O que é um número EIN? Um guia completo para novas empresas nos EUA

O Employer Identification Number, geralmente chamado de EIN, é um dos identificadores mais importantes que uma nova empresa pode obter. Se você está abrindo uma LLC, corporation, partnership, nonprofit ou outra entidade empresarial nos Estados Unidos, o EIN costuma ser o número que ajuda sua empresa a operar com mais tranquilidade após a constituição.

Pense no EIN como um número de identificação fiscal federal da sua empresa. O IRS o utiliza para identificar sua empresa para fins de administração tributária e outras atividades empresariais. Em muitos casos, você precisará dele para abrir uma conta bancária empresarial, contratar funcionários, entregar declarações fiscais ou concluir outras tarefas oficiais da empresa.

Para fundadores que estão lançando uma nova empresa, o EIN normalmente não é o primeiro passo, mas costuma ser uma das próximas etapas após a constituição da empresa no estado. Por isso, muitos empreendedores tratam a formação da empresa e o planejamento do EIN juntos.

O que é um número EIN

Um EIN é um número de nove dígitos atribuído pelo IRS para identificar uma entidade empresarial para fins de impostos federais. Ele também é chamado de federal employer identification number ou federal tax ID.

O EIN não é o mesmo que:

• Um número de registro estadual
• Um número de licença comercial
• Um número de autorização de imposto sobre vendas
• Um Social Security Number pessoal

Uma empresa pode precisar de mais de um número governamental, dependendo de sua estrutura e de onde opera. O EIN é simplesmente o identificador federal usado para fins de impostos e relatórios empresariais.

Por que as empresas precisam de um EIN

Muitas empresas precisam de um EIN porque ele passa a fazer parte das operações do dia a dia, e não apenas da época de declaração de impostos.

Os motivos mais comuns para obter um EIN incluem:

• Contratar funcionários e informar impostos sobre folha de pagamento
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Entregar declarações fiscais federais da empresa
• Trabalhar com fornecedores, instituições financeiras e órgãos governamentais
• Solicitar certas licenças e permissões estaduais ou locais
• Manter a separação entre finanças pessoais e empresariais

Para uma nova LLC ou corporation, uma conta bancária empresarial costuma ser um dos principais motivos para obter um EIN rapidamente. Os bancos frequentemente solicitam esse número antes de abrir uma conta em nome da empresa.

Quem normalmente precisa de um EIN

O IRS informa que muitas empresas e organizações precisam de um EIN. Na prática, isso geralmente inclui:

• LLCs
• Corporations
• Partnerships
• Nonprofits e organizações isentas de impostos
• Empresas que contratam funcionários
• Empresas que devem certos impostos federais
• Espólios e alguns trusts

Alguns sole proprietors podem não precisar de um EIN se não tiverem funcionários e não tiverem outro motivo para solicitar o número. Ainda assim, muitos sole proprietors optam por obtê-lo porque isso pode ajudar a separar a atividade empresarial da atividade pessoal.

Se você não tiver certeza se sua estrutura precisa de um EIN, geralmente é melhor verificar antes de começar a operar banco, contratar ou declarar impostos pela nova empresa.

Quando solicitar um EIN

O melhor momento para solicitar um EIN é depois que sua entidade legal tiver sido constituída e antes de iniciar as atividades da empresa que dependem dele.

Esse timing importa porque o IRS espera que sua entidade esteja devidamente estabelecida antes de você solicitar o número. Se você estiver abrindo uma LLC, corporation, partnership ou organização isenta de impostos, o registro no estado normalmente deve vir primeiro.

Na prática, a maioria dos proprietários solicita o EIN quando está pronta para:

• Abrir uma conta bancária
• Configurar a folha de pagamento
• Assinar contratos em nome da empresa
• Entregar a documentação fiscal inicial
• Sair da fase de constituição e entrar na operação ativa

Como obter um EIN

O IRS oferece várias formas de solicitar um EIN. O método certo depende da localização da sua empresa e das informações que você tem em mãos.

1. Solicite online se você for elegível

A solicitação online de EIN do IRS é a opção mais rápida para solicitantes elegíveis. Se a solicitação for aprovada, o EIN é emitido na hora.

A ferramenta online geralmente está disponível para solicitantes cujo principal local de negócios fica nos EUA ou em territórios dos EUA e cujo responsável tenha um Social Security Number ou ITIN.

Alguns pontos práticos são importantes aqui:

• A solicitação deve ser concluída em uma única sessão
• A sessão expira após inatividade
• Apenas um EIN pode ser emitido por responsável por dia
• Você deve imprimir ou salvar a confirmação para seus registros

Para muitos novos fundadores, a solicitação online é o caminho mais simples, se eles forem elegíveis.

2. Solicite por fax ou correio, se necessário

Se você não for elegível para solicitar online, geralmente pode usar o Form SS-4 e enviá-lo por fax ou correio. Isso é comum para solicitantes que não atendem aos requisitos online ou que estão se candidatando de fora dos EUA.

O envio por fax ou correio normalmente leva mais tempo do que a solicitação online, então planeje com antecedência se você precisar do EIN para abrir conta bancária, configurar folha de pagamento ou realizar outra etapa com prazo curto.

3. Use solicitação por telefone em situações limitadas

O IRS também permite que certas organizações formadas fora dos EUA ou de territórios dos EUA solicitem por telefone. Isso é mais específico e não é a opção padrão para a maioria das novas empresas domésticas.

Quais informações você precisa para solicitar

Antes de começar, reúna as informações que o IRS vai solicitar para que o processo seja mais tranquilo.

Normalmente, você precisará de:

• Nome legal da empresa
• Nome comercial ou DBA, se houver
• Endereço de correspondência da empresa
• Tipo de entidade
• Data em que a empresa foi formada ou iniciou suas atividades
• Motivo da solicitação
• Nome e número de identificação fiscal do responsável
• Descrição da atividade da empresa

Ter esses dados em mãos ajuda a evitar erros e reduz a chance de atrasos ou rejeição da solicitação.

Você precisa de Social Security Number para obter um EIN?

Se você estiver solicitando online, o responsável geralmente precisa ter um Social Security Number ou ITIN.

Se você não tiver um, ainda pode haver outras opções de solicitação, como fax ou correio, dependendo da sua situação. Esse é um dos motivos mais comuns de confusão entre empresários quando o assunto é EIN, então vale a pena verificar as regras do IRS antes de começar.

Se sua empresa estiver sendo constituída nos EUA, mas o proprietário não for residente nos EUA, o caminho da solicitação pode ser diferente de uma solicitação online doméstica padrão.

Quanto tempo leva para obter um EIN

O prazo depende de como você solicita.

• Solicitações online podem ser emitidas imediatamente, se aprovadas
• Solicitações por fax e correio geralmente levam mais tempo
• Casos especiais podem exigir tempo adicional de processamento

Se você precisa do EIN para conta bancária, folha de pagamento ou registro fiscal, o ideal é solicitar o quanto antes.

Onde encontrar o EIN depois que ele é emitido

Se você já tem um EIN, mas não consegue encontrá-lo, há vários lugares para procurar.

As fontes mais comuns incluem:

• A carta de confirmação do IRS
• Documentos fiscais federais antigos
• Registros bancários da empresa
• Avisos e correspondências do IRS
• Registros de folha de pagamento ou contabilidade

Se ainda assim você não conseguir localizar o número, o IRS pode conseguir ajudar a confirmá-lo após verificar sua identidade e sua autoridade para recebê-lo.

Erros comuns com EIN que você deve evitar

Muitos atrasos no EIN são causados por erros simples no preenchimento. Os mais comuns incluem:

• Solicitar antes de a empresa estar devidamente constituída
• Usar o tipo de entidade incorreto
• Informar dados errados do responsável
• Esquecer de salvar a confirmação
• Achar que o EIN é o mesmo que um número de imposto estadual
• Pagar um site de terceiros por algo que o IRS fornece gratuitamente

O IRS não cobra taxa para emitir um EIN. Se um site tentar vender um, ele não é o aplicativo oficial do IRS.

EIN vs. TIN: qual é a diferença?

Taxpayer Identification Number, ou TIN, é uma categoria mais ampla. O EIN é um tipo de TIN usado por entidades empresariais.

Outros TINs incluem Social Security Numbers e ITINs, que são usados para diferentes tipos de contribuintes. Se você está abrindo uma empresa, o EIN é o que mais provavelmente importa para banco, folha de pagamento e declaração de impostos da empresa.

Como a Zenind ajuda novos empresários

Se você está formando uma empresa nos EUA com a Zenind, a etapa do EIN se encaixa naturalmente no processo mais amplo de lançamento.

A Zenind ajuda empreendedores a construir uma base organizada para sua nova empresa, para que possam passar da formação para a operação com menos atrasos. Isso importa porque o EIN muitas vezes é necessário logo após a conclusão do registro estadual.

Para novos fundadores, um processo de formação simplificado pode facilitar:

• Estruturar corretamente a empresa desde o início
• Preparar a configuração bancária e fiscal
• Manter documentos de constituição e registros empresariais organizados
• Avançar pela lista de tarefas pós-constituição com mais confiança

Perguntas frequentes

EIN é o mesmo que licença comercial?

Não. O EIN é um número de identificação fiscal federal. Uma licença comercial é uma autorização separada emitida por um estado, condado ou cidade.

Uma LLC de um único membro pode obter um EIN?

Sim. Muitas LLCs de um único membro obtêm um EIN, mesmo quando ele não é obrigatório para todas as finalidades fiscais. Bancos e outras instituições frequentemente o solicitam.

Posso usar meu EIN imediatamente?

Em geral, sim. Depois que o IRS emite o número, você normalmente pode usá-lo para banco e outras tarefas empresariais que exigem um identificador fiscal federal.

A solicitação do EIN é gratuita?

Sim. O IRS fornece EINs sem custo.

Considerações finais

Um EIN é um número pequeno com um papel importante na abertura e operação de uma empresa. Ele ajuda o IRS a identificar sua empresa, apoia a configuração de impostos e folha de pagamento e frequentemente se torna necessário para banco e licenciamento.

Se você está abrindo uma LLC ou corporation, tratar do EIN logo no início pode economizar tempo depois. Com o plano certo de constituição, você pode passar da abertura da empresa para a operação com muito menos atrito.

Para muitos fundadores, é exatamente aí que a Zenind agrega valor: ajudando a tornar o processo de constituição empresarial claro, organizado e pronto para a próxima etapa.