Hogyan simíthatják el a startupalapítók a munkahelyi konfliktusokat, mielőtt azok elharapóznának

Az egészséges vállalatok nemcsak egy erős termékre és hibátlan alapítási bejegyzésre épülnek. Szükségük van bizalomra, kommunikációra és arra a képességre is, hogy a feszültségeket még azelőtt kezeljék, mielőtt azok kulturális problémává válnának. Egy startupban vagy kisvállalkozásban egy feszült beszélgetés hatással lehet a felvételre, a megtartásra, a termelékenységre és a vezetői hitelességre. Ha az emberek szorosan együtt dolgoznak, a konfliktus gyorsan terjed.

Ezért van szükségük az alapítóknak és a vezetőknek egy gyakorlati megközelítésre a feszültségek korai kezeléséhez. A cél nem a nézeteltérések megszüntetése. A cél az, hogy a vita konstruktív, tiszteletteljes és az üzletre összpontosító maradjon. Ha jól kezelik, a konfliktus tisztázhatja az elvárásokat, jobb ötleteket hozhat felszínre, és erősebbé teheti a csapatot.

Az alapok egyszerű megjegyzésére hasznos a H.I.P. keretrendszer: Őszinte, Azonnali, Pozitív. Ez hasznos szemlélet az alapítók számára, akiknek úgy kell kezelniük a problémákat, hogy közben ne nagyítsák fel azokat.

Miért terjed olyan gyorsan a munkahelyi konfliktus

A kisvállalkozások általában minden hangulati változást erősebben megéreznek. Egy ötfős csapatban egy ingerült megjegyzés nem csupán egy pillanat. Jelzés lesz belőle. Mások észreveszik, értelmezik, továbbadják, és néha át is formálják, ahogy végighalad a szervezeten.

Ez különösen igaz a korai fázisú vállalatokra, ahol a szerepek még formálódnak, és a kommunikációs csatornák nem elég kiforrottak. Egyetlen félreérthető üzenet feltételezésekhez vezethet. Egyetlen védekező válasz csendet szülhet. Egy megoldatlan ügy pletykává, elkötelezetlenséggé vagy nehezteléssé alakulhat.

Az alapítók számára a kockázat nemcsak érzelmi. A konfliktusnak valós üzleti költségei is lehetnek:

• Lassabb végrehajtás, mert az emberek nem működnek együtt szabadon
• Magasabb fluktuáció, mert a munkatársak nem érzik magukat biztonságban vagy meghallgatva
• Gyengébb ügyfélszolgálat, mert a belső feszültség kifelé is láthatóvá válik
• Vezetői kimerültség, mert ugyanaz a probléma újra és újra felbukkan

A legjobb válasz az időbeni, közvetlen és nyugodt beavatkozás.

Legyen őszinte azzal kapcsolatban, mi történt

Az őszinteség a kiindulópont, mert megakadályozza az önbecsapást. Amikor nő a feszültség, az emberek gyakran a saját viselkedésüket a lehető legkedvezőbb színben tüntetik fel. Azt mondják, csak egyenesek voltak, csak hatékonyak akartak lenni, vagy csak a cég érdekében álltak ki.

Néha ez igaz. Gyakran azonban csak részben.

Az őszinteség jobb formája keményebb kérdéseket tesz fel:

• Mit akartam elérni?
• Segítettek vagy inkább rontottak a szavaim a helyzeten?
• A probléma megoldására beszéltem, vagy azért, hogy megnyerjem a pillanatot?
• Figyelembe vettem, hogyan fogja a másik fél hallani, amit mondok?

Ez az önellenőrzés azért fontos, mert a szándék és a hatás nem ugyanaz. Még ha nem is akartam ártani, attól még árthattam. Ennek elismerése a helyreállítás kezdete.

Ha Ön okozta a feszültséget, egy hasznos beszélgetés gyakran így hangzik:

• Látom, hogy az üzenetem rosszul csapódott le.
• Ezt másképp kellett volna kezelnem.
• Szeretném megérteni, ez hogyan hatott Önre.
• Szeretnék egy jobb módot találni arra, hogyan kezeljük ezt.

Ez a nyelvezet konkrét, felelősséget vállaló és előremutató. Teret ad a másik félnek a válaszra anélkül, hogy előbb védekezésre kényszerítené.

Cselekedjen azonnal, mielőtt az ügy megkeményedik

Az idő önmagában ritkán javítja a munkahelyi konfliktusokat. Sok esetben a halogatás csak ront a helyzeten. A csend időt ad az embereknek arra, hogy motivációkat találjanak ki, élesítsék az értelmezéseiket, és megosszák a saját verziójukat másokkal.

Amikor egy beszélgetés félresiklik, kezelje a helyzetet amint az érzelmek annyira lehűlnek, hogy valódi párbeszéd alakulhasson ki. Ez nem azt jelenti, hogy egy forró vita közepén félbe kell szakítani valakit. Inkább azt jelenti, hogy gyorsan vissza kell térni a témához, ahelyett hogy hagyná, hogy a kellemetlenség magától múljon el.

Az azonnali fellépés három előnnyel jár:

1. Csökkenti a pletykát és a találgatásokat.
2. Jelzi, hogy az ügy fontos.
3. Megakadályozza, hogy a neheztelés szokássá váljon.

A beszélgetés legyen közvetlen, de ne kapkodó. Válasszon privát helyszínt. Távolítsa el a zavaró tényezőket. Egyszerre egy problémára összpontosítson. Ha szükséges, még ugyanarra a napra ütemezzen folytatást, ahelyett hogy hagyná az ügyet egy hétig elúszni.

Az alapítóknál a gyorsaság különösen fontos, mert a csapatkultúra még formálódik. Minden megoldatlan konfliktus azt tanítja a cégnek, mi az elfogadható. Ha az emberek azt látják, hogy a problémákat figyelmen kívül hagyják, megtanulják eltitkolni őket. Ha azt látják, hogy a problémákat tisztelettel kezelik, megtanulják ugyanezt tenni.

Maradjon pozitív, de ne legyen ködös

A pozitivitás a konfliktuskezelésben nem azt jelenti, hogy úgy teszünk, mintha minden rendben lenne. Azt jelenti, hogy a beszélgetést a múltbeli károk helyett egy működőképes jövő felé irányítjuk.

A negatív nyelvezet védekezővé teszi az embereket. A pozitív nyelvezet az eredményekre fókuszál.

Hasonlítson össze két megközelítést:

• Nem hasznos: Ön soha nem figyel, és ez mindig problémákat okoz.
• Hatékonyabb: Szeretném, ha találnánk egy világosabb módot a kommunikációra, hogy ez ne ismétlődjön meg.

A második változat nem puhítja fel a helyzetet. Egyszerűen hasznosabb. Megnevezi az aggodalmat anélkül, hogy a másik embert tenné meg problémának. Így könnyebb a tényekről, az elvárásokról és a következő lépésekről beszélni.

Egy pozitív beszélgetés általában három részből áll:

• Mi történt
• Milyen eredményre van szükség
• Mit tesz majd másképp mindkét fél a jövőben

Ez a szerkezet gyakorlatiasan tartja a megbeszélést. Emellett csökkenti annak esélyét, hogy a beszélgetés régi sérelmek ismétlődő körévé váljon valódi megoldás nélkül.

Mit mondjanak az alapítók a helyzet hevében

Az alapítóknak nincs szükségük tökéletes szövegre. Világos nyelvezetre van szükségük. Amikor magasak az érzelmek, az egyszerűség jobb, mint a szereplés.

Hasznos mondatok:

• Szeretném ezt nyíltan kezelni, mielőtt tovább nőne.
• Lehet, hogy ezt rosszul kezeltem.
• Segítsen megérteni, ez hogyan nézett ki az Ön oldaláról.
• Nem az volt a szándékom, hogy feszültséget keltsek, de látom, hogy ez történt.
• Állapodjunk meg egy jobb módszerben, hogy legközelebb ezt hogyan kezeljük.

Amit érdemes kerülni:

• Nyilvános korrekciót, kivéve ha azonnali biztonsági vagy megfelelési ok indokolja
• Az őszinteségnek álcázott szarkazmust
• Olyan abszolút kijelentéseket, mint a mindig és soha
• Olyan hibáztatást, amely kizárólag a másik félre fókuszál
• Hosszú üzeneteket e-mailben vagy chatben, amikor élő beszélgetés is lehetséges

A szöveg és az e-mail hatékony az időpont-egyeztetéshez és a dokumentáláshoz, de gyenge eszközök az érzelmi helyreállításhoz. Amennyire csak lehet, először élő beszélgetést használjon, majd szükség esetén dokumentálja az eredményt.

Alakítsa a konfliktust vezetési folyamattá

A legjobb cégek nem pusztán a személyiségre bízzák a munkahelyi feszültségek kezelését. Folyamatot építenek.

Ez a folyamat tartalmazhatja a következőket:

• Tiszta szerepleírások, hogy mindenki tudja, ki dönt miről
• Alap kommunikációs normák a megbeszélésekhez, a chathez és az e-mailhez
• Egyszerű eszkalációs útvonal a megoldatlan ügyekre
• Rendszeres egyéni beszélgetések, hogy a problémák korán napvilágra kerüljenek
• Írásos emlékeztető a megállapodásokról, amikor egy konfliktus rendeződött

Egy kisvállalkozás számára ennek nem kell bonyolultnak lennie. Elég, ha következetes. A csapatok jobban kezelik a konfliktusokat, ha az elvárások láthatók és ismétlődnek.

Itt lép be az erős cégalapítási gyakorlat is. Azok az alapítók, akik már a kezdetektől struktúrával építik fel vállalkozásukat, jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy ezt a struktúrát a vezetési stílusukban is megőrizzék, ahogy a cég növekszik. Zenind segít a vállalkozóknak a cégalapítás adminisztratív oldalának kezelésében, hogy a működésre, a vezetésre és a kultúrára összpontosíthassanak.

Mikor kell egy-egy beszélgetésen túl tovább lépni

Nem minden konfliktus oldható meg pusztán a két érintett közötti közvetlen beszélgetéssel. Egyes helyzetekben további támogatásra van szükség.

Eszkalálni kell, ha:

• A viselkedés ismétlődik egy megállapodás után is
• Zaklatás, diszkrimináció vagy megtorlás történik
• A hatalmi egyensúlyhiány miatt a közvetlen beszélgetés nem biztonságos
• Az ügy több csapattagot is érint
• A konfliktus jogi, pénzügyi vagy megfelelési kockázattal jár

Ilyenkor vonja be a megfelelő vezetőt, HR-funkciót, tanácsadót vagy jogi szakembert. Az eszkaláció célja nem a büntetés. A cél a csapat és a vállalkozás védelme.

Építsen olyan kultúrát, amely megakadályozza, hogy a sértődöttség mintázattá váljon

A legerősebb kultúrák nem konfliktusmentesek. Inkább őszinték, tiszteletteljesek és ellenállóak. Az emberek vitatkozhatnak anélkül, hogy megtámadottnak éreznék magukat. A vezetők korrigálhatnak anélkül, hogy bárkit megszégyenítenének. A problémákat korán fel lehet hozni büntetés nélkül.

Az alapítók minden nap kijelölik ezt az alaphangot. Az, ahogyan egy hibára, egy nyers megjegyzésre vagy egy elmulasztott elvárásra reagálnak, megtanítja a többieknek, mit értékel a cég.

Ha egészségesebb munkahelyi kultúrát szeretne, kezdje három szokással:

• Legyen őszinte a saját szerepével kapcsolatban a konfliktusban
• Cselekedjen azonnal, amikor valamit kezelni kell
• Legyen pozitív azzal az eredménnyel kapcsolatban, amelyet fel akar építeni

Ez a megközelítés segít megakadályozni, hogy a kis problémák szerkezeti problémákká váljanak. Emellett gyakorlati mintát ad a csapatnak arra, hogyan kezelje éretten a feszültséget.

Egy vállalkozás csak addig tud növekedni, ameddig a belső bizalom engedi. Azok az alapítók, akik megtanulják időben elsimítani a konfliktusokat, erősebb alapot teremtenek a növekedéshez, a vezetéshez és a hosszú távú sikerhez.