Wat is een EIN-nummer? Een complete gids voor nieuwe Amerikaanse bedrijven

Een Employer Identification Number, meestal afgekort als EIN, is een van de belangrijkste identificatienummers die een nieuw bedrijf kan verkrijgen. Als u een LLC, corporation, partnership, nonprofit of een andere bedrijfsentiteit in de Verenigde Staten opricht, is een EIN vaak het nummer dat uw bedrijf helpt om na de oprichting soepel te functioneren.

Zie een EIN als een federaal fiscaal identificatienummer voor uw bedrijf. De IRS gebruikt dit om uw onderneming te identificeren voor belastingadministratie en andere bedrijfsactiviteiten. In veel gevallen heeft u het nodig om een zakelijke bankrekening te openen, personeel aan te nemen, belastingaangiften in te dienen of andere officiële zakelijke taken uit te voeren.

Voor oprichters die een nieuw bedrijf starten, is het EIN meestal niet de eerste stap, maar vaak wel een van de volgende stappen nadat het bedrijf bij de staat is opgericht. Daarom regelen veel ondernemers bedrijfsoprichting en EIN-planning samen.

Wat een EIN-nummer is

Een EIN is een negencijferig nummer dat door de IRS wordt toegekend om een bedrijfsentiteit voor federale belastingdoeleinden te identificeren. Het wordt ook wel een federal employer identification number of federal tax ID genoemd.

Een EIN is niet hetzelfde als:

• Een staatsregistratienummer
• Een bedrijfslicentienummer
• Een omzetbelastingvergunning
• Een persoonlijk Social Security Number

Een bedrijf kan meer dan één overheidsnummer nodig hebben, afhankelijk van de rechtsvorm en de plaats van vestiging. Het EIN is eenvoudigweg de federale identificatie die wordt gebruikt voor belasting- en rapportagedoeleinden van een bedrijf.

Waarom bedrijven een EIN nodig hebben

Veel bedrijven hebben een EIN nodig omdat het onderdeel wordt van de dagelijkse bedrijfsvoering, niet alleen van het belastingseizoen.

Veelvoorkomende redenen om een EIN aan te vragen zijn onder meer:

• Werknemers aannemen en loonheffingen rapporteren
• Een zakelijke bankrekening openen
• Federale belastingaangiften voor het bedrijf indienen
• Samenwerken met leveranciers, financiële instellingen en overheidsinstanties
• Bepaalde staats- of lokale licenties en vergunningen aanvragen
• Afscheiding behouden tussen privé- en bedrijfsfinanciën

Voor een nieuwe LLC of corporation is een zakelijke bankrekening vaak een van de belangrijkste redenen om snel een EIN te verkrijgen. Banken vragen er vaak om voordat zij een rekening op naam van de onderneming openen.

Wie doorgaans een EIN nodig heeft

De IRS geeft aan dat veel bedrijven en organisaties een EIN nodig hebben. In de praktijk gaat het meestal om:

• LLC's
• Corporations
• Partnerships
• Nonprofits en vrijgestelde organisaties
• Bedrijven die werknemers aannemen
• Bedrijven die bepaalde federale belastingen verschuldigd zijn
• Nalatenchappen en sommige trusts

Sommige eenmanszaken hebben mogelijk geen EIN nodig als zij geen werknemers hebben en geen andere reden hebben om er een aan te vragen. Toch kiezen veel eenmanszaken er alsnog voor om er een te verkrijgen, omdat dit helpt om zakelijke activiteit van privéactiviteit te scheiden.

Als u niet zeker weet of uw rechtsvorm een EIN nodig heeft, is het meestal beter om dit te controleren voordat u onder de nieuwe onderneming gaat bankieren, personeel aanneemt of belastingaangifte doet.

Wanneer u een EIN moet aanvragen

De beste tijd om een EIN aan te vragen is nadat uw juridische entiteit is opgericht en voordat u begint met de bedrijfsactiviteiten waarvoor het nodig is.

Die timing is belangrijk omdat de IRS verwacht dat uw entiteit correct is opgericht voordat u het nummer aanvraagt. Als u een LLC, corporation, partnership of vrijgestelde organisatie opricht, moet de indiening bij de staat doorgaans eerst plaatsvinden.

In de praktijk vragen de meeste eigenaren het EIN aan wanneer zij klaar zijn om:

• Een bankrekening te openen
• Loonadministratie op te zetten
• Contracten te ondertekenen namens het bedrijf
• Initiële belastingdocumenten in te dienen
• Van oprichting over te gaan naar actieve bedrijfsvoering

Hoe u een EIN krijgt

De IRS biedt verschillende manieren om een EIN aan te vragen. De juiste methode hangt af van de locatie van uw bedrijf en de informatie die u beschikbaar heeft.

1. Online aanvragen als u in aanmerking komt

De online EIN-aanvraag van de IRS is de snelste optie voor aanvragers die hiervoor in aanmerking komen. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt het EIN direct uitgegeven.

De online tool is doorgaans beschikbaar voor aanvragers van wie de hoofdvestiging zich in de VS of Amerikaanse territoria bevindt en van wie de verantwoordelijke partij een Social Security Number of ITIN heeft.

Enkele praktische aandachtspunten:

• De aanvraag moet in één sessie worden voltooid
• De sessie verloopt na inactiviteit
• Er kan slechts één EIN per verantwoordelijke partij per dag worden uitgegeven
• U moet de bevestiging printen of opslaan voor uw administratie

Voor veel nieuwe oprichters is online aanvragen de eenvoudigste route als zij hiervoor in aanmerking komen.

2. Aanvragen per fax of post indien nodig

Als u niet online kunt aanvragen, kunt u doorgaans Formulier SS-4 gebruiken en dit per fax of post indienen. Dit is gebruikelijk voor aanvragers die niet aan de online vereisten voldoen of die vanuit buiten de VS aanvragen.

Fax of post duurt meestal langer dan online indienen, dus plan vooruit als u het EIN nodig heeft voor een bankrekening, loonadministratie of een andere tijdkritische stap.

3. Telefonisch aanvragen in beperkte situaties

De IRS staat bepaalde organisaties die buiten de VS of Amerikaanse territoria zijn opgericht ook toe om telefonisch aan te vragen. Dit is meer gespecialiseerd en niet de standaardoptie voor de meeste nieuwe binnenlandse bedrijven.

Welke informatie u nodig heeft om aan te vragen

Verzamel vóór u begint de gegevens die de IRS zal vragen, zodat het proces soepel verloopt.

U heeft meestal nodig:

• De officiële naam van het bedrijf
• Eventuele handelsnaam of DBA
• Het postadres van het bedrijf
• De rechtsvorm
• De datum waarop het bedrijf is opgericht of gestart
• De reden van de aanvraag
• De naam en het belastingnummer van de verantwoordelijke partij
• Een beschrijving van de bedrijfsactiviteit

Als u deze gegevens gereed heeft, voorkomt u fouten en verkleint u de kans op vertraging of afgewezen aanvragen.

Heeft u een Social Security Number nodig om een EIN te krijgen?

Als u online aanvraagt, heeft de verantwoordelijke partij doorgaans een Social Security Number of ITIN nodig.

Als u die niet heeft, kunt u mogelijk nog andere aanvraagopties gebruiken, zoals fax of post, afhankelijk van uw situatie. Dit is een van de meest voorkomende redenen waarom ondernemers in de war raken over EIN's, dus het is verstandig om de IRS-regels te controleren voordat u begint.

Als uw bedrijf in de VS wordt opgericht maar de eigenaar geen Amerikaanse inwoner is, kan het aanvraagtraject anders zijn dan bij een standaard binnenlandse online aanvraag.

Hoe lang het duurt om een EIN te krijgen

De tijdlijn hangt af van de manier waarop u aanvraagt.

• Online aanvragen kunnen direct worden uitgegeven als ze worden goedgekeurd
• Fax- en postaanvragen duren doorgaans langer
• Speciale gevallen kunnen extra verwerkingstijd vereisen

Als u het EIN nodig heeft voor een bankrekening, loonadministratie of belastingregistratie, is het verstandig om zo vroeg mogelijk aan te vragen.

Waar u een EIN kunt vinden nadat het is uitgegeven

Als u al een EIN heeft maar het niet kunt vinden, zijn er verschillende plaatsen om te zoeken.

Veelvoorkomende bronnen zijn:

• De bevestigingsbrief van de IRS
• Oude federale belastingdocumenten
• Zakelijke bankdocumenten
• Kennisgevingen en correspondentie van de IRS
• Loon- of boekhoudgegevens

Als u het nummer nog steeds niet kunt terugvinden, kan de IRS mogelijk helpen het te bevestigen nadat uw identiteit en bevoegdheid zijn geverifieerd.

Veelvoorkomende EIN-fouten om te vermijden

Veel vertragingen bij EIN-aanvragen worden veroorzaakt door eenvoudige fouten. De meest voorkomende fouten zijn:

• Aanvragen voordat het bedrijf correct is opgericht
• De verkeerde rechtsvorm gebruiken
• Onjuiste gegevens van de verantwoordelijke partij invullen
• De bevestigingsmelding vergeten op te slaan
• Aannemen dat een EIN hetzelfde is als een staatsbelastingnummer
• Betalen aan een externe website voor iets dat de IRS gratis aanbiedt

De IRS brengt geen kosten in rekening voor een EIN. Als een website er geld voor vraagt, is het niet de officiële IRS-aanvraag.

EIN versus TIN: wat is het verschil?

Een Taxpayer Identification Number, of TIN, is een bredere categorie. Een EIN is een type TIN dat voor rechtspersonen wordt gebruikt.

Andere TIN's zijn onder meer Social Security Numbers en ITIN's, die voor andere soorten belastingplichtigen worden gebruikt. Als u een bedrijf opricht, is het EIN meestal het nummer dat van belang is voor bankzaken, loonadministratie en zakelijke belastingaangifte.

Hoe Zenind nieuwe ondernemers helpt

Als u een Amerikaans bedrijf opricht met Zenind, past de EIN-stap natuurlijk binnen het bredere startproces.

Zenind helpt ondernemers een sterke basis te leggen voor hun nieuwe bedrijf, zodat zij met minder vertraging van oprichting naar operatie kunnen gaan. Dat is belangrijk omdat EIN's vaak snel nodig zijn nadat de staatsaanvraag is voltooid.

Voor nieuwe oprichters kan een gestroomlijnd oprichtingsproces het eenvoudiger maken om:

• Het bedrijf vanaf het begin correct te structureren
• Zich voor te bereiden op bank- en belastingopzet
• Oprichtingsdocumenten en bedrijfsadministratie op orde te houden
• De checklist na oprichting met vertrouwen af te werken

Veelgestelde vragen

Is een EIN hetzelfde als een bedrijfslicentie?

Nee. Een EIN is een federaal fiscaal identificatienummer. Een bedrijfslicentie is een afzonderlijke goedkeuring van een staat, county of stad.

Kan een single-member LLC een EIN krijgen?

Ja. Veel single-member LLC's krijgen een EIN, zelfs als zij er voor elke fiscale situatie niet verplicht toe zijn. Banken en andere instellingen vragen er vaak om.

Kan ik mijn EIN direct gebruiken?

Meestal wel. Zodra de IRS het nummer uitgeeft, kunt u het doorgaans gebruiken voor bankzaken en andere bedrijfstaken waarvoor een federaal fiscaal identificatienummer nodig is.

Is de EIN-aanvraag gratis?

Ja. De IRS verstrekt EIN's kosteloos.

Slotgedachten

Een EIN is een klein nummer met een grote rol bij het opstarten en runnen van een bedrijf. Het helpt de IRS uw onderneming te identificeren, ondersteunt belasting- en loonadministratie en wordt vaak noodzakelijk voor bankzaken en vergunningen.

Als u een LLC of corporation start, kan het vroeg regelen van het EIN later tijd besparen. Met het juiste oprichtingsplan kunt u van het indienen van uw bedrijf naar de operationele fase gaan met aanzienlijk minder wrijving.

Voor veel oprichters is dat precies waar Zenind waarde toevoegt: helpen het bedrijfsoprichtingsproces duidelijk, georganiseerd en klaar voor de volgende stap te maken.