hatóságnál kell intézni, nem az államnál.

Azok a dokumentumok, amelyek gyakran további előkészítést igényelnek

Sok kérelem azért hiúsul meg, mert az alapdokumentum még nincs megfelelő formában. Benyújtás előtt ellenőrizze, hogy a dokumentumhoz szükség van-e az alábbiak valamelyikére:

• hiteles másolatra a kibocsátó szervtől
• megyei hivatalvezetői tanúsításra
• közjegyzői aláírás-hitelesítésre
• bizonyos New York City-i anyakönyvi kivonatokhoz exemplifikációs levélre

Anyakönyvi kivonatok

A születési, halotti és házassági anyakönyvi kivonatok gyakran külön kezelést igényelnek attól függően, hogy hol állították ki őket.

• a helyi vagy megyei hivatal által kiállított iratokat általában először annak a megyének a megyei hivatalvezetőjével kell hitelesíttetni, ahol a dokumentumot kiállították
• a New York Állami Egészségügyi Minisztérium olyan anyakönyvi iratai, amelyeken a Vital Statistics igazgatójának vagy a NYS anyakönyvvezetőjének aláírása szerepel, megyei hivatalvezetői tanúsítás nélkül is benyújthatók

Oktatási dokumentumok

Az oktatási dokumentumokat általában az iskola, főiskola vagy egyetem hivatalos képviselőjének kell tanúsítania. A tisztviselőnek jeleznie kell, hogy a dokumentum hivatalos irat vagy az eredeti hiteles másolata, és ezt a tanúsítást közjegyzőnek kell hitelesítenie.

Közjegyző által hitelesített üzleti és jogi dokumentumok

Az olyan dokumentumok esetében, mint a meghatalmazások, vállalati határozatok, nyilatkozatok vagy hasonló üzleti iratok, a közjegyző által hitelesített dokumentumot rendszerint annak a megyének a megyei hivatalvezetőjével kell hitelesíttetni, ahol a közjegyzőt bejegyezték.

A New York-i hitelesítési eljárás lépésről lépésre

A pontos út a dokumentum típusától függ, de az általános folyamat egyszerű, ha tudja, mire van szükség.

1. Határozza meg a célországot

A célország dönti el, hogy apostille-ra vagy hitelesítési tanúsítványra van-e szükség. Ez az első döntés, mert ez határozza meg, melyik végleges dokumentumot kell kérnie.

2. Készítse elő az alapdokumentumot

Mielőtt bármit benyújtana a New York Állami Külügyminisztériumnak, győződjön meg arról, hogy a forrásdokumentum rendelkezik a szükséges tanúsítással, közjegyzői hitelesítéssel vagy megyei hivatalvezetői igazolással.

Ez a lépés a késedelmek leggyakoribb oka. Ha a dokumentumról hiányzik egy kötelező tanúsítás, az állam nem tudja befejezni a hitelesítési folyamatot.

3. Nyújtsa be a dokumentumot a New York Állami Külügyminisztériumnak

New York jelenleg postai úton és bizonyos ügyfélszolgálati helyszíneken személyes benyújtással fogadja a kérelmeket.

A Külügyminisztérium tájékoztatása szerint a személyes ügyintézés az alábbi helyeken érhető el:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

Az átvételi kérelmeket csak Albanyban és New York Cityben fogadják el, és ezeket érkezési sorrendben dolgozzák fel, nem elsőbbségi ügyként.

4. Fizesse be a szükséges díjat

A törvényben meghatározott díj dokumentumonként 10 USD.

Ha több dokumentumot nyújt be, ne feledje, hogy a díj minden egyes dokumentumra külön vonatkozik.

5. Mellékelje a visszaküldéshez szükséges anyagokat, ha szükséges

Ha azt szeretné, hogy a hitelesített dokumentumot gyorsított kézbesítéssel küldjék vissza, mellékeljen előre kifizetett szállítási címkét vagy borítékot a kérelemhez. Ellenkező esetben a dokumentumokat általában első osztályú postával küldik vissza.

Hová kell benyújtani a New York-i hitelesítési kérelmeket

A New York Állami Külügyminisztérium az apostille- és hitelesítési tanúsítvány iránti kérelmeket a Licencelési Szolgáltatások Osztályán keresztül kezeli.

A minisztérium nyilvános útmutatója az alábbi elérhetőséget sorolja fel a hitelesítéssel kapcsolatos szolgáltatásokhoz:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Phone: (518) 473-2492

Minden esetben ellenőrizze az aktuális postai és személyes benyújtási útmutatót a New York Állami Külügyminisztérium hivatalos oldalán, mielőtt dokumentumokat küld, mivel az eljárások változhatnak.

Gyakori hibák, amelyek késleltetik a hitelesítést

Sok hitelesítési kérelem egyszerű, elkerülhető okok miatt kerül elutasításra.

Rossz dokumentumtípus benyújtása

Állami hitelesítés csak olyan dokumentumokra adható ki, amelyeket New York jogosult hitelesíteni. A szövetségi iratoknak a szövetségi eljáráson kell átesniük.

Hiányzó megyei hivatalvezetői tanúsítás

Ha egy dokumentumhoz szükség van megyei hivatalvezetői tanúsításra, és ez elmarad, a Külügyminisztérium nem tud továbblépni.

Nem hitelesített fénymásolat benyújtása

A legtöbb esetben New York az eredeti, hitelesített vagy közjegyző által hitelesített dokumentumot kéri, nem egy egyszerű másolatot.

Az apostille és a hitelesítés összekeverése

Ezek nem felcserélhetők. Hogy melyik szükséges, azt a célország határozza meg.

A díj vagy a visszaküldési utasítások elmulasztása

A kérelmek késhetnek, ha hiányzik a díj vagy a visszaküldési boríték nincs megfelelően előkészítve.

Hitelesítés vállalkozók és cégek számára

A vállalkozók gyakran igényelnek hitelesítést olyan dokumentumokhoz, amelyek a cégalapításhoz, jogosultsághoz, banki ügyintézéshez, engedélyezéshez vagy külföldi terjeszkedéshez kapcsolódnak.

Példák:

• hiteles alapítási dokumentumok
• közjegyző által hitelesített vállalati határozatok
• meghatalmazások
• jó hírnévről szóló igazolások vagy azzal egyenértékű iratok, ha egy külföldi hatóság hitelesített formában kéri azokat
• tulajdonosi vagy felhatalmazási dokumentumok, amelyeket az Egyesült Államokon kívül kell bemutatni

Ha New Yorkban alapít céget, és számít arra, hogy a dokumentumokat nemzetközileg fogja használni, építse be korán a hitelesítési lépést a folyamatba. Így a dokumentumok már megfelelően elő vannak készítve, mielőtt egy külföldi bank, nyilvántartó vagy hatóság bekéri őket.

Hogyan segíthet a Zenind

Ha vállalkozást indít az Egyesült Államokban, a Zenind segíthet Önnek rendszerezetten előkészíteni az alapítási iratokat és a kapcsolódó vállalati dokumentumokat. Ez különösen fontos, amikor később hiteles másolatokra, közjegyző által hitelesített iratokra vagy nemzetközi felhasználásra alkalmas dokumentumokra van szüksége.

Az átlátható dokumentáció csökkenti a hibák kockázatát, amikor apostille-t vagy hitelesítési tanúsítványt kér.

GYIK

Ugyanaz a hitelesítési tanúsítvány, mint az apostille?

Nem. Az apostille-t a Hágai Egyezmény tagországaiban használják. A hitelesítési tanúsítványt a nem Hágai országokban használják.

Hitelesíthet-e New York szövetségi dokumentumokat?

Nem. New York csak olyan New York államban kiállított közokiratokat hitelesít, amelyeket New York állami tisztviselője vagy megyei hivatalvezetője írt alá.

Mennyibe kerül a New York-i hitelesítés?

A díj dokumentumonként 10 USD.

Benyújthatom a kérelmet postán?

Igen. New York postai úton is fogad hitelesítési kérelmeket, és bizonyos helyszíneken személyes ügyintézést is biztosít.

Szükségem van az eredeti dokumentumra?

New York általában az eredeti, hitelesített vagy közjegyző által hitelesített dokumentumot kéri a hitelesítéshez.

Végső ellenőrzőlista benyújtás előtt

Mielőtt postázza vagy személyesen benyújtja a kérelmet, ellenőrizze az alábbiakat:

• a célországot, és hogy apostille-ra vagy hitelesítésre van-e szükség
• hogy a dokumentumot New York államban állították-e ki, vagy egyébként jogosult-e a hitelesítésre
• hogy minden szükséges tanúsítás és közjegyzői hitelesítés elkészült-e
• hogy megtörtént-e az esetleg szükséges megyei hivatalvezetői lépés
• hogy a díj minden dokumentumra be van-e fizetve
• hogy szükség esetén mellékelte-e a visszaküldési utasításokat

Ha ezeket a lépéseket a megfelelő sorrendben kezeli, a New York-i hitelesítési folyamat sokkal könnyebben elvégezhető, és jóval kisebb az esélye a késedelemnek.

Az apostille és a hitelesítési tanúsítvány közötti különbség megértése a kulcs ahhoz, hogy az első alkalommal a megfelelő dokumentumot fogadják el külföldön.