Vastuun ottaminen tiimityöstä: perustajan opas parempaan yhteistyöhön

Tiimityötä kuvataan usein kulttuurikysymykseksi, johtamiskysymykseksi tai viestintäkysymykseksi. Käytännössä se on kaikkia näitä. Perustajille ja pienyritysten omistajille tiimityö on erityisen tärkeää, koska varhaisvaiheen yrityksissä ei useinkaan ole selkeitä rajoja, suuria tiimejä tai johtamisen tasoja. Jokaisen on osallistuttava, mukauduttava ja viestittävä hyvin.

Siksi vastuu tiimityöstä ei voi olla vain esihenkilöiden tai tiiminvetäjien harteilla. Se on henkilökohtainen taito. Se on myös liiketoimintataito. Kun jokainen suhtautuu yhteistyöhön omana vastuutenaan, koko yritys etenee nopeammin, tekee vähemmän virheitä ja kestää painetta vakaammin.

Uusille yrittäjille, jotka rakentavat yrityksiään Zenindin avulla ja sen ulkopuolella, tämä on tärkeää ensimmäisestä päivästä lähtien. Vahva perustamisilmoitus on vasta alku. Todellinen pitkän aikavälin haaste on rakentaa tiimi, joka pystyy toteuttamaan asioita luotettavasti yhdessä.

Miksi tiimityö on henkilökohtainen vastuu

Moni ajattelee, että tiimityö onnistuu silloin, kun kaikki tulevat toimeen keskenään. Se on liian suppea näkemys. Todellinen tiimityö onnistuu silloin, kun ihmiset tekevät johdonmukaisesti sitä työtä, joka tekee yhteisistä tuloksista mahdollisia.

Tähän kuuluu:

• Odotusten selkeyttäminen ennen kuin ongelmat kasvavat
• Sovituista asioista ja määräajoista kiinni pitäminen
• Huolenaiheiden esiin nostaminen ajoissa sen sijaan, että niistä katkeroituisi hiljaa
• Palautteen vastaanottaminen puolustautumatta
• Vastuun ottaminen, kun virheitä tapahtuu
• Toisten onnistumisen tukeminen, ei vain omien tehtävien suojeleminen

Kun joku sanoo: “Tiimi epäonnistui”, on yleensä tarkempaa kysyä: “Mitä minä tein tai jätin tekemättä, joka vaikutti lopputulokseen?” Kyse ei ole syyttelystä. Kyse on hallinnasta. Jos voit tunnistaa oman vaikutuksesi, voit parantaa tulosta seuraavalla kerralla.

Vastuun ja accountabilityn ero

Accountability määräytyy usein ulkoa käsin. Vastuu valitaan itse.

Perustaja voi antaa henkilölle tehtäväksi hoitaa palkanlaskennan, operatiivisen toiminnan, markkinoinnin tai asiakastuen. Mutta mikään yksittäinen tehtävänanto ei takaa omistajuutta. Vastuullinen tiimin jäsen tekee enemmän kuin hoitaa annetut tehtävät. Hän tunnistaa riskit, viestii selkeästi ja ajattelee eteenpäin.

Tämä ero on tärkeä pienyrityksissä, koska tiimi, jolla on nimetty accountability mutta vähän henkilökohtaista vastuunkantoa, on hauras. Työ tulee tehdyksi vain silloin, kun joku katsoo perään. Ongelmat piiloutuvat, kunnes niistä tulee kalliita. Konfliktit jäävät roikkumaan, koska kukaan ei halua käsitellä niitä suoraan.

Vastuu muuttaa tämän dynamiikan. Se tekee yhteistyöstä yhteisen tavan, ei pakotetun rakenteen.

Miten perustaja luo suunnan

Perustajan käyttäytyminen muodostaa mallin. Jos johto välttelee vaikeita keskusteluja, tiimi oppii välttelemään niitä myös. Jos johto pitää lupauksensa, saapuu valmistautuneena ja viestii avoimesti, tiimi toimii todennäköisemmin samalla tavalla.

Perustajat vaikuttavat tiimityöhön viidellä kriittisellä tavalla:

1. He määrittelevät, millaista hyvä viestintä on.
2. He päättävät, käsitelläänkö vai ohitetaanko rikotut sitoumukset.
3. He asettavat seurannan standardin.
4. He määrittävät, miten konflikteja käsitellään.
5. He muovaavat sitä, kokevatko ihmiset olonsa turvalliseksi puhua rehellisesti.

Perustajan ei tarvitse kontrolloida jokaista vuorovaikutusta. Mutta hänen täytyy luoda ympäristö, jossa vastuullista yhteistyötä odotetaan.

Yhdeksän vastuullisen tiimityön tapaa

1. Ota vastuuta omasta reaktiostasi

Kun jokin menee pieleen, on houkuttelevaa keskittyä siihen, kuka ongelman aiheutti. Hyödyllisempi kysymys on: mikä on seuraavaksi paras reaktioni?

Vastuulliset tiimin jäsenet eivät kiellä todellisuutta eivätkä odota, että joku toinen korjaa kaiken. He toimivat. He kysyvät, mukauttavat suunnitelmia ja pitävät projektin liikkeessä.

2. Puhu suoraan

Epäsuora viestintä luo hämmennystä. Jos tiimikaveri jätti sovitun asian hoitamatta, puhu hänelle suoraan ja kunnioittavasti. Älä anna turhautumisen muuttua sivukeskusteluiksi, epämääräisiksi valituksiksi tai passiiviseksi vastustukseksi.

Suora viestintä suojaa luottamusta. Se antaa myös ihmisille mahdollisuuden korjata asia ennen kuin se kasvaa.

3. Pidä sitoumukset pieninä ja selkeinä

Moni tiimityön ongelma alkaa epämääräisistä lupauksista. “Hoidan sen pian” ei ole luotettava sopimus. Paremmat sitoumukset määrittelevät, kuka tekee mitä, milloin ja miten onnistumista mitataan.

Selkeät sitoumukset vähentävät väärinkäsityksiä ja tekevät vastuullisuudesta helpommin hallittavaa.

4. Huomaa, kun odotukset muuttuvat

Liiketoiminnan olosuhteet muuttuvat nopeasti. Viime kuussa toiminut suunnitelma ei ehkä enää ole järkevä tässä kuussa. Vastuulliset tiimit tarkistavat oletuksia sen sijaan, että teeskentelisivät vanhojen sopimusten yhä sopivan uuteen tilanteeseen.

Se tarkoittaa kysymistä:

• Onko aikataulu muuttunut?
• Onko laajuus muuttunut?
• Onko prioriteetti muuttunut?
• Tarvitaanko uusi sopimus?

5. Käsittele turhautuminen ennen kuin se kovettuu katkeruudeksi

Sanomatta jätetty turhautuminen on kallista. Se heikentää moraalia, rapauttaa luottamusta ja tekee yhteistyöstä raskaampaa kuin sen pitäisi olla.

Kun jokin häiritsee sinua, käsittele se ajoissa. Jos ongelma on pieni, se pysyy pienenä. Jos odotat, sen ratkaiseminen on yleensä vaikeampaa.

6. Erota ihminen ongelmasta

Vahvat tiimit voivat käsitellä virheitä muuttamatta jokaista virhettä luonteen arvioinniksi. Myöhästynyt määräaika ei todista, että joku on huolimaton. Huono päätös ei todista, että joku on kyvytön.

Tämä ero pitää keskustelun parantamisessa eikä häpeässä.

7. Opettele oppimaan vastoinkäymisistä

Jokainen konflikti, viive tai rikottu odotus sisältää tietoa. Kysymys kuuluu, ottaako tiimi tämän tiedon talteen vai toistaako samaa kaavaa.

Vastoinkäymisen jälkeen kysy:

• Mitä tapahtui?
• Mitä oletimme väärin?
• Mitä varoitusmerkkejä jätimme huomiotta?
• Mitä meidän pitäisi tehdä toisin ensi kerralla?

8. Suojele tiimin tarkoitusta

Tiimi menettää energiaa, kun ihmiset kadottavat näkyvistä sen, miksi työ on tärkeää. Tarkoitus ei ole vain inspiroivaa kieltä. Se on käytännöllinen päätöksenteon työkalu.

Kun tiimi tietää tarkoituksensa, se voi arvioida kompromisseja nopeammin. Se voi sanoa ei häiriötekijöille. Se voi priorisoida työn, jolla on oikeasti merkitystä.

9. Anna panoksesi ennen kuin vaadit

Parhaat tiimin jäsenet eivät odota joka kerta, että heitä pyydetään. He etsivät tapoja vähentää kitkaa, jakaa tietoa ja auttaa muita onnistumaan.

Se voi tarkoittaa prosessin dokumentointia, kysymykseen vastaamista, luovutuksen siistimistä tai toistuvan ongelman ratkaisemista ennen kuin se ehtii koko ryhmän eteen.

Tiimityö startup-ympäristössä

Startupit ja pienyritykset kohtaavat ainutlaatuisen haasteen: harvoin on tarpeeksi aikaa, rahaa tai henkilökuntaa kestämään huonoa tiimityötä pitkään.

Heikko tiimi voi kuluttaa nuorta yritystä näkyvillä ja piilevillä tavoilla:

• Myöhästyneet määräajat johtavat menetettyihin asiakkaisiin
• Huonot luovutukset aiheuttavat uudelleentyötä
• Ratkaisematon jännite hidastaa toteutusta
• Epäselvä omistajuus aiheuttaa päällekkäistä työtä
• Alhainen luottamus vaikeuttaa nopeaa mukautumista

Toisaalta vastuullinen tiimi voi kompensoida monia rajoitteita. Sillä ei ehkä ole suurinta budjettia, mutta se voi silti olla kurinalainen, reagoiva ja sitkeä.

Siksi perustaminen ja rakenne ovat tärkeitä. Kun yritys rakennetaan alusta asti tarkoituksellisesti, roolien määrittely, odotusten asettaminen ja omistajuuden kulttuuri ovat helpompia luoda.

Miltä vastuullinen yhteistyö näyttää arjessa

Vastuullinen yhteistyö ei ole abstraktia. Se näkyy tavallisissa päätöksissä.

Vastuullinen tiimin jäsen:

• Varmistaa määräajat sen sijaan, että olettaisi ne
• Päivittää muita, kun on jumissa
• Myöntää, kun teki virheen
• Kysyy tarkennusta sen sijaan, että arvaa
• Jakaa kunnian, kun asiat menevät hyvin
• Toimii, kun jokin vaatii huomiota
• Kunnioittaa muiden aikaa

Nämä tavat voivat vaikuttaa pieniltä, mutta ajan myötä ne muovaavat koko organisaation luotettavuutta.

Miten rakentaa vastuullisempi tiimi

Jos haluat parempaa tiimityötä, aloita sen ympärillä olevista järjestelmistä.

Määritä selkeät roolit

Jokaisen tulisi tietää, mistä hän vastaa ja miten hänen roolinsa liittyy muihin. Roolien epäselvyys synnyttää ristiriitoja nopeammin kuin useimmat perustajat odottavat.

Määritä viestinnän pelisäännöt

Päätä, miten tiimin tulisi viestiä päivityksistä, nostaa esiin ongelmia ja ratkaista erimielisyyksiä. Säännöt vähentävät epäselvyyttä ja tekevät yhteistyöstä ennustettavampaa.

Käy sitoumukset läpi säännöllisesti

Lyhyt viikoittainen check-in voi estää pitkän listan yllätyksiä. Käy läpi eteneminen, esteet ja muuttuvat prioriteetit ennen kuin ne muuttuvat suuremmiksi ongelmiksi.

Palkitse rehellisyys

Jos ihmiset pelkäävät rangaistusta totuuden kertomisesta, he piilottavat ongelmia. Johtajien tulisi palkita varhaiset varoitusmerkit, avoimuus ja harkittu eri mieltä oleminen.

Näytä mallia korjaamisesta

Kaikki tekevät virheitä. Vahvat johtajat korjaavat ne nopeasti. Se tarkoittaa ongelman myöntämistä, anteeksipyytämistä tarvittaessa ja kurssin korjaamista ilman draamaa.

Luottamuksen rooli

Luottamus ei synny täydellisestä suoriutumisesta. Se rakentuu luotettavasta käyttäytymisestä ajan myötä.

Ihmiset luottavat tiimikavereihin, jotka:

• Sanovat, mitä aikovat tehdä
• Tekevät sen, minkä lupasivat
• Myöntävät, kun jokin muuttuu
• Viestivät ajoissa, kun ongelmia ilmenee
• Kunnioittavat muita konfliktin aikana

Jos luottamus on heikkoa, tiimi käyttää enemmän aikaa tarkistamiseen, epäilyyn ja itsensä suojaamiseen. Jos luottamus on vahvaa, tiimi voi käyttää enemmän energiaa itse työhön.

Yhteenveto

Tiimityö ei ole vain kemiaa tai ryhmähenkeä. Se on seurausta yksilön vastuunkannosta, joka toistuu johdonmukaisesti ajan mittaan.

Perustajille ja yritysten omistajille tämä tarkoittaa tiimien rakentamista siten, että ihmiset ottavat vastuuta teoistaan, viestivät selkeästi ja korjaavat ongelmat ajoissa. Se tarkoittaa myös johtamista tavalla, joka tekee vastuullisesta yhteistyöstä helpompaa kaikille muille.

Yritys vahvistuu, kun jokainen ymmärtää, että tiimityö ei ole jotain, mitä tehdään hänelle. Se on jotain, mitä hän harjoittelee joka päivä.