O que é um número EIN? Guia completo para novas empresas nos EUA

Um Employer Identification Number, geralmente chamado EIN, é um dos identificadores mais importantes que uma nova empresa pode obter. Se estiver a constituir uma LLC, corporação, parceria, organização sem fins lucrativos ou outra entidade empresarial nos Estados Unidos, um EIN é muitas vezes o número que ajuda a sua empresa a operar de forma fluida após a constituição.

Pense no EIN como um número de identificação fiscal federal para a sua empresa. O IRS utiliza-o para identificar a sua empresa para efeitos de administração fiscal e outras atividades empresariais. Em muitos casos, vai precisar dele para abrir uma conta bancária empresarial, contratar funcionários, apresentar declarações fiscais ou concluir outras tarefas oficiais da empresa.

Para fundadores que estão a lançar uma nova empresa, o EIN normalmente não é o primeiro passo, mas costuma ser um dos passos seguintes após a constituição da empresa junto do estado. É por isso que muitos empreendedores tratam da constituição da empresa e do planeamento do EIN em conjunto.

O que é um número EIN

Um EIN é um número de nove dígitos atribuído pelo IRS para identificar uma entidade empresarial para efeitos de impostos federais. Também é chamado de federal employer identification number ou federal tax ID.

Um EIN não é o mesmo que:

• Um número de registo estadual
• Um número de licença empresarial
• Um número de autorização para imposto sobre vendas
• Um número de Segurança Social pessoal

Uma empresa pode precisar de mais do que um número governamental, dependendo de como está estruturada e de onde opera. O EIN é simplesmente o identificador federal usado para fins fiscais e de reporte empresarial.

Porque é que as empresas precisam de um EIN

Muitas empresas precisam de um EIN porque ele passa a fazer parte das operações do dia a dia, e não apenas da época de entrega de impostos.

As razões mais comuns para obter um EIN incluem:

• Contratar funcionários e declarar impostos sobre salários
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Apresentar declarações fiscais federais da empresa
• Trabalhar com fornecedores, instituições financeiras e organismos públicos
• Solicitar certas licenças e autorizações estaduais ou locais
• Manter a separação entre as finanças pessoais e empresariais

Para uma nova LLC ou corporação, uma conta bancária empresarial é muitas vezes uma das principais razões para obter rapidamente um EIN. Os bancos pedem-no frequentemente antes de abrirem uma conta em nome da empresa.

Quem normalmente precisa de um EIN

O IRS diz que muitas empresas e organizações precisam de um EIN. Na prática, isso inclui normalmente:

• LLCs
• Corporações
• Parcerias
• Organizações sem fins lucrativos e isentas de impostos
• Empresas que contratam funcionários
• Empresas que devem certos impostos federais
• Espólios e alguns trusts

Alguns empresários em nome individual podem não precisar de um EIN se não tiverem funcionários e não tiverem outro motivo para o solicitar. Ainda assim, muitos optam por obtê-lo porque pode ajudar a separar a atividade empresarial da atividade pessoal.

Se não tiver a certeza de que a sua estrutura precisa de um EIN, é geralmente melhor confirmar antes de começar a tratar de banca, contratação ou declarações fiscais em nome da nova empresa.

Quando deve pedir um EIN

O melhor momento para pedir um EIN é depois de a sua entidade legal ter sido constituída e antes de iniciar as atividades empresariais que dependem dele.

Esse momento é importante porque o IRS espera que a sua entidade esteja devidamente constituída antes de solicitar o número. Se estiver a constituir uma LLC, corporação, parceria ou organização isenta de impostos, o registo estadual deve, em geral, ocorrer primeiro.

Na prática, a maioria dos proprietários pede o EIN quando está pronta para:

• Abrir uma conta bancária
• Configurar o processamento de salários
• Assinar contratos em nome da empresa
• Apresentar documentação fiscal inicial
• Passar da constituição para as operações ativas

Como obter um EIN

O IRS oferece várias formas de pedir um EIN. O método mais adequado depende da localização da sua empresa e da informação de que dispõe.

1. Pedir online, se for elegível

O pedido online de EIN do IRS é a opção mais rápida para candidatos elegíveis. Se o pedido for aprovado, o EIN é emitido de imediato.

A ferramenta online está, em geral, disponível para candidatos cujo principal local de atividade se encontra nos EUA ou nos seus territórios e cujo responsável tenha um Social Security Number ou ITIN.

Há alguns pontos práticos a ter em conta:

• O pedido tem de ser concluído numa única sessão
• A sessão expira após inatividade
• Só pode ser emitido um EIN por dia para cada responsável
• Deve imprimir ou guardar a confirmação para os seus registos

Para muitos novos fundadores, o pedido online é o caminho mais simples, se reunirem os requisitos.

2. Pedir por fax ou correio, se necessário

Se não for elegível para pedir online, pode normalmente usar o Formulário SS-4 e enviá-lo por fax ou correio. Isto é comum para candidatos que não cumprem os requisitos online ou que estão a candidatar-se a partir de fora dos EUA.

O fax ou o correio demora normalmente mais tempo do que o pedido online, por isso planeie com antecedência se precisar do EIN para uma conta bancária, configuração de salários ou outro passo sensível ao tempo.

3. Usar o pedido por telefone em situações limitadas

O IRS também permite que certas organizações constituídas fora dos EUA ou dos seus territórios peçam o EIN por telefone. Esta opção é mais especializada e não é a alternativa padrão para a maioria das novas empresas nacionais.

Que informação precisa para pedir

Antes de começar, reúna a informação que o IRS vai solicitar para que o processo decorra sem problemas.

Normalmente, vai precisar de:

• Nome legal da empresa
• Nome comercial ou DBA, se existir
• Morada postal da empresa
• Tipo de entidade
• Data em que a empresa foi constituída ou iniciou atividade
• Motivo do pedido
• Nome e número de identificação fiscal do responsável
• Descrição da atividade empresarial

Ter estes dados preparados ajuda a evitar erros e reduz a احتمال de atrasos ou pedidos rejeitados.

Precisa de um número de Segurança Social para obter um EIN?

Se estiver a pedir online, o responsável geralmente precisa de um Social Security Number ou ITIN.

Se não tiver um, poderá ainda ter outras opções de pedido, como fax ou correio, dependendo da sua situação. Esta é uma das razões mais comuns para os empresários ficarem confusos sobre os EINs, por isso vale a pena confirmar as regras do IRS antes de começar.

Se a sua empresa estiver a ser constituída nos EUA, mas o proprietário não for residente nos EUA, o processo de pedido pode ser diferente de um pedido online doméstico padrão.

Quanto tempo demora a obter um EIN

O prazo depende da forma como pede.

• Os pedidos online podem ser emitidos de imediato, se forem aprovados
• Os pedidos por fax e correio demoram normalmente mais tempo
• Casos especiais podem exigir tempo adicional de processamento

Se precisar do EIN para uma conta bancária, processamento de salários ou registo fiscal, é sensato pedir o número com a maior antecedência possível.

Onde encontrar um EIN depois de emitido

Se já tiver um EIN, mas não o conseguir encontrar, há vários sítios onde pode procurar.

As fontes comuns incluem:

• A carta de confirmação do IRS
• Documentos fiscais federais antigos
• Registos bancários da empresa
• Avisos e correspondência do IRS
• Registos de salários ou de contabilidade

Se ainda assim não conseguir localizar o número, o IRS poderá ajudar a confirmá-lo após verificar a sua identidade e autoridade para o receber.

Erros comuns no EIN a evitar

Muitos atrasos na obtenção do EIN são causados por erros simples de preenchimento. Os erros mais comuns incluem:

• Pedir o EIN antes de a empresa estar devidamente constituída
• Utilizar o tipo de entidade errado
• Introduzir informação incorreta sobre o responsável
• Esquecer-se de guardar o aviso de confirmação
• Assumir que um EIN é o mesmo que um número fiscal estadual
• Pagar a um site de terceiros por algo que o IRS fornece gratuitamente

O IRS não cobra qualquer taxa pela atribuição de um EIN. Se um site tentar vender-lhe um, não se trata do pedido oficial do IRS.

EIN vs. TIN: qual é a diferença?

Um Taxpayer Identification Number, ou TIN, é uma categoria mais ampla. O EIN é um tipo de TIN usado para entidades empresariais.

Outros TINs incluem o Social Security Number e o ITIN, que são usados para diferentes tipos de contribuintes. Se estiver a constituir uma empresa, o EIN é o que mais provavelmente interessa para banca, salários e entrega de impostos empresariais.

Como a Zenind ajuda novos empresários

Se estiver a constituir uma empresa nos EUA com a Zenind, a etapa do EIN encaixa naturalmente no processo mais amplo de lançamento.

A Zenind ajuda os empreendedores a construir uma base sólida para a sua nova empresa, para que possam passar da constituição à operação com menos atrasos. Isso importa porque os EINs são frequentemente necessários pouco tempo depois de concluído o registo estadual.

Para novos fundadores, um processo de constituição simplificado pode tornar mais fácil:

• Organizar corretamente a empresa desde o início
• Preparar a configuração bancária e fiscal
• Manter documentos de constituição e registos empresariais em ordem
• Avançar pela lista de verificação pós-constituição com confiança

Perguntas frequentes

Um EIN é o mesmo que uma licença empresarial?

Não. Um EIN é um número de identificação fiscal federal. Uma licença empresarial é uma autorização separada emitida por um estado, condado ou cidade.

Uma LLC de sócio único pode obter um EIN?

Sim. Muitas LLCs de sócio único obtêm um EIN mesmo quando ele não é exigido para todos os efeitos fiscais. Os bancos e outras instituições pedem-no frequentemente.

Posso usar o meu EIN de imediato?

Normalmente, sim. Assim que o IRS emite o número, pode geralmente usá-lo para banca e outras tarefas empresariais que exijam um identificador fiscal federal.

O pedido de EIN é gratuito?

Sim. O IRS fornece EINs sem qualquer custo.

Considerações finais

Um EIN é um pequeno número com um papel importante no lançamento e na gestão de uma empresa. Ajuda o IRS a identificar a sua empresa, apoia a configuração fiscal e de salários e muitas vezes torna-se necessário para banca e licenciamento.

Se estiver a iniciar uma LLC ou corporação, tratar do EIN cedo pode poupar tempo mais tarde. Com o plano de constituição certo, pode passar do registo da sua empresa para a sua operação com muito menos fricção.

Para muitos fundadores, é precisamente aí que a Zenind acrescenta valor: ajudando a tornar o processo de constituição da empresa claro, organizado e pronto para o passo seguinte.