¿Qué es un número EIN? Guía completa para nuevas empresas en EE. UU.

Un Employer Identification Number, normalmente llamado EIN, es uno de los identificadores más importantes que puede obtener una nueva empresa. Si estás creando una LLC, una sociedad anónima, una sociedad colectiva, una organización sin ánimo de lucro u otra entidad empresarial en Estados Unidos, un EIN suele ser el número que ayuda a tu empresa a funcionar con normalidad después de su constitución.

Piensa en el EIN como un número de identificación fiscal federal para tu empresa. El IRS lo utiliza para identificar tu compañía a efectos de administración tributaria y otras actividades empresariales. En muchos casos, lo necesitarás para abrir una cuenta bancaria de empresa, contratar empleados, presentar declaraciones de impuestos o completar otras tareas empresariales oficiales.

Para los fundadores que lanzan una nueva empresa, el EIN normalmente no es el primer paso, pero sí suele ser uno de los siguientes después de constituir la empresa ante el estado. Por eso muchos emprendedores gestionan juntos la constitución de la empresa y la planificación del EIN.

Qué es un número EIN

Un EIN es un número de nueve dígitos asignado por el IRS para identificar una entidad empresarial a efectos fiscales federales. También se denomina número federal de identificación del empleador o identificación fiscal federal.

Un EIN no es lo mismo que:

• Un número de registro estatal
• Un número de licencia comercial
• Un número de permiso de impuesto sobre ventas
• Un número de la Seguridad Social personal

Una empresa puede necesitar más de un número gubernamental según cómo esté estructurada y dónde opere. El EIN es simplemente el identificador federal utilizado para fines fiscales y de información empresarial.

Por qué las empresas necesitan un EIN

Muchas empresas necesitan un EIN porque pasa a formar parte de las operaciones diarias, no solo de la temporada de presentación de impuestos.

Las razones más habituales para obtener un EIN incluyen:

• Contratar empleados e informar sobre los impuestos de nómina
• Abrir una cuenta bancaria de empresa
• Presentar declaraciones federales de impuestos de la empresa
• Trabajar con proveedores, entidades financieras y organismos públicos
• Solicitar determinadas licencias y permisos estatales o locales
• Mantener separadas las finanzas personales y las de la empresa

Para una nueva LLC o sociedad anónima, una cuenta bancaria de empresa suele ser una de las principales razones para obtener el EIN con rapidez. Los bancos a menudo lo solicitan antes de abrir una cuenta a nombre de la empresa.

Quién suele necesitar un EIN

El IRS indica que muchas empresas y organizaciones necesitan un EIN. En la práctica, eso suele incluir:

• LLC
• Sociedades anónimas
• Sociedades colectivas
• Organizaciones sin ánimo de lucro y exentas de impuestos
• Empresas que contratan empleados
• Empresas que deben determinados impuestos federales
• Herencias y algunos fideicomisos

Algunos autónomos pueden no necesitar un EIN si no tienen empleados y no tienen otro motivo para solicitarlo. Aun así, muchos autónomos deciden obtener uno porque puede ayudar a separar la actividad empresarial de la actividad personal.

Si no tienes claro si tu estructura necesita un EIN, normalmente es mejor comprobarlo antes de empezar a operar con banca, contratación o presentación de impuestos bajo la nueva empresa.

Cuándo solicitar un EIN

El mejor momento para solicitar un EIN es después de que tu entidad legal haya sido constituida y antes de comenzar las actividades empresariales que dependen de él.

Ese momento es importante porque el IRS espera que tu entidad esté correctamente establecida antes de pedir el número. Si estás creando una LLC, una sociedad anónima, una sociedad colectiva o una organización exenta de impuestos, la presentación ante el estado debería hacerse primero.

En la práctica, la mayoría de los propietarios solicitan el EIN cuando están listos para:

• Abrir una cuenta bancaria
• Configurar la nómina
• Firmar contratos en nombre de la empresa
• Presentar la documentación fiscal inicial
• Pasar de la constitución a la actividad operativa

Cómo obtener un EIN

El IRS ofrece varias formas de solicitar un EIN. El método adecuado depende de tu ubicación y de la información de que dispongas.

1. Solicítalo en línea si cumples los requisitos

La solicitud de EIN en línea del IRS es la opción más rápida para los solicitantes que cumplen los requisitos. Si la solicitud se aprueba, el EIN se emite de inmediato.

La herramienta en línea suele estar disponible para solicitantes cuyo centro principal de actividad esté en EE. UU. o en territorios de EE. UU. y cuyo responsable tenga un número de la Seguridad Social o un ITIN.

Hay varios puntos prácticos que conviene tener en cuenta:

• La solicitud debe completarse en una sola sesión
• La sesión caduca tras un periodo de inactividad
• Solo se puede emitir un EIN por responsable al día
• Debes imprimir o guardar la confirmación para tus archivos

Para muchos nuevos fundadores, la solicitud en línea es la vía más sencilla si cumplen los requisitos.

2. Solicítalo por fax o correo postal si es necesario

Si no puedes solicitarlo en línea, normalmente puedes usar el formulario SS-4 y enviarlo por fax o correo postal. Esto es habitual para solicitantes que no cumplen los requisitos de la solicitud en línea o que presentan la solicitud desde fuera de EE. UU.

El fax o el correo postal suelen tardar más que la solicitud en línea, así que conviene planificar con antelación si necesitas el EIN para abrir una cuenta bancaria, configurar la nómina o dar otro paso urgente.

3. Usa la solicitud por teléfono en casos limitados

El IRS también permite que determinadas organizaciones constituidas fuera de EE. UU. o de sus territorios soliciten el EIN por teléfono. Es una opción más específica y no es la vía habitual para la mayoría de las nuevas empresas nacionales.

Qué información necesitas para solicitarlo

Antes de empezar, reúne la información que el IRS te pedirá para que el proceso sea fluido.

Normalmente necesitarás:

• El nombre legal de la empresa
• Cualquier nombre comercial o DBA
• La dirección postal de la empresa
• El tipo de entidad
• La fecha en que la empresa se constituyó o inició su actividad
• El motivo de la solicitud
• El nombre y el número fiscal del responsable
• Una descripción de la actividad empresarial

Tener estos datos preparados ayuda a evitar errores y reduce la probabilidad de retrasos o solicitudes rechazadas.

¿Necesitas un número de la Seguridad Social para obtener un EIN?

Si solicitas el EIN en línea, el responsable normalmente necesita un número de la Seguridad Social o un ITIN.

Si no tienes uno, puede que sigas teniendo otras opciones de solicitud, como fax o correo postal, según tu situación. Esta es una de las razones más comunes por las que los propietarios de empresas se confunden con los EIN, así que merece la pena revisar las normas del IRS antes de empezar.

Si tu empresa se está constituyendo en EE. UU. pero el propietario no es residente en EE. UU., la vía de solicitud puede ser distinta de una solicitud en línea doméstica estándar.

Cuánto tarda en obtenerse un EIN

El plazo depende de cómo lo solicites.

• Las solicitudes en línea pueden emitirse de inmediato si se aprueban
• Las solicitudes por fax y correo postal suelen tardar más
• Los casos especiales pueden requerir un tiempo adicional de tramitación

Si necesitas el EIN para una cuenta bancaria, la nómina o el alta fiscal, es inteligente solicitarlo cuanto antes.

Dónde encontrar un EIN después de que se haya emitido

Si ya tienes un EIN pero no lo encuentras, hay varios lugares donde buscar.

Las fuentes habituales incluyen:

• La carta de confirmación del IRS
• Documentos fiscales federales antiguos
• Registros bancarios de la empresa
• Avisos y correspondencia del IRS
• Registros de nómina o contabilidad

Si aun así no consigues localizarlo, el IRS puede ayudarte a confirmar el número después de verificar tu identidad y tu autoridad para recibirlo.

Errores comunes al solicitar un EIN

Muchos retrasos en la obtención del EIN se deben a errores sencillos en la solicitud. Los más habituales incluyen:

• Solicitarlo antes de que la empresa esté debidamente constituida
• Usar un tipo de entidad incorrecto
• Introducir datos erróneos del responsable
• Olvidar guardar el aviso de confirmación
• Pensar que un EIN es lo mismo que un número fiscal estatal
• Pagar a un sitio web de terceros por algo que el IRS ofrece gratis

El IRS no cobra ninguna tarifa por un EIN. Si un sitio web intenta vendértelo, no se trata de la solicitud oficial del IRS.

EIN vs. TIN: cuál es la diferencia

Un Taxpayer Identification Number, o TIN, es una categoría más amplia. Un EIN es uno de los tipos de TIN utilizados para entidades empresariales.

Otros TIN incluyen los números de la Seguridad Social y los ITIN, que se usan para otros tipos de contribuyentes. Si estás creando una empresa, el EIN es el que más probablemente necesitarás para la banca, la nómina y la presentación de impuestos empresariales.

Cómo ayuda Zenind a los nuevos propietarios de empresas

Si estás creando una empresa en EE. UU. con Zenind, el paso del EIN encaja de forma natural dentro del proceso general de lanzamiento.

Zenind ayuda a los emprendedores a construir una base sólida para su nueva empresa, para que puedan pasar de la constitución a la operación con menos retrasos. Eso es importante porque a menudo se necesita el EIN poco después de completar la presentación ante el estado.

Para los nuevos fundadores, un proceso de constitución simplificado puede facilitar:

• Organizar correctamente la empresa desde el principio
• Prepararse para la banca y la configuración fiscal
• Mantener en orden los documentos de constitución y los registros empresariales
• Avanzar por la lista de tareas posteriores a la constitución con confianza

Preguntas frecuentes

¿Un EIN es lo mismo que una licencia comercial?

No. Un EIN es un número de identificación fiscal federal. Una licencia comercial es una autorización distinta emitida por un estado, condado o ciudad.

¿Puede una LLC de un solo socio obtener un EIN?

Sí. Muchas LLC de un solo socio obtienen un EIN incluso cuando no están obligadas a tenerlo para todos los fines fiscales. Los bancos y otras entidades suelen solicitarlo.

¿Puedo usar mi EIN de inmediato?

Normalmente, sí. Una vez que el IRS emite el número, por lo general puedes usarlo para la banca y otras tareas empresariales que requieran una identificación fiscal federal.

¿La solicitud del EIN es gratuita?

Sí. El IRS proporciona los EIN sin coste.

Conclusión

Un EIN es un número pequeño con un papel importante en el lanzamiento y la gestión de una empresa. Ayuda al IRS a identificar tu compañía, facilita la configuración fiscal y de nómina, y a menudo se convierte en un requisito para la banca y la obtención de licencias.

Si estás creando una LLC o una sociedad anónima, gestionar el EIN con antelación puede ahorrarte tiempo más adelante. Con el plan de constitución adecuado, puedes pasar de presentar tu empresa a operarla con mucha menos fricción.

Para muchos fundadores, ahí es precisamente donde Zenind aporta valor: ayudar a que el proceso de constitución de la empresa sea claro, organizado y preparado para el siguiente paso.