Come creare un conto economico in 4 semplici passaggi

Un conto economico, spesso chiamato anche stato dei profitti e delle perdite o conto economico, è uno dei report finanziari più utili che un’azienda possa mantenere. Mostra quanto denaro è entrato, quanto denaro è uscito e se l’attività ha operato in utile o in perdita durante un determinato periodo.

Per founder, piccoli imprenditori e nuove LLC, un conto economico è più di un esercizio contabile. È uno strumento pratico per misurare le prestazioni, individuare spese eccessive e prendere decisioni migliori su assunzioni, prezzi, inventario e crescita. Se stai costruendo una nuova azienda, tenere registri finanziari ordinati fin dal primo giorno ti farà risparmiare tempo in seguito e renderà più semplici la stagione fiscale, le richieste di finanziamento e le conversazioni con gli investitori.

Che cos’è un conto economico?

Un conto economico riassume ricavi e spese aziendali in un determinato periodo di tempo. Quel periodo può essere un mese, un trimestre o un anno. Alla fine del report, puoi vedere se l’azienda ha guadagnato o perso denaro.

Un conto economico di base di solito include:

• Ricavi
• Costo del venduto
• Margine lordo
• Spese operative
• Reddito operativo
• Interessi e imposte
• Utile netto

Il formato esatto può variare in base al tipo di attività, ma lo scopo è lo stesso: offrire un quadro chiaro della performance finanziaria.

Perché il conto economico è importante

Un conto economico aiuta i titolari di impresa a fare tre cose importanti.

1. Misurare la performance aziendale

I ricavi da soli non raccontano tutta la storia. Un’azienda può aumentare le vendite e comunque perdere denaro se le spese crescono più velocemente dei ricavi. Un conto economico mostra se l’attività è davvero redditizia.

2. Individuare problemi di spesa

Quando monitori le spese voce per voce, diventa più facile notare costi insoliti, abbonamenti ricorrenti, operazioni inefficienti o categorie che stanno diventando troppo grandi.

3. Supportare finanziamenti e pianificazione

Finanziatori, investitori e persino fornitori potrebbero voler vedere i bilanci prima di concedere credito o prendere decisioni. Un conto economico ben preparato può aiutare a dimostrare che la tua azienda è organizzata e consapevole sul piano finanziario.

I 4 passaggi per creare un conto economico

Non serve essere un commercialista per costruire un conto economico utile. Il processo diventa molto più semplice quando lo si divide in quattro passaggi.

1. Raccogli i dati dei ricavi
2. Sottrai il costo del venduto per trovare il margine lordo
3. Sottrai le spese operative per trovare il reddito operativo
4. Sottrai interessi, imposte, ammortamenti e svalutazioni per trovare l’utile netto

Passaggio 1: raccogli i dati dei ricavi

I ricavi sono l’importo totale di denaro guadagnato dalla tua azienda durante il periodo di riferimento. Possono includere:

• Vendite di prodotti
• Vendite di servizi
• Compensi per consulenza
• Abbonamenti ricorrenti
• Rimborsi o altri introiti aziendali, se applicabile

Inizia raccogliendo ogni fonte di reddito del periodo che stai analizzando. Se stai preparando un conto economico mensile, usa solo quel mese. Se stai preparando un conto trimestrale, combina i tre mesi di quel trimestre.

Se la tua azienda è nuova e non ha ancora generato ricavi, puoi comunque costruire un conto economico previsionale usando stime di vendita. Questa previsione può aiutarti a capire quanto fatturato ti serve per raggiungere il pareggio e quali potrebbero essere i tuoi primi punti di pressione finanziaria.

Esempio di ricavi

Se un’azienda di web design ha incassato 8.000 dollari da progetti per clienti e 500 dollari dalla vendita di un template digitale nello stesso mese, i ricavi totali sarebbero 8.500 dollari.

Passaggio 2: sottrai il costo del venduto

Il costo del venduto, o COGS, include i costi diretti legati alla produzione del tuo prodotto o all’erogazione del tuo servizio. Non si tratta di spese generali d’ufficio. Sono costi che esistono perché hai effettuato una vendita.

Esempi di COGS possono includere:

• Materie prime
• Imballaggio dei prodotti
• Manodopera di produzione
• Costi di spedizione legati agli ordini
• Software o strumenti usati direttamente per erogare un servizio
• Commissioni di transazione collegate a una vendita

Il margine lordo si calcola così:

Margine lordo = Ricavi - Costo del venduto

Perché il margine lordo è importante

Il margine lordo mostra quanto efficientemente la tua azienda trasforma le vendite in denaro prima di considerare i costi generali. Se il margine lordo è ridotto, i prezzi potrebbero essere troppo bassi oppure i costi diretti troppo alti.

Esempio di margine lordo

Usando l’esempio dell’azienda di web design, supponiamo che i costi diretti di progetto e di produzione siano stati pari a 1.200 dollari.

8.500 dollari - 1.200 dollari = 7.300 dollari di margine lordo

Passaggio 3: sottrai le spese operative

Le spese operative sono i costi regolari necessari per gestire l’azienda che non sono direttamente collegati alla produzione di una vendita specifica. Sono talvolta chiamate costi generali.

Le spese operative più comuni includono:

• Affitto
• Utenze
• Salari e stipendi
• Marketing e pubblicità
• Assicurazioni
• Materiale d’ufficio
• Abbonamenti software
• Servizi professionali
• Viaggi e pasti, se applicabile

La formula è la seguente:

Reddito operativo = Margine lordo - Spese operative

Come organizzare le spese

Per un conto economico ordinato, raggruppa le spese per categorie. Questo rende più facile vedere quali aree stanno aumentando e quali restano sotto controllo. Un formato semplice può essere:

• Affitto e strutture
• Salari e compensi ai collaboratori
• Vendite e marketing
• Tecnologia e software
• Assicurazioni e aspetti legali
• Spese varie

Esempio di reddito operativo

Se l’azienda ha 7.300 dollari di margine lordo e 4.500 dollari di spese operative, allora:

7.300 dollari - 4.500 dollari = 2.800 dollari di reddito operativo

Passaggio 4: sottrai interessi, imposte, ammortamenti e svalutazioni

Per arrivare all’utile netto, devi considerare le spese che si collocano al di sotto del reddito operativo.

Interessi

Gli interessi sono il costo del denaro preso in prestito. Se la tua azienda ha prestiti o altri debiti, le spese per interessi devono essere incluse nel report.

Imposte

Le imposte sul reddito dipendono dalla struttura della tua azienda, dal reddito imponibile e dalla giurisdizione. Il trattamento fiscale varia, quindi molti titolari di impresa lavorano con un commercialista o un consulente fiscale quando preparano bilanci formali.

Ammortamenti e svalutazioni

L’ammortamento ripartisce nel tempo il costo di un bene materiale, come un’attrezzatura. La svalutazione fa lo stesso per alcuni beni immateriali, come determinati software o costi di acquisizione.

Formula dell’utile netto

Utile netto = Reddito operativo - Interessi - Imposte - Ammortamenti - Svalutazioni

Esempio di utile netto

Se il reddito operativo è 2.800 dollari, gli interessi sono 300 dollari, le imposte sono 600 dollari e ammortamenti e svalutazioni ammontano a 200 dollari, allora:

2.800 dollari - 300 dollari - 600 dollari - 200 dollari = 1.700 dollari di utile netto

Questo numero finale è il profitto dell’azienda per il periodo.

Modello di conto economico di esempio

Ecco un semplice esempio di come potrebbe apparire un conto economico mensile.

Ricavi
- Vendite di prodotti: 12.000 dollari
- Ricavi da servizi: 3.000 dollari
Ricavi totali: 15.000 dollari

Costo del venduto
- Materiali e manodopera diretta: 4.000 dollari
Costo del venduto totale: 4.000 dollari

Margine lordo: 11.000 dollari

Spese operative
- Affitto: 2.000 dollari
- Salari: 3.000 dollari
- Marketing: 800 dollari
- Software: 400 dollari
- Assicurazioni: 300 dollari
Spese operative totali: 6.500 dollari

Reddito operativo: 4.500 dollari

Spese sotto il livello operativo
- Interessi: 200 dollari
- Imposte: 700 dollari
- Ammortamenti: 100 dollari
Spese totali sotto il livello operativo: 1.000 dollari

Utile netto: 3.500 dollari

Questo è solo un modello, ma mostra il flusso di un conto standard, dai ricavi al profitto finale.

Con quale frequenza dovresti preparare un conto economico?

La frequenza giusta dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell’azienda.

• Mensile: ideale per la maggior parte delle piccole imprese attive e delle startup
• Trimestrale: utile per la revisione strategica e la pianificazione fiscale
• Annuale: utile per la contabilità di fine anno e la reportistica

La reportistica mensile offre la visione più chiara delle tendenze. Se qualcosa cambia all’improvviso, come la spesa pubblicitaria, il costo del personale o il volume delle vendite, te ne accorgerai prima.

Cosa puoi imparare da un conto economico

Un conto economico offre ai titolari di impresa molto più di un semplice numero finale di profitto. Può rivelare modelli utili a migliorare le decisioni.

Andamenti della redditività

Puoi confrontare mesi o trimestri per vedere se l’azienda sta migliorando o peggiorando.

Abitudini di spesa

Puoi individuare sprechi, abbonamenti non necessari o categorie che stanno crescendo troppo rapidamente.

Problemi di prezzo

Se i ricavi sono solidi ma il profitto è debole, l’azienda potrebbe stare prezzando troppo basso prodotti o servizi.

Cambiamenti stagionali

Alcune aziende guadagnano di più in determinati periodi dell’anno. Un conto economico ti aiuta a prepararti per alti e bassi prevedibili.

Prontezza all’espansione

Se i tuoi margini sono stabili e il tuo utile netto è sano, potresti essere in una posizione migliore per assumere personale, aprire una seconda sede o ampliare l’inventario.

Errori comuni da evitare

Anche un conto economico semplice può diventare fuorviante se i numeri non sono organizzati con attenzione.

Mescolare spese personali e aziendali

Mantieni separate le finanze aziendali dalle spese personali. Questo è particolarmente importante per le aziende di nuova costituzione e per i titolari di LLC.

Dimenticare i costi diretti

Se ometti il costo del venduto, il margine lordo sarà sovrastimato e il conto risulterà inaccurato.

Inserire il periodo sbagliato

Assicurati che ogni numero appartenga allo stesso mese, trimestre o anno.

Confondere il flusso di cassa con il profitto

Il denaro in banca non è la stessa cosa del profitto. Un conto economico misura ricavi e spese, non solo i saldi dei conti.

Ignorare piccoli addebiti ricorrenti

Abbonamenti software, commissioni bancarie e piccoli servizi possono sommarsi nel tempo. Devono comunque essere tracciati.

Quando una nuova azienda dovrebbe iniziare a tenere il conto economico

Il momento migliore per iniziare è non appena l’attività comincia a operare. Aspettare la stagione fiscale crea più lavoro di recupero in seguito.

Se stai lanciando un’azienda, impostare presto un processo contabile di base può aiutarti a:

• Tracciare le spese di avvio
• Monitorare i primi ricavi
• Prepararti alle dichiarazioni fiscali
• Supportare richieste di prestito o di investimento
• Prendere decisioni migliori su assunzioni e prezzi

Un’abitudine costante di registrazione rende inoltre più facile passare dalla fase di startup a un sistema finanziario più formale man mano che l’azienda cresce.

Considerazioni finali

Creare un conto economico non deve essere complicato. Una volta compresi i quattro passaggi fondamentali - ricavi, COGS, spese operative e spese sotto il livello operativo - puoi costruire un quadro chiaro di come sta andando la tua azienda.

Per piccoli imprenditori, founder e aziende di nuova costituzione, il conto economico è uno degli strumenti finanziari più importanti a disposizione. Ti aiuta a gestire la crescita con maggiore sicurezza, a individuare i problemi in anticipo e a prendere decisioni basate su numeri reali invece che su ipotesi.

Se stai costruendo un’azienda da zero, mantenere ordinati i registri finanziari è importante quanto scegliere la struttura giusta, presentare i documenti corretti e mantenere la tua società conforme alle norme.