24 tâches que les petites entreprises peuvent sous-traiter pour gagner du temps et croître plus vite

Les propriétaires de petites entreprises portent souvent trop de chapeaux. Une heure, vous répondez aux questions des clients; la suivante, vous vérifiez des factures, mettez à jour votre site Web ou essayez de déterminer votre prochain mouvement marketing. Ce type de charge de travail est courant au début de la création d’une entreprise, mais il n’est pas durable à long terme.

La sous-traitance offre aux fondateurs une façon concrète de récupérer du temps sans sacrifier la qualité. Plutôt que d’embaucher des employés à temps plein pour chaque tâche spécialisée, vous pouvez faire appel à des pigistes, des contractuels, des agences ou des prestataires de services pour les travaux qui n’ont pas besoin d’être réalisés à l’interne. Cela peut réduire les frais généraux, accélérer l’exécution et permettre à votre équipe principale de se concentrer sur ce qui alimente réellement la croissance.

Pour les fondateurs qui démarrent encore leur entreprise, la sous-traitance peut être particulièrement puissante. Vous pouvez déléguer les tâches routinières tout en gardant votre attention sur la création de l’entreprise, la conformité, l’acquisition de clients et le développement de produits. Zenind aide les entrepreneurs à simplifier le processus de création d’entreprise afin qu’ils puissent consacrer moins de temps à la paperasse et plus de temps à bâtir leur activité.

Ce que signifie vraiment la sous-traitance

La sous-traitance consiste à confier un travail précis à des professionnels externes plutôt que de tout gérer à l’interne. Cela ne signifie pas abandonner le contrôle. Bien faite, la sous-traitance consiste à choisir la bonne personne ou le bon fournisseur pour la bonne tâche.

Les meilleures décisions de sous-traitance présentent généralement trois caractéristiques :

• La tâche est répétitive et bien définie.
• La tâche exige une expertise que vous n’avez pas en interne.
• La tâche n’a pas besoin d’être effectuée par un employé assis dans votre bureau.

Lorsque ces conditions sont réunies, la sous-traitance peut être un choix plus simple et plus efficace que l’embauche.

24 tâches que les petites entreprises peuvent sous-traiter

1. Soutien administratif

La gestion de calendrier, le tri de la boîte de réception, la coordination des réunions, l’organisation des fichiers et la recherche de base peuvent souvent être pris en charge par un adjoint virtuel.

2. Tenue de livres

Maintenir les livres à jour est essentiel, mais cela prend aussi du temps. Un teneur de livres peut classer les transactions, rapprocher les comptes et aider à préparer vos dossiers pour la saison des impôts.

3. Traitement de la paie

La paie implique des échéances, des calculs, des déclarations fiscales et des obligations de conformité. La sous-traiter réduit le risque d’erreurs coûteuses.

4. Facturation et envoi de factures

Un spécialiste de la facturation peut envoyer les factures, effectuer des suivis sur les paiements en retard, surveiller les comptes clients et maintenir une trésorerie plus stable.

5. Soutien à la clientèle

Le soutien par courriel, le clavardage et les demandes de service courantes peuvent souvent être délégués pour que votre équipe puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.

6. Conception de site Web

Si votre site Web a besoin d’une apparence professionnelle, un concepteur Web peut vous aider à créer un site plus rapide, plus clair et plus facile à naviguer.

7. Entretien du site Web

La mise à jour des extensions, la correction de liens brisés, la surveillance de la disponibilité et l’application de correctifs de sécurité sont tous de bons candidats à la sous-traitance.

8. Rédaction de contenu

Les articles de blogue, les pages de destination, les infolettres, les descriptions de produits et les études de cas exigent tous du temps et un processus d’écriture constant.

9. Optimisation pour les moteurs de recherche

Le SEO peut améliorer la visibilité, mais il demande de la recherche continue, de la planification de contenu, de l’optimisation technique et une stratégie de liens. Un spécialiste peut gérer ce travail plus efficacement.

10. Gestion des médias sociaux

Publier de manière constante, répondre aux commentaires et planifier des campagnes peuvent tous être confiés à l’externe lorsque votre équipe n’a pas la bande passante nécessaire.

11. Marketing par courriel

La segmentation, l’automatisation, la conception d’infolettres et les tests de campagnes sont tous des tâches qu’un spécialiste du marketing ou une agence peut gérer pour vous.

12. Conception graphique

Les logos, dépliants, publicités, présentations, emballages et visuels pour les médias sociaux ont généralement meilleure allure lorsqu’ils sont créés par un designer formé.

13. Montage vidéo

Si votre entreprise produit du contenu vidéo, un pigiste peut s’occuper du montage, de l’étalonnage des couleurs, des sous-titres et de la mise en forme pour différentes plateformes.

14. Génération de prospects

Un spécialiste de la génération de prospects peut repérer des clients potentiels, nettoyer des listes de contacts et aider à alimenter le haut de votre entonnoir de vente.

15. Prise de rendez-vous

La prospection sortante et la planification d’appels peuvent être sous-traitées à un assistant formé ou à un fournisseur de soutien aux ventes.

16. Développement des ventes

Un pigiste compétent peut nourrir les prospects, qualifier l’intérêt et transmettre des occasions plus solides à votre équipe interne.

17. Études de marché

Avant de lancer un produit ou une campagne, il est utile de comprendre les concurrents, les besoins des clients et les tendances de prix. Un soutien à la recherche peut accélérer ce processus.

18. Saisie de données

Si votre entreprise génère un grand volume de dossiers, de mises à jour d’inventaire ou de travail sur tableur, la saisie de données est souvent un bon candidat à la sous-traitance.

19. Transcription

Les entrevues audio, les webinaires, les réunions et les notes dictées peuvent être transformés en texte consultable par des professionnels de la transcription.

20. Traduction

Les entreprises qui servent plusieurs marchés ont souvent besoin d’un contenu traduit de façon exacte et cohérente dans plusieurs langues.

21. Soutien à la rédaction juridique

Un avocat doit s’occuper des conseils juridiques réels, mais la rédaction de documents courants, les modèles de contrats et les révisions de politiques peuvent souvent être délégués à des professionnels du droit, au besoin.

22. Préparation des déclarations fiscales

Les déclarations fiscales sont sensibles aux délais et aux règles. Un fiscaliste peut vous aider à vous assurer que votre entreprise respecte ses obligations fédérales et provinciales ou d’État.

23. Soutien au recrutement

La recherche de candidats, le tri des CV et la planification des entrevues peuvent prendre énormément de temps. Un soutien au recrutement peut rendre le processus plus efficace.

24. Exécution des commandes et logistique

Si votre entreprise vend des produits, des fournisseurs d’exécution peuvent emballer, expédier et suivre les commandes afin que votre équipe puisse se concentrer sur les ventes et l’expérience client.

Comment décider quoi sous-traiter en premier

Toutes les tâches ne devraient pas quitter votre bureau. La bonne approche consiste à commencer par les travaux répétitifs, chronophages ou qui dépassent votre expertise principale.

Une bonne règle de base consiste à sous-traiter le travail qui :

• Ne nécessite pas une connaissance approfondie de votre entreprise.
• Peut être documenté à l’aide d’un processus ou d’une liste de vérification.
• Crée un goulot d’étranglement lorsqu’il est retardé.
• Peut être mesuré avec des livrables clairs.

Commencez petit. Un seul projet sous-traité vous en apprendra souvent plus qu’une longue séance de planification. Si le processus fonctionne, vous pouvez élargir la relation ou ajouter du soutien supplémentaire.

Ce qu’il ne faut pas sous-traiter trop tôt

Certaines responsabilités sont mieux gardées près du fondateur, surtout au début.

Vous pourriez vouloir conserver un contrôle direct sur :

• Les décisions stratégiques de base
• L’orientation du produit
• L’autorité finale sur les prix
• Les relations sensibles avec les clients
• Les approbations financières à haut risque

La sous-traitance fonctionne le mieux lorsqu’elle renforce votre modèle d’affaires, et non lorsqu’elle vous fait perdre votre compréhension du fonctionnement réel de l’entreprise.

Comment gérer efficacement le travail sous-traité

Une relation de sous-traitance solide repose sur la clarté. Avant de confier une tâche, assurez-vous d’avoir :

• Une portée de travail écrite
• Des échéances et des attentes de livraison
• Des préférences de communication
• Des règles d’accès aux outils et aux fichiers
• Des normes de qualité ou des exemples

Si vous voulez des résultats fiables, traitez le travail sous-traité comme n’importe quel autre processus d’affaires important. Plus vous lui donnez de structure, plus il est facile à mettre à l’échelle.

Éviter les problèmes de mauvaise classification des travailleurs

La sous-traitance n’est pas la même chose que l’embauche d’un employé. Cette distinction est importante. Si un contractuel fonctionne comme un employé régulier, la relation peut créer des problèmes fiscaux et de conformité.

Avant de faire appel à un pigiste ou à un contractuel, assurez-vous que l’entente reflète une relation d’affaires indépendante. En cas de doute, consultez un professionnel qualifié.

Comment la sous-traitance soutient les nouveaux fondateurs

Les fondateurs en phase de démarrage font souvent face au même défi : trop de choses à faire et trop peu de temps pour tout accomplir. La sous-traitance résout une partie du problème en rendant le soutien accessible sans vous obliger à bâtir une grande équipe trop tôt.

C’est particulièrement vrai lors de la création de l’entreprise et des premières étapes de croissance. Lorsque vous utilisez Zenind pour la création d’entreprise et les besoins connexes de mise en place, vous pouvez réduire le fardeau administratif du démarrage et rester concentré sur les clients, les opérations et les revenus.

Une approche légère l’emporte souvent au début. Sous-traitez le travail qui vous détourne de vos priorités, gardez le travail qui façonne votre entreprise et utilisez votre temps là où il a le plus d’impact.

Réflexions finales

La sous-traitance n’est pas seulement une tactique d’économie de coûts. C’est une stratégie de croissance. Le bon mélange de pigistes, de prestataires de services et de fournisseurs spécialisés peut aider une petite entreprise à aller plus vite, à fonctionner de manière plus professionnelle et à rester concentrée sur le travail le plus important.

Si vous bâtissez une entreprise à partir de zéro, commencez par repérer les tâches qui consomment du temps sans créer de véritable avantage concurrentiel. Ce sont souvent les meilleures candidates à déléguer.

L’objectif est simple : gardez votre attention sur l’entreprise que vous seul pouvez construire, et laissez des professionnels externes de confiance s’occuper du reste.