A csapatmunkáért vállalt felelősség: alapítói útmutató a jobb együttműködéshez

A csapatmunkát gyakran kultúra-kérdésként, vezetői kérdésként vagy kommunikációs kérdésként írják le. A gyakorlatban mindhárom egyszerre. Az alapítók és a kisvállalkozók számára a csapatmunka különösen fontossá válik, mert a korai szakaszban lévő cégek ritkán engedhetik meg maguknak a tiszta határokat, a nagy csapatokat vagy a többrétegű vezetést. Mindenkinek hozzá kell járulnia, alkalmazkodnia kell és jól kell kommunikálnia.

Ezért a csapatmunkáért viselt felelősséget nem lehet kizárólag a menedzserekre vagy a csapatvezetőkre hagyni. Ez személyes készség is. És üzleti készség is. Amikor mindenki a saját felelősségének tekinti az együttműködést, az egész vállalat gyorsabban halad, kevesebb hibát követ el, és nagyobb stabilitással kezeli a nyomást.

Az új vállalkozók számára, akik Zenind segítségével és azon túl építik cégeiket, ez már az első naptól számít. Egy erős alapítási bejelentés csak a kezdet. Az igazi hosszú távú kihívás egy olyan csapat felépítése, amely megbízhatóan tud együtt dolgozni.

Miért személyes felelősség a csapatmunka

Sokan azt gondolják, hogy a csapatmunka akkor sikeres, ha mindenki jól kijön egymással. Ez túl szűk értelmezés. A valódi csapatmunka akkor sikeres, ha az emberek következetesen elvégzik azt a munkát, amely lehetővé teszi a közös eredményeket.

Ide tartozik:

• Az elvárások tisztázása, mielőtt a problémák növekednének
• A megállapodások és határidők betartása
• Az aggodalmak korai jelzése ahelyett, hogy csendben neheztelnénk
• A visszajelzés elfogadása védekező magatartás nélkül
• Felelősségvállalás a hibák elkövetésekor
• Mások sikerének segítése, nem csak a saját feladatok védelme

Amikor valaki azt mondja, hogy „A csapat megbukott”, általában pontosabb ezt kérdezni: „Mit tettem én, vagy mit nem tettem meg, ami befolyásolta az eredményt?” Ez a kérdés nem a hibáztatásról szól. Hanem az irányításról. Ha az ember felismeri a saját hatását, legközelebb javíthat az eredményen.

A felelősség és az elszámoltathatóság közötti különbség

Az elszámoltathatóságot gyakran kijelölik. A felelősséget viszont választják.

Egy alapító kijelölhet valakit a bérszámfejtés, az üzemeltetés, a marketing vagy az ügyfélszolgálat kezelésére. De önmagában egy megbízás még nem garantálja a felelősségvállalást. Egy felelős csapattag többet tesz a feladatok elvégzésénél. Észreveszi a kockázatot, világosan kommunikál és előre gondolkodik.

Ez a különbség a kisvállalkozásokban különösen fontos, mert az a csapat, amelynek ugyan van kijelölt elszámoltathatósága, de kevés benne a személyes felelősség, törékennyé válik. A munka csak akkor készül el, ha valaki figyel. A problémák el vannak rejtve, amíg költségessé nem válnak. A konfliktusok pedig elhúzódnak, mert senki sem akarja őket közvetlenül kezelni.

A felelősség megváltoztatja ezt a dinamikát. Az együttműködést közös szokássá alakítja, nem pedig kikényszerített struktúrává.

Hogyan határozzák meg az alapítók a hangnemet

Az alapító viselkedése válik mintává. Ha a vezetés kerüli a nehéz beszélgetéseket, a csapat is ezt tanulja meg. Ha a vezetés tartja az ígéreteit, felkészülten jelenik meg és nyíltan kommunikál, nagyobb az esélye, hogy a csapat is ezt teszi.

Az alapítók öt kulcsfontosságú módon befolyásolják a csapatmunkát:

1. Meghatározzák, mit jelent a jó kommunikáció.
2. Eldöntik, hogy a be nem tartott vállalásokat kezelik vagy figyelmen kívül hagyják.
3. Felállítják a következetes teljesítés mércéjét.
4. Meghatározzák, hogyan kezelik a konfliktusokat.
5. Formálják azt, hogy az emberek biztonságban érzik-e magukat őszinte beszéd közben.

Egy alapítónak nem kell minden interakciót irányítania. De létre kell hoznia azt a környezetet, amelyben a felelősségteljes együttműködés elvárás.

A felelősségteljes csapatmunka kilenc szokása

1. Vállalja a saját reakcióját

Amikor valami rosszul alakul, csábító lehet arra összpontosítani, ki okozta a problémát. Hasznosabb kérdés ez: Mi a következő legjobb lépésem?

A felelősségteljes csapattagok nem tagadják a valóságot, és nem várják meg, hogy valaki más oldjon meg mindent. Cselekszenek. Kérdeznek, módosítják a terveket, és mozgásban tartják a projektet.

2. Beszéljen közvetlenül

A közvetett kommunikáció zavart szül. Ha egy csapattag nem tartott be egy vállalást, beszéljen vele közvetlenül és tisztelettel. Ne hagyja, hogy a frusztráció mellébeszélésbe, homályos panaszokba vagy passzív ellenállásba forduljon.

A közvetlen kommunikáció megvédi a bizalmat. Emellett lehetőséget ad az embereknek arra is, hogy kijavítsák a problémát, mielőtt az tovább nőne.

3. Tartsa a megállapodásokat kicsinek és egyértelműnek

Sok csapatmunka-probléma homályos ígéretekből indul. Az „Elintézem hamarosan” nem megbízható megállapodás. A jobb megállapodások pontosan meghatározzák, ki mit csinál, meddigre, és hogyan mérik a sikert.

Az egyértelmű vállalások csökkentik a félreértéseket és könnyebbé teszik az elszámoltathatóságot.

4. Vegye észre, amikor megváltoznak az elvárások

Az üzleti körülmények gyorsan változnak. Ami múlt hónapban működött, az lehet, hogy ebben a hónapban már nem állja meg a helyét. A felelősségteljes csapatok újraértékelik a feltételezéseiket, ahelyett hogy úgy tennének, mintha a régi megállapodások még mindig illenének az új helyzethez.

Ez azt jelenti, hogy felteszik ezeket a kérdéseket:

• Változott az ütemterv?
• Változott a terjedelem?
• Változott a prioritás?
• Szükség van új megállapodásra?

5. Kezelje a frusztrációt, mielőtt nehezteléssé keményedne

A ki nem mondott frusztráció drága. Lerontja a morált, gyengíti a bizalmat, és nehezebbé teszi az együttműködést, mint amilyennek lennie kellene.

Ha valami zavarja, kezelje korán. Ha a probléma kicsi, kicsi is marad. Ha vár, általában nehezebb lesz megoldani.

6. Válassza el az embert a problémától

Az erős csapatok tudnak hibákról beszélni anélkül, hogy minden hibát jellemítéletként kezelnének. Egy elmulasztott határidő nem bizonyítja, hogy valaki hanyag. Egy rossz döntés nem bizonyítja, hogy valaki alkalmatlan.

Ez a különbségtétel segít abban, hogy a beszélgetés a fejlődésre összpontosítson, ne a szégyenre.

7. Tanuljon a zavaró helyzetekből

Minden konfliktus, késés vagy elmaradt elvárás információt hordoz. A kérdés az, hogy a csapat kinyeri-e ezt az információt, vagy egyszerűen megismétli ugyanazt a mintát.

Egy zavaró helyzet után kérdezze meg:

• Mi történt?
• Mit feltételeztünk, ami végül tévesnek bizonyult?
• Milyen figyelmeztető jeleket hagytunk figyelmen kívül?
• Mit kellene legközelebb másképp csinálnunk?

8. Védje a csapat célját

A csapat energiát veszít, amikor az emberek szem elől tévesztik, miért fontos a munka. A cél nem csak inspiráló nyelvezet. Gyakorlati eszköz a döntéshozatalhoz.

Amikor egy csapat ismeri a célját, gyorsabban tudja mérlegelni a kompromisszumokat. Könnyebben mond nemet a zavaró tényezőkre. És a valóban fontos munkára tud összpontosítani.

9. Hozzájáruljon, mielőtt igényelne

A legjobb csapattagok nem várják meg, hogy minden alkalommal megkérjék őket. Olyan lehetőségeket keresnek, amelyekkel csökkenthetik a súrlódást, megoszthatják az információt és segíthetik mások sikerét.

Ez jelentheti egy folyamat dokumentálását, egy kérdés megválaszolását, egy átadás rendbe tételét vagy egy visszatérő probléma megoldását, mielőtt az elérné az egész csoportot.

Csapatmunka startup környezetben

A startupok és a kisvállalkozások sajátos kihívással szembesülnek: ritkán van elég idő, pénz vagy személyzet ahhoz, hogy hosszú ideig elviseljék a rossz csapatmunkát.

Egy gyenge csapat több nyilvánvaló és rejtett módon is felemészthet egy fiatal vállalkozást:

• Az elmulasztott határidők elveszett ügyfelekhez vezetnek
• A rossz átadások utómunkát okoznak
• A fel nem oldott feszültség lassítja a végrehajtást
• A tisztázatlan felelősségi körök megkettőzik az erőfeszítéseket
• Az alacsony bizalom megnehezíti a gyors alkalmazkodást

Ezzel szemben egy felelősségteljes csapat sok korlátot ellensúlyozhat. Lehet, hogy nincs a legnagyobb költségvetése, de akkor is lehet fegyelmezett, gyorsan reagáló és ellenálló.

Ez az egyik oka annak, hogy az alapítás és a struktúra számít. Ha egy vállalkozást már a kezdetektől tudatosan építenek fel, könnyebb szerepeket kijelölni, elvárásokat meghatározni és olyan kultúrát létrehozni, ahol az emberek felelősséget vállalnak.

Hogyan néz ki a felelősségteljes együttműködés a mindennapokban

A felelősségteljes együttműködés nem elvont fogalom. A hétköznapi döntésekben jelenik meg.

Egy felelősségteljes csapattag:

• Megerősíti a határidőket ahelyett, hogy feltételezné őket
• Tájékoztatja a többieket, ha akadályba ütközik
• Elismeri, ha hibázott
• Tisztázást kér a találgatás helyett
• Megosztja az elismerést, amikor jól mennek a dolgok
• Cselekszik, amikor valami figyelmet igényel
• Tiszteletben tartja mások idejét

Ezek a szokások kicsinek tűnhetnek, de idővel az egész szervezet megbízhatóságát formálják.

Hogyan építsen felelősségteljesebb csapatot

Ha jobb csapatmunkát szeretne, kezdje az azt körülvevő rendszerekkel.

Határozza meg világosan a szerepeket

Mindenkinek tudnia kell, miért felel, és hogyan kapcsolódik a szerepe másokéhoz. A szerepkörök körüli zavar gyorsabban szül konfliktust, mint azt a legtöbb alapító várná.

Határozzon meg kommunikációs normákat

Döntse el, hogyan kommunikáljon a csapat frissítéseket, hogyan jelezzen problémákat és hogyan oldja fel az ellentéteket. A normák csökkentik a kétértelműséget és kiszámíthatóbbá teszik az együttműködést.

Rendszeresen vizsgálja felül a vállalásokat

Egy rövid heti egyeztetés sok meglepetést megelőzhet. Tekintse át a haladást, az akadályokat és a változó prioritásokat, mielőtt nagyobb problémává válnának.

Jutalmazza az őszinteséget

Ha az emberek félnek a büntetéstől, amikor igazat mondanak, el fogják rejteni a problémákat. A vezetőknek jutalmazniuk kell a korai figyelmeztető jeleket, az őszinteséget és az átgondolt nézeteltéréseket.

Mutasson példát a helyreállításra

Mindenki hibázik. Az erős vezetők gyorsan helyrehozzák ezeket. Ez azt jelenti, hogy elismerik a problémát, szükség esetén bocsánatot kérnek, és dráma nélkül korrigálják az irányt.

A bizalom szerepe

A bizalom nem a tökéletes teljesítményből épül. Hanem a hosszú távon következetes, megbízható viselkedésből.

Az emberek bíznak azokban a csapattársakban, akik:

• Kimondják, mit fognak tenni
• Megteszik, amit mondtak
• Elismerik, ha valami változik
• Korán jeleznek, amikor baj körvonalazódik
• Tisztelettel bánnak másokkal konfliktus közben

Ha alacsony a bizalom, a csapat több időt tölt ellenőrzéssel, második találgatással és önmaga védelmével. Ha magas a bizalom, a csapat több energiát fordíthat magára a munkára.

Következtetés

A csapatmunka nem csupán összhang vagy csoportszellem kérdése. Az egyéni felelősség következetes, hosszú távú gyakorlásának eredménye.

Az alapítók és a vállalkozók számára ez azt jelenti, hogy olyan csapatokat építenek, ahol az emberek vállalják a tetteiket, világosan kommunikálnak és korán kijavítják a problémákat. Azt is jelenti, hogy olyan módon vezetnek, amely mindenki más számára könnyebbé teszi a felelősségteljes együttműködést.

Egy vállalat akkor erősödik, amikor minden ember megérti, hogy a csapatmunka nem valami, amit ráerőltetnek. Hanem valami, amit minden nap gyakorol.