Ανάληψη Ευθύνης για την Ομαδική Εργασία: Ένας Οδηγός για Ιδρυτές για Καλύτερη Συνεργασία

Η ομαδική εργασία συχνά περιγράφεται ως ζήτημα κουλτούρας, ηγεσίας ή επικοινωνίας. Στην πράξη, είναι και τα τρία. Για τους ιδρυτές και τους μικρούς επιχειρηματίες, η ομαδική εργασία γίνεται ιδιαίτερα σημαντική, επειδή οι εταιρείες στα πρώτα τους στάδια σπάνια έχουν το πλεονέκτημα των σαφών ορίων, των μεγάλων ομάδων ή των πολλαπλών επιπέδων διοίκησης. Όλοι πρέπει να συμβάλλουν, να προσαρμόζονται και να επικοινωνούν αποτελεσματικά.

Γι’ αυτό η ευθύνη για την ομαδική εργασία δεν μπορεί να αφεθεί μόνο στους managers ή στους επικεφαλής ομάδων. Είναι μια προσωπική δεξιότητα. Είναι επίσης και επιχειρηματική δεξιότητα. Όταν κάθε άτομο αντιμετωπίζει τη συνεργασία ως δική του ευθύνη, ολόκληρη η εταιρεία κινείται ταχύτερα, κάνει λιγότερα λάθη και διαχειρίζεται την πίεση με μεγαλύτερη σταθερότητα.

Για τους νέους επιχειρηματίες που χτίζουν εταιρείες μέσω της Zenind και πέρα από αυτήν, αυτό έχει σημασία από την πρώτη κιόλας ημέρα. Μια ισχυρή δήλωση σύστασης είναι μόνο η αρχή. Η πραγματική μακροπρόθεσμη πρόκληση είναι να δημιουργηθεί μια ομάδα που μπορεί να εκτελεί αξιόπιστα μαζί.

Γιατί η ομαδική εργασία είναι προσωπική ευθύνη

Πολλοί πιστεύουν ότι η ομαδική εργασία πετυχαίνει όταν όλοι τα πηγαίνουν καλά μεταξύ τους. Αυτό είναι υπερβολικά περιορισμένο. Η πραγματική ομαδική εργασία πετυχαίνει όταν οι άνθρωποι κάνουν με συνέπεια τη δουλειά που καθιστά δυνατά τα κοινά αποτελέσματα.

Αυτό περιλαμβάνει:

• Να ξεκαθαρίζουν τις προσδοκίες πριν μεγαλώσουν τα προβλήματα
• Να τηρούν συμφωνίες και προθεσμίες
• Να εκφράζουν έγκαιρα τις ανησυχίες τους αντί να τις κρατούν μέσα τους
• Να δέχονται την ανατροφοδότηση χωρίς αμυντικότητα
• Να αναλαμβάνουν την ευθύνη όταν συμβαίνουν λάθη
• Να βοηθούν τους άλλους να πετυχαίνουν, όχι μόνο να προστατεύουν τις δικές τους εργασίες

Όταν κάποιος λέει, «Η ομάδα απέτυχε», συνήθως είναι πιο ακριβές να ρωτήσουμε: «Τι έκανα εγώ, ή τι δεν έκανα, που επηρέασε το αποτέλεσμα;» Αυτή η ερώτηση δεν αφορά την επίρριψη ευθυνών. Αφορά τον έλεγχο. Αν μπορείτε να εντοπίσετε την επιρροή σας, μπορείτε να βελτιώσετε το αποτέλεσμα την επόμενη φορά.

Η διαφορά ανάμεσα στη λογοδοσία και την ευθύνη

Η λογοδοσία συχνά ανατίθεται. Η ευθύνη επιλέγεται.

Ένας ιδρυτής μπορεί να αναθέσει σε ένα άτομο τη διαχείριση της μισθοδοσίας, των λειτουργιών, του μάρκετινγκ ή της εξυπηρέτησης πελατών. Αλλά καμία ανάθεση από μόνη της δεν εγγυάται την αίσθηση ιδιοκτησίας. Ένα υπεύθυνο μέλος της ομάδας κάνει περισσότερα από το να ολοκληρώνει εργασίες. Παρατηρεί τους κινδύνους, επικοινωνεί καθαρά και σκέφτεται μπροστά.

Αυτή η διαφορά έχει σημασία στις μικρές επιχειρήσεις, επειδή μια ομάδα με ανατεθειμένη λογοδοσία αλλά λίγη προσωπική ευθύνη γίνεται εύθραυστη. Η δουλειά γίνεται μόνο όταν κάποιος παρακολουθεί. Τα προβλήματα κρύβονται μέχρι να γίνουν ακριβά. Οι συγκρούσεις παραμένουν επειδή κανείς δεν θέλει να τις αντιμετωπίσει άμεσα.

Η ευθύνη αλλάζει αυτή τη δυναμική. Μετατρέπει τη συνεργασία σε κοινή συνήθεια αντί για επιβεβλημένη δομή.

Πώς δίνουν τον τόνο οι ιδρυτές

Η συμπεριφορά του ιδρυτή γίνεται το πρότυπο. Αν η ηγεσία αποφεύγει τις δύσκολες συζητήσεις, η ομάδα μαθαίνει να τις αποφεύγει κι αυτή. Αν η ηγεσία τηρεί τις υποσχέσεις της, είναι προετοιμασμένη και επικοινωνεί ανοιχτά, η ομάδα είναι πιο πιθανό να κάνει το ίδιο.

Οι ιδρυτές επηρεάζουν την ομαδική εργασία με πέντε κρίσιμους τρόπους:

1. Καθορίζουν πώς μοιάζει η καλή επικοινωνία.
2. Αποφασίζουν αν οι χαμένες δεσμεύσεις θα αντιμετωπιστούν ή θα αγνοηθούν.
3. Θέτουν το πρότυπο για την τήρηση των υποσχέσεων.
4. Καθορίζουν πώς αντιμετωπίζονται οι συγκρούσεις.
5. Διαμορφώνουν το αν οι άνθρωποι νιώθουν ασφαλείς να μιλούν ειλικρινά.

Ένας ιδρυτής δεν χρειάζεται να ελέγχει κάθε αλληλεπίδραση. Αλλά χρειάζεται να δημιουργεί το περιβάλλον στο οποίο η υπεύθυνη συνεργασία αναμένεται.

Εννέα συνήθειες υπεύθυνης ομαδικής εργασίας

1. Αναλάβετε την αντίδρασή σας

Όταν κάτι πάει στραβά, είναι δελεαστικό να επικεντρωθείτε στο ποιος προκάλεσε το πρόβλημα. Μια πιο χρήσιμη ερώτηση είναι: Ποια είναι η επόμενη καλύτερη αντίδρασή μου;

Τα υπεύθυνα μέλη της ομάδας δεν αρνούνται την πραγματικότητα και δεν περιμένουν από κάποιον άλλον να διορθώσει τα πάντα. Δρουν. Κάνουν ερωτήσεις, προσαρμόζουν τα σχέδια και κρατούν το έργο σε κίνηση.

2. Μιλήστε άμεσα

Η έμμεση επικοινωνία δημιουργεί σύγχυση. Αν ένας συνεργάτης δεν τήρησε μια δέσμευση, μιλήστε του άμεσα και με σεβασμό. Μην αφήνετε την απογοήτευση να μετατρέπεται σε συζητήσεις πίσω από την πλάτη, αόριστα παράπονα ή παθητική αντίσταση.

Η άμεση επικοινωνία προστατεύει την εμπιστοσύνη. Δίνει επίσης στους ανθρώπους την ευκαιρία να διορθώσουν το ζήτημα πριν μεγαλώσει.

3. Κρατήστε τις συμφωνίες μικρές και ξεκάθαρες

Πολλά προβλήματα ομαδικής εργασίας ξεκινούν από ασαφείς υποσχέσεις. Το «Θα το αναλάβω σύντομα» δεν είναι αξιόπιστη συμφωνία. Καλύτερες συμφωνίες καθορίζουν ποιος θα κάνει τι, μέχρι πότε και πώς θα μετρηθεί η επιτυχία.

Οι ξεκάθαρες δεσμεύσεις μειώνουν τις παρεξηγήσεις και κάνουν τη λογοδοσία πιο εύκολη.

4. Παρατηρήστε πότε αλλάζουν οι προσδοκίες

Οι επιχειρηματικές συνθήκες αλλάζουν γρήγορα. Ένα σχέδιο που λειτουργούσε τον περασμένο μήνα μπορεί να μην έχει πλέον νόημα αυτόν τον μήνα. Οι υπεύθυνες ομάδες επανεξετάζουν τις παραδοχές αντί να προσποιούνται ότι οι παλιές συμφωνίες εξακολουθούν να ταιριάζουν στις νέες πραγματικότητες.

Αυτό σημαίνει ότι ρωτάμε:

• Έχει αλλάξει το χρονοδιάγραμμα;
• Έχει αλλάξει το εύρος;
• Έχει αλλάξει η προτεραιότητα;
• Χρειαζόμαστε νέα συμφωνία;

5. Αντιμετωπίστε την απογοήτευση πριν γίνει δυσαρέσκεια

Η σιωπηλή απογοήτευση είναι ακριβή. Μειώνει το ηθικό, αποδυναμώνει την εμπιστοσύνη και κάνει τη συνεργασία να φαίνεται πιο βαριά απ’ όσο θα έπρεπε.

Όταν κάτι σας ενοχλεί, ασχοληθείτε νωρίς. Αν το ζήτημα είναι μικρό, παραμένει μικρό. Αν περιμένετε, συνήθως γίνεται πιο δύσκολο να λυθεί.

6. Διαχωρίστε το άτομο από το πρόβλημα

Οι ισχυρές ομάδες μπορούν να συζητούν λάθη χωρίς να μετατρέπουν κάθε λάθος σε κρίση χαρακτήρα. Μια χαμένη προθεσμία δεν αποδεικνύει ότι κάποιος είναι αδιάφορος. Μια κακή απόφαση δεν αποδεικνύει ότι κάποιος είναι ανίκανος.

Αυτή η διάκριση κρατά τη συζήτηση επικεντρωμένη στη βελτίωση αντί στη ντροπή.

7. Μάθετε από τις ανατροπές

Κάθε σύγκρουση, καθυστέρηση ή χαμένη προσδοκία περιέχει πληροφορία. Το ερώτημα είναι αν η ομάδα θα αντλήσει αυτή την πληροφορία ή απλώς θα επαναλάβει το ίδιο μοτίβο.

Μετά από μια ανατροπή, ρωτήστε:

• Τι συνέβη;
• Τι υποθέσαμε που αποδείχθηκε λανθασμένο;
• Ποια προειδοποιητικά σημάδια αγνοήσαμε;
• Τι πρέπει να κάνουμε διαφορετικά την επόμενη φορά;

8. Προστατέψτε τον σκοπό της ομάδας

Μια ομάδα χάνει ενέργεια όταν οι άνθρωποι χάνουν από τα μάτια τους γιατί έχει σημασία η δουλειά. Ο σκοπός δεν είναι απλώς εμπνευσμένη γλώσσα. Είναι ένα πρακτικό εργαλείο για τη λήψη αποφάσεων.

Όταν μια ομάδα γνωρίζει τον σκοπό της, μπορεί να αξιολογεί τις επιλογές πιο γρήγορα. Μπορεί να λέει όχι στους περισπασμούς. Μπορεί να δίνει προτεραιότητα στη δουλειά που πραγματικά έχει σημασία.

9. Συνεισφέρετε πριν απαιτήσετε

Τα καλύτερα μέλη της ομάδας δεν περιμένουν να τους ζητηθεί κάθε φορά. Αναζητούν τρόπους να μειώσουν την τριβή, να μοιραστούν πληροφορίες και να βοηθήσουν τους άλλους να πετύχουν.

Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι τεκμηριώνουν μια διαδικασία, απαντούν σε μια ερώτηση, τακτοποιούν μια παράδοση εργασίας ή λύνουν ένα επαναλαμβανόμενο ζήτημα πριν φτάσει σε ολόκληρη την ομάδα.

Η ομαδική εργασία σε περιβάλλον startup

Τα startups και οι μικρές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν μια ιδιαίτερη πρόκληση: σπάνια υπάρχει αρκετός χρόνος, χρήματα ή στελέχωση για να απορροφηθεί για πολύ η κακή ομαδική εργασία.

Μια αδύναμη ομάδα μπορεί να εξαντλήσει μια νέα επιχείρηση με προφανείς και πιο διακριτικούς τρόπους:

• Οι χαμένες προθεσμίες οδηγούν σε χαμένους πελάτες
• Οι κακές παραδόσεις εργασίας δημιουργούν επιπλέον δουλειά
• Η άλυτη ένταση επιβραδύνει την εκτέλεση
• Η ασαφής ιδιοκτησία προκαλεί διπλή προσπάθεια
• Η χαμηλή εμπιστοσύνη δυσκολεύει τη γρήγορη προσαρμογή

Από την άλλη πλευρά, μια υπεύθυνη ομάδα μπορεί να αντισταθμίσει πολλούς περιορισμούς. Μπορεί να μην έχει τον μεγαλύτερο προϋπολογισμό, αλλά μπορεί να είναι πειθαρχημένη, ευέλικτη και ανθεκτική.

Αυτός είναι ένας λόγος που η σύσταση και η δομή έχουν σημασία. Όταν μια επιχείρηση χτίζεται σκόπιμα από την αρχή, γίνεται ευκολότερο να ανατεθούν ρόλοι, να οριστούν προσδοκίες και να δημιουργηθεί μια κουλτούρα υπευθυνότητας.

Πώς μοιάζει η υπεύθυνη συνεργασία στην καθημερινότητα

Η υπεύθυνη συνεργασία δεν είναι αφηρημένη. Εκδηλώνεται σε συνηθισμένες αποφάσεις.

Ένα υπεύθυνο μέλος της ομάδας:

• Επιβεβαιώνει προθεσμίες αντί να τις θεωρεί δεδομένες
• Ενημερώνει τους άλλους όταν έχει μπλοκάρει
• Παραδέχεται όταν έκανε λάθος
• Ζητά διευκρινίσεις αντί να μαντεύει
• Μοιράζεται την αναγνώριση όταν τα πράγματα πάνε καλά
• Αναλαμβάνει δράση όταν κάτι χρειάζεται προσοχή
• Σέβεται τον χρόνο των άλλων

Αυτές οι συνήθειες μπορεί να φαίνονται μικρές, αλλά με τον χρόνο διαμορφώνουν την αξιοπιστία ολόκληρου του οργανισμού.

Πώς να χτίσετε μια πιο υπεύθυνη ομάδα

Αν θέλετε καλύτερη ομαδική εργασία, ξεκινήστε από τα συστήματα που τη στηρίζουν.

Ορίστε ξεκάθαρους ρόλους

Κάθε άτομο πρέπει να ξέρει τι αναλαμβάνει και πώς ο ρόλος του συνδέεται με τους άλλους. Η σύγχυση στους ρόλους δημιουργεί συγκρούσεις πιο γρήγορα απ’ όσο περιμένουν οι περισσότεροι ιδρυτές.

Καθορίστε κανόνες επικοινωνίας

Αποφασίστε πώς η ομάδα πρέπει να επικοινωνεί ενημερώσεις, να αναφέρει ζητήματα και να επιλύει διαφωνίες. Οι κανόνες μειώνουν την ασάφεια και κάνουν τη συνεργασία πιο προβλέψιμη.

Ελέγχετε τις δεσμεύσεις τακτικά

Ένα σύντομο εβδομαδιαίο check-in μπορεί να αποτρέψει μια μακριά λίστα εκπλήξεων. Ελέγξτε την πρόοδο, τα εμπόδια και τις μεταβαλλόμενες προτεραιότητες πριν μετατραπούν σε μεγαλύτερα ζητήματα.

Επιβραβεύστε την ειλικρίνεια

Αν οι άνθρωποι φοβούνται την τιμωρία επειδή είπαν την αλήθεια, θα κρύβουν τα προβλήματα. Οι ηγέτες πρέπει να επιβραβεύουν τα έγκαιρα προειδοποιητικά σημάδια, την ειλικρίνεια και τη σκεπτόμενη διαφωνία.

Δώστε το παράδειγμα της αποκατάστασης

Όλοι κάνουν λάθη. Οι ισχυροί ηγέτες τα διορθώνουν γρήγορα. Αυτό σημαίνει ότι αναγνωρίζουν το ζήτημα, ζητούν συγγνώμη όταν χρειάζεται και διορθώνουν την πορεία χωρίς δράμα.

Ο ρόλος της εμπιστοσύνης

Η εμπιστοσύνη δεν χτίζεται με τέλεια απόδοση. Χτίζεται με αξιόπιστη συμπεριφορά στον χρόνο.

Οι άνθρωποι εμπιστεύονται τους συνεργάτες που:

• Λένε τι θα κάνουν
• Κάνουν αυτό που είπαν
• Παραδέχονται όταν κάτι αλλάζει
• Επικοινωνούν έγκαιρα όταν εμφανιστεί πρόβλημα
• Φέρονται στους άλλους με σεβασμό κατά τη διάρκεια της σύγκρουσης

Αν η εμπιστοσύνη είναι χαμηλή, η ομάδα θα ξοδεύει περισσότερο χρόνο ελέγχοντας, αμφισβητώντας και προστατεύοντας τον εαυτό της. Αν η εμπιστοσύνη είναι υψηλή, η ομάδα μπορεί να αφιερώσει περισσότερη ενέργεια στην ίδια τη δουλειά.

Συμπέρασμα

Η ομαδική εργασία δεν είναι απλώς θέμα χημείας ή ομαδικού πνεύματος. Είναι το αποτέλεσμα της ατομικής ευθύνης που επαναλαμβάνεται με συνέπεια στον χρόνο.

Για τους ιδρυτές και τους επιχειρηματίες, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να χτίζουν ομάδες όπου οι άνθρωποι αναλαμβάνουν τις πράξεις τους, επικοινωνούν καθαρά και διορθώνουν έγκαιρα τα προβλήματα. Σημαίνει επίσης ότι πρέπει να ηγούνται με τρόπο που κάνει την υπεύθυνη συνεργασία ευκολότερη για όλους τους άλλους.

Μια εταιρεία γίνεται ισχυρότερη όταν κάθε άτομο καταλαβαίνει ότι η ομαδική εργασία δεν είναι κάτι που του επιβάλλεται. Είναι κάτι που εξασκεί κάθε μέρα.