24 kisvállalkozási feladat, amelyet kiszervezhetsz, hogy időt takaríts meg és gyorsabban növekedj

A kisvállalkozás-tulajdonosok egyszerre túl sok szerepet töltenek be. Az egyik órában még ügyfélkérdésekre válaszolsz, a következőben számlákat ellenőrzöl, frissíted a weboldaladat, vagy azt próbálod kitalálni, mi legyen a következő marketinglépés. Ez a fajta terhelés gyakori a vállalkozásépítés korai szakaszában, de hosszú távon nem fenntartható.

A kiszervezés gyakorlati módot ad az alapítóknak arra, hogy visszanyerjék az idejüket anélkül, hogy feladnák a minőséget. Ahelyett, hogy minden speciális feladatra teljes munkaidős alkalmazottat vennél fel, bevonhatsz szabadúszókat, alvállalkozókat, ügynökségeket vagy szolgáltatókat azokhoz a munkákhoz, amelyeket nem kell házon belül tartani. Ez csökkentheti a rezsiköltségeket, javíthatja a sebességet, és lehetővé teszi, hogy a fő csapatod arra koncentráljon, ami valóban növekedést hoz.

Azoknál az alapítóknál, akik még csak most indítják el a vállalkozásukat, a kiszervezés különösen hatékony lehet. A rutinfeladatokat delegálhatod, miközben a figyelmedet a cégalapításra, a megfelelőségre, az ügyfélszerzésre és a termékfejlesztésre összpontosítod. A Zenind segít a vállalkozóknak leegyszerűsíteni a cégalapítás folyamatát, hogy kevesebb időt töltsenek papírmunkával, és többet az üzlet építésével.

Mit jelent valójában a kiszervezés

A kiszervezés az a gyakorlat, amikor bizonyos feladatokat külső szakemberekre bírsz ahelyett, hogy mindent házon belül végeznél el. Ez nem jelenti azt, hogy elveszíted az irányítást. Jól csinálva a kiszervezés azt jelenti, hogy a megfelelő feladathoz a megfelelő embert vagy szolgáltatót választod.

A legjobb kiszervezési döntések általában három közös jellemzővel rendelkeznek:

• A feladat ismétlődő és jól körülhatárolható.
• A feladat olyan szakértelmet igényel, amellyel a csapatod nem rendelkezik.
• A feladatot nem kell egy olyan alkalmazottnak elvégeznie, aki az irodádban ül.

Ha ezek a feltételek teljesülnek, a kiszervezés tisztább és hatékonyabb megoldás lehet, mint a felvétel.

24 feladat, amelyet a kisvállalkozások kiszervezhetnek

1. Adminisztratív támogatás

A naptárkezelést, a bejövő levelek szűrését, a megbeszélések egyeztetését, a fájlok rendszerezését és az alapkutatást gyakran egy virtuális asszisztens is el tudja végezni.

2. Könyvelés

A könyvek naprakészen tartása elengedhetetlen, de időigényes is. Egy könyvelő kategorizálhatja a tranzakciókat, egyeztetheti a számlákat, és segíthet abban, hogy a nyilvántartásaid adóidőszakra készen álljanak.

3. Bérszámfejtés

A bérszámfejtés határidőket, számításokat, adóbevallásokat és megfelelőségi kötelezettségeket foglal magában. A bérszámfejtés kiszervezése csökkenti a költséges hibák esélyét.

4. Számlázás és követeléskezelés

Egy számlázási szakember kiküldheti a számlákat, utánkövetheti a késedelmes fizetéseket, nyomon követheti a kintlévőségeket, és egyenletesebb cash flow-t biztosíthat.

5. Ügyfélszolgálat

Az e-mailes ügyféltámogatás, a chates támogatás és a rutinjellegű szolgáltatási megkeresések gyakran delegálhatók, így a csapatod a nagyobb értékű munkára koncentrálhat.

6. Weboldaltervezés

Ha a weboldaladnak professzionális megjelenésre van szüksége, egy webdesigner segíthet egy gyorsabb, letisztultabb és könnyebben navigálható oldal létrehozásában.

7. Weboldal-karbantartás

A bővítmények frissítése, a törött hivatkozások javítása, az üzemidő figyelése és a biztonsági javítások telepítése mind jó jelöltek a kiszervezésre.

8. Tartalomírás

A blogbejegyzések, landing oldalak, hírlevelek, termékleírások és esettanulmányok mind időt és következetes írási folyamatot igényelnek.

9. Keresőoptimalizálás

Az SEO javíthatja a láthatóságot, de folyamatos kutatást, tartalomtervezést, technikai optimalizálást és linkstratégiát igényel. Egy szakértő ezt a munkát hatékonyabban tudja kezelni.

10. Közösségi média menedzsment

A következetes posztolást, a hozzászólásokra adott válaszokat és a kampányok tervezését is külső partner végezheti, ha a csapatodnak nincs elég kapacitása.

11. E-mail marketing

A szegmentálás, az automatizálás, a hírlevéltervezés és a kampánytesztelés mind olyan feladatok, amelyeket egy marketinges vagy ügynökség kezelhet helyetted.

12. Grafikai tervezés

A logók, szórólapok, hirdetések, prezentációk, csomagolások és közösségi grafikai elemek általában jobban sikerülnek, ha képzett tervező készíti őket.

13. Videóvágás

Ha a vállalkozásod videós tartalmat gyárt, egy szabadúszó elvégezheti a vágást, a színkorrekciót, a feliratozást és a különböző platformokra való formázást.

14. Leadgenerálás

Egy leadgenerálási szakember azonosíthatja a potenciális ügyfeleket, tisztíthatja a kapcsolati listákat, és segíthet feltölteni az értékesítési tölcsér tetejét.

15. Időpont-egyeztetés

A kifelé irányuló megkeresések és a hívások egyeztetése kiszervezhető egy képzett asszisztensnek vagy értékesítést támogató szolgáltatónak.

16. Értékesítési fejlesztés

Egy gyakorlott szabadúszó ápolhatja a kapcsolatot a leadekkel, minősítheti az érdeklődést, és erősebb lehetőségeket adhat át a belső csapatnak.

17. Piackutatás

Új termék vagy kampány indítása előtt hasznos megérteni a versenytársakat, az ügyféligényeket és az ártrendeket. A kutatási támogatás felgyorsíthatja ezt a folyamatot.

18. Adatbevitel

Ha a vállalkozásod nagy mennyiségű nyilvántartást, készletfrissítést vagy táblázatkezelési munkát generál, az adatbevitel gyakran jó kiszervezési feladat.

19. Átírás

Hanginterjúkat, webináriumokat, megbeszéléseket és diktált jegyzeteket átíró szakemberek kereshető szöveggé alakíthatnak.

20. Fordítás

A több piacon működő vállalkozásoknak gyakran van szükségük arra, hogy a tartalmaikat pontosan és következetesen több nyelvre fordítsák.

21. Jogi dokumentum-előkészítés támogatása

A tényleges jogi tanácsadást ügyvédnek kell végeznie, de a rutinjellegű dokumentum-előkészítés, szerződésminták és irányelv-áttekintések gyakran delegálhatók szükség szerint jogi szakembereknek.

22. Adóbevallás-előkészítés

Az adóbevallások időérzékenyek és szabályozásigényesek. Egy adószakember segíthet abban, hogy a vállalkozásod megfeleljen a szövetségi és állami kötelezettségeknek.

23. Toborzási támogatás

A jelöltek felkutatása, az önéletrajzok előszűrése és az interjúk egyeztetése rengeteg időt emészthet fel. A toborzási támogatás hatékonyabbá teheti a folyamatot.

24. Teljesítés és logisztika

Ha a vállalkozásod termékeket értékesít, a teljesítési szolgáltatók összekészíthetik, feladhatják és nyomon követhetik a rendeléseket, így a csapatod az értékesítésre és az ügyfélélményre koncentrálhat.

Hogyan dönts arról, mit érdemes először kiszervezni

Nem minden feladatot kell kiengedni a kezedből. A helyes megközelítés az, ha azokat a munkákat szervezed ki először, amelyek ismétlődőek, időigényesek vagy kívül esnek a fő szakterületeden.

Jó ökölszabály, hogy olyan munkát érdemes kiszervezni, amely:

• Nem igényel mély belső ismeretet a vállalkozásodról.
• Dokumentálható egy folyamatban vagy ellenőrzőlistában.
• Szűk keresztmetszetet okoz, ha késik.
• Jól mérhető, egyértelmű eredményekkel.

Kezdd kicsiben. Egyetlen kiszervezett projekt gyakran többet mutat meg, mint egy hosszú tervezési megbeszélés. Ha a folyamat működik, bővítheted az együttműködést vagy további támogatást vonhatsz be.

Mit ne szervezz ki túl korán

Bizonyos feladatokat jobb az alapítónál tartani, különösen az elején.

Érdemes közvetlen ellenőrzés alatt tartani a következőket:

• Alapvető stratégiai döntések
• Termékirány
• Végső árképzési jogkör
• Érzékeny ügyfélkapcsolatok
• Magas kockázatú pénzügyi jóváhagyások

A kiszervezés akkor működik a legjobban, ha erősíti az üzleti modelledet, és nem veszi el a rálátásodat arra, hogyan működik valójában a vállalkozás.

Hogyan kezeld hatékonyan a kiszervezett munkát

Az erős kiszervezési kapcsolat alapja az egyértelműség. Mielőtt bármilyen feladatot átadnál, győződj meg róla, hogy rendelkezésre áll:

• Írásos feladatleírás
• Határidők és teljesítési elvárások
• Kommunikációs preferenciák
• Hozzáférési szabályok az eszközökhöz és fájlokhoz
• Minőségi elvárások vagy példák

Ha megbízható eredményt szeretnél, kezeld a kiszervezett munkát ugyanúgy, mint bármely más fontos üzleti folyamatot. Minél több struktúrát adsz neki, annál könnyebb lesz skálázni.

Kerüld el a munkavállalói besorolási problémákat

A kiszervezés nem ugyanaz, mint az alkalmazott felvétele. Ez a különbség fontos. Ha egy alvállalkozó úgy működik, mint egy rendes alkalmazott, az adózási és megfelelőségi problémákat okozhat.

Mielőtt szabadúszót vagy alvállalkozót vonnál be, győződj meg róla, hogy a kapcsolat valóban független vállalkozói viszonyt tükröz. Ha bizonytalan vagy, konzultálj egy képzett szakemberrel.

Hogyan támogatja a kiszervezés az új alapítókat

A korai szakaszban lévő alapítók gyakran ugyanazzal a kihívással szembesülnek: túl sok a teendő, és túl kevés az idő mindent elvégezni. A kiszervezés ennek a problémának az egyik részére ad megoldást azáltal, hogy hozzáférhetővé teszi a támogatást anélkül, hogy túl korán nagy csapatot kellene építened.

Ez különösen igaz a cégalapítás és a növekedés első szakaszai alatt. Ha a Zenind szolgáltatásait használod a cégalapításhoz és az ehhez kapcsolódó üzleti beállítási feladatokhoz, csökkentheted az indulás adminisztratív terhét, és a figyelmedet az ügyfelekre, az üzemeltetésre és a bevételre összpontosíthatod.

A karcsú működés gyakran nyer az első napokban. Szervezd ki azt a munkát, ami elvonja a figyelmedet, tartsd meg azt, ami formálja a cégedet, és az idődet oda tedd, ahol a legnagyobb hatása van.

Záró gondolatok

A kiszervezés nem csupán költségcsökkentő taktika. Ez egy növekedési stratégia. A megfelelő szabadúszók, szolgáltatók és szakosodott partnerek segíthetnek egy kisvállalkozásnak gyorsabban haladni, professzionálisabban működni, és arra koncentrálni, ami a legfontosabb.

Ha a nulláról építesz vállalkozást, kezdd azzal, hogy azonosítod azokat a feladatokat, amelyek sok időt visznek el anélkül, hogy valódi versenyelőnyt teremtenének. Ezek gyakran a legjobb jelöltek a delegálásra.

A cél egyszerű: fordítsd a figyelmedet arra az üzletre, amelyet csak te tudsz felépíteni, és bízd a többit megbízható külső szakemberekre.