24 задачи, които малките бизнеси могат да възлагат, за да спестят време и да растат по-бързо

Собствениците на малък бизнес носят твърде много отговорности едновременно. Един час отговаряте на въпроси на клиенти, в следващия проверявате фактури, актуализирате уебсайта си или се опитвате да решите следващата маркетингова стъпка. Подобно натоварване е обичайно в ранните етапи на изграждане на компания, но не е устойчиво завинаги.

Възлагането на външни изпълнители дава на основателите практичен начин да си върнат време, без да жертват качеството. Вместо да наемате постоянни служители за всяка специализирана задача, можете да ангажирате фрийлансъри, независими изпълнители, агенции или доставчици на услуги за работата, която не е необходимо да остане вътрешна. Това може да намали разходите, да ускори процесите и да позволи на основния екип да се съсредоточи върху нещата, които реално движат растежа.

За основателите, които тепърва започват своя бизнес, възлагането може да бъде особено полезно. Можете да делегирате рутинни задачи, като същевременно насочите вниманието си към учредяване на компанията, съответствие с изискванията, привличане на клиенти и разработване на продукта. Zenind помага на предприемачите да опростят процеса по учредяване на компания, за да отделят по-малко време за документи и повече време за изграждане на бизнеса.

Какво всъщност означава възлагане на външни изпълнители

Възлагането на външни изпълнители е практиката да се възлагат конкретни задачи на външни професионалисти вместо всичко да се изпълнява вътрешно. Това не означава отказ от контрол. Добре направено, възлагането означава да изберете правилния човек или доставчик за правилната задача.

Най-добрите решения за възлагане обикновено имат три общи характеристики:

• Задачата е повтаряема и ясно дефинирана.
• За задачата е необходима експертиза, която не е налична във вашия екип.
• Задачата не изисква да бъде изпълнявана от служител във вашия офис.

Когато тези условия са налице, възлагането може да бъде по-чист и по-ефективен избор от наемането.

24 задачи, които малките бизнеси могат да възлагат

1. Административна подкрепа

Управление на календар, сортиране на входящата поща, координация на срещи, организация на файлове и базово проучване често могат да бъдат поети от виртуален асистент.

2. Счетоводство

Поддържането на актуално счетоводство е важно, но и отнема време. Счетоводител може да категоризира транзакции, да съгласува сметки и да помогне записите ви да са готови за данъчния сезон.

3. Обработка на заплати

Заплатите включват срокове, изчисления, данъчни декларации и изисквания за съответствие. Възлагането на тази функция намалява риска от скъпоструващи грешки.

4. Издаване на фактури и фактуриране

Специалист по фактуриране може да изпраща фактури, да напомня за просрочени плащания, да следи вземанията и да поддържа по-постоянен паричен поток.

5. Обслужване на клиенти

Имейл поддръжка, чат поддръжка и рутинни запитвания от клиенти често могат да бъдат делегирани, за да може екипът ви да се фокусира върху по-ценна работа.

6. Уеб дизайн

Ако уебсайтът ви има нужда от професионален вид, уеб дизайнер може да помогне да се създаде сайт, който е по-бърз, по-изчистен и по-лесен за навигация.

7. Поддръжка на уебсайта

Актуализиране на плъгини, поправка на счупени връзки, наблюдение на работоспособността и прилагане на актуализации за сигурност са добри кандидати за възлагане.

8. Съдържание за писане

Блог публикации, целеви страници, бюлетини, описания на продукти и казуси изискват време и постоянен писмен процес.

9. Оптимизация за търсачки

SEO може да подобри видимостта, но изисква постоянно проучване, планиране на съдържанието, техническа оптимизация и стратегия за връзки. Специалист може да управлява тази работа по-ефективно.

10. Управление на социални медии

Публикуване с постоянен ритъм, отговаряне на коментари и планиране на кампании могат да бъдат поети външно, когато екипът ви няма достатъчен капацитет.

11. Имейл маркетинг

Сегментиране, автоматизация, дизайн на бюлетини и тестване на кампании са задачи, които маркетолог или агенция може да управлява вместо вас.

12. Графичен дизайн

Лога, флаери, реклами, презентации за инвеститори, опаковки и графики за социални мрежи обикновено изглеждат по-добре, когато са създадени от обучен дизайнер.

13. Видео монтаж

Ако бизнесът ви създава видео съдържание, фрийлансър може да се заеме с монтажа, корекцията на цветовете, субтитрите и форматирането за различни платформи.

14. Генериране на лийдове

Специалист по генериране на лийдове може да идентифицира потенциални клиенти, да почиства списъци с контакти и да помогне за запълване на върха на фунията за продажби.

15. Насрочване на срещи

Изходящата комуникация и уговарянето на разговори могат да бъдат възложени на обучен асистент или доставчик на търговска поддръжка.

16. Подкрепа на продажбите

Умел фрийлансър може да подхранва лийдове, да квалифицира интереса и да предава по-силни възможности на вътрешния ви екип.

17. Проучване на пазара

Преди да пуснете продукт или кампания, е полезно да разберете конкурентите, нуждите на клиентите и ценовите тенденции. Подкрепата с проучване може да ускори този процес.

18. Въвеждане на данни

Ако бизнесът ви генерира голям обем записи, актуализации на инвентар или работа с таблици, въвеждането на данни често е добър кандидат за възлагане.

19. Преписване на аудио

Аудиоинтервюта, уебинари, срещи и продиктувани бележки могат да бъдат превърнати в текст с възможност за търсене от специалисти по транскрипция.

20. Превод

Бизнесите, които обслужват няколко пазара, често се нуждаят съдържанието им да бъде превеждано точно и последователно на различни езици.

21. Подкрепа при изготвяне на правни документи

Адвокат трябва да поема реалните правни съвети, но рутинното изготвяне на документи, шаблони за договори и прегледи на политики често могат да бъдат делегирани на правни специалисти при нужда.

22. Данъчна подготовка

Данъчните декларации са чувствителни към срокове и изискват познаване на множество правила. Данъчен специалист може да помогне бизнесът ви да изпълни федералните и щатските си задължения.

23. Подкрепа при наемане

Намирането на кандидати, преглеждането на автобиографии и насрочването на интервюта могат да отнемат много време. Подкрепата при подбор може да направи процеса по-ефективен.

24. Изпълнение на поръчки и логистика

Ако бизнесът ви продава продукти, доставчиците на изпълнение на поръчки могат да опаковат, изпращат и проследяват поръчките, така че екипът ви да се съсредоточи върху продажбите и клиентското изживяване.

Как да решите какво да възложите първо

Не всяка задача трябва да напусне бюрото ви. Правилният подход е да започнете с работа, която е повтаряема, отнема много време или е извън основната ви експертиза.

Добро правило е да възлагате работа, която:

• Не изисква задълбочени вътрешни познания за вашата компания.
• Може да бъде описана с процес или контролен списък.
• Създава затруднение, когато се забави.
• Може да бъде измерена с ясни резултати.

Започнете с малко. Един възложен проект често ви казва повече от дълга планираща среща. Ако процесът работи, можете да разширите отношенията или да включите допълнителна подкрепа.

Какво не бива да възлагате твърде рано

Някои отговорности е по-добре да останат близо до основателя, особено в началото.

Може да искате да запазите пряк контрол върху:

• Основните стратегически решения
• Посоката на продукта
• Окончателното определяне на цените
• Чувствителните отношения с клиенти
• Финансови одобрения с висок риск

Възлагането работи най-добре, когато укрепва бизнес модела ви, а не когато намалява разбирането ви за това как реално работи бизнесът.

Как да управлявате ефективно възложената работа

Силното партньорство при възлагане зависи от яснота. Преди да предадете каквато и да е задача, уверете се, че имате:

• Писмен обхват на работата
• Срокове и очаквания за доставка
• Предпочитания за комуникация
• Правила за достъп до инструменти и файлове
• Стандарти за качество или примери

Ако искате надеждни резултати, третирайте възложената работа като всеки друг важен бизнес процес. Колкото повече структура дадете, толкова по-лесно е да се мащабира.

Избягвайте проблеми с неправилно класифициране на работници

Възлагането на външни изпълнители не е същото като наемане на служител. Тази разлика е важна. Ако независим изпълнител функционира като обикновен служител, връзката може да създаде данъчни и регулаторни проблеми.

Преди да ангажирате фрийлансър или независим изпълнител, уверете се, че договорката отразява независима бизнес връзка. При съмнение се консултирайте с квалифициран специалист.

Как възлагането подпомага новите основатели

Основателите в ранния етап често са изправени пред един и същ проблем: твърде много работа и твърде малко време за всичко. Възлагането решава част от този проблем, като прави подкрепата достъпна, без да ви принуждава да изграждате голям екип твърде рано.

Това е особено вярно по време на създаването на компанията и в първите етапи на растеж. Когато използвате Zenind за учредяване на компания и свързаните с това нужди при стартирането на бизнеса, можете да намалите административната тежест на началото и да останете фокусирани върху клиенти, операции и приходи.

Олекотеният подход често печели в началото. Възлагайте работата, която ви разсейва, запазете работата, която оформя компанията ви, и използвайте времето си там, където ефектът е най-голям.

Заключителни мисли

Възлагането не е просто тактика за спестяване на разходи. То е стратегия за растеж. Правилната комбинация от фрийлансъри, доставчици на услуги и специализирани партньори може да помогне на малкия бизнес да се движи по-бързо, да работи по-професионално и да остане фокусиран върху най-важната работа.

Ако изграждате компания от нулата, започнете с идентифициране на задачите, които поглъщат време, без да създават реално конкурентно предимство. Те често са най-добрите кандидати за делегиране.

Целта е проста: съсредоточете вниманието си върху бизнеса, който само вие можете да изградите, и оставете доверени външни професионалисти да се погрижат за останалото.