Vaikeiden työntekijöiden käsittely: Käytännön opas pienyrittäjille

Jokainen kasvava yritys kohtaa lopulta hankalan henkilöstöhaasteen. Tiimin jäsen voi olla myöhässä, väittelevä, sitoutumaton, vastaanottamaton palautteelle tai häiritä muuta henkilöstöä. Pienessä yrityksessä tällainen käytös voi heikentää työilmapiiriä nopeasti ja viedä arvokasta aikaa, joka pitäisi käyttää asiakkaiden palvelemiseen ja liiketoiminnan rakentamiseen.

Perustajille, jotka ovat hiljattain perustaneet LLC-yhtiön tai corporationin ja palkkaavat ensimmäisiä työntekijöitään, nämä haasteet voivat tuntua vieläkin stressaavammilta. Hyvä uutinen on, että useimmat vaikeisiin työntekijöihin liittyvät tilanteet voidaan hallita selkeällä prosessilla, johdonmukaisella viestinnällä ja oikeudenmukaisella dokumentoinnilla.

Tavoitteena ei ole leimata ketään ongelmatyöntekijäksi. Tavoitteena on ymmärtää ongelma, korjata se ajoissa ja suojata yritystä, tiimiä ja työntekijää, jos parantuminen on mahdollista.

Mikä tekee työntekijästä vaikean?

Kaikki turhauttava käytös ei tarkoita, että henkilöä olisi mahdoton johtaa. Monissa tapauksissa kyse on yksittäisestä ja korjattavissa olevasta ongelmasta. Tavallisia esimerkkejä ovat:

• Toistuva myöhästely tai poissaolot
• Määräaikojen missaaminen tai heikkolaatuinen työ
• Negatiivinen tai epäkunnioittava viestintä
• Huono yhteistyö työkavereiden kanssa
• Käytäntöjen tai ohjeiden sivuuttaminen
• Toistuvat selitykset ilman parannusta
• Vastustus ohjausta tai esihenkilön tukea kohtaan

Ennen toimiin ryhtymistä erottele käytös henkilöstä. Keskity havaittaviin tekoihin etkä oletuksiin asenteesta tai luonteesta.

Aloita faktoista, älä turhautumisesta

Ensimmäinen virhe, jonka monet esihenkilöt tekevät, on reagoida tunnepohjalta. Se voi johtaa epäjohdonmukaiseen kurinpitoon tai keskusteluun, joka tuntuu henkilökohtaiselta eikä ammatilliselta.

Ennen kuin tapaat työntekijän, kokoa faktat:

• Tarkat päivämäärät ja kellonajat
• Mitä sanottiin tai tehtiin
• Miten käytös vaikutti työhön, asiakkaaseen tai tiimiin
• Aiempi valmennus, muistutukset tai varoitukset
• Asiaankuuluvat käytännöt, käsikirjan kirjaukset tai suoriutumisvaatimukset

Kun sinulla on selkeä kirjallinen kokonaisuus, ongelman selittäminen ja oikean vastauksen valitseminen on paljon helpompaa.

Etsi juurisyy

Vaikealla käytöksellä on yleensä jokin syy. Jotkut työntekijät kamppailevat työkuorman, epäselvien odotusten, puutteellisen perehdytyksen, henkilökohtaisen stressin tai siihen rooliin sopimattomien taitojen kanssa. Toiset taas voivat testata rajoja, koska kukaan ei ole puuttunut tilanteeseen suoraan.

Kysy itseltäsi:

• Selitettiinkö työ selkeästi rekrytoinnin ja perehdytyksen aikana?
• Ymmärtääkö työntekijä, miltä onnistuminen näyttää?
• Onko työmäärä kasvanut epärealistiseksi?
• Ovatko prosessit epäselviä tai epäjohdonmukaisia?
• Onko kyse suoriutumisongelmasta, viestintäongelmasta vai käytösongelmasta?

Sinun ei tarvitse hyväksyä käytöstä, mutta syyn ymmärtäminen auttaa valitsemaan oikean ratkaisun.

Käy suora, yksityinen keskustelu

Kun ymmärrät ongelman, sovi yksityinen keskustelu. Keskustelun tulee olla rauhallinen, täsmällinen ja kunnioittava. Älä käsittele vakavia suoriutumisongelmia muiden työntekijöiden edessä.

Hyödyllinen rakenne on:

1. Nimeä ongelma selkeästi
2. Kerro esimerkit
3. Selitä vaikutus
4. Kysy työntekijän näkemystä
5. Aseta odotukset parantamiselle

Esimerkiksi:

• ”Olet myöhästynyt neljä kertaa tässä kuussa, ja viimeisellä kahdella kerralla asiakkaat odottivat, kun myymälä avattiin.”
• ”Sävysi eilisessä kokouksessa keskeytti tiimin ja hidasti projektia.”
• ”Haluan ymmärtää, mistä tämä johtuu ja mitä pitää muuttua.”

Pidä keskustelu käyttäytymisessä ja tuloksissa, älä persoonassa.

Aseta selkeät odotukset

Joskus työntekijä on vaikea, koska standardia ei ole koskaan ilmaistu selkeästi. Jos odotukset ovat epämääräisiä, molempien osapuolten on helppo tulkita tilanne eri tavalla.

Ole tarkka siitä, mitä pitää muuttua:

• Läsnäolo- ja täsmällisyysvaatimukset
• Vastausajat ja määräajat
• Viestintäsäännöt
• Raportointirakenne
• Asiakaspalvelun standardit
• Tiimikäyttäytymisen odotukset

Jos mahdollista, laita odotukset kirjallisesti. Se voi tarkoittaa käsikirjaa, käytäntöpäivitystä, kirjallista varoitusta tai parannussuunnitelmaa.

Johdonmukaisuus on yhtä tärkeää kuin selkeys. Jos yhtä työntekijää kohdellaan eri standardilla kuin muita, siitä seuraa kaunaa ja epäselvyyttä.

Dokumentoi kaikki

Dokumentointi on yksi tärkeimmistä työkaluista vaikeiden työntekijöiden käsittelyssä. Se auttaa pysymään objektiivisena, seuraamaan kehitystä ja tukee tulevia päätöksiä, jos tilanne ei parane.

Dokumentoi:

• Tapahtumien päivämäärät
• Yhteenveto valmennuskeskusteluista
• Kirjalliset varoitukset tai toimintasuunnitelmat
• Seurantatapaamiset ja niiden tulokset
• Suoriutumisen paraneminen tai jatkuvat ongelmat

Pidä merkinnät faktapohjaisina ja ammatillisina. Vältä tunnepitoista kieltä tai henkilökohtaisia mielipiteitä. Jos kiista kärjistyy, selkeä dokumentointi voi tehdä eron hallittavan työsuhdeasian ja kalliin ongelman välillä.

Käytä suorituskyvyn parantamissuunnitelmaa, kun se on tarkoituksenmukaista

Jos työntekijä pystyy parantumaan, jäsennelty suorituskyvyn parantamissuunnitelma voi luoda oikeudenmukaisen tien eteenpäin. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun ongelma liittyy suoriutumiseen eikä vakavaan väärinkäytökseen.

Hyvän parannussuunnitelman tulisi sisältää:

• Tarkka käytös- tai suoriutumispuute
• Standardi, joka työntekijän on saavutettava
• Realistinen aikataulu parannukselle
• Seurantapäivät
• Seuraukset, jos parannusta ei tapahdu

Suunnitelman tulee olla mitattava. ”Ole parempi” ei auta. ”Saavu ajoissa jokaiseen suunniteltuun työvuoroon seuraavien 30 päivän ajan” on selkeä ja seurattava.

Suojaa muu tiimi

Vaikea työntekijä harvoin vaikuttaa vain esihenkilöön. Hänen käytöksensä voi levitä nopeasti työpaikalle, heikentää motivaatiota ja luoda jännitteitä työkavereiden välille.

Suojaa tiimi näin:

• Käsittele ongelma varhain
• Vältä juoruamista tai sivukeskusteluja
• Vahvista yhteiset standardit kaikille
• Pidä viestintä rauhallisena ja johdonmukaisena
• Varmista, etteivät muut työntekijät joudu mukaan konfliktiin

Tiimisi tarvitsee nähdä, että häiritsevään käytökseen suhtaudutaan vakavasti ja sitä käsitellään oikeudenmukaisesti. Jos he uskovat, että huono käytös jää vaille puuttumista, luottamus johtamiseen heikkenee.

Tiedä, milloin on aika eskaloida

Kaikki työntekijät eivät reagoi valmennukseen. Jos käytös jatkuu selkeän palautteen, dokumentoinnin ja oikeudenmukaisen parannusmahdollisuuden jälkeen, eskalointi voi olla tarpeen.

Tilanteesta riippuen eskalointi voi tarkoittaa:

• Lopullista kirjallista varoitusta
• Lomautusta tai määräaikaista työstä pidättämistä yrityksen käytännön mukaisesti
• Työtehtävien uudelleenjärjestelyä
• Työsuhteen päättämistä

Ennen vakavia toimenpiteitä tarkista sisäiset käytännöt ja noudata sovellettavaa työlainsäädäntöä. Jos et ole varma, miten päätös tulisi käsitellä, konsultoi pätevää HR- tai lakiasiantuntijaa. Huolellinen käsittely on erityisen tärkeää pienille yrityksille, jotka rakentavat edelleen johtamisrakenteitaan.

Milloin työsuhteen päättäminen on oikea valinta

Joskus paras ratkaisu on lopettaa työsuhde. Näin voi olla silloin, kun työntekijä toistuvasti sivuuttaa odotukset, vahingoittaa tiimikulttuuria tai kieltäytyy parantamasta toimintaansa useista mahdollisuuksista huolimatta.

Työsuhteen päättäminen tulee hoitaa ammattimaisesti:

• Ole valmistautunut ja tiivis
• Viittaa dokumentoituihin ongelmiin ja aiempiin varoituksiin
• Vältä väittelyä hetkessä
• Kerää yrityksen omaisuus ja poista pääsyt tarvittaessa
• Noudata sisäistä poistumisprosessia

Hyvin hoidettu lähtö on vähemmän häiritsevä kuin kuukausien ratkaisematon konflikti.

Ehkäise tulevia ongelmia paremmalla rekrytoinnilla ja perehdytyksellä

Paras tapa käsitellä vaikeita työntekijöitä on vähentää riskiä palkata väärä henkilö alun perin. Vahvat järjestelmät vaikuttavat merkittävästi, erityisesti pienissä yrityksissä, joissa tiimit ovat kevyitä.

Parantaaksesi rekrytointia ja perehdytystä:

• Laadi selkeät työnkuvaukset
• Kysy käyttäytymiseen perustuvia haastattelukysymyksiä
• Tarkista suosittelut, kun se on tarkoituksenmukaista
• Kerro odotukset ennen ensimmäistä työpäivää
• Tarjoa koulutusta ja kirjallinen käsikirja
• Sovi säännölliset alkuvaiheen tarkistukset

Uusi työntekijä, joka ymmärtää kulttuurin, standardit ja raportointirakenteen, päätyy harvemmin toistuviin johtamisongelmiin.

Lopuksi

Vaikeat työntekijät ovat osa yrityksen omistamista, mutta heidän ei tarvitse suistaa yritystä raiteiltaan. Tehokkain vastaus on rauhallinen, johdonmukainen ja dokumentoitu. Aloita faktoista, ymmärrä syy, aseta selkeät odotukset ja anna työntekijälle reilu mahdollisuus parantaa.

Jos parannusta ei tapahdu, suojaa yritystä ja muuta tiimiä eskaloimalla tilanne asianmukaisesti. Yrittäjille, jotka rakentavat yritystä alusta alkaen, vahvat johtamistavat ovat yhtä tärkeitä kuin vahvat perustamis- ja compliance-käytännöt. Mitä aikaisemmin ne otetaan käyttöön, sitä helpompi on rakentaa terve työyhteisö.