EIN Number คืออะไร? คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับธุรกิจใหม่ในสหรัฐอเมริกา

Employer Identification Number หรือที่มักเรียกสั้น ๆ ว่า EIN เป็นหนึ่งในข้อมูลระบุตัวตนที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจใหม่สามารถขอได้ หากคุณกำลังจัดตั้ง LLC, corporation, partnership, nonprofit หรือรูปแบบธุรกิจอื่นในสหรัฐอเมริกา EIN มักเป็นหมายเลขที่ช่วยให้บริษัทของคุณดำเนินงานได้อย่างราบรื่นหลังการจดทะเบียน

ให้คิดว่า EIN เป็นหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระดับรัฐบาลกลางของธุรกิจของคุณ IRS ใช้หมายเลขนี้เพื่อระบุบริษัทของคุณสำหรับการบริหารภาษีและกิจกรรมทางธุรกิจอื่น ๆ ในหลายกรณี คุณจะต้องใช้หมายเลขนี้ในการเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ จ้างพนักงาน ยื่นแบบภาษี หรือดำเนินงานทางธุรกิจอย่างเป็นทางการอื่น ๆ

สำหรับผู้ก่อตั้งที่เริ่มบริษัทใหม่ EIN มักไม่ใช่ขั้นตอนแรก แต่ก็เป็นหนึ่งในขั้นตอนถัดไปหลังจากจัดตั้งธุรกิจกับรัฐ นั่นคือเหตุผลที่ผู้ประกอบการจำนวนมากวางแผนเรื่องการจัดตั้งบริษัทและ EIN ไปพร้อมกัน

EIN Number คืออะไร

EIN คือหมายเลข 9 หลักที่ IRS ออกให้เพื่อใช้ระบุนิติบุคคลสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษีของรัฐบาลกลาง หรือเรียกอีกอย่างว่า federal employer identification number หรือ federal tax ID

EIN ไม่ใช่สิ่งเดียวกับ:

• หมายเลขยื่นเอกสารของรัฐ
• หมายเลขใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
• หมายเลขใบอนุญาตภาษีการขาย
• หมายเลข Social Security Number ส่วนบุคคล

ธุรกิจอาจต้องใช้หมายเลขของภาครัฐมากกว่าหนึ่งหมายเลข ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและสถานที่ดำเนินงาน EIN เป็นเพียงหมายเลขประจำตัวระดับรัฐบาลกลางที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีและการรายงานของธุรกิจ

ทำไมธุรกิจจึงต้องมี EIN

ธุรกิจจำนวนมากต้องมี EIN เพราะหมายเลขนี้เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน ไม่ใช่แค่ช่วงยื่นภาษีเท่านั้น

เหตุผลที่พบบ่อยในการขอ EIN ได้แก่:

• จ้างพนักงานและรายงานภาษีเงินเดือน
• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ
• ยื่นแบบภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางในนามธุรกิจ
• ทำงานร่วมกับผู้ขาย สถาบันการเงิน และหน่วยงานรัฐ
• สมัครใบอนุญาตและการอนุญาตบางประเภทของรัฐหรือท้องถิ่น
• แยกการเงินส่วนบุคคลออกจากการเงินธุรกิจ

สำหรับ LLC หรือ corporation ใหม่ การเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจมักเป็นหนึ่งในเหตุผลสำคัญที่สุดที่ต้องรีบขอ EIN ธนาคารมักขอหมายเลขนี้ก่อนจะเปิดบัญชีในนามบริษัท

ใครบ้างที่มักต้องใช้ EIN

IRS ระบุว่าธุรกิจและองค์กรจำนวนมากต้องมี EIN ในทางปฏิบัติ มักรวมถึง:

• LLCs
• Corporations
• Partnerships
• องค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรที่ได้รับยกเว้นภาษี
• ธุรกิจที่จ้างพนักงาน
• ธุรกิจที่ต้องเสียภาษีรัฐบาลกลางบางประเภท
• กองมรดกและทรัสต์บางประเภท

เจ้าของกิจการแบบ sole proprietor บางรายอาจไม่จำเป็นต้องมี EIN หากไม่มีพนักงานและไม่มีเหตุผลอื่นในการสมัคร ถึงอย่างนั้น หลายคนก็ยังเลือกขอไว้ เพราะช่วยแยกกิจกรรมทางธุรกิจออกจากกิจกรรมส่วนตัวได้

หากคุณไม่แน่ใจว่าโครงสร้างของคุณต้องมี EIN หรือไม่ โดยทั่วไปควรตรวจสอบให้เรียบร้อยก่อนเริ่มทำธุรกรรมธนาคาร จ้างพนักงาน หรือยื่นภาษีในนามธุรกิจใหม่

ควรสมัคร EIN เมื่อไร

เวลาที่เหมาะที่สุดในการสมัคร EIN คือหลังจากนิติบุคคลของคุณจัดตั้งเสร็จแล้ว และก่อนเริ่มกิจกรรมทางธุรกิจที่ต้องใช้หมายเลขนี้

จังหวะเวลานี้สำคัญ เพราะ IRS คาดว่านิติบุคคลของคุณจะต้องจัดตั้งอย่างถูกต้องก่อนขอหมายเลข หากคุณกำลังจัดตั้ง LLC, corporation, partnership หรือองค์กรที่ได้รับยกเว้นภาษี เอกสารยื่นต่อรัฐควรเกิดขึ้นก่อนเป็นหลัก

ในทางปฏิบัติ เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่จะสมัคร EIN เมื่อพร้อมจะ:

• เปิดบัญชีธนาคาร
• ตั้งค่าระบบ payroll
• ลงนามสัญญาในนามธุรกิจ
• ยื่นเอกสารภาษีเบื้องต้น
• เปลี่ยนจากขั้นตอนจัดตั้งไปสู่การดำเนินงานจริง

วิธีขอ EIN

IRS มีหลายวิธีให้สมัคร EIN วิธีที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับที่ตั้งของธุรกิจและข้อมูลที่คุณมีพร้อม

1. สมัครออนไลน์หากมีคุณสมบัติ

การสมัคร EIN ออนไลน์ของ IRS เป็นตัวเลือกที่เร็วที่สุดสำหรับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ หากคำขอได้รับอนุมัติ EIN จะออกให้ทันที

โดยทั่วไป เครื่องมือออนไลน์นี้เปิดให้ผู้สมัครที่สถานประกอบการหลักอยู่ในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกา และ responsible party มี Social Security Number หรือ ITIN

ข้อควรรู้ในทางปฏิบัติ:

• ต้องกรอกใบสมัครให้เสร็จในครั้งเดียว
• เซสชันจะหมดอายุเมื่อไม่มีการใช้งาน
• ออก EIN ได้เพียง 1 หมายเลขต่อ responsible party ต่อวัน
• ควรพิมพ์หรือบันทึกการยืนยันไว้เป็นหลักฐาน

สำหรับผู้ก่อตั้งใหม่จำนวนมาก การยื่นออนไลน์เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดหากมีคุณสมบัติครบ

2. สมัครทางแฟกซ์หรือไปรษณีย์หากจำเป็น

หากคุณไม่มีสิทธิ์สมัครออนไลน์ โดยทั่วไปสามารถใช้ Form SS-4 และส่งทางแฟกซ์หรือไปรษณีย์ได้ วิธีนี้มักใช้กับผู้สมัครที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขออนไลน์หรือผู้ที่สมัครจากนอกสหรัฐอเมริกา

การส่งทางแฟกซ์หรือไปรษณีย์มักใช้เวลานานกว่าการยื่นออนไลน์ ดังนั้นควรวางแผนล่วงหน้าหากต้องใช้ EIN เพื่อเปิดบัญชีธนาคาร ตั้งค่าระบบ payroll หรือดำเนินการอื่นที่มีกรอบเวลา

3. สมัครทางโทรศัพท์ในบางกรณี

IRS ยังอนุญาตให้องค์กรบางประเภทที่จัดตั้งนอกสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกาสมัครทางโทรศัพท์ได้ วิธีนี้ค่อนข้างเฉพาะทางและไม่ใช่ตัวเลือกมาตรฐานสำหรับธุรกิจใหม่ในประเทศส่วนใหญ่

ข้อมูลที่ต้องเตรียมเพื่อสมัคร

ก่อนเริ่ม ควรรวบรวมข้อมูลที่ IRS จะขอไว้ให้พร้อม เพื่อให้ขั้นตอนราบรื่น

โดยทั่วไปคุณจะต้องมี:

• ชื่อทางกฎหมายของธุรกิจ
• ชื่อทางการค้า หรือ DBA หากมี
• ที่อยู่สำหรับส่งจดหมายของธุรกิจ
• ประเภทนิติบุคคล
• วันที่ก่อตั้งหรือเริ่มดำเนินธุรกิจ
• เหตุผลในการสมัคร
• ชื่อและหมายเลขประจำตัวภาษีของ responsible party
• คำอธิบายกิจกรรมทางธุรกิจ

การเตรียมข้อมูลเหล่านี้ล่วงหน้าช่วยลดข้อผิดพลาดและลดโอกาสเกิดความล่าช้าหรือการสมัครถูกปฏิเสธ

ต้องมี Social Security Number หรือไม่จึงจะขอ EIN ได้

หากสมัครออนไลน์ โดยทั่วไป responsible party ต้องมี Social Security Number หรือ ITIN

หากคุณไม่มี อาจยังมีทางเลือกอื่น เช่น การสมัครทางแฟกซ์หรือไปรษณีย์ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่เจ้าของธุรกิจสับสนเกี่ยวกับ EIN ดังนั้นควรตรวจสอบกฎของ IRS ก่อนเริ่ม

หากธุรกิจของคุณกำลังก่อตั้งในสหรัฐอเมริกา แต่เจ้าของไม่ใช่ผู้พำนักในสหรัฐฯ ขั้นตอนการสมัครอาจแตกต่างจากการยื่นออนไลน์แบบมาตรฐานของธุรกิจในประเทศ

ใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะได้ EIN

ระยะเวลาขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณสมัคร

• การสมัครออนไลน์สามารถออกให้ได้ทันทีหากได้รับอนุมัติ
• การสมัครทางแฟกซ์และไปรษณีย์มักใช้เวลานานกว่า
• กรณีพิเศษอาจต้องใช้เวลาประมวลผลเพิ่มเติม

หากคุณต้องใช้ EIN สำหรับบัญชีธนาคาร payroll หรือการลงทะเบียนภาษี ควรสมัครให้เร็วที่สุดเท่าที่ทำได้

จะหา EIN ได้จากที่ไหนหลังจากออกแล้ว

หากคุณมี EIN แล้วแต่หาไม่เจอ มีหลายที่ที่สามารถตรวจสอบได้

แหล่งที่พบบ่อย ได้แก่:

• หนังสือยืนยันจาก IRS
• เอกสารภาษีรัฐบาลกลางเก่า
• บันทึกบัญชีธนาคารธุรกิจ
• หนังสือแจ้งและจดหมายโต้ตอบจาก IRS
• บันทึก payroll หรือบัญชี

หากยังหาไม่เจอ IRS อาจช่วยยืนยันหมายเลขได้หลังจากตรวจสอบตัวตนและสิทธิ์ของคุณในการรับข้อมูลนั้น

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อขอ EIN

ความล่าช้าหลายครั้งเกิดจากข้อผิดพลาดง่าย ๆ ในการยื่น ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• สมัครก่อนธุรกิจจะจัดตั้งถูกต้อง
• ใช้ประเภทนิติบุคคลผิด
• กรอกข้อมูล responsible party ผิด
• ลืมบันทึกหนังสือยืนยัน
• คิดว่า EIN คือหมายเลขภาษีของรัฐ
• จ่ายเงินให้เว็บไซต์ของบุคคลที่สามสำหรับสิ่งที่ IRS ให้ฟรี

IRS ไม่คิดค่าธรรมเนียมสำหรับ EIN หากเว็บไซต์ใดพยายามขาย EIN ให้คุณ นั่นไม่ใช่การสมัครอย่างเป็นทางการของ IRS

EIN กับ TIN ต่างกันอย่างไร

Taxpayer Identification Number หรือ TIN เป็นหมวดหมู่ที่กว้างกว่า EIN เป็น TIN ประเภทหนึ่งที่ใช้กับนิติบุคคลของธุรกิจ

TIN ประเภทอื่น ๆ ได้แก่ Social Security Numbers และ ITIN ซึ่งใช้กับผู้เสียภาษีคนละประเภท หากคุณกำลังจัดตั้งบริษัท EIN คือหมายเลขที่มีความสำคัญที่สุดสำหรับการธนาคาร payroll และการยื่นภาษีธุรกิจ

Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจใหม่อย่างไร

หากคุณกำลังจัดตั้งธุรกิจในสหรัฐอเมริกากับ Zenind ขั้นตอน EIN จะเชื่อมโยงเข้ากับกระบวนการเริ่มต้นที่ใหญ่กว่าได้อย่างเป็นธรรมชาติ

Zenind ช่วยผู้ประกอบการวางรากฐานที่เป็นระเบียบสำหรับบริษัทใหม่ เพื่อให้สามารถก้าวจากขั้นตอนจัดตั้งไปสู่การดำเนินงานได้โดยมีความล่าช้าน้อยลง นั่นสำคัญเพราะมักต้องใช้ EIN อย่างรวดเร็วหลังจากการยื่นกับรัฐเสร็จสิ้น

สำหรับผู้ก่อตั้งใหม่ กระบวนการจัดตั้งที่ราบรื่นช่วยให้:

• จัดโครงสร้างบริษัทได้ถูกต้องตั้งแต่ต้น
• เตรียมพร้อมสำหรับการตั้งค่าธนาคารและภาษี
• เก็บเอกสารการจัดตั้งและบันทึกธุรกิจให้เป็นระเบียบ
• เดินตามรายการตรวจสอบหลังการจัดตั้งได้อย่างมั่นใจ

คำถามที่พบบ่อย

EIN เหมือนกับใบอนุญาตประกอบธุรกิจหรือไม่

ไม่ใช่ EIN คือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีระดับรัฐบาลกลาง ส่วนใบอนุญาตประกอบธุรกิจเป็นการอนุมัติแยกต่างหากที่ออกโดยรัฐ เคาน์ตี หรือเมือง

LLC แบบสมาชิกคนเดียวสามารถขอ EIN ได้ไหม

ได้ LLC แบบสมาชิกคนเดียวจำนวนมากขอ EIN แม้ว่าบางกรณีอาจไม่จำเป็นสำหรับทุกวัตถุประสงค์ทางภาษี ธนาคารและสถาบันอื่น ๆ มักขอหมายเลขนี้

ฉันใช้ EIN ได้ทันทีหรือไม่

โดยทั่วไปได้ เมื่อ IRS ออกหมายเลขแล้ว คุณสามารถใช้กับงานธนาคารและงานธุรกิจอื่น ๆ ที่ต้องใช้ federal tax ID ได้ทันที

การสมัคร EIN เสียค่าใช้จ่ายหรือไม่

ไม่เสีย IRS ออก EIN ให้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

สรุปท้ายบทความ

EIN เป็นหมายเลขขนาดเล็กที่มีบทบาทสำคัญในการเริ่มต้นและดำเนินธุรกิจ มันช่วยให้ IRS ระบุบริษัทของคุณ สนับสนุนการตั้งค่าภาษีและ payroll และมักเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการธนาคารและการขอใบอนุญาต

หากคุณกำลังเริ่ม LLC หรือ corporation การจัดการ EIN ตั้งแต่ต้นจะช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง เมื่อมีแผนการจัดตั้งที่เหมาะสม คุณจะสามารถก้าวจากการยื่นจดทะเบียนธุรกิจไปสู่การดำเนินงานได้อย่างราบรื่นขึ้น

สำหรับผู้ก่อตั้งจำนวนมาก นี่คือจุดที่ Zenind เพิ่มคุณค่า นั่นคือการช่วยทำให้กระบวนการจัดตั้งบริษัทชัดเจน เป็นระเบียบ และพร้อมสำหรับขั้นตอนถัดไป