Как основателите на стартиращи компании могат да изглаждат конфликтите на работното място, преди да се разраснат

Здравите компании се изграждат не само върху силен продукт и коректно подадени документи при учредяване. Те зависят и от доверие, комуникация и способността да се управлява напрежението, преди то да се превърне в проблем за културата на екипа. В стартираща компания или малък бизнес една напрегната среща може да повлияе върху наемането, задържането на служители, продуктивността и доверието в лидерството. Когато хората работят в тясно сътрудничество, конфликтите се разпространяват бързо.

Затова основателите и мениджърите се нуждаят от практичен подход за ранно справяне с напрежението. Целта не е да се премахнат разногласията. Целта е те да останат конструктивни, уважителни и насочени към бизнеса. Когато се управляват добре, конфликтите могат да изяснят очакванията, да разкрият по-добри идеи и да укрепят екипа.

Един лесен начин да запомните основите е рамката H.I.P.: Честен, Незабавен, Позитивен. Това е полезна нагласа за основатели, които трябва да адресират проблеми, без да ги правят по-големи.

Защо конфликтите на работното място се разпространяват толкова бързо

Малките компании усещат всяка промяна в тона. В екип от петима една раздразнена реплика не е просто един момент. Тя се превръща в сигнал. Другите хора я забелязват, тълкуват я, повтарят я и понякога я променят, докато се разпространява в организацията.

Това е особено вярно в компании в ранен етап, където ролите още се оформят и комуникационните канали не са достатъчно зрели. Едно неясно съобщение може да доведе до предположения. Един отбранителен отговор може да създаде мълчание. Един нерешен проблем може да се превърне в клюки, дистанциране или натрупано недоволство.

За основателите рискът не е само емоционален. Конфликтът може да създаде реални бизнес разходи:

• По-бавно изпълнение, защото хората спират да си сътрудничат свободно
• По-високо текучество, защото служителите се чувстват несигурни или пренебрегнати
• По-слабо обслужване на клиенти, защото вътрешното напрежение се проявява навън
• Умора у лидерите, защото един и същ проблем продължава да се появява

Най-добрият отговор е ранна, директна и спокойна намеса.

Бъдете честни за това какво се е случило

Честността е отправната точка, защото предотвратява самоизмамата. Когато напрежението се повиши, хората често обясняват поведението си по най-благоприятния за тях начин. Казват, че просто са били директни, просто са били ефективни или просто са защитавали компанията.

Понякога това е вярно. Често обаче е вярно само отчасти.

По-добрият вид честност задава по-трудни въпроси:

• Какво се опитвах да постигна?
• Помогнаха ли думите ми на ситуацията или я изостриха?
• Говорих ли, за да реша проблема, или за да спечеля момента?
• Помислих ли как другият човек ще възприеме думите ми?

Тази вътрешна проверка е важна, защото намерението и ефектът не са едно и също нещо. Дори да не сте искали да навредите, пак може да сте го направили. Признаването на тази разлика е началото на поправянето.

Ако вие сте причинили напрежението, полезен разговор често звучи така:

• Виждам, че съобщението ми е било възприето зле.
• Трябваше да подходя по различен начин.
• Искам да разбера как това ви е повлияло.
• Искам да работим към по-добър начин за справяне с това.

Такъв език е конкретен, поема отговорност и гледа напред. Той създава пространство другият човек да отговори, без първо да трябва да се защитава.

Действайте незабавно, преди проблемът да се втвърди

Времето рядко подобрява само по себе си конфликта на работното място. В много случаи забавянето го влошава. Мълчанието дава време на хората да си измислят мотиви, да заострят тълкуванията си и да споделят своята версия с други.

Когато разговорът се обърка, адресирайте го веднага щом емоциите спаднат достатъчно за истински диалог. Това не означава да прекъснете по средата на разгорещен спор. Означава да се върнете към темата бързо, вместо да чакате неудобството да отмине.

Незабавната реакция има три предимства:

1. Намалява слуховете и спекулациите.
2. Показва, че проблемът е важен.
3. Предотвратява превръщането на недоволството в навик.

Разговорът трябва да е директен, но не прибързан. Изберете спокойно и лично място. Премахнете разсейванията. Фокусирайте се върху един проблем наведнъж. Ако е нужно, насрочете последващ разговор в рамките на същия ден, вместо да оставяте въпроса да се влачи цяла седмица.

За основателите скоростта има значение, защото културата на екипа тепърва се оформя. Всеки нерешен конфликт показва на компанията кое е приемливо. Ако хората виждат, че проблемите се игнорират, те се учат да ги крият. Ако виждат, че проблемите се адресират уважително, се учат да правят същото.

Останете позитивни, без да сте неясни

Позитивността при разрешаване на конфликт не означава да се преструвате, че всичко е наред. Означава да насочите разговора към работещо бъдеще, вместо да останете затворени в щетите от миналото.

Негативният език кара хората да се защитават. Позитивният език запазва фокуса върху резултатите.

Сравнете тези два подхода:

• Неполезно: Никога не слушаш и това винаги създава проблеми.
• По-ефективно: Искам да намерим по-ясен начин да комуникираме, за да не продължава това да се случва.

Втората версия не е мека. Тя просто е по-полезна. Тя назовава притеснението, без да превръща другия човек в проблема. Това улеснява обсъждането на факти, очаквания и следващи стъпки.

Един позитивен разговор обикновено включва три части:

• Какво се случи
• Какъв резултат е необходим
• Какво ще направи всеки човек различно занапред

Тази структура поддържа разговора практичен. Тя също така намалява вероятността разговорът да се превърне в повторение на стари оплаквания без решение.

Какво да казват основателите в момента

Основателите не се нуждаят от съвършен език. Те се нуждаят от ясен език. Когато емоциите са силни, простотата е по-добра от ефектността.

Полезни фрази включват:

• Искам да адресирам това директно, преди да се разрасне.
• Може би съм постъпил неправилно.
• Помогнете ми да разбера как това е изглеждало от ваша гледна точка.
• Намерението ми не беше да създам напрежение, но виждам, че това се е случило.
• Нека се договорим за по-добър начин да се справим с това следващия път.

Какво да избягвате:

• Публично поправяне, освен ако не е необходимо поради незабавна безопасност или съответствие
• Сарказъм, маскиран като честност
• Абсолютни твърдения като винаги и никога
• Обвинителен език, който се фокусира само върху другия човек
• Дълги съобщения по имейл или чат, когато е възможен разговор на живо

Текстовите съобщения и имейлите са ефективни за планиране и документация, но са слаби инструменти за емоционално възстановяване. Когато е възможно, първо използвайте разговор на живо, а после при нужда документирайте резултата.

Превърнете конфликта в управленски процес

Най-добрите компании не разчитат само на личността, за да управляват напрежението на работното място. Те изграждат процес.

Този процес може да включва:

• Ясно определени роли, за да знаят хората кой за какво взема решения
• Основни комуникационни норми за срещи, чат и имейл
• Прост път за ескалация при нерешени проблеми
• Редовни срещи един на един, за да се повдигат притесненията навреме
• Писмен запис на договореностите, когато конфликтът е решен

За малък бизнес това не е нужно да бъде сложно. Нужно е просто да бъде последователно. Екипите се справят по-добре с конфликтите, когато очакванията са видими и повтаряни.

Тук също помагат добрите навици при учредяване на компанията. Основателите, които изграждат бизнеса си със структура от самото начало, са по-добре позиционирани да внесат структура и в управленския си стил, докато компанията расте. Zenind помага на предприемачите да се справят с административната страна на учредяването на бизнес, за да могат да се фокусират върху операциите, лидерството и културата.

Кога да ескалирате извън разговор между двама души

Не всеки конфликт може да бъде решен чрез директен разговор между двамата участници. Някои ситуации изискват допълнителна подкрепа.

Ескалирайте, когато:

• Поведението се повтаря след вече постигнато споразумение
• Има тормоз, дискриминация или репресии
• Дисбаланс във властта прави директния разговор несигурен
• Проблемът засяга няколко члена на екипа
• Конфликтът включва правен, финансов или комплайънс риск

В такива случаи включете съответния ръководител, HR функция, консултант или правен специалист. Целта на ескалацията не е наказание. Целта е защита на екипа и бизнеса.

Изградете култура, която предотвратява превръщането на дребните обиди в модел

Най-силните култури не са безконфликтни. Те са открити, уважителни и устойчиви. Хората могат да не са съгласни, без да се чувстват нападнати. Лидерите могат да коригират курса, без да унижават никого. Проблемите могат да се повдигат рано, без наказание.

Основателите задават този тон всеки ден. Начинът, по който реагират на грешка, на рязък коментар или на пропуснато очакване, учи останалия екип какво цени компанията.

Ако искате по-здрава култура на работното място, започнете с три навика:

• Бъдете честни за собствената си роля в конфликта
• Действайте незабавно, когато нещо трябва да бъде адресирано
• Бъдете позитивни по отношение на резултата, който искате да изградите

Този подход помага малките проблеми да не се превръщат в структурни. Той също така дава на екипа ви практичен модел за справяне с напрежението със зрялост.

Един бизнес може да расте само дотолкова, доколкото позволява вътрешното доверие. Основателите, които се научат да изглаждат конфликтите рано, изграждат по-здрава основа за растеж, лидерство и дългосрочен успех.