Πώς οι ιδρυτές startup μπορούν να αμβλύνουν τις συγκρούσεις στον χώρο εργασίας πριν εξαπλωθούν

Οι υγιείς εταιρείες χτίζονται με περισσότερα από ένα ισχυρό προϊόν και μια σωστή διαδικασία ίδρυσης. Εξαρτώνται επίσης από την εμπιστοσύνη, την επικοινωνία και την ικανότητα να αντιμετωπίζουν τις εντάσεις πριν μετατραπούν σε πρόβλημα κουλτούρας. Σε μια startup ή μικρή επιχείρηση, μία τεταμένη συζήτηση μπορεί να επηρεάσει την πρόσληψη, τη διατήρηση προσωπικού, την παραγωγικότητα και την αξιοπιστία της ηγεσίας. Όταν οι άνθρωποι εργάζονται στενά μαζί, η σύγκρουση εξαπλώνεται γρήγορα.

Γι' αυτό οι ιδρυτές και οι μάνατζερ χρειάζονται μια πρακτική προσέγγιση για να αντιμετωπίζουν έγκαιρα τις εντάσεις. Ο στόχος δεν είναι να εξαλειφθεί η διαφωνία. Ο στόχος είναι η διαφωνία να παραμένει εποικοδομητική, με σεβασμό και εστιασμένη στην επιχείρηση. Όταν αντιμετωπίζεται σωστά, η σύγκρουση μπορεί να ξεκαθαρίσει τις προσδοκίες, να αποκαλύψει καλύτερες ιδέες και να ενισχύσει την ομάδα.

Ένας απλός τρόπος να θυμάστε τα βασικά είναι το πλαίσιο H.I.P.: Ειλικρινείς, Άμεσοι, Θετικοί. Είναι μια χρήσιμη νοοτροπία για ιδρυτές που χρειάζεται να αντιμετωπίζουν προβλήματα χωρίς να τα μεγεθύνουν.

Γιατί η σύγκρουση στον χώρο εργασίας εξαπλώνεται τόσο γρήγορα

Οι μικρές επιχειρήσεις τείνουν να νιώθουν κάθε αλλαγή στον τόνο. Σε μια ομάδα πέντε ατόμων, ένα εκνευρισμένο σχόλιο δεν είναι απλώς μία στιγμή. Γίνεται σήμα. Οι υπόλοιποι το προσέχουν, το ερμηνεύουν, το επαναλαμβάνουν και μερικές φορές το διαμορφώνουν ξανά καθώς περνά μέσα από τον οργανισμό.

Αυτό ισχύει ακόμη περισσότερο στις εταιρείες αρχικού σταδίου, όπου οι ρόλοι διαμορφώνονται ακόμα και τα κανάλια επικοινωνίας δεν έχουν ακόμη ωριμάσει. Ένα ασαφές μήνυμα μπορεί να οδηγήσει σε υποθέσεις. Μία αμυντική απάντηση μπορεί να δημιουργήσει σιωπή. Ένα άλυτο ζήτημα μπορεί να μετατραπεί σε κουτσομπολιό, αποστασιοποίηση ή δυσαρέσκεια.

Για τους ιδρυτές, ο κίνδυνος δεν είναι μόνο συναισθηματικός. Η σύγκρουση μπορεί να δημιουργήσει πραγματικό επιχειρηματικό κόστος:

• Πιο αργή εκτέλεση, επειδή οι άνθρωποι σταματούν να συνεργάζονται ελεύθερα
• Μεγαλύτερη αποχώρηση προσωπικού, επειδή οι εργαζόμενοι νιώθουν ανασφάλεια ή ότι τους αγνοούν
• Χειρότερη εξυπηρέτηση πελατών, επειδή η εσωτερική ένταση εμφανίζεται προς τα έξω
• Κόπωση της ηγεσίας, επειδή το ίδιο ζήτημα επανέρχεται συνεχώς

Η καλύτερη αντίδραση είναι έγκαιρη, άμεση και ψύχραιμη παρέμβαση.

Να είστε ειλικρινείς για το τι συνέβη

Η ειλικρίνεια είναι το σημείο εκκίνησης, επειδή αποτρέπει την αυταπάτη. Όταν ανεβαίνει η ένταση, οι άνθρωποι συχνά εξηγούν τη συμπεριφορά τους με τον πιο κολακευτικό για τους ίδιους τρόπο. Λένε ότι ήταν απλώς ευθείς, απλώς αποδοτικοί ή απλώς ότι υπερασπίζονταν την εταιρεία.

Μερικές φορές αυτό ισχύει. Συχνά όμως ισχύει μόνο εν μέρει.

Μια καλύτερη μορφή ειλικρίνειας θέτει πιο δύσκολα ερωτήματα:

• Τι προσπαθούσα να πετύχω;
• Τα λόγια μου βοήθησαν την κατάσταση ή την ενέτειναν;
• Μίλησα για να λύσω το πρόβλημα ή για να κερδίσω τη στιγμή;
• Σκέφτηκα πώς θα ακουγόμουν στον άλλον;

Αυτός ο έλεγχος έχει σημασία, επειδή η πρόθεση και ο αντίκτυπος δεν είναι το ίδιο πράγμα. Ακόμη κι αν δεν είχατε κακή πρόθεση, μπορεί παρ' όλα αυτά να προκαλέσατε βλάβη. Η ανάληψη ευθύνης για αυτό το κενό είναι η αρχή της αποκατάστασης.

Αν εσείς προκαλέσατε την ένταση, μια χρήσιμη συζήτηση συχνά ακούγεται κάπως έτσι:

• Βλέπω ότι το μήνυμά μου έγινε δεκτό άσχημα.
• Έπρεπε να το χειριστώ διαφορετικά.
• Θέλω να καταλάβω πώς σας επηρέασε.
• Θέλω να δουλέψω προς έναν καλύτερο τρόπο διαχείρισης αυτού.

Αυτή η γλώσσα είναι συγκεκριμένη, υπεύθυνη και προσανατολισμένη στο μέλλον. Δημιουργεί χώρο ώστε ο άλλος να απαντήσει χωρίς να αναγκάζεται πρώτα να αμυνθεί.

Δράστε άμεσα πριν το ζήτημα σκληρύνει

Ο χρόνος σπάνια βελτιώνει μόνος του τις συγκρούσεις στον χώρο εργασίας. Σε πολλές περιπτώσεις, η καθυστέρηση τα κάνει χειρότερα. Η σιωπή δίνει στους ανθρώπους χρόνο να φανταστούν προθέσεις, να οξύνουν τις ερμηνείες τους και να μοιραστούν τη δική τους εκδοχή με άλλους.

Όταν μια συζήτηση ξεφεύγει από την πορεία της, αντιμετωπίστε το όσο πιο σύντομα γίνεται, μόλις τα συναισθήματα πέσουν αρκετά ώστε να γίνει πραγματική συζήτηση. Αυτό δεν σημαίνει ότι διακόπτετε στη μέση ενός έντονου καβγά. Σημαίνει ότι επιστρέφετε γρήγορα στο θέμα, αντί να περιμένετε να περάσει η αμηχανία.

Η άμεση δράση έχει τρία πλεονεκτήματα:

1. Μειώνει τη φημολογία και τις εικασίες.
2. Δείχνει ότι το ζήτημα έχει σημασία.
3. Αποτρέπει τη δυσαρέσκεια από το να γίνει συνήθεια.

Η συζήτηση πρέπει να είναι άμεση, αλλά όχι βεβιασμένη. Επιλέξτε έναν ιδιωτικό χώρο. Απομακρύνετε τους περισπασμούς. Εστιάστε σε ένα ζήτημα κάθε φορά. Αν χρειάζεται, προγραμματίστε μια συνέχεια μέσα στην ίδια μέρα αντί να αφήσετε το θέμα να σέρνεται για μία εβδομάδα.

Για τους ιδρυτές, η ταχύτητα έχει σημασία, επειδή η κουλτούρα της ομάδας διαμορφώνεται ακόμη. Κάθε άλυτη σύγκρουση διδάσκει στην εταιρεία τι είναι αποδεκτό. Αν οι άνθρωποι βλέπουν ότι τα προβλήματα αγνοούνται, μαθαίνουν να τα κρύβουν. Αν βλέπουν ότι τα προβλήματα αντιμετωπίζονται με σεβασμό, μαθαίνουν να κάνουν το ίδιο.

Μείνετε θετικοί χωρίς να είστε αόριστοι

Η θετικότητα στην επίλυση συγκρούσεων δεν σημαίνει ότι προσποιείστε πως όλα είναι καλά. Σημαίνει ότι κατευθύνετε τη συζήτηση προς ένα λειτουργικό μέλλον αντί να μένετε παγιδευμένοι στη ζημιά του παρελθόντος.

Η αρνητική γλώσσα κρατά τους ανθρώπους αμυντικούς. Η θετική γλώσσα κρατά το βλέμμα στα αποτελέσματα.

Συγκρίνετε τις δύο προσεγγίσεις:

• Μη χρήσιμο: Δεν ακούς ποτέ, και αυτό πάντα δημιουργεί προβλήματα.
• Πιο αποτελεσματικό: Θέλω να βρούμε έναν πιο ξεκάθαρο τρόπο επικοινωνίας ώστε να μην συνεχίζει να συμβαίνει αυτό.

Η δεύτερη εκδοχή δεν είναι ήπια. Είναι απλώς πιο χρήσιμη. Ονομάζει την ανησυχία χωρίς να μετατρέπει τον άλλον στο πρόβλημα. Αυτό διευκολύνει τη συζήτηση για τα γεγονότα, τις προσδοκίες και τα επόμενα βήματα.

Μια θετική συζήτηση συνήθως περιλαμβάνει τρία μέρη:

• Τι συνέβη
• Ποιο αποτέλεσμα χρειάζεται
• Τι θα κάνει διαφορετικά κάθε άτομο από εδώ και πέρα

Αυτή η δομή κρατά τη συζήτηση πρακτική. Επίσης μειώνει την πιθανότητα η συζήτηση να γίνει επανάληψη παλιών παραπόνων χωρίς λύση.

Τι πρέπει να λένε οι ιδρυτές τη στιγμή του γεγονότος

Οι ιδρυτές δεν χρειάζονται τέλεια διατύπωση. Χρειάζονται καθαρή διατύπωση. Όταν τα συναισθήματα είναι έντονα, η απλότητα είναι καλύτερη από την επίδειξη.

Χρήσιμες φράσεις είναι:

• Θέλω να το αντιμετωπίσουμε άμεσα πριν μεγαλώσει.
• Ίσως το χειρίστηκα άσχημα.
• Βοηθήστε με να καταλάβω πώς φάνηκε από τη δική σας πλευρά.
• Η πρόθεσή μου δεν ήταν να δημιουργήσω ένταση, αλλά βλέπω ότι αυτό συνέβη.
• Ας συμφωνήσουμε σε έναν καλύτερο τρόπο να το διαχειριστούμε την επόμενη φορά.

Τι να αποφεύγετε:

• Δημόσια διόρθωση, εκτός αν απαιτείται άμεση ασφάλεια ή συμμόρφωση
• Σαρκασμό που μεταμφιέζεται σε ειλικρίνεια
• Απόλυτες διατυπώσεις όπως πάντα και ποτέ
• Κατηγορητικό λόγο που εστιάζει μόνο στο άλλο άτομο
• Μακροσκελή μηνύματα μέσω email ή chat όταν είναι εφικτή μια ζωντανή συζήτηση

Το κείμενο και το email είναι αποτελεσματικά για τον προγραμματισμό και την τεκμηρίωση, αλλά είναι αδύναμα εργαλεία για συναισθηματική αποκατάσταση. Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε πρώτα μια ζωντανή συζήτηση και μετά καταγράψτε το αποτέλεσμα, αν χρειάζεται.

Μετατρέψτε τη σύγκρουση σε διαδικασία διοίκησης

Οι καλύτερες εταιρείες δεν βασίζονται μόνο στην προσωπικότητα για να διαχειρίζονται την ένταση στον χώρο εργασίας. Χτίζουν μια διαδικασία.

Αυτή η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει:

• Σαφείς ορισμούς ρόλων, ώστε οι άνθρωποι να ξέρουν ποιος αποφασίζει τι
• Βασικούς κανόνες επικοινωνίας για συναντήσεις, chat και email
• Μια απλή διαδρομή κλιμάκωσης για άλυτα ζητήματα
• Τακτικές ατομικές συναντήσεις, ώστε οι ανησυχίες να εκφράζονται νωρίς
• Γραπτή καταγραφή των συμφωνιών όταν μια σύγκρουση έχει λυθεί

Για μια μικρή επιχείρηση, αυτό δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Χρειάζεται απλώς να είναι συνεπές. Οι ομάδες διαχειρίζονται καλύτερα τις συγκρούσεις όταν οι προσδοκίες είναι ορατές και επαναλαμβανόμενες.

Εδώ παίζουν ρόλο και οι ισχυρές πρακτικές ίδρυσης εταιρείας. Οι ιδρυτές που χτίζουν την επιχείρησή τους με δομή από την αρχή βρίσκονται σε καλύτερη θέση να δημιουργήσουν δομή και στον τρόπο διοίκησής τους καθώς η εταιρεία μεγαλώνει. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να διαχειριστούν το διοικητικό σκέλος της ίδρυσης μιας επιχείρησης, ώστε να μπορούν να παραμένουν συγκεντρωμένοι στις λειτουργίες, την ηγεσία και την κουλτούρα.

Πότε πρέπει να κλιμακώσετε πέρα από μια κατ' ιδίαν συζήτηση

Δεν μπορεί να λυθεί κάθε σύγκρουση με άμεση συζήτηση μόνο μεταξύ των δύο ατόμων που εμπλέκονται. Ορισμένες καταστάσεις χρειάζονται επιπλέον υποστήριξη.

Κλιμακώστε όταν:

• Η συμπεριφορά επαναλαμβάνεται μετά από μια συμφωνία
• Υπάρχει παρενόχληση, διάκριση ή αντίποινα
• Μια ανισορροπία ισχύος καθιστά μια άμεση συζήτηση μη ασφαλή
• Το ζήτημα επηρεάζει πολλαπλά μέλη της ομάδας
• Η σύγκρουση εμπλέκει νομικό, οικονομικό ή κανονιστικό κίνδυνο

Σε αυτές τις περιπτώσεις, εμπλέξτε τον κατάλληλο ηγέτη, λειτουργία HR, σύμβουλο ή νομικό επαγγελματία. Ο σκοπός της κλιμάκωσης δεν είναι η τιμωρία. Είναι η προστασία της ομάδας και της επιχείρησης.

Δημιουργήστε μια κουλτούρα που αποτρέπει τα μικροπαράπονα από το να γίνουν μοτίβο

Οι ισχυρότερες κουλτούρες δεν είναι χωρίς συγκρούσεις. Είναι ειλικρινείς, με σεβασμό και ανθεκτικές. Οι άνθρωποι μπορούν να διαφωνούν χωρίς να νιώθουν ότι τους επιτίθενται. Οι ηγέτες μπορούν να διορθώνουν την πορεία χωρίς να ταπεινώνουν κανέναν. Τα προβλήματα μπορούν να αναφέρονται έγκαιρα χωρίς τιμωρία.

Οι ιδρυτές δίνουν αυτόν τον τόνο κάθε μέρα. Ο τρόπος με τον οποίο ανταποκρίνονται σε ένα λάθος, ένα απότομο σχόλιο ή μια χαμένη προσδοκία διδάσκει στην υπόλοιπη ομάδα τι εκτιμά η εταιρεία.

Αν θέλετε μια πιο υγιή κουλτούρα στον χώρο εργασίας, ξεκινήστε με τρεις συνήθειες:

• Να είστε ειλικρινείς για τον δικό σας ρόλο στη σύγκρουση
• Να είστε άμεσοι όταν κάτι χρειάζεται να αντιμετωπιστεί
• Να είστε θετικοί ως προς το αποτέλεσμα που θέλετε να χτίσετε

Αυτή η προσέγγιση βοηθά να μην μετατρέπονται τα μικρά προβλήματα σε δομικά. Επίσης δίνει στην ομάδα σας ένα πρακτικό πρότυπο για το πώς να χειρίζεται την ένταση με ωριμότητα.

Μια επιχείρηση μπορεί να αναπτυχθεί μόνο όσο της επιτρέπει η εσωτερική της εμπιστοσύνη. Οι ιδρυτές που μαθαίνουν να αμβλύνουν τις συγκρούσεις νωρίς δημιουργούν μια ισχυρότερη βάση για ανάπτυξη, ηγεσία και μακροπρόθεσμη επιτυχία.