Χρειάζεται μια LLC εταιρική απόφαση;

Μια εταιρική απόφαση είναι μια επίσημη γραπτή καταγραφή μιας απόφασης που λαμβάνεται από τους ιδιοκτήτες ή τους διαχειριστές μιας εταιρείας. Για μια LLC, αποτελεί έναν πρακτικό τρόπο τεκμηρίωσης σημαντικών ενεργειών, καταγραφής του ποιος τις ενέκρινε και διατήρησης οργανωμένων επιχειρηματικών αρχείων.

Πολλοί ιδιοκτήτες LLC αναρωτιούνται αν μια απόφαση είναι νομικά υποχρεωτική. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η απάντηση είναι όχι. Οι LLC συνήθως δεν έχουν τις ίδιες τυπικές απαιτήσεις για αποφάσεις όπως οι εταιρείες. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι οι αποφάσεις είναι περιττές. Στις κατάλληλες περιπτώσεις, μια απόφαση μπορεί να βοηθήσει στην προστασία της εταιρείας, να υποστηρίξει τη συμμόρφωση και να διευκολύνει την απόδειξη ότι μια απόφαση είχε εγκριθεί σωστά.

Αν ιδρύετε ή διαχειρίζεστε μια LLC, η κατανόηση του πότε πρέπει να χρησιμοποιείτε μια απόφαση μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει μελλοντική σύγχυση.

Τι είναι μια εταιρική απόφαση;

Μια εταιρική απόφαση είναι μια γραπτή δήλωση που καταγράφει μια επίσημη επιχειρηματική απόφαση. Συνήθως προσδιορίζει την εταιρεία, περιγράφει την ενέργεια που εγκρίνεται, ονομάζει το άτομο ή τα άτομα που έχουν εξουσιοδότηση να ενεργήσουν και περιλαμβάνει την ημερομηνία και τις υπογραφές των μελών ή των διαχειριστών που έδωσαν την έγκριση.

Για μια LLC, μια απόφαση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την έγκριση ενεργειών όπως:

• Άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Λήψη δανείου
• Υπογραφή μίσθωσης
• Προσθήκη ή αφαίρεση μέλους ή διαχειριστή
• Έγκριση σημαντικής σύμβασης
• Αγορά σημαντικών περιουσιακών στοιχείων
• Εξουσιοδότηση φορολογικών επιλογών ή δηλώσεων συμμόρφωσης
• Καθορισμός του ποιος μπορεί να υπογράφει έγγραφα για λογαριασμό της LLC

Μια απόφαση δεν αντικαθιστά τη λειτουργική συμφωνία. Αντίθετα, λειτουργεί παράλληλα με αυτήν ως γραπτό αρχείο μιας συγκεκριμένης απόφασης.

Χρειάζεται μια LLC εταιρική απόφαση;

Συνήθως όχι. Μια LLC γενικά δεν υποχρεούται να υιοθετεί εταιρικές αποφάσεις με τον ίδιο τρόπο που μια εταιρεία χρησιμοποιεί αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου. Ωστόσο, μια LLC μπορεί να επιλέξει να τις χρησιμοποιεί για εσωτερική τήρηση αρχείων και για απόδειξη εξουσιοδότησης.

Το αν απαιτείται απόφαση συχνά εξαρτάται από:

• Τη λειτουργική συμφωνία της LLC
• Το δίκαιο της πολιτείας
• Το είδος της ενέργειας που πραγματοποιείται
• Τις απαιτήσεις μιας τράπεζας, δανειστή, ιδιοκτήτη ακινήτου ή προμηθευτή
• Το αν η LLC διοικείται από τα μέλη ή από διαχειριστή

Ορισμένες λειτουργικές συμφωνίες απαιτούν γραπτή έγκριση για συγκεκριμένες αποφάσεις. Άλλες παρέχουν σε ένα μέλος ή διαχειριστή την εξουσία να ενεργεί για λογαριασμό της εταιρείας χωρίς επίσημη ψηφοφορία. Ακόμη και όταν μια απόφαση δεν είναι νομικά υποχρεωτική, μπορεί να είναι συνετό να συνταχθεί για σημαντικές ενέργειες.

Πότε μια LLC πρέπει να χρησιμοποιεί απόφαση

Μια LLC θα πρέπει να εξετάζει τη χρήση απόφασης κάθε φορά που λαμβάνει μια σημαντική ενέργεια που μπορεί αργότερα να αμφισβητηθεί.

Συνηθισμένα παραδείγματα είναι τα εξής:

1. Άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού

Οι τράπεζες συχνά θέλουν γραπτή απόδειξη ότι το άτομο που ανοίγει τον λογαριασμό έχει την απαιτούμενη εξουσιοδότηση. Μια απόφαση μπορεί να προσδιορίζει τον υπογράφοντα του λογαριασμού και να επιβεβαιώνει ότι η LLC ενέκρινε την ενέργεια.

2. Δανεισμός χρημάτων

Αν η LLC υποβάλλει αίτηση για δάνειο ή πιστωτική γραμμή, ο δανειστής μπορεί να ζητήσει απόφαση που να δείχνει ότι το χρέος εγκρίθηκε από τους αρμόδιους λήπτες αποφάσεων.

3. Υπογραφή μίσθωσης ή σημαντικής σύμβασης

Μια γραπτή απόφαση μπορεί να δείξει ότι η LLC ενέκρινε μια μακροχρόνια μίσθωση, μια συμφωνία με προμηθευτή ή μια σύμβαση παροχής υπηρεσιών.

4. Αγορά ή πώληση σημαντικών περιουσιακών στοιχείων

Όταν μια LLC πραγματοποιεί μια σημαντική αγορά ή πώληση, μια απόφαση βοηθά στην τεκμηρίωση ότι η συναλλαγή εγκρίθηκε.

5. Αλλαγή της εξουσίας της εταιρείας

Αν η LLC θέλει να δώσει σε ένα μέλος, διαχειριστή ή υπάλληλο την εξουσία να υπογράφει επιταγές, συμβάσεις ή φορολογικά έντυπα, μια απόφαση μπορεί να καθορίσει με σαφήνεια αυτές τις αρμοδιότητες.

6. Λήψη φορολογικών ή νομικών επιλογών

Ορισμένες φορολογικές επιλογές και επίσημες καταχωρίσεις υποστηρίζονται ευκολότερα όταν η εταιρεία έχει γραπτή έγκριση στα αρχεία της.

7. Επίλυση αποφάσεων ιδιοκτησίας ή διοίκησης

Αν τα μέλη εγκρίνουν διανομή, δεχτούν νέο μέλος, απομακρύνουν έναν διαχειριστή ή διαλύσουν την LLC, μια απόφαση δημιουργεί ένα σαφές ίχνος τεκμηρίωσης.

Γιατί έχουν σημασία οι αποφάσεις για τις LLC

Ακόμη και όταν είναι προαιρετικές, οι αποφάσεις προσφέρουν πρακτικά οφέλη.

Δημιουργούν καθαρό αρχείο

Μια γραπτή απόφαση βοηθά την εταιρεία να δείξει τι εγκρίθηκε, πότε εγκρίθηκε και ποιος το ενέκρινε. Αυτό είναι χρήσιμο αν προκύψουν ερωτήσεις αργότερα.

Υποστηρίζουν την εξουσιοδότηση

Τράπεζες, ιδιοκτήτες ακινήτων, συνεργάτες και επενδυτές συχνά θέλουν απόδειξη ότι το άτομο που ενεργεί για την LLC έχει την εξουσία να το κάνει. Μια απόφαση μπορεί να παρέχει αυτή την απόδειξη.

Μειώνουν τις διαφωνίες

Όταν οι αποφάσεις τεκμηριώνονται, γίνεται δυσκολότερο για τα μέλη να ισχυριστούν ότι μια ενέργεια ήταν μη εξουσιοδοτημένη ή παρερμηνευμένη.

Βοηθούν σε ελέγχους και due diligence

Αν η LLC ελεγχθεί, πωληθεί ή εξεταστεί από δανειστή ή επενδυτή, οι καλά διατηρημένες αποφάσεις μπορούν να κάνουν τη διαδικασία πιο ομαλή.

Δείχνουν διαχωρισμό από τα προσωπικά ζητήματα

Για έναν επιχειρηματία, η τήρηση οργανωμένων εταιρικών αρχείων ενισχύει τον διαχωρισμό ανάμεσα στις προσωπικές και στις εταιρικές ενέργειες.

Αποφάσεις LLC σε σύγκριση με τη λειτουργική συμφωνία

Η λειτουργική συμφωνία είναι το διοικητικό έγγραφο της LLC. Εξηγεί την ιδιοκτησία, τα δικαιώματα ψήφου, την εξουσία διοίκησης, τη διανομή κερδών και τις εσωτερικές διαδικασίες.

Μια απόφαση είναι πιο περιορισμένη. Καταγράφει μία συγκεκριμένη απόφαση.

Σκεφτείτε το έτσι:

• Η λειτουργική συμφωνία καθορίζει τους κανόνες
• Η απόφαση καταγράφει την απόφαση

Αν η λειτουργική συμφωνία ήδη δίνει σε έναν διαχειριστή την εξουσία να υπογράψει μια μίσθωση ή να ανοίξει έναν τραπεζικό λογαριασμό, η LLC ίσως να μην χρειάζεται απόφαση για αυτή την ενέργεια. Πολλές εταιρείες όμως εξακολουθούν να χρησιμοποιούν μία για τεκμηρίωση.

Αποφάσεις LLC σε σύγκριση με τα πρακτικά συνεδρίασης

Τα πρακτικά συνεδρίασης αποτελούν ευρύτερη καταγραφή του τι συνέβη σε μια επίσημη συνεδρίαση. Μπορεί να περιλαμβάνουν συζητήσεις, αναφορές, ψηφοφορίες και αποφάσεις.

Μια απόφαση είναι η επίσημη έγκριση καθαυτή. Μπορεί να εμφανίζεται μέσα στα πρακτικά ή ως ξεχωριστό υπογεγραμμένο έγγραφο.

Για μικρότερες LLC, μια σύντομη γραπτή απόφαση είναι συχνά αρκετή. Οι μεγαλύτερες LLC ή οι εταιρείες με πολλά μέλη μπορεί να προτιμούν πρακτικά συνεδρίασης μαζί με απόφαση για πληρέστερα αρχεία.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια εταιρική απόφαση;

Μια ισχυρή απόφαση για LLC πρέπει να είναι σαφής, συγκεκριμένη και εύκολη στην κατανόηση. Συνήθως περιλαμβάνει:

• Την πλήρη νομική επωνυμία της LLC
• Την ημερομηνία της απόφασης
• Τα ονόματα των μελών ή διαχειριστών που εγκρίνουν
• Περιγραφή της απόφασης που εγκρίνεται
• Την εξουσία που παρέχεται, αν υπάρχει
• Τυχόν περιορισμούς σε αυτή την εξουσία
• Την ημερομηνία έναρξης ισχύος
• Περιοχές υπογραφής για τα εγκρίνοντα μέρη

Η απόφαση πρέπει να αποφεύγει ασαφή διατύπωση. Αν η εταιρεία εξουσιοδοτεί ένα άτομο να ανοίξει τραπεζικό λογαριασμό, το έγγραφο πρέπει να αναφέρει την τράπεζα, να προσδιορίζει τον υπογράφοντα και να διευκρινίζει ακριβώς τι μπορεί να κάνει ο υπογράφων.

Πώς να συντάξετε μια εταιρική απόφαση για μια LLC

Η σύνταξη μιας απόφασης είναι συνήθως απλή.

1. Ξεκινήστε με την επωνυμία της εταιρείας

Χρησιμοποιήστε την ακριβή νομική επωνυμία της LLC όπως εμφανίζεται στα κρατικά έγγραφα ίδρυσης.

2. Δηλώστε καθαρά την απόφαση

Περιγράψτε τι εγκρίνει η LLC. Να είστε άμεσοι και συγκεκριμένοι.

3. Προσδιορίστε ποιος έχει την εξουσία

Αναφέρετε το μέλος, τον διαχειριστή, τον αξιωματούχο ή τον εκπρόσωπο που μπορεί να εκτελέσει την ενέργεια.

4. Προσθέστε τις απαραίτητες λεπτομέρειες

Συμπεριλάβετε αριθμούς λογαριασμών, ονόματα συμβάσεων, διευθύνσεις ακινήτων ή άλλα αναγνωριστικά στοιχεία όπου είναι σχετικό.

5. Συμπεριλάβετε τυχόν περιορισμούς

Αν η εξουσία είναι περιορισμένη, αναφέρετέ το. Για παράδειγμα, η απόφαση μπορεί να εξουσιοδοτεί ένα άτομο να υπογράψει σύμβαση μόνο μέχρι ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό.

6. Λάβετε έγκριση και υπογραφές

Η απόφαση πρέπει να υπογραφεί από τα μέλη ή τους διαχειριστές που έχουν εξουσία σύμφωνα με τη λειτουργική συμφωνία και το δίκαιο της πολιτείας.

7. Φυλάξτε την στα εταιρικά αρχεία

Διατηρήστε την υπογεγραμμένη απόφαση μαζί με τα σημαντικά αρχεία της LLC, ώστε να μπορεί να εντοπιστεί αργότερα.

Ενδεικτική διατύπωση εταιρικής απόφασης

Ακολουθεί ένα απλό παράδειγμα της γλώσσας που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια LLC:

Τα μέλη της [LLC Name] εγκρίνουν το άνοιγμα επαγγελματικού λογαριασμού ταμιευτηρίου/όψεως στο όνομα της εταιρείας και εξουσιοδοτούν τον/την [Authorized Person] να υπογράφει όλα τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για τη δημιουργία και τη διαχείριση του λογαριασμού σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας.

Αυτού του είδους η διατύπωση λειτουργεί καλύτερα όταν προσαρμόζεται στη συγκεκριμένη συναλλαγή και στα διοικητικά έγγραφα της LLC.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγονται

Χρήση ασαφούς διατύπωσης

Μια απόφαση δεν πρέπει να αφήνει περιθώριο αμφιβολίας σχετικά με το τι εγκρίθηκε.

Παράλειψη της λειτουργικής συμφωνίας

Αν η λειτουργική συμφωνία περιορίζει την εξουσία ή απαιτεί έγκριση των μελών, η απόφαση πρέπει να ακολουθεί αυτούς τους κανόνες.

Παράλειψη υπογραφών

Μια απόφαση χωρίς υπογραφές μπορεί να είναι δυσκολότερο να επικαλεστεί αργότερα.

Υπερβολική εξουσιοδότηση ενός ατόμου

Δώστε μόνο την εξουσία που χρειάζεται για τη συγκεκριμένη συναλλαγή. Η υπερβολικά ευρεία διατύπωση μπορεί να δημιουργήσει περιττό κίνδυνο.

Μη διατήρηση αρχείων

Μια απόφαση είναι χρήσιμη μόνο αν διατηρείται μαζί με τα αρχεία της εταιρείας.

Χρειάζονται οι μονοπρόσωπες LLC αποφάσεις;

Μια μονοπρόσωπη LLC συνήθως έχει απλούστερες ανάγκες τήρησης αρχείων, αλλά οι αποφάσεις μπορούν να είναι εξίσου χρήσιμες. Ένας μοναδικός ιδιοκτήτης μπορεί να χρησιμοποιήσει μια απόφαση για να τεκμηριώσει ενέργειες όπως το άνοιγμα λογαριασμών, την εξουσιοδότηση χρηματοδότησης ή την έγκριση μιας σημαντικής αγοράς.

Ακόμη και όταν υπάρχει μόνο ένας ιδιοκτήτης, τα γραπτά αρχεία μπορούν να βοηθήσουν να φανεί ότι η επιχείρηση έλαβε μια επίσημη απόφαση και όχι μια προσωπική ενέργεια.

Χρειάζονται οι πολυπρόσωπες LLC αποφάσεις πιο συχνά;

Ναι, συχνά ναι. Όταν πολλοί ιδιοκτήτες μοιράζονται τον έλεγχο, οι γραπτές αποφάσεις βοηθούν να επιβεβαιωθεί ότι τα απαιτούμενα μέλη ενέκριναν την ενέργεια. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν η λειτουργική συμφωνία απαιτεί ποσοστά ψήφων ή ειδική συναίνεση για σημαντικές αποφάσεις.

Οι πολυπρόσωπες LLC επωφελούνται επίσης από τις αποφάσεις επειδή μειώνουν τον κίνδυνο μελλοντικών διαφωνιών σχετικά με το ποιος ενέκρινε τι.

Πότε να ζητήσετε νομική καθοδήγηση

Ορισμένες αποφάσεις μιας LLC είναι ρουτίνας, αλλά άλλες συνεπάγονται σημαντικές νομικές ή οικονομικές συνέπειες. Αν μια απόφαση αφορά αλλαγές στην ιδιοκτησία, σημαντικό χρέος, ακίνητα ή φορολογικές επιλογές, ίσως είναι συνετό να συμβουλευτείτε έναν ειδικευμένο δικηγόρο ή φοροτεχνικό.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν η λειτουργική συμφωνία της LLC είναι παρωχημένη, ασαφής ή ασυνεπής με την ενέργεια που θέλετε να λάβετε.

Πώς η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες LLC να παραμένουν οργανωμένοι

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διαχειρίζονται LLC με εργαλεία που υποστηρίζουν τη συμμόρφωση και την τήρηση αρχείων. Για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η οργάνωση είναι εξίσου σημαντική με τη σωστή ίδρυση της εταιρείας.

Η διατήρηση των αποφάσεων μαζί με τα υπόλοιπα εταιρικά έγγραφα διευκολύνει τη διαχείριση τραπεζικών σχέσεων, συμβάσεων, αλλαγών ιδιοκτησίας και εσωτερικών εγκρίσεων καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Συμπέρασμα

Μια LLC συνήθως δεν χρειάζεται εταιρική απόφαση σε κάθε περίπτωση, αλλά συχνά αποτελεί ένα έξυπνο εργαλείο τήρησης αρχείων. Όταν η εταιρεία σας λαμβάνει μια σημαντική απόφαση, μια απόφαση μπορεί να τεκμηριώσει την εξουσιοδότηση, να υποστηρίξει τη συμμόρφωση και να μειώσει τη μελλοντική σύγχυση.

Αν η LLC σας ανοίγει τραπεζικό λογαριασμό, αναλαμβάνει χρέος, υπογράφει σημαντική σύμβαση ή εγκρίνει μια ουσιαστική εσωτερική αλλαγή, η χρήση μιας απόφασης συχνά αξίζει τον κόπο. Είναι ένα απλό έγγραφο που μπορεί να προσφέρει μακροπρόθεσμη σαφήνεια και προστασία για την επιχείρηση.