Wie man in 4 einfachen Schritten eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt

Eine Gewinn- und Verlustrechnung, oft auch als P&L-Statement oder Erfolgsrechnung bezeichnet, ist einer der nützlichsten Finanzberichte, die ein Unternehmen führen kann. Sie zeigt, wie viel Geld hereingekommen ist, wie viel Geld ausgegeben wurde und ob das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.

Für Gründer, kleine Unternehmer und neue LLCs ist eine Gewinn- und Verlustrechnung mehr als nur eine buchhalterische Übung. Sie ist ein praktisches Instrument, um die Leistung zu messen, überhöhte Ausgaben zu erkennen und bessere Entscheidungen zu Einstellungen, Preisgestaltung, Lagerbestand und Wachstum zu treffen. Wenn Sie ein neues Unternehmen aufbauen, sparen Sie später viel Zeit, wenn Sie von Anfang an saubere Finanzunterlagen führen. Außerdem werden so die Steuerzeit, Kreditanträge und Gespräche mit Investoren deutlich einfacher.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung fasst die Umsätze und Ausgaben eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum zusammen. Dieser Zeitraum kann ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein. Am Ende des Berichts sehen Sie, ob das Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht hat.

Eine grundlegende Gewinn- und Verlustrechnung enthält in der Regel:

• Umsatz
• Kosten der verkauften Waren und Leistungen
• Bruttogewinn
• Betriebsausgaben
• Betriebsergebnis
• Zinsen und Steuern
• Nettogewinn

Das genaue Format kann je nach Unternehmensart variieren, aber der Zweck bleibt derselbe: ein klares Bild der finanziellen Leistung zu vermitteln.

Warum eine Gewinn- und Verlustrechnung wichtig ist

Eine Gewinn- und Verlustrechnung hilft Unternehmern bei drei wichtigen Aufgaben.

1. Unternehmensleistung messen

Umsatz allein erzählt nicht die ganze Geschichte. Ein Unternehmen kann zwar seine Verkäufe steigern und trotzdem Geld verlieren, wenn die Ausgaben schneller wachsen als die Einnahmen. Eine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt, ob das Unternehmen tatsächlich profitabel ist.

2. Ausgabenprobleme erkennen

Wenn Sie die Ausgaben Posten für Posten verfolgen, lassen sich ungewöhnliche Kosten, wiederkehrende Abonnements, ineffiziente Abläufe oder zu große Kostenbereiche leichter erkennen.

3. Finanzierung und Planung unterstützen

Kreditgeber, Investoren und sogar Lieferanten möchten möglicherweise Finanzberichte sehen, bevor sie Kredite gewähren oder Entscheidungen treffen. Eine gut vorbereitete Gewinn- und Verlustrechnung kann dabei helfen zu zeigen, dass Ihr Unternehmen organisiert ist und seine Finanzen im Blick hat.

Die 4 Schritte zur Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung

Sie müssen kein Buchhalter sein, um eine nützliche Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Der Prozess wird viel einfacher, wenn Sie ihn in vier Schritte aufteilen.

1. Erfassen Sie Ihre Umsatzzahlen
2. Ziehen Sie die Kosten der verkauften Waren und Leistungen ab, um den Bruttogewinn zu ermitteln
3. Ziehen Sie die Betriebsausgaben ab, um das Betriebsergebnis zu ermitteln
4. Ziehen Sie Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisationen ab, um den Nettogewinn zu ermitteln

Schritt 1: Erfassen Sie Ihre Umsatzzahlen

Der Umsatz ist der Gesamtbetrag, den Ihr Unternehmen während des Berichtszeitraums verdient hat. Dazu können gehören:

• Verkauf von Produkten
• Verkauf von Dienstleistungen
• Beratungsgebühren
• Wiederkehrende Abonnements
• Rückerstattungen oder andere Geschäftseinnahmen, falls zutreffend

Beginnen Sie damit, jede Einnahmequelle für den von Ihnen betrachteten Zeitraum zu erfassen. Wenn Sie eine monatliche Rechnung erstellen, verwenden Sie nur diesen Monat. Wenn Sie eine vierteljährliche Rechnung erstellen, fassen Sie die drei Monate dieses Quartals zusammen.

Wenn Ihr Unternehmen neu ist und noch keinen Umsatz erzielt hat, können Sie trotzdem eine prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung auf Basis geschätzter Verkäufe erstellen. Diese Planung kann Ihnen helfen zu verstehen, wie viel Umsatz Sie benötigen, um die Gewinnschwelle zu erreichen, und wo Ihre frühen finanziellen Engpässe liegen könnten.

Umsatzbeispiel

Wenn ein Webdesign-Unternehmen im selben Monat 8.000 US-Dollar aus Kundenprojekten und 500 US-Dollar aus dem Verkauf einer digitalen Vorlage erzielt hat, beträgt der Gesamtumsatz 8.500 US-Dollar.

Schritt 2: Ziehen Sie die Kosten der verkauften Waren und Leistungen ab

Die Kosten der verkauften Waren und Leistungen, kurz COGS, umfassen die direkten Kosten, die mit der Herstellung Ihres Produkts oder der Erbringung Ihrer Dienstleistung verbunden sind. Dabei handelt es sich nicht um allgemeine Bürokosten. Es sind Kosten, die nur entstehen, weil ein Verkauf stattgefunden hat.

Beispiele für COGS können sein:

• Rohmaterialien
• Produktverpackung
• Produktionsarbeitskosten
• Versandkosten, die direkt mit Bestellungen verbunden sind
• Software oder Werkzeuge, die direkt zur Erbringung einer Dienstleistung genutzt werden
• Transaktionsgebühren, die mit einem Verkauf verbunden sind

Der Bruttogewinn wird wie folgt berechnet:

Bruttogewinn = Umsatz - Kosten der verkauften Waren und Leistungen

Warum der Bruttogewinn wichtig ist

Der Bruttogewinn zeigt, wie effizient Ihr Unternehmen Verkäufe in Geld umwandelt, bevor Gemeinkosten berücksichtigt werden. Wenn der Bruttogewinn gering ist, ist Ihre Preisgestaltung möglicherweise zu niedrig oder Ihre direkten Kosten zu hoch.

Beispiel für den Bruttogewinn

Nehmen wir beim Webdesign-Unternehmen an, dass direkte Projektwerkzeuge und Produktionskosten insgesamt 1.200 US-Dollar betrugen.

8.500 US-Dollar - 1.200 US-Dollar = 7.300 US-Dollar Bruttogewinn

Schritt 3: Ziehen Sie die Betriebsausgaben ab

Betriebsausgaben sind die regelmäßigen Kosten für den Betrieb des Unternehmens, die nicht direkt mit der Herstellung eines bestimmten Verkaufs verbunden sind. Sie werden manchmal auch als Gemeinkosten bezeichnet.

Zu den typischen Betriebsausgaben gehören:

• Miete
• Strom und andere Nebenkosten
• Gehälter und Löhne
• Marketing und Werbung
• Versicherungen
• Büromaterial
• Software-Abonnements
• Professionelle Dienstleistungen
• Reisen und Mahlzeiten, falls anwendbar

Die Formel lautet:

Betriebsergebnis = Bruttogewinn - Betriebsausgaben

So ordnen Sie Ausgaben

Für eine saubere Gewinn- und Verlustrechnung sollten Sie Ausgaben in Kategorien gruppieren. So lässt sich leichter erkennen, welche Bereiche steigen und welche unter Kontrolle sind. Ein einfaches Format kann so aussehen:

• Miete und Betriebskosten
• Löhne und Zahlungen an Auftragnehmer
• Vertrieb und Marketing
• Technologie und Software
• Versicherungen und Recht
• Sonstige Gemeinkosten

Beispiel für das Betriebsergebnis

Wenn das Unternehmen 7.300 US-Dollar Bruttogewinn und 4.500 US-Dollar Betriebsausgaben hat, dann gilt:

7.300 US-Dollar - 4.500 US-Dollar = 2.800 US-Dollar Betriebsergebnis

Schritt 4: Ziehen Sie Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisationen ab

Um zum Nettogewinn zu gelangen, berücksichtigen Sie Ausgaben, die unterhalb des Betriebsergebnisses liegen.

Zinsen

Zinsen sind die Kosten für geliehenes Geld. Wenn Ihr Unternehmen Kredite oder andere Schulden hat, sollte der Zinsaufwand in den Bericht aufgenommen werden.

Steuern

Die Einkommensteuer hängt von Ihrer Unternehmensstruktur, dem steuerpflichtigen Einkommen und dem Zuständigkeitsbereich ab. Die steuerliche Behandlung variiert, daher arbeiten viele Unternehmer bei der Erstellung formeller Berichte mit einem Buchhalter oder Steuerberater zusammen.

Abschreibungen und Amortisationen

Abschreibungen verteilen die Kosten eines materiellen Vermögenswerts, etwa von Geräten, über die Zeit. Amortisationen tun dasselbe für bestimmte immaterielle Vermögenswerte, etwa für manche Software- oder Akquisitionskosten.

Formel für den Nettogewinn

Nettogewinn = Betriebsergebnis - Zinsen - Steuern - Abschreibungen - Amortisationen

Beispiel für den Nettogewinn

Wenn das Betriebsergebnis 2.800 US-Dollar beträgt, die Zinsen 300 US-Dollar, die Steuern 600 US-Dollar und Abschreibungen sowie Amortisationen zusammen 200 US-Dollar betragen, dann gilt:

2.800 US-Dollar - 300 US-Dollar - 600 US-Dollar - 200 US-Dollar = 1.700 US-Dollar Nettogewinn

Diese letzte Zahl ist der Gewinn des Unternehmens für den Zeitraum.

Vorlage für eine Beispiel-Gewinn- und Verlustrechnung

Hier ist ein einfaches Beispiel dafür, wie eine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung aussehen kann.

Umsatz
- Produktverkäufe: 12.000 US-Dollar
- Dienstleistungserlöse: 3.000 US-Dollar
Gesamtumsatz: 15.000 US-Dollar

Kosten der verkauften Waren und Leistungen
- Materialien und direkte Arbeitskosten: 4.000 US-Dollar
Gesamt-COGS: 4.000 US-Dollar

Bruttogewinn: 11.000 US-Dollar

Betriebsausgaben
- Miete: 2.000 US-Dollar
- Gehälter und Löhne: 3.000 US-Dollar
- Marketing: 800 US-Dollar
- Software: 400 US-Dollar
- Versicherungen: 300 US-Dollar
Gesamte Betriebsausgaben: 6.500 US-Dollar

Betriebsergebnis: 4.500 US-Dollar

Außerordentliche bzw. unterhalb des Betriebsergebnisses liegende Ausgaben
- Zinsen: 200 US-Dollar
- Steuern: 700 US-Dollar
- Abschreibungen: 100 US-Dollar
Gesamte Ausgaben unterhalb des Betriebsergebnisses: 1.000 US-Dollar

Nettogewinn: 3.500 US-Dollar

Das ist nur eine Vorlage, zeigt aber den Ablauf einer Standardrechnung vom Umsatz bis zum endgültigen Gewinn.

Wie oft sollte man eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?

Die richtige Häufigkeit hängt von der Größe und Komplexität des Unternehmens ab.

• Monatlich: Am besten für die meisten aktiven kleinen Unternehmen und Startups
• Vierteljährlich: Nützlich für die strategische Überprüfung und Steuerplanung
• Jährlich: Hilfreich für die Jahresendabrechnung und Berichterstattung

Die monatliche Berichterstattung liefert den klarsten Überblick über Trends. Wenn sich etwas plötzlich ändert, etwa Werbeausgaben, Löhne oder Verkaufsvolumen, bemerken Sie das früher.

Was Sie aus einer Gewinn- und Verlustrechnung lernen können

Eine Gewinn- und Verlustrechnung liefert Unternehmern mehr als nur eine abschließende Gewinnzahl. Sie kann Muster aufzeigen, die bessere Entscheidungen ermöglichen.

Rentabilitätstrends

Sie können Monate oder Quartale vergleichen, um zu sehen, ob sich das Unternehmen verbessert oder verschlechtert.

Ausgabengewohnheiten

Sie können Verschwendung, unnötige Abonnements oder Kostenbereiche erkennen, die zu schnell wachsen.

Preisprobleme

Wenn der Umsatz stark ist, der Gewinn aber schwach bleibt, könnte das Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen zu günstig anbieten.

Saisonale Veränderungen

Einige Unternehmen verdienen in bestimmten Zeiten des Jahres mehr. Eine Gewinn- und Verlustrechnung hilft Ihnen, sich auf vorhersehbare Hoch- und Tiefphasen vorzubereiten.

Bereitschaft zur Expansion

Wenn Ihre Margen stabil sind und Ihr Nettogewinn gesund ist, sind Sie möglicherweise besser aufgestellt, um Mitarbeiter einzustellen, einen zweiten Standort zu eröffnen oder den Lagerbestand zu erweitern.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Selbst eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung kann irreführend werden, wenn die Zahlen nicht sorgfältig organisiert sind.

Private und geschäftliche Ausgaben vermischen

Trennen Sie geschäftliche Finanzen konsequent von privaten Ausgaben. Das ist besonders wichtig für neu gegründete Unternehmen und LLC-Eigentümer.

Direkte Kosten vergessen

Wenn Sie die COGS nicht berücksichtigen, wird der Bruttogewinn zu hoch ausgewiesen und die Rechnung ist ungenau.

Den falschen Zeitraum einbeziehen

Stellen Sie sicher, dass jede Zahl zum selben Monat, Quartal oder Jahr gehört.

Cashflow mit Gewinn verwechseln

Geld auf dem Konto ist nicht dasselbe wie Gewinn. Eine Gewinn- und Verlustrechnung misst Einnahmen und Ausgaben, nicht nur Kontostände.

Kleine wiederkehrende Gebühren ignorieren

Software-Abonnements, Bankgebühren und kleine Dienstleistungen können sich mit der Zeit summieren. Sie sollten trotzdem erfasst werden.

Wann ein neues Unternehmen mit der Gewinn- und Verlustrechnung beginnen sollte

Der beste Zeitpunkt ist, sobald das Unternehmen den Betrieb aufnimmt. Wenn Sie bis zur Steuerzeit warten, entsteht später unnötige Nacharbeit.

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, kann Ihnen ein früh eingerichteter Buchhaltungsprozess helfen:

• Gründungskosten nachzuverfolgen
• Frühe Umsätze zu überwachen
• Sich auf Steuererklärungen vorzubereiten
• Kredit- oder Investorenanträge zu unterstützen
• Bessere Entscheidungen zu Einstellungen und Preisgestaltung zu treffen

Eine konsequente Buchführung erleichtert auch den Übergang von der Startup-Phase zu einem formelleren Finanzsystem, wenn das Unternehmen wächst.

Abschließende Gedanken

Die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung muss nicht kompliziert sein. Sobald Sie die vier Grundschritte verstehen - Umsatz, COGS, Betriebsausgaben und Ausgaben unterhalb des Betriebsergebnisses -, können Sie sich ein klares Bild davon machen, wie Ihr Unternehmen wirtschaftet.

Für kleine Unternehmer, Gründer und neu gegründete Unternehmen ist die Gewinn- und Verlustrechnung eines der wichtigsten verfügbaren Finanzinstrumente. Sie hilft Ihnen, Wachstum mit mehr Sicherheit zu steuern, Probleme frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen auf Basis echter Zahlen statt aus dem Bauch heraus zu treffen.

Wenn Sie ein Unternehmen von Grund auf aufbauen, ist eine gute Organisation Ihrer Finanzunterlagen genauso wichtig wie die Wahl der richtigen Rechtsform, das Einreichen der richtigen Dokumente und die Einhaltung der Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens.