New York-intyg om autentisering: Så autentiserar du dokument för användning utomlands

När ett dokument från New York ska användas i ett annat land kan det behöva en apostille eller ett intyg om autentisering. Vilken som gäller beror på om destinationslandet är medlem i Haagkonventionen om apostille.

För många företag och privatpersoner ingår den här processen i en större internationell ansökan, immigrationsärende, utbildningsprocess, bankaffär eller bolagstransaktion. Om dokumentet inte är korrekt förberett kan ärendet försenas eller avslås. Genom att förstå processen i New York i förväg kan du undvika onödig tidsåtgång och upprepade inskick.

Vad ett intyg om autentisering från New York gör

Ett intyg om autentisering utfärdas av New York Department of State för att bekräfta äktheten hos ett offentligt dokument som ska användas i ett land som inte omfattas av Haagkonventionen om apostille. I praktiken bekräftar det den underskrift eller certifiering som redan finns på dokumentet, så att det kan accepteras utomlands.

En apostille från New York har ett liknande syfte, men används för länder som är medlemmar i Haagkonventionen. Rätt val beror helt på det land där dokumentet ska lämnas in.

När du behöver autentisering i stället för apostille

Använd ett intyg om autentisering från New York när:

• Destinationslandet inte är medlem i Haagkonventionen
• Mottagande myndighet uttryckligen begär autentisering i stället för apostille
• Du lämnar in ett offentligt dokument från New York som måste legaliseras för användning utomlands

Använd en apostille när:

• Destinationslandet är medlem i Haagkonventionen
• Mottagande myndighet accepterar apostille för utländska offentliga dokument

Om du är osäker på vilken form som krävs, bekräfta destinationslandets aktuella status innan du skickar in dokumenten.

Vilka dokument New York kan autentisera

New York Department of State autentiserar endast offentliga dokument som har utfärdats i delstaten New York och undertecknats av en tjänsteman i New York State eller en county clerk.

Vanliga dokumenttyper är bland annat:

• Födelse-, döds- och vigselbevis
• Skilsmässohandlingar utfärdade genom korrekt myndighet i New York
• Utbildningshandlingar som har certifierats av skolan och notariserats när det krävs
• Notariserade dokument som fullmakter och bolagshandlingar
• Vissa bakgrundskontroller avseende brottslig historik utfärdade av myndigheter i New York State

New York kan inte autentisera federala dokument. Om ett dokument har utfärdats av en federal myndighet måste det hanteras av rätt federal instans, inte av delstaten.

Dokument som ofta kräver extra förberedelser

Många ansökningar avslås eftersom grunddokumentet ännu inte är i rätt form. Innan du skickar in det, kontrollera om dokumentet behöver något av följande:

• En bestyrkt kopia från utfärdande myndighet
• Certifiering från county clerk
• En notariserad underskrift
• Ett letter of exemplification för vissa vital records från New York City

Vital records

Födelse-, döds- och vigselbevis kräver ofta särskild hantering beroende på var de utfärdades.

• Handlingar utfärdade av ett lokalt eller regionalt kontor måste vanligtvis först certifieras av county clerk i det county där dokumentet utfärdades
• Vital records från New York State Department of Health som bär underskriften från Director of Vital Statistics eller NYS Registrar kan lämnas in utan certifiering från county clerk

Utbildningshandlingar

Utbildningshandlingar måste vanligtvis certifieras av en behörig person vid skolan, högskolan eller universitetet. Den behöriga personen måste ange att dokumentet är ett officiellt register eller en sann kopia av originalet, och den certifieringen måste notariseras.

Notariserade affärs- och juridiska dokument

För dokument som fullmakter, bolagsstämmobeslut, intyg eller liknande affärsdokument måste det notariserade dokumentet vanligtvis certifieras av county clerk i det county där notarien är behörig.

Steg-för-steg-process för autentisering i New York

Den exakta vägen beror på dokumenttypen, men det övergripande flödet är enkelt när du vet vad som krävs.

1. Identifiera destinationslandet

Destinationslandet avgör om du behöver en apostille eller ett intyg om autentisering. Det här är det första beslutet att fatta, eftersom det påverkar vilket slutdokument du ska begära.

2. Förbered grunddokumentet

Innan du skickar något till New York Department of State måste du se till att källdokumentet har rätt certifiering, notariering eller verifiering från county clerk.

Det här steget är den vanligaste orsaken till förseningar. Om dokumentet saknar en nödvändig certifiering kan delstaten inte slutföra autentiseringsprocessen.

3. Skicka dokumentet till New York Department of State

New York tar för närvarande emot ansökningar per post och via besökstjänst på utvalda servicekontor.

Enligt Department of State finns besökstjänst tillgänglig i:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

Inlämning på plats accepteras endast i Albany och New York City, och dessa ärenden hanteras i den ordning de tas emot snarare än som prioriterade ärenden.

4. Betala den aktuella avgiften

Den lagstadgade avgiften är 10 USD per dokument.

Om du skickar in flera dokument gäller avgiften för varje dokument separat.

5. Bifoga material för returfrakt om det behövs

Om du vill få tillbaka ditt autentiserade dokument med expressleverans, bifoga en förbetald fraktsedel eller ett förbetalt kuvert tillsammans med din begäran. Annars skickas dokumenten normalt tillbaka med vanlig förstaklasspost.

Var du skickar New York-begäran om autentisering

New York Department of State hanterar begäran om apostille och intyg om autentisering genom sin Division of Licensing Services.

Myndighetens offentliga vägledning anger följande kontaktuppgifter för autentiseringsrelaterade tjänster:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Telefon: (518) 473-2492

Bekräfta alltid aktuella instruktioner för post och inlämning på plats via New York Department of States officiella sida innan du skickar dokument, eftersom rutiner kan ändras.

Vanliga misstag som försenar autentisering

Många begäran om autentisering avslås på grund av enkla och undvikbara misstag.

Att skicka fel dokumenttyp

En statlig autentisering kan endast utfärdas för dokument som New York har behörighet att autentisera. Federala handlingar måste i stället gå genom den federala processen.

Saknad certifiering från county clerk

Om ett dokument kräver certifiering från county clerk och det steget hoppas över kan Department of State inte gå vidare.

Att skicka in en ocertifierad kopia

I de flesta fall kräver New York originalet av det certifierade eller notariserade dokumentet, inte en vanlig kopia.

Att förväxla apostille med autentisering

Dessa är inte utbytbara. Destinationslandet avgör vilken som krävs.

Att glömma betalning eller instruktioner för retur

Ärenden kan försenas om avgiften saknas eller om returkuvertet inte är korrekt förberett.

Autentisering för företagsägare och bolag

Företagsägare behöver ofta autentisering för dokument som rör bolagsbildning, behörighet, bankärenden, licenser eller internationell expansion.

Exempel är:

• Certifierade bildandehandlingar
• Notariserade bolagsbeslut
• Fullmakter
• Intyg om god ställning eller motsvarande handlingar när en utländsk myndighet begär dem i autentiserad form
• Ägar- eller behörighetshandlingar som måste uppvisas utanför USA

Om du bildar ett bolag i New York och räknar med att använda dokument internationellt bör du bygga in autentiseringssteget tidigt i processen. Då är dokumenten korrekt förberedda innan en utländsk bank, registermyndighet eller offentlig instans begär dem.

Så kan Zenind hjälpa till

Om du startar ett företag i USA kan Zenind hjälpa dig att hålla ordning på bildandehandlingar och relaterade bolagsdokument. Det är viktigt när du senare behöver bestyrkta kopior, notariserade handlingar eller andra dokument som ska användas internationellt.

En tydlig dokumentkedja minskar risken för fel när du begär en apostille eller ett intyg om autentisering.

FAQ

Är ett intyg om autentisering samma sak som en apostille?

Nej. En apostille används för länder som omfattas av Haagkonventionen. Ett intyg om autentisering används för länder utanför Haagkonventionen.

Kan New York autentisera federala dokument?

Nej. New York autentiserar endast offentliga dokument som har utfärdats i delstaten New York och undertecknats av en tjänsteman i New York State eller en county clerk.

Hur mycket tar New York ut för autentisering?

Avgiften är 10 USD per dokument.

Kan jag skicka in min begäran per post?

Ja. New York accepterar begäran om autentisering per post och erbjuder också besökstjänst på vissa platser.

Behöver jag originaldokumentet?

New York kräver vanligtvis originalet av det certifierade eller notariserade dokumentet för autentisering.

Slutlig checklista innan du skickar in

Innan du skickar med post eller lämnar in begäran på plats, bekräfta följande:

• Destinationslandet och om det kräver apostille eller autentisering
• Att dokumentet har utfärdats i New York State eller på annat sätt är berättigat
• Att alla nödvändiga certifieringar och notarieringar är klara
• Att eventuellt nödvändigt steg hos county clerk har slutförts
• Att avgiften bifogas för varje dokument
• Att instruktioner för returleverans bifogas om det behövs

När dessa steg hanteras i rätt ordning blir processen för autentisering i New York mycket enklare att slutföra och betydligt mindre benägen att försenas.

Att förstå skillnaden mellan en apostille och ett intyg om autentisering är nyckeln till att få rätt dokument accepterat utomlands redan första gången.