Cách lập báo cáo lãi và lỗ trong 4 bước đơn giản

Báo cáo lãi và lỗ, thường được gọi là báo cáo P&L hoặc báo cáo kết quả kinh doanh, là một trong những báo cáo tài chính hữu ích nhất mà doanh nghiệp có thể duy trì. Báo cáo này cho biết doanh nghiệp đã thu được bao nhiêu tiền, đã chi bao nhiêu tiền và trong một khoảng thời gian cụ thể, doanh nghiệp đang có lãi hay bị lỗ.

Đối với các nhà sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và các LLC mới thành lập, báo cáo P&L không chỉ là một bài tập kế toán. Đây là công cụ thực tiễn để đo lường hiệu quả hoạt động, phát hiện tình trạng chi tiêu quá mức và đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng, định giá, hàng tồn kho và tăng trưởng. Nếu bạn đang xây dựng một công ty mới, việc duy trì hồ sơ tài chính rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian sau này và khiến mùa thuế, hồ sơ vay vốn và các cuộc trao đổi với nhà đầu tư trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Báo cáo lãi và lỗ là gì?

Báo cáo lãi và lỗ tóm tắt doanh thu và chi phí của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian xác định. Khoảng thời gian đó có thể là một tháng, một quý hoặc một năm. Khi kết thúc báo cáo, bạn có thể thấy doanh nghiệp đã có lãi hay bị lỗ.

Một báo cáo P&L cơ bản thường bao gồm:

• Doanh thu
• Giá vốn hàng bán
• Lợi nhuận gộp
• Chi phí hoạt động
• Thu nhập hoạt động
• Lãi vay và thuế
• Lợi nhuận ròng

Định dạng cụ thể có thể khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp, nhưng mục đích thì giống nhau: cung cấp một bức tranh rõ ràng về hiệu quả tài chính.

Vì sao báo cáo P&L quan trọng

Báo cáo P&L giúp chủ doanh nghiệp thực hiện ba việc quan trọng.

1. Đo lường hiệu quả kinh doanh

Doanh thu đơn thuần không nói lên toàn bộ câu chuyện. Một doanh nghiệp có thể tăng doanh số nhưng vẫn thua lỗ nếu chi phí tăng nhanh hơn thu nhập. Báo cáo P&L cho thấy doanh nghiệp thực sự có sinh lời hay không.

2. Nhận diện vấn đề chi tiêu

Khi theo dõi chi phí từng dòng, bạn sẽ dễ dàng phát hiện các khoản chi bất thường, các gói đăng ký lặp lại, hoạt động kém hiệu quả hoặc những hạng mục đang trở nên quá lớn.

3. Hỗ trợ huy động vốn và lập kế hoạch

Bên cho vay, nhà đầu tư và thậm chí nhà cung cấp có thể muốn xem báo cáo tài chính trước khi cấp tín dụng hoặc đưa ra quyết định. Một báo cáo P&L được chuẩn bị tốt có thể giúp chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn có tổ chức và hiểu rõ tình hình tài chính.

4 bước để lập báo cáo lãi và lỗ

Bạn không cần là kế toán để lập một báo cáo P&L hữu ích. Quá trình này sẽ dễ hơn nhiều khi được chia thành bốn bước.

1. Thu thập số liệu doanh thu
2. Trừ giá vốn hàng bán để tìm lợi nhuận gộp
3. Trừ chi phí hoạt động để tìm thu nhập hoạt động
4. Trừ lãi vay, thuế, khấu hao và phân bổ để tìm lợi nhuận ròng

Bước 1: Thu thập số liệu doanh thu

Doanh thu là tổng số tiền mà doanh nghiệp kiếm được trong kỳ báo cáo. Khoản này có thể bao gồm:

• Bán sản phẩm
• Cung cấp dịch vụ
• Phí tư vấn
• Doanh thu định kỳ từ thuê bao
• Hoàn tiền hoặc các khoản thu nhập kinh doanh khác nếu có

Hãy bắt đầu bằng cách thu thập mọi nguồn thu nhập trong giai đoạn bạn đang xem xét. Nếu bạn lập báo cáo hàng tháng, hãy chỉ dùng dữ liệu của tháng đó. Nếu bạn lập báo cáo hàng quý, hãy cộng ba tháng trong quý đó.

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới và chưa tạo ra doanh thu, bạn vẫn có thể lập báo cáo P&L dự phóng bằng cách sử dụng doanh số ước tính. Dự báo này có thể giúp bạn hiểu cần bao nhiêu doanh thu để hòa vốn và những điểm áp lực tài chính ban đầu có thể nằm ở đâu.

Ví dụ về doanh thu

Nếu một doanh nghiệp thiết kế web kiếm được 8.000 USD từ các dự án khách hàng và 500 USD từ việc bán một mẫu kỹ thuật số trong cùng một tháng, tổng doanh thu sẽ là 8.500 USD.

Bước 2: Trừ giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán, hay COGS, bao gồm các chi phí trực tiếp gắn với việc tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đây không phải là các chi phí văn phòng chung. Chúng là những chi phí phát sinh vì bạn đã thực hiện một giao dịch bán hàng.

Ví dụ về COGS có thể bao gồm:

• Nguyên vật liệu
• Bao bì sản phẩm
• Nhân công sản xuất
• Chi phí vận chuyển gắn với đơn hàng
• Phần mềm hoặc công cụ được dùng trực tiếp để cung cấp dịch vụ
• Phí giao dịch liên quan đến một lần bán hàng

Lợi nhuận gộp được tính như sau:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu - Giá vốn hàng bán

Vì sao lợi nhuận gộp quan trọng

Lợi nhuận gộp cho thấy doanh nghiệp của bạn chuyển doanh số thành tiền hiệu quả như thế nào trước khi tính đến chi phí chung. Nếu lợi nhuận gộp quá thấp, giá bán của bạn có thể đang quá thấp hoặc chi phí trực tiếp quá cao.

Ví dụ về lợi nhuận gộp

Với ví dụ doanh nghiệp thiết kế web ở trên, giả sử chi phí công cụ trực tiếp và chi phí sản xuất là 1.200 USD.

8.500 USD - 1.200 USD = 7.300 USD lợi nhuận gộp

Bước 3: Trừ chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là các chi phí thường xuyên để vận hành doanh nghiệp nhưng không gắn trực tiếp với việc tạo ra một giao dịch bán hàng cụ thể. Những khoản này đôi khi được gọi là chi phí chung.

Các chi phí hoạt động phổ biến bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng
• Điện nước
• Lương nhân viên
• Marketing và quảng cáo
• Bảo hiểm
• Văn phòng phẩm
• Phí thuê bao phần mềm
• Dịch vụ chuyên môn
• Công tác phí và ăn uống khi phù hợp

Công thức như sau:

Thu nhập hoạt động = Lợi nhuận gộp - Chi phí hoạt động

Cách sắp xếp chi phí

Để có một báo cáo P&L rõ ràng, hãy nhóm chi phí theo từng danh mục. Cách này giúp bạn dễ thấy lĩnh vực nào đang tăng lên và lĩnh vực nào đang được kiểm soát tốt. Một định dạng đơn giản có thể như sau:

• Tiền thuê và cơ sở vật chất
• Lương và thanh toán cho nhà thầu
• Bán hàng và marketing
• Công nghệ và phần mềm
• Bảo hiểm và pháp lý
• Chi phí chung khác

Ví dụ về thu nhập hoạt động

Nếu doanh nghiệp có 7.300 USD lợi nhuận gộp và 4.500 USD chi phí hoạt động, thì:

7.300 USD - 4.500 USD = 2.800 USD thu nhập hoạt động

Bước 4: Trừ lãi vay, thuế, khấu hao và phân bổ

Để tính ra lợi nhuận ròng, bạn cộng trừ các khoản chi phí nằm dưới mức thu nhập hoạt động.

Lãi vay

Lãi vay là chi phí của việc vay tiền. Nếu doanh nghiệp của bạn có khoản vay hoặc nợ khác, chi phí lãi vay nên được đưa vào báo cáo.

Thuế

Thuế thu nhập phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, thu nhập chịu thuế và khu vực pháp lý. Cách xử lý thuế có thể khác nhau, vì vậy nhiều chủ doanh nghiệp thường làm việc với kế toán hoặc chuyên gia thuế khi lập báo cáo chính thức.

Khấu hao và phân bổ

Khấu hao phân bổ chi phí của một tài sản hữu hình, chẳng hạn như thiết bị, theo thời gian. Phân bổ cũng làm tương tự với một số tài sản vô hình, chẳng hạn như một số phần mềm hoặc chi phí mua lại.

Công thức lợi nhuận ròng

Lợi nhuận ròng = Thu nhập hoạt động - Lãi vay - Thuế - Khấu hao - Phân bổ

Ví dụ về lợi nhuận ròng

Nếu thu nhập hoạt động là 2.800 USD, lãi vay là 300 USD, thuế là 600 USD, và khấu hao cùng phân bổ tổng cộng 200 USD, thì:

2.800 USD - 300 USD - 600 USD - 200 USD = 1.700 USD lợi nhuận ròng

Đó là con số cuối cùng cho thấy lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ.

Mẫu báo cáo lãi và lỗ

Dưới đây là một ví dụ đơn giản về báo cáo P&L hàng tháng.

Doanh thu
- Doanh số sản phẩm: 12.000 USD
- Doanh thu dịch vụ: 3.000 USD
Tổng doanh thu: 15.000 USD

Giá vốn hàng bán
- Nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp: 4.000 USD
Tổng COGS: 4.000 USD

Lợi nhuận gộp: 11.000 USD

Chi phí hoạt động
- Tiền thuê: 2.000 USD
- Lương: 3.000 USD
- Marketing: 800 USD
- Phần mềm: 400 USD
- Bảo hiểm: 300 USD
Tổng chi phí hoạt động: 6.500 USD

Thu nhập hoạt động: 4.500 USD

Chi phí dưới mức hoạt động
- Lãi vay: 200 USD
- Thuế: 700 USD
- Khấu hao: 100 USD
Tổng chi phí dưới mức hoạt động: 1.000 USD

Lợi nhuận ròng: 3.500 USD

Đây chỉ là một mẫu, nhưng nó cho thấy dòng chảy của một báo cáo tiêu chuẩn từ doanh thu đến lợi nhuận cuối cùng.

Nên lập báo cáo P&L bao lâu một lần?

Tần suất phù hợp phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp.

• Hàng tháng: Phù hợp nhất với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và startup đang hoạt động
• Hàng quý: Hữu ích cho đánh giá chiến lược và lập kế hoạch thuế
• Hàng năm: Hữu ích cho kế toán và báo cáo cuối năm

Báo cáo hàng tháng mang lại cái nhìn rõ nhất về xu hướng. Nếu có thay đổi đột ngột, chẳng hạn như chi tiêu quảng cáo, bảng lương hoặc khối lượng bán hàng, bạn sẽ nhận ra sớm hơn.

Bạn có thể học được gì từ báo cáo P&L

Báo cáo P&L cho chủ doanh nghiệp nhiều hơn một con số lợi nhuận cuối cùng. Nó có thể tiết lộ những mô hình giúp cải thiện việc ra quyết định.

Xu hướng lợi nhuận

Bạn có thể so sánh các tháng hoặc các quý để xem công ty đang cải thiện hay đi xuống.

Thói quen chi tiêu

Bạn có thể xác định lãng phí, các gói đăng ký không cần thiết hoặc các danh mục đang tăng quá nhanh.

Vấn đề định giá

Nếu doanh thu tốt nhưng lợi nhuận yếu, doanh nghiệp có thể đang định giá sản phẩm hoặc dịch vụ quá thấp.

Thay đổi theo mùa

Một số doanh nghiệp kiếm được nhiều hơn vào những thời điểm nhất định trong năm. Báo cáo P&L giúp bạn chuẩn bị cho các giai đoạn tăng giảm có thể dự đoán.

Mức độ sẵn sàng mở rộng

Nếu biên lợi nhuận ổn định và lợi nhuận ròng khỏe, bạn có thể sẵn sàng hơn để tuyển thêm nhân sự, mở địa điểm thứ hai hoặc mở rộng hàng tồn kho.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả một báo cáo P&L đơn giản cũng có thể trở nên sai lệch nếu số liệu không được sắp xếp cẩn thận.

Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh

Hãy tách biệt tài chính doanh nghiệp khỏi chi tiêu cá nhân. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty mới thành lập và chủ LLC.

Quên các chi phí trực tiếp

Nếu bạn bỏ sót COGS, lợi nhuận gộp sẽ bị thổi phồng và báo cáo sẽ không chính xác.

Ghi sai kỳ báo cáo

Hãy chắc chắn rằng mọi con số đều thuộc cùng một tháng, một quý hoặc một năm.

Nhầm lẫn dòng tiền với lợi nhuận

Tiền mặt trong ngân hàng không giống với lợi nhuận. Báo cáo P&L đo lường thu nhập và chi phí, không chỉ số dư tài khoản.

Bỏ qua các khoản phí nhỏ nhưng lặp lại

Phí thuê bao phần mềm, phí ngân hàng và các dịch vụ nhỏ có thể cộng dồn theo thời gian. Chúng vẫn cần được theo dõi.

Khi nào doanh nghiệp mới nên bắt đầu theo dõi P&L?

Thời điểm tốt nhất là ngay khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Chờ đến mùa thuế sẽ tạo thêm khối lượng công việc dọn dẹp không cần thiết sau này.

Nếu bạn đang khởi động một công ty, việc thiết lập sớm một quy trình kế toán cơ bản có thể giúp bạn:

• Theo dõi chi phí khởi nghiệp
• Giám sát doanh thu ban đầu
• Chuẩn bị cho việc khai thuế
• Hỗ trợ hồ sơ vay vốn hoặc hồ sơ nhà đầu tư
• Đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng và định giá

Thói quen lưu trữ hồ sơ nhất quán cũng giúp bạn dễ chuyển từ giai đoạn khởi nghiệp sang một hệ thống tài chính chính thức hơn khi doanh nghiệp phát triển.

Kết luận

Lập báo cáo lãi và lỗ không hề phức tạp. Khi bạn hiểu bốn bước cơ bản - doanh thu, COGS, chi phí hoạt động và chi phí dưới mức hoạt động - bạn có thể xây dựng một bức tranh rõ ràng về tình hình kinh doanh.

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, nhà sáng lập và các công ty mới thành lập, báo cáo P&L là một trong những công cụ tài chính quan trọng nhất. Nó giúp bạn quản lý tăng trưởng với sự tự tin hơn, phát hiện vấn đề sớm và đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế thay vì phỏng đoán.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp từ con số 0, việc giữ cho hồ sơ tài chính gọn gàng cũng quan trọng không kém việc chọn đúng loại hình, nộp đúng giấy tờ và duy trì tuân thủ cho công ty của bạn.