New York Certificate of Authentication: Wie Dokumente für die Verwendung im Ausland beglaubigt werden

Wenn ein Dokument aus New York in einem anderen Land verwendet werden soll, kann dafür eine Apostille oder ein Certificate of Authentication erforderlich sein. Welche Variante gilt, hängt davon ab, ob das Zielland Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens ist.

Für viele Unternehmen und Privatpersonen ist dieser Vorgang Teil einer größeren internationalen Einreichung, eines Einwanderungsverfahrens, eines Bildungsanliegens, einer Bankangelegenheit oder einer gesellschaftsrechtlichen Transaktion. Wenn das Dokument nicht korrekt vorbereitet ist, kann sich die Anfrage verzögern oder abgelehnt werden. Wenn Sie das Verfahren in New York im Voraus verstehen, vermeiden Sie Zeitverlust und wiederholte Einreichungen.

Was ein New York Certificate of Authentication bewirkt

Ein Certificate of Authentication wird vom New York Department of State ausgestellt, um die Echtheit eines öffentlichen Dokuments für die Verwendung in einem Land zu bestätigen, das nicht dem Haager Apostille-Übereinkommen angehört. Praktisch bestätigt es die bereits auf dem Dokument vorhandene Unterschrift oder Beglaubigung, damit das Dokument im Ausland akzeptiert werden kann.

Eine Apostille aus New York erfüllt einen ähnlichen Zweck, wird jedoch für Länder verwendet, die Mitglied des Haager Übereinkommens sind. Die richtige Wahl hängt ausschließlich davon ab, in welchem Land das Dokument vorgelegt wird.

Wann Sie eine Authentifizierung statt einer Apostille benötigen

Verwenden Sie ein New York Certificate of Authentication, wenn:

• Das Zielland kein Mitglied des Haager Übereinkommens ist
• Die empfangende Behörde ausdrücklich eine Authentifizierung statt einer Apostille verlangt
• Sie ein öffentliches Dokument aus New York einreichen, das für die Verwendung im Ausland legalisiert werden muss

Verwenden Sie eine Apostille, wenn:

• Das Zielland Mitglied des Haager Übereinkommens ist
• Die empfangende Behörde Apostillen für ausländische öffentliche Dokumente akzeptiert

Wenn Sie unsicher sind, welche Form erforderlich ist, prüfen Sie vor der Einreichung den aktuellen Status des Ziellandes.

Welche Dokumente New York authentifizieren kann

Das New York Department of State authentifiziert nur öffentliche Dokumente, die in New York State ausgestellt wurden und von einer Amtsperson des Bundesstaates New York oder vom County Clerk unterzeichnet sind.

Zu den häufigen Dokumentarten gehören:

• Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden
• Scheidungsunterlagen, die von der zuständigen Stelle in New York ausgestellt wurden
• Bildungsunterlagen, die von der Schule beglaubigt und falls erforderlich notariell bestätigt wurden
• Notariell beglaubigte Dokumente wie Vollmachten und Unternehmensunterlagen
• Bestimmte Dokumente für Strafregisterauskünfte, die von Behörden des Staates New York ausgestellt werden

New York kann keine Bundesdokumente authentifizieren. Wurde ein Dokument von einer Bundesbehörde ausgestellt, muss es bei der zuständigen Bundesstelle und nicht auf Staatsebene bearbeitet werden.

Dokumente, die oft zusätzliche Vorbereitung erfordern

Viele Anträge scheitern, weil das zugrunde liegende Dokument noch nicht in der richtigen Form vorliegt. Prüfen Sie vor der Einreichung, ob Ihr Dokument eines oder mehrere der folgenden Elemente benötigt:

• Eine beglaubigte Kopie von der ausstellenden Behörde
• Eine Bestätigung durch den County Clerk
• Eine notariell bestätigte Unterschrift
• Ein Letter of Exemplification für bestimmte New Yorker Personenstandsurkunden aus New York City

Personenstandsurkunden

Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden benötigen oft eine besondere Behandlung, je nachdem, wo sie ausgestellt wurden.

• In der Regel müssen Urkunden, die von einem lokalen oder County-Office ausgestellt wurden, zunächst vom County Clerk des County bestätigt werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde
• Personenstandsurkunden des New York State Department of Health, die die Unterschrift des Director of Vital Statistics oder des NYS Registrar tragen, können ohne Bestätigung durch den County Clerk eingereicht werden

Bildungsunterlagen

Bildungsunterlagen müssen in der Regel von einer zuständigen Person an der Schule, dem College oder der Universität bestätigt werden. Diese Person muss erklären, dass es sich um eine amtliche Unterlage oder eine echte Kopie des Originals handelt, und diese Bestätigung muss notariell beurkundet werden.

Notariell beurkundete Geschäfts- und Rechtsdokumente

Bei Dokumenten wie Vollmachten, Gesellschafter- oder Gesellschafterbeschlüssen, eidesstattlichen Erklärungen oder ähnlichen Geschäftsdokumenten muss das notariell beurkundete Dokument in der Regel vom County Clerk des County bestätigt werden, in dem der Notar bestellt ist.

Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Authentifizierung in New York

Der genaue Ablauf hängt von der Art des Dokuments ab, aber der Gesamtprozess ist unkompliziert, wenn Sie wissen, was erforderlich ist.

1. Bestimmen Sie das Zielland

Das Zielland entscheidet darüber, ob Sie eine Apostille oder ein Certificate of Authentication benötigen. Das ist die erste Entscheidung, weil sie bestimmt, welches Enddokument Sie anfordern sollten.

2. Bereiten Sie das Ausgangsdokument vor

Bevor Sie etwas an das New York Department of State senden, stellen Sie sicher, dass das Ausgangsdokument die erforderliche Beglaubigung, notarielle Beurkundung oder Bestätigung durch den County Clerk hat.

Dieser Schritt ist die häufigste Ursache für Verzögerungen. Fehlt eine erforderliche Bestätigung, kann der Staat den Authentifizierungsprozess nicht abschließen.

3. Reichen Sie das Dokument beim New York Department of State ein

New York akzeptiert derzeit Anträge per Post sowie als Walk-in-Service an ausgewählten Kundenservicestandorten.

Nach Angaben des Department of State ist der Walk-in-Service verfügbar in:

• New York City
• Albany
• Binghamton
• Buffalo
• Utica

Drop-off-Anträge werden nur in Albany und New York City angenommen und werden in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet, nicht als Prioritätsanträge.

4. Bezahlen Sie die erforderliche Gebühr

Die gesetzliche Gebühr beträgt 10 USD pro Dokument.

Wenn Sie mehrere Dokumente einreichen, beachten Sie, dass die Gebühr jeweils für jedes Dokument separat anfällt.

5. Fügen Sie bei Bedarf Rücksendeunterlagen bei

Wenn Sie möchten, dass Ihr authentifiziertes Dokument per Expressdienst zurückgesendet wird, legen Sie Ihrer Anfrage ein vorfrankiertes Versandetikett oder einen vorfrankierten Rückumschlag bei. Andernfalls werden Dokumente in der Regel per Standardpost zurückgesendet.

Wohin Sie Authentifizierungsanträge in New York senden

Das New York Department of State bearbeitet Anträge auf Apostille und Certificate of Authentication über seine Division of Licensing Services.

Die öffentlichen Hinweise des Department nennen folgende Kontaktdaten für Authentifizierungsleistungen:

• New York State Department of State, Division of Corporations, State Records and Uniform Commercial Code
• 99 Washington Avenue, 6th floor, Albany, NY 12231
• Telefon: (518) 473-2492

Prüfen Sie vor dem Versand von Unterlagen immer die aktuellen Versand- und Walk-in-Anweisungen auf der offiziellen Seite des New York Department of State, da sich Verfahren ändern können.

Häufige Fehler, die die Authentifizierung verzögern

Viele Anträge werden aus einfachen und vermeidbaren Gründen abgelehnt.

Das falsche Dokument wird eingereicht

Eine staatliche Authentifizierung kann nur für Dokumente ausgestellt werden, für die New York zuständig ist. Bundesunterlagen müssen stattdessen das Bundesverfahren durchlaufen.

Bestätigung durch den County Clerk fehlt

Wenn ein Dokument eine Bestätigung durch den County Clerk benötigt und dieser Schritt ausgelassen wird, kann das Department of State nicht weitermachen.

Eine nicht beglaubigte Kopie wird eingereicht

In den meisten Fällen verlangt New York das Original des beglaubigten oder notariell bestätigten Dokuments und nicht eine gewöhnliche Kopie.

Apostille und Authentifizierung werden verwechselt

Diese Begriffe sind nicht austauschbar. Das Zielland entscheidet, welche Form erforderlich ist.

Zahlung oder Rücksendeanweisungen fehlen

Anträge können sich verzögern, wenn die Gebühr fehlt oder der Rückumschlag nicht korrekt vorbereitet wurde.

Authentifizierung für Unternehmer und Unternehmen

Unternehmer benötigen Authentifizierungen häufig für Dokumente im Zusammenhang mit Gründung, Vertretungsbefugnis, Bankgeschäften, Lizenzen oder internationaler Expansion.

Beispiele sind:

• Beglaubigte Gründungsunterlagen
• Notariell bestätigte Gesellschafterbeschlüsse
• Vollmachten
• Certificates of Good Standing oder gleichwertige Unterlagen, wenn eine ausländische Behörde sie in authentifizierter Form verlangt
• Eigentums- oder Autorisierungsunterlagen, die außerhalb der Vereinigten Staaten vorgelegt werden müssen

Wenn Sie ein Unternehmen in New York gründen und Dokumente später international verwenden möchten, sollten Sie den Authentifizierungsschritt frühzeitig in Ihren Ablauf einplanen. So sind Ihre Unterlagen korrekt vorbereitet, bevor eine ausländische Bank, ein Register oder eine Behörde sie anfordert.

Wie Zenind helfen kann

Wenn Sie ein Unternehmen in den Vereinigten Staaten gründen, kann Zenind Ihnen helfen, bei den Gründungsunterlagen und den zugehörigen Unternehmensdokumenten den Überblick zu behalten. Das ist wichtig, wenn Sie später beglaubigte Kopien, notariell bestätigte Unterlagen oder andere Dokumente für den internationalen Einsatz benötigen.

Eine saubere Dokumentation verringert das Fehlerrisiko, wenn Sie eine Apostille oder ein Certificate of Authentication beantragen.

FAQ

Ist ein Certificate of Authentication dasselbe wie eine Apostille?

Nein. Eine Apostille wird für Länder des Haager Übereinkommens verwendet. Ein Certificate of Authentication wird für Länder verwendet, die nicht dem Haager Übereinkommen angehören.

Kann New York Bundesdokumente authentifizieren?

Nein. New York authentifiziert nur öffentliche Dokumente, die in New York State ausgestellt wurden und von einer Amtsperson des Bundesstaates New York oder vom County Clerk unterzeichnet sind.

Wie viel kostet die Authentifizierung in New York?

Die Gebühr beträgt 10 USD pro Dokument.

Kann ich meinen Antrag per Post einreichen?

Ja. New York akzeptiert Anträge auf Authentifizierung per Post und bietet außerdem an bestimmten Standorten Walk-in-Service an.

Brauche ich das Originaldokument?

New York verlangt für die Authentifizierung in der Regel das Original des beglaubigten oder notariell bestätigten Dokuments.

Abschließende Checkliste vor der Einreichung

Bevor Sie Ihren Antrag per Post senden oder persönlich abgeben, bestätigen Sie Folgendes:

• Das Zielland und ob eine Apostille oder eine Authentifizierung erforderlich ist
• Das Dokument wurde in New York State ausgestellt oder ist anderweitig zulässig
• Alle erforderlichen Beglaubigungen und notariellen Beurkundungen sind abgeschlossen
• Ein eventuell notwendiger Schritt beim County Clerk wurde erledigt
• Die Gebühr ist für jedes Dokument enthalten
• Rücksendeanweisungen liegen bei, falls erforderlich

Wenn diese Schritte in der richtigen Reihenfolge erledigt sind, lässt sich das Authentifizierungsverfahren in New York deutlich einfacher abschließen und wird wesentlich seltener verzögert.

Der Unterschied zwischen einer Apostille und einem Certificate of Authentication ist entscheidend dafür, dass das richtige Dokument im Ausland beim ersten Mal akzeptiert wird.