Як створити звіт про прибутки та збитки за 4 прості кроки

Звіт про прибутки та збитки, який часто називають P&L-звітом або звітом про доходи, є одним із найкорисніших фінансових звітів, які може вести бізнес. Він показує, скільки грошей надійшло, скільки грошей було витрачено та чи працював бізнес із прибутком або збитком протягом певного періоду.

Для засновників, власників малого бізнесу та нових LLC такий звіт про прибутки та збитки є не лише бухгалтерською вправою. Це практичний інструмент для вимірювання результатів, виявлення надмірних витрат і ухвалення кращих рішень щодо найму, ціноутворення, запасів і розвитку. Якщо ви будуєте нову компанію, ведення чистої фінансової звітності з першого дня заощадить час пізніше та зробить податковий сезон, заявки на кредит і розмови з інвесторами значно простішими.

Що таке звіт про прибутки та збитки?

Звіт про прибутки та збитки підсумовує доходи та витрати бізнесу за визначений період часу. Цим періодом може бути місяць, квартал або рік. Наприкінці звіту можна побачити, чи заробив бізнес гроші, чи зазнав збитків.

Базовий звіт про прибутки та збитки зазвичай включає:

• Доходи
• Собівартість реалізованої продукції
• Валовий прибуток
• Операційні витрати
• Операційний дохід
• Відсотки та податки
• Чистий прибуток

Точний формат може відрізнятися залежно від типу бізнесу, але мета однакова: дати чітке уявлення про фінансові результати.

Чому звіт про прибутки та збитки важливий

Звіт про прибутки та збитки допомагає власникам бізнесу робити три важливі речі.

1. Вимірювати результати бізнесу

Лише виручка не показує повної картини. Бізнес може збільшувати продажі й водночас втрачати гроші, якщо витрати зростають швидше за доходи. Звіт про прибутки та збитки показує, чи є бізнес насправді прибутковим.

2. Виявляти проблеми з витратами

Коли ви відстежуєте витрати постатейно, легше помітити незвичні витрати, регулярні підписки, неефективні операції або категорії, які стали занадто великими.

3. Підтримувати фінансування та планування

Кредитори, інвестори й навіть постачальники можуть захотіти побачити фінансову звітність перед тим, як надати кредит або ухвалити рішення. Добре підготовлений звіт про прибутки та збитки допоможе показати, що ваш бізнес організований і фінансово свідомий.

4 кроки для створення звіту про прибутки та збитки

Щоб скласти корисний звіт про прибутки та збитки, не обов’язково бути бухгалтером. Процес стає значно простішим, якщо розділити його на чотири кроки.

1. Зберіть дані про доходи
2. Відніміть собівартість реалізованої продукції, щоб знайти валовий прибуток
3. Відніміть операційні витрати, щоб визначити операційний дохід
4. Відніміть відсотки, податки, амортизацію та знос, щоб знайти чистий прибуток

Крок 1: Зберіть дані про доходи

Доходи — це загальна сума грошей, яку ваш бізнес заробив протягом звітного періоду. Вона може включати:

• Продажі товарів
• Продажі послуг
• Консультаційні гонорари
• Регулярні підписки
• Повернення коштів або інші бізнес-доходи, якщо це застосовно

Почніть зі збору всіх джерел доходу за період, який ви аналізуєте. Якщо ви готуєте щомісячний звіт, використовуйте лише цей місяць. Якщо ви готуєте квартальний звіт, об’єднайте три місяці цього кварталу.

Якщо ваш бізнес новий і ще не генерував доходів, ви все одно можете скласти прогнозний звіт про прибутки та збитки, використовуючи оціночні продажі. Такий прогноз допоможе зрозуміти, який дохід потрібен для виходу на беззбитковість і де можуть бути ваші ранні фінансові вузькі місця.

Приклад доходу

Якщо вебдизайн-бізнес заробив $8,000 на клієнтських проєктах і ще $500 на продажі цифрового шаблону протягом того самого місяця, загальний дохід становитиме $8,500.

Крок 2: Відніміть собівартість реалізованої продукції

Собівартість реалізованої продукції, або COGS, включає прямі витрати, пов’язані з виробництвом вашого товару або наданням послуги. Це не загальні адміністративні витрати. Це витрати, які виникають тому, що ви здійснили продаж.

Прикладами COGS можуть бути:

• Сировина
• Пакування продукції
• Виробнича праця
• Доставка, пов’язана із замовленнями
• Програмне забезпечення або інструменти, які безпосередньо використовуються для надання послуги
• Комісії за транзакції, пов’язані з продажем

Валовий прибуток обчислюється так:

Валовий прибуток = Доходи - Собівартість реалізованої продукції

Чому валовий прибуток важливий

Валовий прибуток показує, наскільки ефективно ваш бізнес перетворює продажі на гроші до врахування накладних витрат. Якщо валовий прибуток невеликий, можливо, ваші ціни занадто низькі або прямі витрати занадто високі.

Приклад валового прибутку

У прикладі з вебдизайн-бізнесом припустімо, що прямі витрати на інструменти та виробництво становили $1,200.

$8,500 - $1,200 = $7,300 валового прибутку

Крок 3: Відніміть операційні витрати

Операційні витрати — це регулярні витрати на ведення бізнесу, які безпосередньо не пов’язані з виробництвом конкретного продажу. Їх також називають накладними витратами.

Поширені операційні витрати включають:

• Оренду
• Комунальні послуги
• Заробітну плату
• Маркетинг і рекламу
• Страхування
• Канцелярські товари
• Підписки на програмне забезпечення
• Професійні послуги
• Відрядження та харчування, якщо це застосовно

Формула виглядає так:

Операційний дохід = Валовий прибуток - Операційні витрати

Як організувати витрати

Щоб звіт про прибутки та збитки був охайним, згрупуйте витрати за категоріями. Це полегшує відстеження того, які напрями зростають, а які залишаються під контролем. Простий формат може виглядати так:

• Оренда та приміщення
• Заробітна плата та виплати підрядникам
• Продажі та маркетинг
• Технології та програмне забезпечення
• Страхування та юридичні послуги
• Різні накладні витрати

Приклад операційного доходу

Якщо бізнес має $7,300 валового прибутку та $4,500 операційних витрат, тоді:

$7,300 - $4,500 = $2,800 операційного доходу

Крок 4: Відніміть відсотки, податки, амортизацію та знос

Щоб отримати чистий прибуток, потрібно врахувати витрати, що розташовані нижче за операційний дохід.

Відсотки

Відсотки — це вартість позикових коштів. Якщо ваш бізнес має кредити або інші боргові зобов’язання, відсоткові витрати слід включити до звіту.

Податки

Податки на дохід залежать від структури бізнесу, оподатковуваного доходу та юрисдикції. Податковий режим відрізняється, тому багато власників працюють із бухгалтером або податковим консультантом під час підготовки офіційної звітності.

Амортизація та знос

Знос розподіляє вартість матеріального активу, наприклад обладнання, на певний період часу. Амортизація робить те саме для окремих нематеріальних активів, таких як деяке програмне забезпечення або витрати на придбання.

Формула чистого прибутку

Чистий прибуток = Операційний дохід - Відсотки - Податки - Знос - Амортизація

Приклад чистого прибутку

Якщо операційний дохід становить $2,800, відсотки — $300, податки — $600, а знос і амортизація разом — $200, тоді:

$2,800 - $300 - $600 - $200 = $1,700 чистого прибутку

Це й є фінальний прибуток бізнесу за період.

Шаблон звіту про прибутки та збитки

Ось простий приклад того, як може виглядати щомісячний звіт про прибутки та збитки.

Доходи
- Продажі товарів: $12,000
- Доходи від послуг: $3,000
Загальні доходи: $15,000

Собівартість реалізованої продукції
- Матеріали та пряма праця: $4,000
Загальна COGS: $4,000

Валовий прибуток: $11,000

Операційні витрати
- Оренда: $2,000
- Заробітна плата: $3,000
- Маркетинг: $800
- Програмне забезпечення: $400
- Страхування: $300
Загальні операційні витрати: $6,500

Операційний дохід: $4,500

Витрати нижче операційного доходу
- Відсотки: $200
- Податки: $700
- Знос: $100
Загальні витрати нижче операційного доходу: $1,000

Чистий прибуток: $3,500

Це лише шаблон, але він показує послідовність стандартного звіту від доходів до кінцевого прибутку.

Як часто слід готувати звіт про прибутки та збитки?

Підходяща частота залежить від розміру та складності бізнесу.

• Щомісяця: найкраще для більшості активних малих бізнесів і стартапів
• Щокварталу: корисно для стратегічного аналізу та податкового планування
• Щороку: зручно для річного бухгалтерського обліку та звітності

Щомісячна звітність дає найчіткіше уявлення про тенденції. Якщо щось раптово змінюється, наприклад витрати на рекламу, фонд оплати праці або обсяг продажів, ви помітите це раніше.

Що можна дізнатися зі звіту про прибутки та збитки

Звіт про прибутки та збитки дає власникам бізнесу більше, ніж просто кінцеву суму прибутку. Він може показати закономірності, які покращують ухвалення рішень.

Тенденції прибутковості

Ви можете порівнювати місяці або квартали, щоб побачити, чи компанія поліпшує результати, чи навпаки втрачає позиції.

Звички щодо витрат

Ви можете виявити марнотратство, непотрібні підписки або категорії, що зростають занадто швидко.

Проблеми з ціноутворенням

Якщо доходи високі, але прибуток слабкий, бізнес може занадто дешево продавати товари або послуги.

Сезонні зміни

Деякі бізнеси заробляють більше в певні періоди року. Звіт про прибутки та збитки допомагає підготуватися до передбачуваних піків і спадів.

Готовність до розширення

Якщо ваші маржі стабільні, а чистий прибуток здоровий, ви можете бути краще готові наймати працівників, відкривати другу локацію або збільшувати запаси.

Поширені помилки, яких слід уникати

Навіть простий звіт про прибутки та збитки може ввести в оману, якщо цифри не впорядковані належним чином.

Змішування особистих і бізнес-витрат

Тримайте бізнес-фінанси окремо від особистих витрат. Це особливо важливо для новостворених компаній і власників LLC.

Забування прямих витрат

Якщо не врахувати COGS, валовий прибуток буде завищений, а звіт стане неточним.

Включення неправильного періоду

Переконайтеся, що всі цифри належать до одного й того самого місяця, кварталу або року.

Плутання грошового потоку з прибутком

Гроші на рахунку не є тим самим, що прибуток. Звіт про прибутки та збитки вимірює доходи та витрати, а не лише залишки на рахунках.

Ігнорування дрібних регулярних списань

Підписки на програмне забезпечення, банківські комісії та невеликі послуги з часом накопичуються. Їх також потрібно відстежувати.

Коли новому бізнесу починати вести P&L

Найкращий час почати — одразу після старту операцій. Очікування до податкового сезону створює зайву роботу з наведення порядку пізніше.

Якщо ви запускаєте компанію, раннє налаштування базового бухгалтерського процесу допоможе вам:

• Відстежувати стартові витрати
• Контролювати перші доходи
• Підготуватися до подання податкової звітності
• Підтримати заявки на кредит або інвестиції
• Приймати кращі рішення щодо найму та ціноутворення

Регулярне ведення обліку також полегшує перехід від режиму стартапу до більш формальної фінансової системи в міру зростання бізнесу.

Підсумок

Створення звіту про прибутки та збитки не обов’язково має бути складним. Щойно ви зрозумієте чотири базові кроки - доходи, COGS, операційні витрати та витрати нижче операційного доходу - ви зможете сформувати чітку картину того, як працює ваш бізнес.

Для власників малого бізнесу, засновників і новостворених компаній P&L є одним із найважливіших фінансових інструментів. Він допомагає керувати зростанням упевненіше, вчасно помічати проблеми та ухвалювати рішення на основі реальних цифр, а не припущень.

Якщо ви будуєте бізнес з нуля, порядок у фінансовій звітності не менш важливий, ніж вибір правильної організаційної структури, подання потрібних документів і дотримання вимог до вашої компанії.