Miten startupin perustajat voivat tasoittaa työpaikan ristiriitoja ennen kuin ne leviävät

Terveet yritykset rakentuvat muustakin kuin vahvasta tuotteesta ja siististä perustamisilmoituksesta. Ne nojaavat myös luottamukseen, viestintään ja kykyyn käsitellä kitkaa ennen kuin se muuttuu kulttuuriongelmaksi. Startupissa tai pienyrityksessä yksi jännittynyt keskustelu voi vaikuttaa rekrytointiin, henkilöstön pysyvyyteen, tuottavuuteen ja johdon uskottavuuteen. Kun ihmiset työskentelevät läheisesti yhdessä, ristiriidat leviävät nopeasti.

Siksi perustajien ja esihenkilöiden on hyvä käyttää käytännöllistä tapaa käsitellä jännitteitä ajoissa. Tavoitteena ei ole poistaa erimielisyyksiä. Tavoitteena on pitää erimielisyydet rakentavina, kunnioittavina ja liiketoimintaan keskittyvinä. Kun ristiriidat hoidetaan hyvin, ne voivat selkeyttää odotuksia, tuoda esiin parempia ideoita ja vahvistaa tiimiä.

Yksinkertainen tapa muistaa perusasiat on H.I.P.-kehys: Honest, Immediate, Positive. Se on hyödyllinen ajattelutapa perustajille, joiden täytyy käsitellä ongelmia ilman että ne kasvavat suuremmiksi.

Miksi työpaikan ristiriidat leviävät niin nopeasti

Pienyrityksissä jokainen sävyn muutos tuntuu. Viiden hengen tiimissä turhautunut kommentti ei ole vain yksi hetki. Se muuttuu signaaliksi. Muut huomaavat sen, tulkitsevat sen, toistavat sitä ja joskus muokkaavat sitä, kun se kulkee organisaation läpi.

Tämä korostuu erityisesti alkuvaiheen yrityksissä, joissa roolit ovat vielä muotoutumassa ja viestintäkanavat eivät ole vielä kypsyneet. Yksi epäselvä viesti voi johtaa oletuksiin. Yksi puolustautuva vastaus voi synnyttää hiljaisuutta. Yksi ratkaisematon asia voi muuttua juoruiksi, vetäytymiseksi tai katkeruudeksi.

Perustajille riski ei ole vain tunneperäinen. Ristiriidat voivat aiheuttaa todellisia liiketoiminnan kustannuksia:

• Hitaampi toteutus, koska ihmiset lakkaavat tekemästä yhteistyötä vapaasti
• Suurempi vaihtuvuus, koska työntekijät kokevat olonsa turvattomaksi tai sivuutetuksi
• Heikompi asiakaspalvelu, koska sisäinen jännite näkyy ulospäin
• Johdon kuormitus, koska sama ongelma nousee jatkuvasti uudelleen esiin

Paras vastaus on varhainen, suora ja rauhallinen puuttuminen.

Ole rehellinen siitä, mitä tapahtui

Rehellisyys on lähtökohta, koska se estää itsensä huijaamisen. Kun jännite kasvaa, ihmiset selittävät käytöstään usein mahdollisimman suotuisassa valossa. He sanovat olleensa vain suoria, vain tehokkaita tai vain yrityksen puolta ajavia.

Joskus niin on. Usein se pitää vain osittain paikkansa.

Parempi rehellisyyden muoto kysyy vaikeampia kysymyksiä:

• Mitä yritin saavuttaa?
• Auttoivatko sanani tilannetta vai pahensivatko ne sitä?
• Puhuinko ratkaistakseni ongelman vai voittaakseni hetken?
• Otinko huomioon, miten toinen henkilö kuulee sanani?

Tämä itsearviointi on tärkeää, koska aikomus ja vaikutus eivät ole sama asia. Vaikka et tarkoittanut vahinkoa, saatat silti aiheuttaa sitä. Vastuun ottaminen tästä kuilusta on korjaamisen alku.

Jos olet itse aiheuttanut jännitteen, hyödyllinen keskustelu kuulostaa usein tältä:

• Näen, että viestini meni huonosti perille.
• Olisi pitänyt hoitaa tämä toisin.
• Haluan ymmärtää, miten tämä vaikutti sinuun.
• Haluan löytää paremman tavan käsitellä tämä.

Tämä kieli on täsmällistä, vastuullista ja eteenpäin suuntautuvaa. Se antaa toiselle osapuolelle tilaa vastata ilman että hänen täytyy heti puolustautua.

Toimi heti ennen kuin ongelma kovettuu

Aika harvoin parantaa työpaikan ristiriitoja itsestään. Monissa tapauksissa viivyttely pahentaa tilannetta. Hiljaisuus antaa ihmisille aikaa keksiä motiiveja, terävöittää tulkintojaan ja jakaa omaa versiota tilanteesta muille.

Kun keskustelu lähtee väärille raiteille, käsittele asiaa heti kun tunteet ovat tarpeeksi rauhoittuneet oikeaa keskustelua varten. Tämä ei tarkoita keskeyttämistä keskellä kiivasta hetkeä. Se tarkoittaa paluuta asiaan nopeasti sen sijaan, että odotettaisiin epämukavuuden haihtumista.

Välitön toiminta tuo kolme etua:

1. Se vähentää huhuja ja arvailua.
2. Se viestii, että asia on tärkeä.
3. Se estää katkeruutta muuttumasta tavaksi.

Keskustelun tulee olla suora, muttei hätäinen. Valitse yksityinen tila. Poista häiriötekijät. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Tarvittaessa sovi jatkokeskustelu saman päivän aikana sen sijaan, että asia päästetään venymään viikoksi.

Perustajille nopeus on tärkeää, koska tiimikulttuuri on vielä muotoutumassa. Jokainen ratkaisematon ristiriita opettaa yritykselle, mikä on hyväksyttävää. Jos ihmiset näkevät ongelmien jäävän huomiotta, he oppivat piilottamaan niitä. Jos he näkevät ongelmien tulevan käsitellyiksi kunnioittavasti, he oppivat tekemään samoin.

Pysy positiivisena, mutta älä epämääräisenä

Positiivisuus ristiriitojen ratkaisemisessa ei tarkoita teeskentelyä, että kaikki on hyvin. Se tarkoittaa keskustelun suuntaamista kohti toimivaa tulevaisuutta sen sijaan, että jäätään kiinni menneisyyden vahinkoihin.

Negatiivinen kieli pitää ihmiset puolustuskannalla. Positiivinen kieli pitää huomion lopputuloksissa.

Vertaile näitä kahta lähestymistapaa:

• Hyödytön: Et koskaan kuuntele, ja tämä aiheuttaa aina ongelmia.
• Tehokkaampi: Haluan, että löydämme selkeämmän tavan viestiä, jotta tämä ei jatkuisi.

Toinen versio ei ole pehmeä. Se on vain hyödyllisempi. Se nimeää huolen tekemättä toisesta ihmisestä ongelmaa. Tämä helpottaa faktoista, odotuksista ja seuraavista askelista keskustelemista.

Positiivinen keskustelu sisältää yleensä kolme osaa:

• Mitä tapahtui
• Mikä lopputulos tarvitaan
• Mitä kukin tekee toisin jatkossa

Tämä rakenne pitää keskustelun käytännöllisenä. Se myös vähentää riskiä, että keskustelusta tulee vanhojen kaunojen toisto ilman ratkaisua.

Mitä perustajien kannattaa sanoa hetkessä

Perustajien ei tarvitse käyttää täydellisiä sanoja. He tarvitsevat selkeitä sanoja. Kun tunteet ovat pinnassa, yksinkertaisuus on parempi kuin esiintyminen.

Hyödyllisiä ilmauksia ovat esimerkiksi:

• Haluan ottaa tämän esiin suoraan ennen kuin se kasvaa.
• Saatoin hoitaa tämän huonosti.
• Auta minua ymmärtämään, miltä tämä näytti sinun puoleltasi.
• Tarkoitukseni ei ollut synnyttää kitkaa, mutta näen että niin kävi.
• Sovitaan parempi tapa hoitaa tämä ensi kerralla.

Vältä näitä:

• Julkinen korjaaminen, ellei välitön turvallisuus tai vaatimustenmukaisuus sitä edellytä
• Sarkasmi, joka naamioidaan rehellisyydeksi
• Absoluuttiset väitteet kuten aina ja koskaan
• Syyllistävä kieli, joka keskittyy vain toiseen osapuoleen
• Pitkät viestit sähköpostissa tai chatissa, kun live-keskustelu on mahdollinen

Teksti ja sähköposti ovat tehokkaita aikataulutukseen ja dokumentointiin, mutta heikkoja välineitä tunneperäiseen korjaamiseen. Käytä aina kun mahdollista ensin live-keskustelua ja dokumentoi lopputulos tarvittaessa sen jälkeen.

Tee ristiriidoista johtamisprosessi

Parhaat yritykset eivät luota pelkkään persoonaan työpaikan jännitteiden käsittelyssä. Ne rakentavat prosessin.

Tähän prosessiin voi kuulua:

• Selkeät roolimääritykset, jotta ihmiset tietävät, kuka päättää mistäkin
• Perusviestintänormit kokouksiin, chattiin ja sähköpostiin
• Yksinkertainen eskalointipolku ratkaisemattomille asioille
• Säännölliset kahdenkeskiset keskustelut, jotta huolet tuodaan esiin ajoissa
• Kirjallinen kirjaus sovituista asioista, kun ristiriita on ratkaistu

Pienyrityksessä tämän ei tarvitse olla monimutkaista. Sen täytyy vain olla johdonmukaista. Tiimit käsittelevät ristiriitoja paremmin, kun odotukset ovat näkyviä ja toistettuja.

Tässä kohtaa myös vahvat yrityksen perustamisen käytännöt ovat tärkeitä. Perustajat, jotka rakentavat yrityksensä alusta alkaen rakenteellisesti, pystyvät paremmin luomaan rakennetta myös johtamistyyliinsä yrityksen kasvaessa. Zenind auttaa yrittäjiä hoitamaan yrityksen perustamisen hallinnollisen puolen, jotta he voivat keskittyä toimintaan, johtamiseen ja kulttuuriin.

Milloin kannattaa eskaloida yhden kahdenkeskisen keskustelun ulkopuolelle

Kaikkia ristiriitoja ei voi ratkaista suoraan asianosaisten välisellä keskustelulla. Jotkin tilanteet tarvitsevat lisätukea.

Eskaloi asia, kun:

• Käytös toistuu sen jälkeen, kun asiasta on sovittu
• Kyse on häirinnästä, syrjinnästä tai kostotoimista
• Valta-asetelma tekee suorasta keskustelusta turvattoman
• Asia koskee useita tiimin jäseniä
• Ristiriita sisältää oikeudellisen, taloudellisen tai vaatimustenmukaisuuteen liittyvän riskin

Tällaisissa tapauksissa ota mukaan asianmukainen johtaja, HR-toiminto, neuvonantaja tai lakiasiantuntija. Eskaloinnin tarkoitus ei ole rangaistus. Sen tarkoitus on suojella tiimiä ja liiketoimintaa.

Rakenna kulttuuri, jossa loukatut tunteet eivät muutu tavaksi

Vahvimmat kulttuurit eivät ole konfliktittomia. Ne ovat suoria, kunnioittavia ja kestäviä. Ihmiset voivat olla eri mieltä ilman että he kokevat tulleensa hyökätyiksi. Johtajat voivat korjata suuntaa nöyryyttämättä ketään. Ongelmat voidaan nostaa esiin varhain ilman rangaistusta.

Perustajat luovat tämän sävyn joka päivä. Se, miten he reagoivat virheeseen, karkeaan kommenttiin tai ohitettuun odotukseen, opettaa muulle tiimille, mitä yritys arvostaa.

Jos haluat terveemmän työpaikkakulttuurin, aloita kolmella tavalla:

• Ole rehellinen omasta roolistasi ristiriidoissa
• Toimi heti, kun jokin asia on käsiteltävä
• Pidä mielessä positiivinen lopputulos, jota haluat rakentaa

Tämä lähestymistapa auttaa estämään pienten ongelmien muuttumisen rakenteellisiksi. Se antaa myös tiimillesi käytännöllisen mallin jännitteiden käsittelemiseen kypsästi.

Yritys voi kasvaa vain niin pitkälle kuin sen sisäinen luottamus sallii. Perustajat, jotka oppivat tasoittamaan ristiriidat ajoissa, rakentavat vahvemman perustan kasvulle, johtajuudelle ja pitkän aikavälin menestykselle.