Čo je EIN číslo? Kompletný sprievodca pre nové americké firmy

Employer Identification Number, zvyčajne nazývané EIN, je jeden z najdôležitejších identifikátorov, ktoré môže nová firma získať. Ak zakladáte LLC, korporáciu, partnerstvo, neziskovú organizáciu alebo iný podnikateľský subjekt v Spojených štátoch, EIN je často číslo, ktoré pomáha vašej spoločnosti po založení fungovať bez problémov.

Predstavte si EIN ako federálne daňové identifikačné číslo vašej firmy. IRS ho používa na identifikáciu vašej spoločnosti pri správe daní a ďalších podnikateľských činnostiach. V mnohých prípadoch ho budete potrebovať na otvorenie firemného bankového účtu, prijímanie zamestnancov, podávanie daňových priznaní alebo splnenie iných oficiálnych firemných úloh.

Pre zakladateľov novej spoločnosti zvyčajne EIN nie je prvým krokom, ale často je jedným z ďalších krokov po založení firmy v štáte. Preto mnohí podnikatelia riešia založenie spoločnosti a plánovanie EIN spoločne.

Čo je EIN číslo

EIN je deväťmiestne číslo prideľované IRS na identifikáciu podnikateľského subjektu na federálne daňové účely. Nazýva sa aj federálne employer identification number alebo federálne daňové identifikačné číslo.

EIN nie je to isté ako:

• štátne registračné číslo
• číslo živnostenského alebo podnikateľského oprávnenia
• číslo povolenia na výber dane z predaja
• osobné číslo Social Security Number

Podnik môže potrebovať viac než jedno vládne číslo v závislosti od svojej právnej formy a miesta pôsobenia. EIN je jednoducho federálny identifikátor používaný na daňové a reportingové účely.

Prečo firmy potrebujú EIN

Mnohé firmy potrebujú EIN, pretože sa stáva súčasťou bežnej prevádzky, nie iba obdobia podávania daní.

Bežné dôvody, pre ktoré firmy získavajú EIN, zahŕňajú:

• prijímanie zamestnancov a vykazovanie mzdových daní
• otvorenie firemného bankového účtu
• podávanie federálnych daňových priznaní za firmu
• spoluprácu s dodávateľmi, finančnými inštitúciami a štátnymi orgánmi
• žiadosti o niektoré štátne alebo miestne licencie a povolenia
• udržiavanie oddelenia osobných a firemných financií

Pri novej LLC alebo korporácii je firemný bankový účet často jedným z hlavných dôvodov, prečo získať EIN čo najskôr. Banky ho často požadujú ešte pred otvorením účtu na meno spoločnosti.

Kto zvyčajne potrebuje EIN

IRS uvádza, že EIN potrebuje mnoho firiem a organizácií. V praxi to zvyčajne zahŕňa:

• LLC
• korporácie
• partnerstvá
• neziskové a daňovo oslobodené organizácie
• firmy, ktoré zamestnávajú pracovníkov
• firmy, ktoré dlhujú určité federálne dane
• pozostalosti a niektoré trusty

Niektorí samostatne zárobkovo činní podnikatelia nemusia EIN potrebovať, ak nemajú zamestnancov a nemajú iný dôvod oň požiadať. Aj tak si ho však mnoho živnostníkov a samostatných podnikateľov zvolí, pretože im pomáha oddeliť podnikateľskú činnosť od osobnej.

Ak si nie ste istí, či vaša právna forma EIN potrebuje, je zvyčajne lepšie si to overiť skôr, než začnete s bankovníctvom, prijímaním zamestnancov alebo podávaním daní pod novou firmou.

Kedy požiadať o EIN

Najlepší čas požiadať o EIN je po založení právnickej osoby a pred začiatkom podnikateľských aktivít, ktoré na ňom závisia.

Načasovanie je dôležité, pretože IRS očakáva, že vaša entita bude riadne založená ešte pred podaním žiadosti o číslo. Ak zakladáte LLC, korporáciu, partnerstvo alebo daňovo oslobodenú organizáciu, štátne podanie by malo vo všeobecnosti prebehnúť najskôr.

V praxi väčšina vlastníkov o EIN žiada vtedy, keď sú pripravení:

• otvoriť bankový účet
• nastaviť mzdy
• podpisovať zmluvy v mene firmy
• podať úvodné daňové dokumenty
• prejsť od založenia k aktívnej prevádzke

Ako získať EIN

IRS ponúka niekoľko spôsobov, ako požiadať o EIN. Správna metóda závisí od miesta vášho podnikania a od informácií, ktoré máte k dispozícii.

1. Požiadajte online, ak máte nárok

Online žiadosť o EIN od IRS je najrýchlejšia možnosť pre oprávnených žiadateľov. Ak je žiadosť schválená, EIN sa vydá okamžite.

Online nástroj je vo všeobecnosti dostupný pre žiadateľov, ktorých hlavné miesto podnikania je v USA alebo na územiach USA a ktorých zodpovedná osoba má Social Security Number alebo ITIN.

Treba si uvedomiť niekoľko praktických bodov:

• žiadosť sa musí dokončiť v jednom sedení
• sedenie vyprší po neaktivite
• na jednu zodpovednú osobu možno vydať len jedno EIN za deň
• potvrdenie by ste si mali vytlačiť alebo uložiť do záznamov

Pre mnohých nových zakladateľov je online podanie najjednoduchšia cesta, ak spĺňajú podmienky.

2. Požiadajte faxom alebo poštou, ak je to potrebné

Ak nemáte nárok podať žiadosť online, zvyčajne môžete použiť Form SS-4 a podať ho faxom alebo poštou. To je bežné pre žiadateľov, ktorí nespĺňajú podmienky pre online podanie alebo sa prihlasujú zo zahraničia mimo USA.

Fax alebo pošta zvyčajne trvá dlhšie než online podanie, preto plánujte dopredu, ak EIN potrebujete na bankový účet, nastavenie miezd alebo iný časovo citlivý krok.

3. V obmedzených prípadoch použite telefonické podanie

IRS tiež umožňuje niektorým organizáciám založeným mimo USA alebo území USA požiadať telefonicky. Ide o špecializovanú možnosť a nie je to predvolený postup pre väčšinu nových domácich firiem.

Aké informácie potrebujete na podanie žiadosti

Pred začiatkom si pripravte informácie, ktoré IRS bude požadovať, aby proces prebehol hladko.

Zvyčajne budete potrebovať:

• právny názov firmy
• prípadný obchodný názov alebo DBA
• poštovú adresu firmy
• typ entity
• dátum založenia alebo začatia podnikania
• dôvod podania žiadosti
• meno a daňové identifikačné číslo zodpovednej osoby
• popis podnikateľskej činnosti

Pripravené údaje pomáhajú predchádzať chybám a znižujú riziko oneskorenia alebo zamietnutia žiadosti.

Potrebujete na EIN Social Security Number?

Ak podávate žiadosť online, zodpovedná osoba spravidla potrebuje Social Security Number alebo ITIN.

Ak ho nemáte, stále môžete mať iné možnosti podania, napríklad faxom alebo poštou, v závislosti od vašej situácie. Toto je jeden z najčastejších dôvodov, prečo sú vlastníci firiem z EIN zmätení, preto sa oplatí overiť si pravidlá IRS ešte pred začiatkom.

Ak sa vaša firma zakladá v USA, ale vlastník nie je rezidentom USA, postup podania môže byť odlišný od štandardného domáceho online podania.

Ako dlho trvá získanie EIN

Čas potrebný na získanie EIN závisí od spôsobu podania.

• online žiadosti môžu byť schválené okamžite
• faxové a poštové žiadosti zvyčajne trvajú dlhšie
• špeciálne prípady môžu vyžadovať dodatočný čas na spracovanie

Ak EIN potrebujete na bankový účet, mzdy alebo daňovú registráciu, je rozumné požiadať čo najskôr.

Kde nájsť EIN po jeho pridelení

Ak už EIN máte, ale neviete ho nájsť, existuje niekoľko miest, kde ho môžete hľadať.

Medzi bežné zdroje patria:

• potvrdenie od IRS
• staršie federálne daňové dokumenty
• záznamy firemného bankového účtu
• oznámenia a korešpondencia od IRS
• mzdové alebo účtovné záznamy

Ak ho stále neviete nájsť, IRS vám môže pomôcť číslo potvrdiť po overení vašej identity a oprávnenia ho získať.

Bežné chyby pri EIN, ktorým sa treba vyhnúť

Mnohé oneskorenia pri EIN vznikajú kvôli jednoduchým chybám v podaní. Medzi najčastejšie patria:

• podanie ešte pred riadnym založením firmy
• nesprávny typ entity
• nesprávne údaje o zodpovednej osobe
• zabudnutie uložiť potvrdenie
• domnienka, že EIN je to isté ako štátne daňové číslo
• platenie tretej strane za niečo, čo IRS poskytuje zadarmo

IRS si za EIN neúčtuje žiadny poplatok. Ak vám webová stránka skúša EIN predať, nejde o oficiálnu aplikáciu IRS.

EIN vs. TIN: Aký je rozdiel?

Taxpayer Identification Number, teda TIN, je širšia kategória. EIN je jeden z typov TIN používaných pre podnikateľské subjekty.

Medzi ďalšie TIN patria Social Security Numbers a ITIN, ktoré sa používajú pre iné typy daňovníkov. Ak zakladáte spoločnosť, EIN je ten, ktorý bude najpravdepodobnejšie dôležitý pre bankovníctvo, mzdy a podávanie firemných daní.

Ako Zenind pomáha novým vlastníkom firiem

Ak zakladáte americkú firmu so Zenind, krok s EIN prirodzene zapadá do celého procesu spustenia.

Zenind pomáha podnikateľom vybudovať čistý základ pre novú spoločnosť, aby mohli prejsť od založenia k prevádzke s menším oneskorením. To je dôležité, pretože EIN je často potrebné krátko po dokončení štátneho podania.

Pre nových zakladateľov môže zjednodušený proces založenia uľahčiť:

• správne usporiadanie spoločnosti od začiatku
• prípravu na bankovníctvo a nastavenie daní
• udržiavanie zakladateľských dokumentov a firemných záznamov v poriadku
• prechod cez kontrolný zoznam po založení s väčšou istotou

Často kladené otázky

Je EIN to isté ako živnostenské oprávnenie?

Nie. EIN je federálne daňové identifikačné číslo. Živnostenské oprávnenie je samostatné povolenie vydané štátom, okresom alebo mestom.

Môže jednoosobová LLC získať EIN?

Áno. Mnohé jednoosobové LLC si EIN vybavia aj vtedy, keď ho pre každý daňový účel nemusia mať. Banky a iné inštitúcie ho často požadujú.

Môžem EIN používať hneď?

Zvyčajne áno. Keď IRS číslo vydá, môžete ho zvyčajne ihneď používať na bankovníctvo a ďalšie podnikateľské úlohy, ktoré vyžadujú federálne daňové identifikačné číslo.

Je žiadosť o EIN bezplatná?

Áno. IRS poskytuje EIN bez poplatku.

Záverečné myšlienky

EIN je malé číslo s veľkým významom pri zakladaní a prevádzke firmy. Pomáha IRS identifikovať vašu spoločnosť, podporuje nastavenie daní a miezd a často sa stáva nevyhnutným pre bankovníctvo a licencovanie.

Ak zakladáte LLC alebo korporáciu, vybavenie EIN včas vám môže neskôr ušetriť čas. So správne nastaveným plánom založenia sa môžete presunúť od podania firmy k jej prevádzke s omnoho menším trením.

Pre mnohých zakladateľov je práve v tom hodnota Zenind: pomáha urobiť proces založenia spoločnosti jasným, organizovaným a pripraveným na ďalší krok.