Kuinka rakentaa muutoskykyinen tiimi yrityksen kasvaessa

Muutos ei ole liiketoiminnassa sivujuonne. Se on toimintaympäristö. Uusia asiakkaita ilmestyy, markkinat muuttuvat, sääntely päivittyy, tuotteet kehittyvät, ja tiimi, joka toimi yhdessä kasvuvaiheessa hyvin, ei välttämättä ole se tiimi, joka vie yritystä eteenpäin seuraavassa vaiheessa.

Perustajille ja pienyritysten omistajille haaste ei ole pelkästään henkilöstön määrän kasvattaminen. Kyse on oikeiden ihmisten sijoittamisesta oikeisiin rooleihin oikeaan aikaan. Tämä on erityisen tärkeää uuden LLC-yhtiön, kasvavan osakeyhtiön tai minkä tahansa pienen ytimen ympärille rakentuvan ja kohti rakenteellisempaa organisaatiota etenevän yrityksen kohdalla.

Muutoskykyinen tiimi ei tarkoita tiimiä, joka ei koskaan vastusta. Se tarkoittaa tiimiä, joka oppii nopeasti, mukautuu menettämättä vauhtia ja auttaa yritystä tekemään järkeviä päätöksiä paineen alla. Tällaisen tiimin rakentaminen vaatii muutakin kuin intuitiota. Se vaatii viitekehyksen.

Miksi muutoskyky on tärkeää

Liiketoiminnan kasvu luo usein väärän oletuksen: jos joku on menestynyt nykyisessä rakenteessa, hän onnistuu automaattisesti myös seuraavassa. Käytännössä näin ei aina ole.

Henkilö, joka loistaa vakaassa ympäristössä, voi takkuilla, kun prioriteetit muuttuvat viikoittain. Toinen tiimin jäsen ei ehkä ole paperilla kokenein, mutta hän voi mukautua nopeasti, viestiä selkeästi ja auttaa muita epävarmuuden yli. Kun yritys muuttaa muotoaan, näistä eroista tulee ratkaisevia.

Muutoskyky on tärkeää, koska se vaikuttaa:

• toteutusnopeuteen silloin, kun yrityksen on liikuttava nopeasti
• päätösten laatuun silloin, kun tietoa on puutteellisesti
• työilmapiiriin silloin, kun tiimit kohtaavat epävarmuutta
• johtajuuden jatkuvuuteen vastuiden laajentuessa
• yrityksen pitkän aikavälin terveyteen roolien erikoistuessa

Perustajalle tämä ei ole vain johtamiskysymys. Se on yrityksen perustamiseen, sääntelyyn ja skaalaamiseen liittyvä kysymys. Se, miten rakennat ihmiset tänään, voi joko tukea tulevaa kasvua tai luoda kitkaa myöhemmin.

Aloita oikealla kysymyksellä

Hyödyllisin kysymys ei ole: “Kuka on tiimin vaikuttavin henkilö?”

Parempi kysymys on: “Kuka sopii parhaiten siihen muutokseen, jonka tämä yritys on kohtaamassa?”

Se edellyttää kahden ulottuvuuden tarkastelua:

• miten henkilö reagoi muutokseen
• kuinka laajasti henkilö pystyy toimimaan eri vastuualueilla

Nämä kaksi ulottuvuutta auttavat erottamaan ne, jotka voivat tukea siirtymää, ne, jotka voivat johtaa sitä, ja ne, jotka saattavat hidastaa sitä.

Neljä tavallista reagointitapaa

Ihmiset eivät reagoi muutokseen samalla tavalla. Missä tahansa organisaatiossa näet yleensä useita erilaisia vasteita.

Proaktiiviset reagoijat

Nämä ovat ihmisiä, jotka tarttuvat uusiin haasteisiin. He ovat yleensä ensimmäisiä testaamaan uutta prosessia, opettelemaan uutta järjestelmää tai vapaaehtoisesti ottamaan vastaan tuntemattoman tehtävän. Kun suunnitelma epäonnistuu, he etsivät opetusta syyllisen sijaan.

Proaktiiviset reagoijat ovat erityisen arvokkaita kasvun aikana, koska he auttavat tiimiä etenemään sen sijaan, että se jäisi jumiin paineen alla.

Tukevat reagoijat

Tukevat reagoijat ovat luotettavia ja yhteistyökykyisiä. He eivät välttämättä johda jokaista muutosta, mutta he auttavat toteuttamaan sen. He ovat usein vakaita tekijöitä, jotka pitävät työn liikkeessä yrityksen sopeutuessa.

Nämä tiimin jäsenet ovat tärkeitä, koska suurinta osaa muutoksesta ei kanna yksi visionääri. Sen kantavat ihmiset, jotka tekevät uudesta prosessista toimivan käytännössä.

Varovaiset reagoijat

Varovaiset reagoijat voivat olla erittäin osaavia, mutta he suosivat usein tuttuja rutiineja ja selkeitä rajoja. He saattavat sopeutua niillä alueilla, jotka he tuntevat hyvin, mutta epäröidä, kun heidän odotetaan astuvan oman mukavuusalueensa ulkopuolelle.

Tämä ei tee heistä hyödyttömiä. Se tarkoittaa, että he soveltuvat paremmin vakaisiin, selkeästi rajattuihin vastuualueisiin kuin laajaan muutosjohtamiseen.

Vastustavat reagoijat

Vastustavat reagoijat pyrkivät tyypillisesti kyseenalaistamaan uuden suunnan, hidastamaan käyttöönottoa tai heikentämään prosessia viivyttelyllä ja kielteisellä kehystämisellä. Väärässä roolissa he voivat viedä kohtuuttomasti johdon aikaa.

Jos joku jatkuvasti estää muutosta, kyse on sijoitteluongelmasta, valmennusongelmasta tai molemmista. Sitä ei pidä sivuuttaa.

Toinen ulottuvuus: monipuolisuus

Reaktio muutokseen on vain osa kokonaisuutta. Toinen osa on monipuolisuus.

Monipuolinen työntekijä voi siirtyä tehtävästä toiseen, omaksua uusia vastuita ja toimia tehokkaasti laajemmassa joukossa tilanteita. Tämä on tärkeää, koska yritykset kasvavat epätasaisesti. Yhtenä kuukautena prioriteetti voi olla asiakastuki, seuraavana operatiivinen toiminta ja sitä seuraavana vaikkapa sääntely tai rekrytointi.

Monipuolisuutta voi ajatella viiden käytännöllisen kategorian kautta:

• selvästi monipuolinen: valmis laajempaan rooliin nyt
• kehitettävissä: ei ehkä valmis tänään, mutta voi kasvaa suurempaan rooliin
• erikoistunut ja arvokas: vahva kapealla alueella, mutta ei vielä ihanteellinen laajentumiseen
• oikein sijoitettu: tehokas nykyisessä roolissa, mutta ei vielä sovellu laajempaan vastuuseen
• vähän monipuolinen: hyvin rajallinen soveltuvuus ja usein vaikea siirtää uusiin tehtäviin

Tavoitteena ei ole siirtää kaikkia ylöspäin. Tavoitteena on sijoittaa jokainen sinne, missä hän tuottaa eniten arvoa mahdollisimman vähällä kitkalla.

Miten arvioida muutoskykyä

Et tarvitse monimutkaista arviointijärjestelmää saadaksesi hyödyllistä tietoa. Tarvitset yhdenmukaiset kriteerit.

1. Katso aiempaa toimintaa, älä lupauksia

Ihmiset sanovat usein olevansa joustavia. Parempi mittari on se, mitä he oikeasti tekivät, kun olosuhteet muuttuivat.

Kysy:

• Oppivatko he nopeasti, kun prosessi muuttui?
• Mukautuivatko he ilman tekosyitä?
• Ottivatko he aloitteen, kun tiimillä oli paineita?
• Odottivatko he, että jokainen askel kerrotaan heille, vai ratkaisivatko he ongelmia proaktiivisesti?

Aiempi käyttäytyminen on yleensä paras ennuste tulevasta suoriutumisesta muuttuvassa ympäristössä.

2. Tarkkaile, miten he sietävät epävarmuutta

Kasvavissa yrityksissä ei harvoin ole täydellistä tietoa. Uudet työntekijät, uudet toimittajat, uudet sääntelyvaatimukset ja uudet asiakkaiden tarpeet saapuvat usein ennen kuin prosessi on täysin määritelty.

Jotkut ihmiset terävöityvät epävarmuudessa. Toiset jäävät odottamaan, kunnes kaikki yksityiskohdat on lyöty lukkoon. Ero on tärkeä.

Muutoskykyinen henkilö pystyy tekemään parhaan käytettävissä olevan päätöksen ja tarkistamaan sen, kun uutta tietoa tulee.

3. Mittaa oppimisnopeutta

Kyky oppia nopeasti on arvokkaampi kuin kyky näyttää kokeneelta.

Kiinnitä huomiota siihen, pystyykö henkilö ottamaan palautetta vastaan, muuttamaan toimintaansa ja kehittymään virheen jälkeen. Parhaat työntekijät eivät ole niitä, jotka eivät koskaan epäonnistu. He ovat niitä, jotka toipuvat älykkäästi.

4. Arvioi viestintää paineen alla

Kun muutos on vaikeaa, viestinnän laatu heikkenee ennen toteutusta.

Vahva tiimin jäsen ei levitä sekavuutta, piilota huonoja uutisia tai aiheuta tarpeetonta draamaa. Hän viestii selkeästi, nostaa ongelmat esiin varhain ja pitää ihmiset linjassa.

5. Harkitse roolin joustavuutta

Jotkut ihmiset voivat onnistua vain kapealla alueella. Toiset voivat kantaa useita toimintoja jonkin aikaa yrityksen sopeutuessa.

Tämä joustavuus on ratkaisevaa alkuvaiheen yrityksessä, jossa yhden henkilön on ehkä hoidettava asiakastuki, dokumentointi ja prosessien kehittäminen saman viikon aikana.

Oikeat ihmiset oikeisiin rooleihin

Kun ymmärrät, miten ihmiset reagoivat muutokseen ja kuinka monipuolisia he ovat, seuraava askel on sijoittelu.

Yleinen virhe on ylentää joku siksi, että hän on luotettava nykyisessä roolissaan, ja huomata sitten, ettei hän sovi laajempaan vastuuseen, joka liittyy muutosjohtamiseen.

Parempi sijoittelu näyttää tältä:

• sijoita proaktiiviset, monipuoliset ihmiset rooleihin, joissa tarvitaan muutosta ja päätöksentekoa
• sijoita tukevat, luotettavat ihmiset operatiivisiin rooleihin, joissa johdonmukaisuus on tärkeää
• pidä erittäin erikoistuneet ihmiset työssä, joka vastaa heidän osaamisaluettaan
• vältä siirtämästä vastustavia ihmisiä tehtäviin, joissa he voivat häiritä suuria hankkeita

Tämä lähestymistapa suojaa vauhtia. Se vähentää myös riskiä, että yritys menettää aikaa ja rahaa pakottamalla väärän ihmisen väärään tehtävään.

Rakenna yksinkertainen muutoskykyarvioinnin prosessi

Pienille ja kasvaville yrityksille prosessin tulisi olla kevyt mutta johdonmukainen.

Vaihe 1: Tunnista kriittiset roolit

Aloita niistä tehtävistä, jotka ovat tärkeimpiä seuraavaa kasvuvaihetta varten. Niihin voi kuulua operatiivinen toiminta, myynti, talous, sääntelyn noudattaminen, asiakassuccess tai henkilöstöjohtaminen.

Vaihe 2: Arvioi suoriutuminen siirtymien aikana

Tarkastele, miten kukin tiimin jäsen selviytyi viimeaikaisista muutoksista. Auttoko hän yritystä liikkumaan nopeammin vai aiheuttiko hän kitkaa?

Vaihe 3: Vertaa laajuutta ja osaamista

Erota nykyinen suorituskyky tulevasta potentiaalista. Henkilö voi olla erinomainen tänään ja silti väärä henkilö huomisen rooliin.

Vaihe 4: Päätä, kehitätkö, pidätkö vai vaihdatko

Kaikki yhteensopimattomuudet eivät vaadi välitöntä lähtöä. Jotkut voivat kasvaa suurempiin vastuihin oikealla tuella. Toiset kannattaa pitää vakaassa roolissa. Ja jotkut eivät pitäisi joutua muutospainotteisiin tehtäviin lainkaan.

Vaihe 5: Palaa arvioon säännöllisesti

Kun yritys muuttuu, myös käsityksen tiimistä pitäisi muuttua. Henkilö, joka ei ollut valmis kuusi kuukautta sitten, voi nyt olla oikea valinta. Toinen henkilö voi olla saavuttanut nykyisen roolinsa rajat.

Mitä perustajat usein jättävät huomaamatta

Perustajat ovat yleensä hyviä tunnistamaan kunnianhimon. He ovat usein vähemmän tarkkoja tunnistamaan muutoskykyä.

Se johtaa kolmeen yleiseen virheeseen:

• uskollisuuden sekoittaminen valmiuteen
• senioriteetin sekoittaminen johtajuuskykyyn
• teknisen osaamisen sekoittaminen mukautuvuuteen

Pitkään talossa ollut työntekijä voi tuntea liiketoiminnan syvällisesti mutta silti kärsiä, kun yritys tarvitsee uuden toimintamallin. Vahva yksilösuorittaja voi olla välttämätön yhdessä funktiossa mutta tehoton toisessa. Tehtävä on erottaa se, mikä on hyödyllistä nyt, siitä, mikä on hyödyllistä seuraavaksi.

Miten tämä liittyy yrityksen perustamiseen ja kasvuun

Tiimin rakentamisen tulisi vastata sitä, miten rakennat yrityksesi.

Kun perustat LLC-yhtiön tai osakeyhtiön, et täytä vain papereita. Luot rakenteen, joka tukee omistajuutta, päätöksentekoa, vastuunjakoa ja kasvua. Kun yrityksesi kypsyy, tämän rakenteen sisällä olevien ihmisten täytyy vastata yrityksen uusiin vaatimuksiin.

Se tarkoittaa:

• selkeiden roolien asettamista varhain
• toistuvien prosessien dokumentointia
• asianmukaisten compliance-käytäntöjen ylläpitämistä
• johtajien ja tekijöiden valitsemista, joilla on oikea yhdistelmä vakautta ja mukautuvuutta
• järjestelmien rakentamista niin, etteivät ne ole riippuvaisia yhdestä henkilöstä, joka pitää kaiken kasassa

Perustajille, jotka käyttävät Zenindia yrityksen perustamiseen ja ylläpitoon, laajempi oppi on yksinkertainen: hyvin rakennettu yritys tarvitsee hyvin sijoitetun tiimin. Perustaminen on alku. Skaalaaminen edellyttää oikeiden ihmisten ja oikeiden vastuiden yhdistämistä.

Käytännöllinen viitekehys seuraavaan päätökseesi

Ennen kuin annat jollekulle vastuuta kriittisestä muutoshankkeesta, kysy:

• Onko tämä henkilö käsitellyt epävarmuutta hyvin aiemmin?
• Oppiiko hän riittävän nopeasti yrityksen vauhtiin?
• Pystyykö hän toimimaan useissa funktioissa tarvittaessa?
• Viestikö hän selkeästi, kun suunnitelmat muuttuvat?
• Kiihdyttääkö hän muutoshanketta vai hidastaako sitä?

Jos useimpiin näistä kysymyksistä vastaus on kyllä, henkilö voi olla valmis laajempaan rooliin. Jos ei, ongelma on todennäköisesti sijoittelu eikä ponnistelu.

Johtopäätös

Yritys ei kasva vain lisäämällä ihmisiä. Se kasvaa sijoittamalla oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin yrityksen kehittyessä.

Parhaat tiimit eivät rakennu pelkkien tittelin ympärille. Ne rakentuvat muutoskyvyn, oppimisnopeuden, viestinnän ja monipuolisuuden varaan. Kun arvioit näitä piirteitä huolellisesti, teet parempia rekrytointi- ja ylennyspäätöksiä sekä parempia organisaatiovalintoja.

Perustajille ja pienyritysten omistajille tämä kurinalaisuus on osa vastuullista skaalaamista. Se auttaa suojaamaan vauhtia, vähentämään kitkaa ja luomaan yrityksen, joka pystyy sopeutumaan menettämättä hallintaa.

Muutos tulee jatkumaan. Todellinen etu on rakentaa tiimi, joka on siihen valmis.