หนังสือรับรองการรับรองเอกสารของนิวยอร์ก: วิธีรับรองเอกสารเพื่อใช้ในต่างประเทศ
เมื่อเอกสารจากนิวยอร์กต้องนำไปใช้ในอีกประเทศหนึ่ง เอกสารนั้นอาจต้องมีอะโพสทิลหรือหนังสือรับรองการรับรองเอกสาร ขึ้นอยู่กับว่าประเทศปลายทางเป็นสมาชิกของอนุสัญญาเฮกว่าด้วยอะโพสทิลหรือไม่
สำหรับธุรกิจและบุคคลจำนวนมาก กระบวนการนี้เป็นส่วนหนึ่งของการยื่นเอกสารระหว่างประเทศ การย้ายถิ่นฐาน การศึกษา ธนาคาร หรือธุรกรรมด้านองค์กรที่กว้างขึ้น หากเอกสารไม่ได้จัดเตรียมอย่างถูกต้อง คำขออาจล่าช้าหรือถูกปฏิเสธ การเข้าใจกระบวนการของนิวยอร์กไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและการยื่นซ้ำ
หนังสือรับรองการรับรองเอกสารของนิวยอร์กทำอะไร
หนังสือรับรองการรับรองเอกสารออกโดย New York Department of State เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารราชการสำหรับใช้ในประเทศที่ไม่เป็นภาคีของอนุสัญญาเฮกว่าด้วยอะโพสทิล ในทางปฏิบัติ เอกสารนี้ยืนยันลายมือชื่อหรือการรับรองที่มีอยู่แล้วบนเอกสาร เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในต่างประเทศได้
อะโพสทิลของนิวยอร์กมีวัตถุประสงค์คล้ายกัน แต่ใช้กับประเทศที่เป็นสมาชิกของอนุสัญญาเฮก การเลือกประเภทที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับประเทศที่จะนำเอกสารไปยื่นโดยตรง
เมื่อใดจึงต้องใช้การรับรองเอกสารแทนอะโพสทิล
ใช้หนังสือรับรองการรับรองเอกสารของนิวยอร์กเมื่อ:
- ประเทศปลายทางไม่ใช่สมาชิกของอนุสัญญาเฮก
- หน่วยงานปลายทางระบุชัดว่าต้องการการรับรองเอกสารแทนอะโพสทิล
- คุณกำลังยื่นเอกสารราชการจากนิวยอร์กที่ต้องทำให้ถูกต้องสำหรับการใช้งานในต่างประเทศ
ใช้อะโพสทิลเมื่อ:
- ประเทศปลายทางเป็นสมาชิกของอนุสัญญาเฮก
- หน่วยงานปลายทางยอมรับอะโพสทิลสำหรับเอกสารราชการจากต่างประเทศ
หากคุณไม่แน่ใจว่าต้องใช้แบบใด ให้ตรวจสอบสถานะปัจจุบันของประเทศปลายทางก่อนยื่นเอกสาร
เอกสารประเภทใดที่นิวยอร์กสามารถรับรองได้
New York Department of State รับรองเฉพาะเอกสารราชการที่ออกในรัฐนิวยอร์กและลงนามโดยเจ้าหน้าที่ของรัฐนิวยอร์กหรือเสมียนมณฑล
ประเภทเอกสารที่พบบ่อย ได้แก่:
- สูติบัตร มรณบัตร และทะเบียนสมรส
- บันทึกการหย่าร้างที่ออกผ่านหน่วยงานที่เหมาะสมของนิวยอร์ก
- เอกสารการศึกษาที่ได้รับการรับรองจากโรงเรียนและต้องมีการรับรองลายมือชื่อโดยโนตารีเมื่อจำเป็น
- เอกสารที่รับรองโดยโนตารี เช่น หนังสือมอบอำนาจและเอกสารของบริษัท
- เอกสารตรวจสอบประวัติอาชญากรรมบางประเภทที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐนิวยอร์ก
นิวยอร์กไม่สามารถรับรองเอกสารของรัฐบาลกลางได้ หากเอกสารออกโดยหน่วยงานของรัฐบาลกลาง ต้องดำเนินการผ่านหน่วยงานกลางที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ระดับรัฐ
เอกสารที่มักต้องเตรียมเพิ่มเติม
คำขอจำนวนมากล้มเหลวเพราะเอกสารต้นฉบับยังไม่อยู่ในรูปแบบที่ถูกต้อง ก่อนยื่น ให้ตรวจสอบว่าเอกสารของคุณต้องมีอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างต่อไปนี้หรือไม่:
- สำเนารับรองจากหน่วยงานผู้ออกเอกสาร
- การรับรองจากเสมียนมณฑล
- ลายมือชื่อที่รับรองโดยโนตารี
- หนังสือรับรองคำให้การพิเศษสำหรับบันทึกสำคัญบางประเภทของนครนิวยอร์ก
บันทึกสำคัญ
สูติบัตร มรณบัตร และทะเบียนสมรสมักต้องมีการจัดการพิเศษขึ้นอยู่กับสถานที่ที่ออกเอกสาร
- บันทึกที่ออกโดยสำนักงานท้องถิ่นหรือระดับมณฑลโดยทั่วไปต้องผ่านการรับรองจากเสมียนมณฑลในมณฑลที่เอกสารถูกออกก่อน
- บันทึกสำคัญของ New York State Department of Health ที่มีลายมือชื่อของ Director of Vital Statistics หรือ NYS Registrar อาจยื่นได้โดยไม่ต้องผ่านการรับรองจากเสมียนมณฑล
เอกสารการศึกษา
เอกสารทางการศึกษามักต้องได้รับการรับรองโดยเจ้าหน้าที่ของโรงเรียน วิทยาลัย หรือมหาวิทยาลัย เจ้าหน้าที่ต้องระบุว่าเอกสารนั้นเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการหรือเป็นสำเนาถูกต้องของต้นฉบับ และการรับรองนั้นต้องมีการรับรองลายมือชื่อโดยโนตารี
เอกสารธุรกิจและกฎหมายที่รับรองโดยโนตารี
สำหรับเอกสาร เช่น หนังสือมอบอำนาจ มติของบริษัท คำให้การ หรือเอกสารธุรกิจในลักษณะเดียวกัน เอกสารที่รับรองโดยโนตารีโดยทั่วไปต้องได้รับการรับรองจากเสมียนมณฑลในมณฑลที่โนตารีได้รับการแต่งตั้ง
ขั้นตอนการรับรองเอกสารของนิวยอร์กแบบทีละขั้นตอน
เส้นทางที่แน่ชัดขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร แต่ภาพรวมของกระบวนการค่อนข้างตรงไปตรงมาเมื่อคุณทราบว่าต้องทำอะไร
1. ระบุประเทศปลายทาง
ประเทศปลายทางเป็นตัวกำหนดว่าคุณต้องใช้อะโพสทิลหรือหนังสือรับรองการรับรองเอกสาร นี่คือการตัดสินใจแรกที่ต้องทำ เพราะจะส่งผลต่อเอกสารฉบับสุดท้ายที่คุณควรขอ
2. เตรียมเอกสารต้นฉบับ
ก่อนส่งเอกสารใด ๆ ไปยัง New York Department of State ให้แน่ใจว่าเอกสารต้นฉบับมีการรับรอง การรับรองลายมือชื่อ หรือการยืนยันจากเสมียนมณฑลครบถ้วน
ขั้นตอนนี้เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดความล่าช้าบ่อยที่สุด หากเอกสารขาดการรับรองที่จำเป็น รัฐจะไม่สามารถดำเนินการรับรองให้เสร็จได้
3. ยื่นเอกสารต่อ New York Department of State
ปัจจุบันนิวยอร์กรับคำขอทางไปรษณีย์และผ่านบริการแบบ walk-in ที่ศูนย์บริการลูกค้าบางแห่ง
ตามข้อมูลของ Department of State บริการแบบ walk-in มีที่:
- New York City
- Albany
- Binghamton
- Buffalo
- Utica
การยื่นแบบ drop-off รับเฉพาะที่ Albany และ New York City และจะดำเนินการตามลำดับการรับเอกสาร ไม่ใช่แบบเร่งด่วน
4. ชำระค่าธรรมเนียมที่กำหนด
ค่าธรรมเนียมตามกฎหมายคือ 10 ดอลลาร์ต่อเอกสารหนึ่งฉบับ
หากคุณยื่นหลายเอกสาร ให้จำไว้ว่าค่าธรรมเนียมคิดแยกตามเอกสารแต่ละฉบับ
5. แนบเอกสารสำหรับส่งคืนหากจำเป็น
หากต้องการให้ส่งคืนเอกสารที่ผ่านการรับรองทางบริการข้ามคืน ให้แนบฉลากส่งพัสดุแบบชำระเงินล่วงหน้าหรือซองจดหมายมาพร้อมคำขอ มิฉะนั้นโดยทั่วไปเอกสารจะถูกส่งคืนทางไปรษณีย์ชั้นหนึ่ง
จะยื่นคำขอรับรองเอกสารของนิวยอร์กที่ใด
New York Department of State ดูแลคำขออะโพสทิลและหนังสือรับรองการรับรองเอกสารผ่าน Division of Licensing Services
แนวทางสาธารณะของหน่วยงานระบุข้อมูลติดต่อสำหรับบริการที่เกี่ยวข้องกับการรับรองเอกสารดังนี้:
- New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
- 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
- โทรศัพท์: (518) 473-2492
ควรตรวจสอบคำแนะนำสำหรับการส่งทางไปรษณีย์และแบบ walk-in ล่าสุดบนหน้าทางการของ New York Department of State ก่อนส่งเอกสารเสมอ เนื่องจากขั้นตอนอาจเปลี่ยนแปลงได้
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งทำให้การรับรองล่าช้า
คำขอรับรองจำนวนมากถูกปฏิเสธด้วยเหตุผลง่าย ๆ ที่หลีกเลี่ยงได้
ส่งเอกสารผิดประเภท
การรับรองของรัฐสามารถออกได้เฉพาะเอกสารที่นิวยอร์กมีอำนาจในการรับรองเท่านั้น เอกสารของรัฐบาลกลางต้องผ่านกระบวนการของรัฐบาลกลางแทน
ขาดการรับรองจากเสมียนมณฑล
หากเอกสารต้องมีการรับรองจากเสมียนมณฑลแต่ข้ามขั้นตอนนี้ไป Department of State จะดำเนินการต่อไม่ได้
ส่งสำเนาธรรมดาที่ไม่ได้รับรอง
ในกรณีส่วนใหญ่ นิวยอร์กต้องการเอกสารต้นฉบับที่ผ่านการรับรองหรือรับรองลายมือชื่อแล้ว ไม่ใช่สำเนาทั่วไป
สับสนระหว่างอะโพสทิลกับการรับรองเอกสาร
สองอย่างนี้ใช้แทนกันไม่ได้ ประเทศปลายทางเป็นตัวกำหนดว่าต้องใช้อะไร
ไม่แนบการชำระเงินหรือคำแนะนำการส่งคืน
คำขออาจล่าช้าหากไม่มีค่าธรรมเนียมหรือไม่มีซองสำหรับส่งคืนที่เตรียมไว้ถูกต้อง
การรับรองเอกสารสำหรับเจ้าของธุรกิจและบริษัท
เจ้าของธุรกิจมักต้องใช้การรับรองสำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้ง อำนาจในการดำเนินการ ธนาคาร ใบอนุญาต หรือการขยายธุรกิจไปต่างประเทศ
ตัวอย่างเช่น:
- เอกสารจัดตั้งที่ได้รับการรับรอง
- มติของบริษัทที่รับรองโดยโนตารี
- หนังสือมอบอำนาจ
- หนังสือรับรองสถานะดี หรือเอกสารในลักษณะเดียวกัน เมื่อหน่วยงานต่างประเทศร้องขอในรูปแบบที่ผ่านการรับรองเอกสาร
- เอกสารความเป็นเจ้าของหรือการอนุญาตที่ต้องนำไปยื่นนอกสหรัฐอเมริกา
หากคุณกำลังก่อตั้งบริษัทในนิวยอร์กและคาดว่าจะต้องใช้เอกสารในระดับสากล ควรวางขั้นตอนการรับรองเอกสารไว้ในกระบวนการตั้งแต่ต้น วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารของคุณเตรียมได้ถูกต้องก่อนที่ธนาคารต่างประเทศ ทะเบียนธุรกิจ หรือหน่วยงานรัฐจะร้องขอ
Zenind ช่วยได้อย่างไร
หากคุณกำลังตั้งธุรกิจในสหรัฐอเมริกา Zenind สามารถช่วยให้คุณจัดการเอกสารการจัดตั้งและเอกสารบริษัทที่เกี่ยวข้องได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งมีความสำคัญเมื่อคุณต้องการสำเนารับรอง เอกสารที่รับรองโดยโนตารี หรือเอกสารอื่น ๆ ที่พร้อมสำหรับการใช้งานระหว่างประเทศในภายหลัง
เส้นทางเอกสารที่ชัดเจนช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดเมื่อคุณขออะโพสทิลหรือหนังสือรับรองการรับรองเอกสาร
คำถามที่พบบ่อย
หนังสือรับรองการรับรองเอกสารเหมือนกับอะโพสทิลหรือไม่
ไม่เหมือน อะโพสทิลใช้สำหรับประเทศภายใต้อนุสัญญาเฮก ส่วนหนังสือรับรองการรับรองเอกสารใช้สำหรับประเทศนอกอนุสัญญาเฮก
นิวยอร์กสามารถรับรองเอกสารของรัฐบาลกลางได้หรือไม่
ไม่ได้ นิวยอร์กสามารถรับรองได้เฉพาะเอกสารราชการที่ออกในรัฐนิวยอร์กและลงนามโดยเจ้าหน้าที่ของรัฐนิวยอร์กหรือเสมียนมณฑล
นิวยอร์กคิดค่าธรรมเนียมการรับรองเท่าไร
ค่าธรรมเนียมคือ 10 ดอลลาร์ต่อเอกสารหนึ่งฉบับ
ยื่นคำขอทางไปรษณีย์ได้หรือไม่
ได้ นิวยอร์กรับคำขอรับรองทางไปรษณีย์ และยังมีบริการแบบ walk-in ในบางสถานที่
ต้องใช้เอกสารต้นฉบับหรือไม่
โดยทั่วไปนิวยอร์กต้องการเอกสารต้นฉบับที่ผ่านการรับรองหรือรับรองลายมือชื่อแล้วสำหรับการรับรองเอกสาร
เช็กลิสต์สุดท้ายก่อนยื่น
ก่อนส่งทางไปรษณีย์หรือยื่นด้วยตนเอง ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- ประเทศปลายทางและต้องใช้อะโพสทิลหรือการรับรองเอกสาร
- เอกสารถูกออกในรัฐนิวยอร์กหรือมีคุณสมบัติตามที่กำหนด
- การรับรองและการรับรองลายมือชื่อที่จำเป็นทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว
- ดำเนินการขั้นตอนกับเสมียนมณฑลหากจำเป็นครบถ้วนแล้ว
- แนบค่าธรรมเนียมสำหรับเอกสารแต่ละฉบับแล้ว
- แนบคำแนะนำการส่งคืนหากจำเป็นแล้ว
เมื่อจัดการขั้นตอนเหล่านี้ตามลำดับที่ถูกต้อง กระบวนการรับรองเอกสารของนิวยอร์กจะทำได้ง่ายขึ้นมากและมีโอกาสล่าช้าน้อยลง
การเข้าใจความแตกต่างระหว่างอะโพสทิลและหนังสือรับรองการรับรองเอกสารเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้เอกสารของคุณได้รับการยอมรับในต่างประเทศตั้งแต่ครั้งแรก
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง