Πώς να Δημιουργήσετε μια Ομάδα Έτοιμη για Αλλαγές Καθώς η Επιχείρησή σας Αναπτύσσεται

Η αλλαγή δεν είναι ένα δευτερεύον γεγονός στην επιχειρηματικότητα. Είναι η συνθήκη λειτουργίας. Νέοι πελάτες εμφανίζονται, οι αγορές μεταβάλλονται, οι κανονισμοί ενημερώνονται, τα προϊόντα εξελίσσονται και η ομάδα που λειτούργησε σε ένα στάδιο ανάπτυξης ίσως να μην είναι η ομάδα που μπορεί να οδηγήσει την εταιρεία στο επόμενο.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η πρόκληση δεν είναι απλώς η πρόσληψη περισσότερων ατόμων. Είναι η τοποθέτηση των σωστών ανθρώπων στους σωστούς ρόλους τη σωστή στιγμή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για μια νέα LLC, μια αναπτυσσόμενη εταιρεία ή οποιαδήποτε επιχείρηση που χτίζεται από μια μικρή βασική ομάδα σε μια πιο δομημένη οργάνωση.

Μια ομάδα έτοιμη για αλλαγές δεν σημαίνει μια ομάδα που δεν αντιστέκεται ποτέ. Σημαίνει μια ομάδα που μπορεί να μαθαίνει γρήγορα, να προσαρμόζεται χωρίς να χάνει τη δυναμική της και να βοηθά την επιχείρηση να λαμβάνει σωστές αποφάσεις υπό πίεση. Η δημιουργία μιας τέτοιας ομάδας απαιτεί περισσότερα από διαίσθηση. Απαιτεί ένα πλαίσιο.

Γιατί έχει σημασία η ετοιμότητα για αλλαγές

Η επιχειρηματική ανάπτυξη συχνά δημιουργεί μια λανθασμένη υπόθεση: αν κάποιος απέδωσε καλά στην τρέχουσα δομή, θα πετύχει αυτόματα και στην επόμενη. Στην πράξη, αυτό δεν ισχύει πάντα.

Ένα άτομο που διαπρέπει σε ένα σταθερό περιβάλλον μπορεί να δυσκολευτεί όταν οι προτεραιότητες αλλάζουν κάθε εβδομάδα. Ένα άλλο μέλος της ομάδας ίσως να μην είναι το πιο έμπειρο στα χαρτιά, αλλά να προσαρμόζεται γρήγορα, να επικοινωνεί καθαρά και να βοηθά τους άλλους να προχωρούν μέσα στην αβεβαιότητα. Όταν η επιχείρηση αλλάζει μορφή, αυτές οι διαφορές γίνονται καθοριστικές.

Η ετοιμότητα για αλλαγές έχει σημασία επειδή επηρεάζει:

• την ταχύτητα εκτέλεσης όταν η εταιρεία πρέπει να κινηθεί γρήγορα
• την ποιότητα των αποφάσεων όταν οι πληροφορίες είναι ελλιπείς
• το ηθικό όταν οι ομάδες αντιμετωπίζουν αβεβαιότητα
• τη συνέχεια της ηγεσίας καθώς οι ευθύνες επεκτείνονται
• τη μακροπρόθεσμη υγεία της επιχείρησης καθώς οι ρόλοι εξειδικεύονται

Για έναν ιδρυτή, αυτό δεν είναι μόνο ζήτημα διοίκησης. Είναι ζήτημα σύστασης επιχείρησης, συμμόρφωσης και κλιμάκωσης. Ο τρόπος με τον οποίο οργανώνετε τους ανθρώπους σήμερα μπορεί είτε να υποστηρίξει τη μελλοντική ανάπτυξη είτε να δημιουργήσει τριβές αργότερα.

Ξεκινήστε με τη σωστή ερώτηση

Η πιο χρήσιμη ερώτηση δεν είναι: «Ποιος είναι το πιο εντυπωσιακό άτομο στην ομάδα;»

Η καλύτερη ερώτηση είναι: «Ποιος είναι καταλληλότερος για το είδος της αλλαγής που πρόκειται να αντιμετωπίσει αυτή η επιχείρηση;»

Αυτό απαιτεί να εξετάσετε δύο διαστάσεις:

• πώς ανταποκρίνεται ένα άτομο στην αλλαγή
• πόσο ευρύ μπορεί να είναι το πεδίο δράσης του σε διαφορετικές ευθύνες

Αυτές οι δύο διαστάσεις βοηθούν να ξεχωρίσετε όσους μπορούν να στηρίξουν τη μετάβαση, όσους μπορούν να την ηγηθούν και όσους ίσως την επιβραδύνουν.

Τέσσερα συνηθισμένα μοτίβα ανταπόκρισης

Οι άνθρωποι δεν αντιδρούν όλοι με τον ίδιο τρόπο στην αλλαγή. Σε κάθε οργανισμό, συνήθως θα δείτε ένα εύρος αντιδράσεων.

Προδραστικοί ανταποκριτές

Αυτοί είναι οι άνθρωποι που αγκαλιάζουν τις νέες προκλήσεις. Συνήθως είναι οι πρώτοι που δοκιμάζουν μια νέα διαδικασία, μαθαίνουν ένα νέο σύστημα ή προσφέρονται για μια άγνωστη αποστολή. Όταν ένα σχέδιο αποτυγχάνει, αναζητούν το μάθημα αντί για αποδιοπομπαίο τράγο.

Οι προδραστικοί ανταποκριτές είναι ιδιαίτερα πολύτιμοι σε περιόδους ανάπτυξης, επειδή βοηθούν την ομάδα να προχωρήσει αντί να παγώνει υπό πίεση.

Υποστηρικτικοί ανταποκριτές

Οι υποστηρικτικοί ανταποκριτές είναι αξιόπιστοι και συνεργάσιμοι. Μπορεί να μην καθοδηγούν κάθε αλλαγή, αλλά βοηθούν στην υλοποίησή της. Συχνά είναι σταθεροί εκτελεστές που μπορούν να κρατούν τη δουλειά σε κίνηση όσο η εταιρεία προσαρμόζεται.

Αυτά τα μέλη της ομάδας είναι σημαντικά επειδή οι περισσότερες αλλαγές δεν υλοποιούνται από έναν μόνο οραματιστή. Υλοποιούνται από ανθρώπους που κάνουν τη νέα διαδικασία να λειτουργεί στην πράξη.

Επιφυλακτικοί ανταποκριτές

Οι επιφυλακτικοί ανταποκριτές μπορεί να είναι ιδιαίτερα ικανοί, αλλά συχνά προτιμούν οικείες ρουτίνες και σαφώς καθορισμένα όρια. Μπορεί να προσαρμόζονται σε τομείς που γνωρίζουν καλά, αλλά να διστάζουν όταν τους ζητείται να βγουν έξω από τη ζώνη άνεσής τους.

Αυτό δεν τους καθιστά μη χρήσιμους. Σημαίνει ότι μπορεί να ταιριάζουν καλύτερα σε σταθερές, ξεκάθαρα οριοθετημένες αρμοδιότητες παρά σε ευρεία ηγεσία αλλαγής.

Αντιστεκόμενοι ανταποκριτές

Οι αντιστεκόμενοι ανταποκριτές τείνουν να αντιδρούν αρνητικά σε νέα κατεύθυνση, να επιβραδύνουν την εφαρμογή ή να υπονομεύουν τη διαδικασία μέσω καθυστέρησης και αρνητικού πλαισίου. Στον λάθος ρόλο, μπορούν να απορροφήσουν δυσανάλογο μέρος της διοικητικής προσοχής.

Αν κάποιος μπλοκάρει συστηματικά την αλλαγή, αυτό είναι θέμα τοποθέτησης, καθοδήγησης ή και τα δύο. Δεν πρέπει να αγνοείται.

Η δεύτερη διάσταση: η ευελιξία

Η ανταπόκριση στην αλλαγή είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Το άλλο μέρος είναι η ευελιξία.

Ένας ευέλικτος εργαζόμενος μπορεί να μετακινείται ανάμεσα σε καθήκοντα, να απορροφά νέες ευθύνες και να λειτουργεί αποτελεσματικά σε ευρύτερο φάσμα καταστάσεων. Αυτό έχει σημασία επειδή οι εταιρείες αναπτύσσονται άνισα. Έναν μήνα η προτεραιότητα μπορεί να είναι η υποστήριξη πελατών, τον επόμενο οι λειτουργίες και τον μεθεπόμενο η συμμόρφωση ή η στελέχωση.

Μπορείτε να σκεφτείτε την ευελιξία σε πέντε πρακτικές κατηγορίες:

• σαφώς ευέλικτος: έτοιμος για ευρύτερο ρόλο τώρα
• με δυνατότητα επέκτασης: μπορεί να μην είναι έτοιμος σήμερα, αλλά μπορεί να εξελιχθεί σε μεγαλύτερο ρόλο
• εξειδικευμένος και πολύτιμος: ισχυρός σε στενό πεδίο, αλλά όχι ιδανικός για επέκταση ακόμη
• σωστά τοποθετημένος: αποτελεσματικός στον τρέχοντα ρόλο, αλλά όχι κατάλληλος για ευρύτερο εύρος αυτή τη στιγμή
• ελάχιστα ευέλικτος: πολύ περιορισμένος σε εύρος και συχνά δύσκολο να μετακινηθεί σε νέα εργασία

Ο στόχος δεν είναι να ανεβάσετε όλους προς τα πάνω. Ο στόχος είναι να τοποθετήσετε κάθε άτομο εκεί όπου μπορεί να δημιουργήσει τη μεγαλύτερη αξία με τη μικρότερη τριβή.

Πώς να αξιολογήσετε την ετοιμότητα για αλλαγές

Δεν χρειάζεστε ένα πολύπλοκο πρόγραμμα αξιολόγησης για να αποκτήσετε χρήσιμη εικόνα. Χρειάζεστε συνεπή κριτήρια.

1. Δείτε τη συμπεριφορά του παρελθόντος, όχι τις υποσχέσεις

Οι άνθρωποι συχνά λένε ότι είναι ευέλικτοι. Ο καλύτερος δείκτης είναι το τι πραγματικά έκαναν όταν οι συνθήκες άλλαξαν.

Ρωτήστε:

• Έμαθαν γρήγορα όταν άλλαξε μια διαδικασία;
• Προσαρμόστηκαν χωρίς να δικαιολογούνται;
• Πήραν πρωτοβουλία όταν η ομάδα δεχόταν πίεση;
• Περίμεναν να τους πουν κάθε βήμα ή έλυσαν προβλήματα προδραστικά;

Η συμπεριφορά του παρελθόντος είναι συνήθως ο καλύτερος προγνωστικός δείκτης μελλοντικής απόδοσης σε ένα περιβάλλον που αλλάζει.

2. Παρατηρήστε πώς διαχειρίζονται την αβεβαιότητα

Οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις σπάνια έχουν τέλειες πληροφορίες. Νέες προσλήψεις, νέοι προμηθευτές, νέες απαιτήσεις συμμόρφωσης και νέες ανάγκες πελατών συχνά εμφανίζονται πριν η διαδικασία οριστικοποιηθεί πλήρως.

Κάποιοι άνθρωποι γίνονται πιο αποτελεσματικοί μέσα στην αβεβαιότητα. Άλλοι παγώνουν μέχρι να ξεκαθαρίσει κάθε λεπτομέρεια. Η διαφορά έχει σημασία.

Ένα άτομο έτοιμο για αλλαγές νιώθει άνετα να λαμβάνει την καλύτερη διαθέσιμη απόφαση και να την αναθεωρεί όταν προκύπτουν νέα δεδομένα.

3. Μετρήστε την ταχύτητα μάθησης

Η ικανότητα να μαθαίνει κανείς γρήγορα είναι πιο πολύτιμη από την ικανότητα να φαίνεται έμπειρος.

Αναζητήστε ενδείξεις ότι κάποιος μπορεί να αφομοιώσει ανατροφοδότηση, να προσαρμόσει συμπεριφορά και να βελτιωθεί μετά από ένα λάθος. Οι καλύτεροι εργαζόμενοι δεν είναι αυτοί που δεν αποτυγχάνουν ποτέ. Είναι αυτοί που ανακάμπτουν έξυπνα.

4. Αξιολογήστε την επικοινωνία υπό πίεση

Όταν η αλλαγή είναι δύσκολη, η ποιότητα της επικοινωνίας μειώνεται πριν μειωθεί η εκτέλεση.

Ένα ισχυρό μέλος της ομάδας δεν διασπείρει σύγχυση, δεν κρύβει τα άσχημα νέα και δεν δημιουργεί περιττό δράμα. Επικοινωνεί καθαρά, αναδεικνύει τα προβλήματα έγκαιρα και διατηρεί την ευθυγράμμιση των ανθρώπων.

5. Εξετάστε την ευρύτητα του ρόλου

Κάποιοι άνθρωποι μπορούν να πετύχουν μόνο σε μια στενή λωρίδα. Άλλοι μπορούν να καλύπτουν πολλαπλές λειτουργίες για ένα διάστημα όσο η εταιρεία προσαρμόζεται.

Αυτή η ευελιξία είναι κρίσιμη σε μια επιχείρηση πρώιμου σταδίου, όπου ένα άτομο μπορεί να χρειάζεται να χειρίζεται υποστήριξη πελατών, τεκμηρίωση και βελτίωση διαδικασιών μέσα στην ίδια εβδομάδα.

Τοποθετώντας τους σωστούς ανθρώπους στους σωστούς ρόλους

Αφού κατανοήσετε πώς ανταποκρίνονται οι άνθρωποι στην αλλαγή και πόσο ευέλικτοι είναι, το επόμενο βήμα είναι η τοποθέτηση.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να προάγετε κάποιον επειδή είναι αξιόπιστος στον τρέχοντα ρόλο του και μετά να διαπιστώνετε ότι δεν είναι κατάλληλος για τις ευρύτερες ευθύνες που συνοδεύουν την ηγεσία αλλαγής.

Καλύτερη τοποθέτηση σημαίνει:

• τοποθέτηση προδραστικών, ευέλικτων ανθρώπων σε ρόλους που απαιτούν μετασχηματισμό και λήψη αποφάσεων
• τοποθέτηση υποστηρικτικών, αξιόπιστων ανθρώπων σε λειτουργικούς ρόλους όπου μετρά η συνέπεια
• διατήρηση ιδιαίτερα εξειδικευμένων ανθρώπων σε εργασία που ταιριάζει με τη θεματική τους εμπειρία
• αποφυγή τοποθέτησης αντιστεκόμενων ανθρώπων σε θέσεις όπου μπορούν να διαταράξουν σημαντικές πρωτοβουλίες

Αυτή η προσέγγιση προστατεύει τη δυναμική. Επίσης μειώνει την πιθανότητα η επιχείρηση να χάσει χρόνο και χρήμα εξαναγκάζοντας το λάθος άτομο στη λάθος θέση.

Δημιουργήστε μια απλή διαδικασία αξιολόγησης ετοιμότητας για αλλαγές

Για μικρές και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, η διαδικασία πρέπει να είναι ελαφριά αλλά συνεπής.

Βήμα 1: Προσδιορίστε τους κρίσιμους ρόλους

Ξεκινήστε με τις θέσεις που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για το επόμενο στάδιο ανάπτυξης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λειτουργίες, πωλήσεις, οικονομικά, συμμόρφωση, εξυπηρέτηση πελατών ή διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού.

Βήμα 2: Εξετάστε την απόδοση κατά τη διάρκεια μεταβάσεων

Δείτε πώς χειρίστηκε κάθε μέλος της ομάδας πρόσφατες αλλαγές. Βοήθησε η συμπεριφορά του την επιχείρηση να κινηθεί πιο γρήγορα ή δημιούργησε καθυστέρηση;

Βήμα 3: Συγκρίνετε εύρος και ικανότητα

Χωρίστε την τρέχουσα απόδοση από τη μελλοντική δυνατότητα. Ένα άτομο μπορεί να είναι εξαιρετικό σήμερα και παρ’ όλα αυτά να είναι το λάθος άτομο για τον αυριανό ρόλο.

Βήμα 4: Αποφασίστε αν θα αναπτύξετε, θα διατηρήσετε ή θα αντικαταστήσετε

Δεν χρειάζεται κάθε ασυμφωνία άμεση αποχώρηση. Κάποιοι άνθρωποι μπορούν να μεγαλώσουν σε μεγαλύτερες ευθύνες με τη σωστή υποστήριξη. Άλλοι πρέπει να παραμείνουν σε σταθερό ρόλο. Και κάποιοι δεν πρέπει να τοποθετούνται καθόλου σε ευαίσθητες σε αλλαγές ευθύνες.

Βήμα 5: Επανεξετάζετε τακτικά

Καθώς η εταιρεία αλλάζει, πρέπει να αλλάζει και η εικόνα σας για την ομάδα. Ένα άτομο που δεν ήταν έτοιμο πριν από έξι μήνες μπορεί τώρα να είναι η σωστή επιλογή. Ένα άλλο άτομο μπορεί να έχει φτάσει το όριο του τρέχοντος ρόλου του.

Τι συχνά παραβλέπουν οι ιδρυτές

Οι ιδρυτές είναι συνήθως πολύ καλοί στο να εντοπίζουν τη φιλοδοξία. Συχνά είναι λιγότερο ακριβείς στο να εντοπίζουν την ικανότητα διαχείρισης αλλαγών.

Αυτό δημιουργεί τρία συνηθισμένα λάθη:

• σύγχυση μεταξύ αφοσίωσης και ετοιμότητας
• σύγχυση μεταξύ αρχαιότητας και ηγετικής ικανότητας
• σύγχυση μεταξύ τεχνικής δεξιότητας και προσαρμοστικότητας

Ένας εργαζόμενος με πολλά χρόνια στην εταιρεία μπορεί να γνωρίζει σε βάθος την επιχείρηση, αλλά να δυσκολεύεται όταν η εταιρεία χρειάζεται ένα νέο λειτουργικό μοντέλο. Ένας ισχυρός ατομικός συντελεστής μπορεί να είναι αναντικατάστατος σε μία λειτουργία, αλλά αναποτελεσματικός σε μια άλλη. Η δουλειά είναι να ξεχωρίσετε τι είναι χρήσιμο τώρα από αυτό που θα είναι χρήσιμο στο επόμενο στάδιο.

Πώς συνδέεται αυτό με τη σύσταση εταιρείας και την ανάπτυξη

Ο τρόπος που χτίζετε την ομάδα σας πρέπει να ταιριάζει με τον τρόπο που χτίζετε την εταιρεία σας.

Όταν συστήνετε μια LLC ή μια εταιρεία, δεν καταθέτετε απλώς έγγραφα. Δημιουργείτε μια δομή που υποστηρίζει την ιδιοκτησία, τη λήψη αποφάσεων, τη λογοδοσία και την ανάπτυξη. Καθώς η επιχείρησή σας ωριμάζει, οι άνθρωποι μέσα σε αυτή τη δομή πρέπει να ταιριάζουν στις νέες απαιτήσεις της εταιρείας.

Αυτό σημαίνει:

• σαφείς ρόλους από νωρίς
• τεκμηρίωση για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
• διατήρηση σωστών πρακτικών συμμόρφωσης
• επιλογή διαχειριστών και στελεχών με τον σωστό συνδυασμό σταθερότητας και προσαρμοστικότητας
• δημιουργία συστημάτων που δεν εξαρτώνται από ένα μόνο άτομο για να λειτουργούν όλα

Για ιδρυτές που χρησιμοποιούν το Zenind για τη σύσταση και τη διαχείριση μιας επιχείρησης, το ευρύτερο μάθημα είναι απλό: μια καλά δομημένη εταιρεία χρειάζεται μια καλά τοποθετημένη ομάδα. Η σύσταση είναι η αρχή. Η κλιμάκωση απαιτεί να αντιστοιχίσετε τους σωστούς ανθρώπους στις σωστές ευθύνες.

Ένα πρακτικό πλαίσιο για την επόμενη απόφασή σας

Πριν αναθέσετε σε κάποιον μια κρίσιμη πρωτοβουλία αλλαγής, ρωτήστε:

• Έχει αυτό το άτομο διαχειριστεί καλά την αβεβαιότητα στο παρελθόν;
• Μαθαίνει αρκετά γρήγορα για τον ρυθμό της επιχείρησης;
• Μπορεί να λειτουργήσει σε πολλαπλές λειτουργίες αν χρειαστεί;
• Επικοινωνεί καθαρά όταν τα σχέδια αλλάζουν;
• Θα επιταχύνει την προσπάθεια αλλαγής ή θα τη φρενάρει;

Αν η απάντηση στις περισσότερες από αυτές τις ερωτήσεις είναι ναι, το άτομο μπορεί να είναι έτοιμο για ευρύτερο ρόλο. Αν όχι, το ζήτημα είναι πιθανότατα η τοποθέτηση και όχι η προσπάθεια.

Συμπέρασμα

Μια επιχείρηση δεν αναπτύσσεται απλώς προσθέτοντας περισσότερους ανθρώπους. Αναπτύσσεται τοποθετώντας τους σωστούς ανθρώπους στις σωστές θέσεις καθώς η εταιρεία εξελίσσεται.

Οι καλύτερες ομάδες δεν χτίζονται μόνο γύρω από τίτλους. Χτίζονται γύρω από την ετοιμότητα για αλλαγές, την ταχύτητα μάθησης, την επικοινωνία και την ευελιξία. Όταν αξιολογείτε προσεκτικά αυτά τα χαρακτηριστικά, λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις πρόσληψης, καλύτερες αποφάσεις προαγωγής και καλύτερες οργανωτικές επιλογές.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτή η πειθαρχία αποτελεί μέρος της υπεύθυνης κλιμάκωσης. Βοηθά στην προστασία της δυναμικής, στη μείωση των τριβών και στη δημιουργία μιας επιχείρησης που μπορεί να προσαρμόζεται χωρίς να χάνει τον έλεγχο.

Η αλλαγή θα συνεχίσει να έρχεται. Το πραγματικό πλεονέκτημα είναι να χτίσετε μια ομάδα έτοιμη να την αντιμετωπίσει.