Сертификат за удостоверяване в Ню Йорк: как да удостоверите документи за употреба в чужбина

Когато документ от Ню Йорк трябва да бъде използван в друга държава, може да е необходимо апостил или сертификат за удостоверяване. Кое от двете се прилага зависи от това дали държавата на местоназначение е член на Хагската конвенция за апостила.

За много фирми и частни лица този процес е част от по-широко международно заявление, имиграционна процедура, образователна, банкова или корпоративна сделка. Ако документът не е подготвен правилно, заявката може да се забави или да бъде отхвърлена. Познаването на процеса в Ню Йорк предварително ви помага да избегнете загуба на време и повторно подаване.

Какво прави сертификатът за удостоверяване в Ню Йорк

Сертификатът за удостоверяване се издава от Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк, за да потвърди автентичността на официален документ за използване в държава, която не е част от Хагската конвенция за апостила. На практика той удостоверява подписа или вече наличното заверяване върху документа, така че да бъде приет в чужбина.

Апостилът в Ню Йорк служи на подобна цел, но се използва за държави, които са членове на Хагската конвенция. Правилният избор зависи изцяло от държавата, в която документът ще бъде представен.

Кога е нужен сертификат за удостоверяване вместо апостил

Използвайте сертификат за удостоверяване в Ню Йорк, когато:

• Държавата на местоназначение не е член на Хагската конвенция
• Приемащият орган изрично изисква удостоверяване, а не апостил
• Подавате официален документ от Ню Йорк, който трябва да бъде легализиран за използване в чужбина

Използвайте апостил, когато:

• Държавата на местоназначение е член на Хагската конвенция
• Приемащият орган приема апостили за чуждестранни официални документи

Ако не сте сигурни кой формат е необходим, потвърдете актуалния статут на държавата на местоназначение, преди да подадете документите си.

Кои документи може да удостоверява Ню Йорк

Департаментът по държавни въпроси на Ню Йорк удостоверява само официални документи, издадени в щата Ню Йорк и подписани от служител на щата Ню Йорк или от окръжен секретар.

Често срещани видове документи включват:

• Актове за раждане, смърт и брак
• Документи за развод, издадени от съответния орган в Ню Йорк
• Образователни документи, които са удостоверени от училището и при необходимост нотариално заверени
• Нотариално заверени документи като пълномощни и корпоративни документи
• Определени документи за проверка на криминално минало, издадени от агенции на щата Ню Йорк

Ню Йорк не може да удостоверява федерални документи. Ако документът е издаден от федерална агенция, той трябва да бъде обработен от съответния федерален орган, а не от щата.

Документи, които често изискват допълнителна подготовка

Много заявления се провалят, защото основният документ все още не е в правилната форма. Преди да подадете, проверете дали вашият документ изисква едно или повече от следните:

• Удостоверено копие от издаващата агенция
• Удостоверение от окръжния секретар
• Нотариално заверен подпис
• Писмо за exemplification за определени актове за гражданско състояние, издадени в Ню Йорк Сити

Актове за гражданско състояние

Актовете за раждане, смърт и брак често изискват специално обработване в зависимост от това къде са издадени.

• Документите, издадени от местен или окръжен офис, обикновено първо трябва да бъдат удостоверени от окръжния секретар в окръга, където документът е издаден
• Актове за гражданско състояние от Департамента по здравеопазване на щата Ню Йорк, които носят подписа на директора по жизнена статистика или на регистъра на щата Ню Йорк, могат да бъдат подадени без удостоверение от окръжния секретар

Образователни документи

Образователните документи обикновено трябва да бъдат удостоверени от официален представител на училището, колежа или университета. Този служител трябва да посочи, че документът е официален запис или вярно копие на оригинала, а това удостоверяване трябва да бъде нотариално заверено.

Нотариално заверени бизнес и правни документи

За документи като пълномощни, корпоративни решения, декларации или подобни бизнес документи, нотариално завереният документ обикновено трябва да бъде удостоверен от окръжния секретар в окръга, където нотариусът е регистриран.

Стъпка по стъпка процес на удостоверяване в Ню Йорк

Точният път зависи от вида на документа, но общият процес е ясен, след като знаете какво се изисква.

1. Определете държавата на местоназначение

Държавата на местоназначение определя дали ви е нужен апостил или сертификат за удостоверяване. Това е първото решение, което трябва да вземете, защото то променя крайния документ, който трябва да поискате.

2. Подгответе основния документ

Преди да подадете каквото и да е към Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк, уверете се, че изходният документ има необходимото удостоверяване, нотариална заверка или потвърждение от окръжния секретар.

Тази стъпка е най-честата причина за забавяне. Ако документът няма необходимото удостоверяване, щатът не може да завърши процеса по заверяване.

3. Подайте документа в Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк

Ню Йорк в момента приема заявления по пощата и чрез посещение на място в избрани центрове за обслужване на клиенти.

Според Департамента по държавни въпроси, услугата на място е налична в:

• Ню Йорк Сити
• Олбани
• Бингамтън
• Бъфало
• Ютика

Заявки за подаване на място се приемат само в Олбани и Ню Йорк Сити и се обработват по реда на получаване, а не като приоритетни заявки.

4. Заплатете необходимата такса

Законната такса е 10 долара за документ.

Ако подавате няколко документа, имайте предвид, че таксата се прилага за всеки документ поотделно.

5. Включете материали за връщане, ако е необходимо

Ако искате удостовереният документ да бъде върнат чрез експресна услуга, включете предплатен етикет за доставка или плик към заявката си. В противен случай документите обикновено се връщат с обикновена поща.

Къде да подадете заявки за удостоверяване в Ню Йорк

Департаментът по държавни въпроси на Ню Йорк обработва заявки за апостил и сертификат за удостоверяване чрез своя отдел за лицензионни услуги.

Публичните указания на департамента посочват следната контактна информация за услуги, свързани с удостоверяването:

• Департамент по държавни въпроси на щата Ню Йорк, Отдел по корпорации, държавни архиви и Единен търговски кодекс
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Телефон: (518) 473-2492

Винаги потвърждавайте актуалните инструкции за поща и посещение на официалната страница на Департамента по държавни въпроси на Ню Йорк, преди да изпратите документите, тъй като процедурите могат да се променят.

Чести грешки, които забавят удостоверяването

Много заявки за удостоверяване се отхвърлят поради прости и лесно избегнати причини.

Изпращане на грешен тип документ

Щатско удостоверяване може да бъде издадено само за документи, които Ню Йорк има право да удостоверява. Федералните документи трябва да преминат през федералната процедура.

Липсва удостоверение от окръжния секретар

Ако документът се нуждае от удостоверение от окръжния секретар и тази стъпка е пропусната, Департаментът по държавни въпроси не може да продължи.

Подаване на несертифицирано копие

В повечето случаи Ню Йорк изисква оригиналния удостоверен или нотариално заверен документ, а не обикновено копие.

Объркване между апостил и удостоверяване

Това не са взаимозаменяеми процедури. Изискването зависи от държавата на местоназначение.

Липса на плащане или инструкции за връщане

Заявките могат да се забавят, ако таксата липсва или пликът за връщане не е подготвен правилно.

Удостоверяване за собственици на бизнес и компании

Собствениците на бизнес често се нуждаят от удостоверяване за документи, свързани с учредяване, представителна власт, банкови услуги, лицензиране или международно разширяване.

Примери включват:

• Удостоверени учредителни документи
• Нотариално заверени корпоративни решения
• Пълномощни
• Сертификати за добро състояние или еквивалентни документи, когато чуждестранен орган ги изисква в удостоверен вид
• Документи за собственост или разрешение, които трябва да бъдат представени извън Съединените щати

Ако учредявате компания в Ню Йорк и очаквате да използвате документите международно, включете стъпката по удостоверяване в процеса си отрано. Така документите ви ще бъдат подготвени правилно, преди чужда банка, регистър или държавна служба да ги поиска.

Как Zenind може да помогне

Ако учредявате бизнес в Съединените щати, Zenind може да ви помогне да поддържате добра организация, докато подготвяте учредителни документи и свързани корпоративни записи. Това е важно, когато по-късно ви трябват удостоверени копия, нотариално заверени документи или други документи, готови за международна употреба.

Подредената документация намалява риска от грешки, когато поискате апостил или сертификат за удостоверяване.

ЧЗВ

Сертификатът за удостоверяване същото ли е като апостил?

Не. Апостилът се използва за държави, които са част от Хагската конвенция. Сертификатът за удостоверяване се използва за държави извън Хагската конвенция.

Може ли Ню Йорк да удостоверява федерални документи?

Не. Ню Йорк удостоверява само официални документи, издадени в щата Ню Йорк и подписани от служител на щата Ню Йорк или окръжен секретар.

Колко струва удостоверяването в Ню Йорк?

Таксата е 10 долара за документ.

Мога ли да подам заявката си по пощата?

Да. Ню Йорк приема заявки за удостоверяване по пощата и предлага услуга на място на определени локации.

Нужен ли ми е оригиналният документ?

Ню Йорк обикновено изисква оригиналния удостоверен или нотариално заверен документ за удостоверяване.

Финален контролен списък преди подаване

Преди да изпратите по пощата или да подадете на място заявката си, потвърдете следното:

• Държавата на местоназначение и дали изисква апостил или удостоверяване
• Документът е издаден в щата Ню Йорк или по друг начин е допустим
• Всички необходими удостоверявания и нотариални заверки са завършени
• Направена е всяка необходима стъпка с окръжния секретар
• Таксата е включена за всеки документ
• Инструкции за връщане са приложени, ако са необходими

Когато тези стъпки са изпълнени в правилния ред, процесът по удостоверяване в Ню Йорк е много по-лесен за завършване и е значително по-малко вероятно да се забави.

Разбирането на разликата между апостил и сертификат за удостоверяване е ключът към това документът да бъде приет в чужбина от първия път.