24 εργασίες που οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αναθέσουν σε εξωτερικούς συνεργάτες για να εξοικονομήσουν χρόνο και να αναπτυχθούν ταχύτερα

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αναλαμβάνουν πάρα πολλούς ρόλους. Τη μία ώρα απαντάτε σε ερωτήσεις πελατών, την επόμενη ελέγχετε τιμολόγια, ενημερώνετε τον ιστότοπό σας ή προσπαθείτε να καταλάβετε την επόμενη κίνηση μάρκετινγκ. Αυτός ο φόρτος εργασίας είναι συνηθισμένος στα πρώτα στάδια της δημιουργίας μιας εταιρείας, αλλά δεν είναι βιώσιμος για πάντα.

Η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες δίνει στους ιδρυτές έναν πρακτικό τρόπο να ανακτήσουν χρόνο χωρίς να θυσιάσουν την ποιότητα. Αντί να προσλαμβάνετε εργαζομένους πλήρους απασχόλησης για κάθε εξειδικευμένη εργασία, μπορείτε να συνεργαστείτε με freelancers, contractors, γραφεία ή παρόχους υπηρεσιών για εργασίες που δεν χρειάζεται να παραμένουν εσωτερικά. Αυτό μπορεί να μειώσει τα γενικά έξοδα, να βελτιώσει την ταχύτητα και να επιτρέψει στην κύρια ομάδα σας να επικεντρωθεί σε ό,τι πραγματικά οδηγεί την ανάπτυξη.

Για ιδρυτές που μόλις ξεκινούν την επιχείρησή τους, η ανάθεση εργασιών μπορεί να είναι ιδιαίτερα ισχυρή. Μπορείτε να αναθέσετε ρουτίνες εργασίες, διατηρώντας παράλληλα την προσοχή σας στην ίδρυση της εταιρείας, τη συμμόρφωση, την απόκτηση πελατών και την ανάπτυξη προϊόντων. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να απλοποιήσουν τη διαδικασία ίδρυσης εταιρείας, ώστε να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο σε γραφειοκρατία και περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Τι σημαίνει πραγματικά η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες

Η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η πρακτική του να εμπιστεύεστε συγκεκριμένες εργασίες σε επαγγελματίες εκτός της εταιρείας σας αντί να τις χειρίζεστε όλες εσωτερικά. Δεν σημαίνει ότι χάνετε τον έλεγχο. Όταν γίνεται σωστά, σημαίνει ότι επιλέγετε το κατάλληλο άτομο ή τον κατάλληλο πάροχο για τη σωστή εργασία.

Οι καλύτερες αποφάσεις ανάθεσης συνήθως έχουν τρία κοινά χαρακτηριστικά:

• Η εργασία είναι επαναλαμβανόμενη και καλά ορισμένη.
• Η εργασία απαιτεί εξειδίκευση που δεν διαθέτετε εσωτερικά.
• Η εργασία δεν χρειάζεται να εκτελείται από εργαζόμενο που βρίσκεται μέσα στο γραφείο σας.

Όταν αυτές οι συνθήκες πληρούνται, η ανάθεση μπορεί να είναι πιο καθαρή και πιο αποτελεσματική επιλογή από την πρόσληψη.

24 εργασίες που οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αναθέσουν

1. Διοικητική υποστήριξη

Η διαχείριση ημερολογίου, η ταξινόμηση εισερχομένων, ο συντονισμός συναντήσεων, η οργάνωση αρχείων και η βασική έρευνα μπορούν συχνά να ανατεθούν σε έναν εικονικό βοηθό.

2. Τήρηση βιβλίων

Η σωστή ενημέρωση των βιβλίων είναι απαραίτητη, αλλά και χρονοβόρα. Ένας λογιστής βιβλίων μπορεί να κατηγοριοποιεί συναλλαγές, να συμφωνεί λογαριασμούς και να διατηρεί τα αρχεία σας έτοιμα για την περίοδο των φόρων.

3. Επεξεργασία μισθοδοσίας

Η μισθοδοσία περιλαμβάνει προθεσμίες, υπολογισμούς, φορολογικές δηλώσεις και υποχρεώσεις συμμόρφωσης. Η ανάθεσή της μειώνει την πιθανότητα δαπανηρών λαθών.

4. Τιμολόγηση και χρέωση

Ένας ειδικός στη χρέωση μπορεί να στέλνει τιμολόγια, να παρακολουθεί καθυστερημένες πληρωμές, να ελέγχει τις απαιτήσεις και να διατηρεί πιο σταθερή ροή μετρητών.

5. Υποστήριξη πελατών

Η υποστήριξη μέσω email, η υποστήριξη μέσω chat και οι συνηθισμένες ερωτήσεις εξυπηρέτησης μπορούν συχνά να ανατεθούν, ώστε η ομάδα σας να επικεντρωθεί σε εργασίες υψηλότερης αξίας.

6. Σχεδιασμός ιστοσελίδας

Αν ο ιστότοπός σας χρειάζεται επαγγελματική εικόνα, ένας web designer μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία ενός site που είναι ταχύτερο, πιο καθαρό και πιο εύκολο στην πλοήγηση.

7. Συντήρηση ιστοσελίδας

Η ενημέρωση πρόσθετων, η διόρθωση σπασμένων συνδέσμων, η παρακολούθηση της διαθεσιμότητας και η εφαρμογή ενημερώσεων ασφαλείας είναι όλα καλές περιπτώσεις για ανάθεση.

8. Συγγραφή περιεχομένου

Τα blog posts, οι σελίδες προορισμού, τα newsletters, οι περιγραφές προϊόντων και οι μελέτες περίπτωσης απαιτούν χρόνο και σταθερή διαδικασία συγγραφής.

9. Βελτιστοποίηση για μηχανές αναζήτησης

Το SEO μπορεί να βελτιώσει την προβολή, αλλά απαιτεί συνεχή έρευνα, σχεδιασμό περιεχομένου, τεχνική βελτιστοποίηση και στρατηγική συνδέσμων. Ένας ειδικός μπορεί να διαχειριστεί αυτή την εργασία πιο αποτελεσματικά.

10. Διαχείριση κοινωνικών δικτύων

Η σταθερή δημοσίευση, η απάντηση σε σχόλια και ο σχεδιασμός καμπανιών μπορούν όλα να ανατεθούν εξωτερικά όταν η ομάδα σας δεν έχει τον απαραίτητο χρόνο.

11. Email marketing

Η τμηματοποίηση, ο αυτοματισμός, ο σχεδιασμός newsletters και οι δοκιμές καμπανιών είναι όλες εργασίες που μπορεί να διαχειριστεί για εσάς ένας marketer ή ένα γραφείο.

12. Γραφιστικός σχεδιασμός

Τα λογότυπα, τα φυλλάδια, οι διαφημίσεις, οι παρουσιάσεις επενδυτών, η συσκευασία και τα γραφικά για τα κοινωνικά δίκτυα συνήθως δείχνουν καλύτερα όταν δημιουργούνται από εκπαιδευμένο σχεδιαστή.

13. Επεξεργασία βίντεο

Αν η επιχείρησή σας παράγει περιεχόμενο βίντεο, ένας freelancer μπορεί να αναλάβει την επεξεργασία, τη διόρθωση χρώματος, τους υπότιτλους και τη μορφοποίηση για διαφορετικές πλατφόρμες.

14. Δημιουργία leads

Ένας ειδικός στη δημιουργία leads μπορεί να εντοπίζει δυνητικούς πελάτες, να καθαρίζει λίστες επαφών και να βοηθά να γεμίσει το πάνω μέρος του sales funnel σας.

15. Προγραμματισμός ραντεβού

Η επικοινωνία εκτός επιχείρησης και ο προγραμματισμός κλήσεων μπορούν να ανατεθούν σε έναν εκπαιδευμένο βοηθό ή πάροχο υποστήριξης πωλήσεων.

16. Υποστήριξη πωλήσεων

Ένας ικανός freelancer μπορεί να καλλιεργεί leads, να αξιολογεί το ενδιαφέρον και να παραδίδει ισχυρότερες ευκαιρίες στην εσωτερική σας ομάδα.

17. Έρευνα αγοράς

Πριν από την κυκλοφορία ενός προϊόντος ή μιας καμπάνιας, είναι χρήσιμο να κατανοείτε τον ανταγωνισμό, τις ανάγκες των πελατών και τις τάσεις τιμολόγησης. Η υποστήριξη έρευνας μπορεί να επιταχύνει αυτή τη διαδικασία.

18. Εισαγωγή δεδομένων

Αν η επιχείρησή σας παράγει μεγάλο όγκο εγγραφών, ενημερώσεων αποθεμάτων ή εργασίας σε υπολογιστικά φύλλα, η εισαγωγή δεδομένων είναι συχνά καλή επιλογή για ανάθεση.

19. Απομαγνητοφώνηση

Συνεντεύξεις ήχου, webinars, συναντήσεις και υπαγορευμένες σημειώσεις μπορούν να μετατραπούν σε αναζητήσιμο κείμενο από επαγγελματίες απομαγνητοφώνησης.

20. Μετάφραση

Οι επιχειρήσεις που εξυπηρετούν πολλαπλές αγορές συχνά χρειάζονται ακριβή και συνεπή μετάφραση περιεχομένου σε διαφορετικές γλώσσες.

21. Υποστήριξη σύνταξης νομικών εγγράφων

Ένας δικηγόρος πρέπει να χειρίζεται τη νομική συμβουλή, αλλά η σύνταξη συνήθων εγγράφων, τα πρότυπα συμβάσεων και οι ανασκοπήσεις πολιτικών μπορούν συχνά να ανατεθούν σε νομικούς επαγγελματίες όπου χρειάζεται.

22. Φορολογική προετοιμασία

Οι φορολογικές δηλώσεις είναι ευαίσθητες ως προς τον χρόνο και απαιτούν πολλή συμμόρφωση με κανόνες. Ένας φοροτεχνικός μπορεί να βοηθήσει ώστε η επιχείρησή σας να καλύπτει τις ομοσπονδιακές και πολιτειακές υποχρεώσεις της.

23. Υποστήριξη προσλήψεων

Η αναζήτηση υποψηφίων, η αξιολόγηση βιογραφικών και ο προγραμματισμός συνεντεύξεων μπορούν να καταναλώσουν πολύ χρόνο. Η υποστήριξη προσλήψεων μπορεί να κάνει τη διαδικασία πιο αποδοτική.

24. Εκτέλεση παραγγελιών και logistics

Αν η επιχείρησή σας πουλά προϊόντα, οι πάροχοι fulfillment μπορούν να συσκευάζουν, να αποστέλλουν και να παρακολουθούν παραγγελίες, ώστε η ομάδα σας να επικεντρώνεται στις πωλήσεις και στην εμπειρία του πελάτη.

Πώς να αποφασίσετε τι θα αναθέσετε πρώτο

Δεν πρέπει να φύγει κάθε εργασία από το γραφείο σας. Η σωστή προσέγγιση είναι να ξεκινήσετε με εργασίες που είναι επαναλαμβανόμενες, χρονοβόρες ή εκτός του βασικού σας πεδίου εξειδίκευσης.

Ένας καλός κανόνας είναι να αναθέτετε εργασίες που:

• Δεν απαιτούν βαθιά εσωτερική γνώση της εταιρείας σας.
• Μπορούν να τεκμηριωθούν με μια διαδικασία ή μια λίστα ελέγχου.
• Δημιουργούν bottleneck όταν καθυστερούν.
• Μπορούν να μετρηθούν με σαφή παραδοτέα.

Ξεκινήστε μικρά. Ένα μόνο ανατεθειμένο έργο συχνά σας μαθαίνει περισσότερα από μια μεγάλη συνεδρία σχεδιασμού. Αν η διαδικασία λειτουργεί, μπορείτε να επεκτείνετε τη συνεργασία ή να προσθέσετε επιπλέον υποστήριξη.

Τι να μην αναθέσετε πολύ νωρίς

Ορισμένες αρμοδιότητες είναι καλύτερο να παραμένουν κοντά στον ιδρυτή, ειδικά στην αρχή.

Ίσως θέλετε να διατηρήσετε άμεσο έλεγχο σε:

• Βασικές στρατηγικές αποφάσεις
• Κατεύθυνση του προϊόντος
• Τελική εξουσία στην τιμολόγηση
• Ευαίσθητες σχέσεις με πελάτες
• Υψηλού ρίσκου οικονομικές εγκρίσεις

Η ανάθεση λειτουργεί καλύτερα όταν ενισχύει το επιχειρηματικό σας μοντέλο, όχι όταν αφαιρεί την κατανόησή σας για το πώς λειτουργεί πραγματικά η επιχείρηση.

Πώς να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά την ανατεθειμένη εργασία

Μια ισχυρή σχέση ανάθεσης εξαρτάται από τη σαφήνεια. Πριν αναθέσετε οποιαδήποτε εργασία, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

• Γραπτό πεδίο εργασίας
• Προθεσμίες και προσδοκίες παράδοσης
• Προτιμήσεις επικοινωνίας
• Κανόνες πρόσβασης σε εργαλεία και αρχεία
• Πρότυπα ποιότητας ή παραδείγματα

Αν θέλετε αξιόπιστα αποτελέσματα, αντιμετωπίστε την ανατεθειμένη εργασία όπως κάθε άλλο σημαντικό επιχειρηματικό process. Όσο περισσότερη δομή δίνετε, τόσο πιο εύκολο γίνεται να κλιμακώσετε.

Αποφύγετε ζητήματα εσφαλμένης ταξινόμησης εργαζομένων

Η ανάθεση δεν είναι το ίδιο με την πρόσληψη εργαζομένου. Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Αν ένας contractor λειτουργεί σαν κανονικός εργαζόμενος, η σχέση μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά και ζητήματα συμμόρφωσης.

Πριν συνεργαστείτε με freelancer ή contractor, βεβαιωθείτε ότι η συμφωνία αντικατοπτρίζει μια ανεξάρτητη επιχειρηματική σχέση. Όταν υπάρχει αμφιβολία, συμβουλευτείτε έναν ειδικευμένο επαγγελματία.

Πώς η ανάθεση υποστηρίζει νέους ιδρυτές

Οι ιδρυτές στα πρώτα στάδια αντιμετωπίζουν συχνά την ίδια πρόκληση: πάρα πολλά να γίνουν και πολύ λίγος χρόνος για να γίνουν όλα. Η ανάθεση λύνει μέρος αυτού του προβλήματος, κάνοντας την υποστήριξη διαθέσιμη χωρίς να σας αναγκάζει να δημιουργήσετε πολύ νωρίς μια μεγάλη ομάδα.

Αυτό ισχύει ιδιαίτερα κατά τη σύσταση της εταιρείας και στα πρώτα στάδια ανάπτυξης. Όταν χρησιμοποιείτε τη Zenind για τη σύσταση εταιρείας και άλλες ανάγκες επιχειρηματικής εγκατάστασης, μπορείτε να μειώσετε το διοικητικό βάρος της εκκίνησης και να παραμείνετε επικεντρωμένοι στους πελάτες, στις λειτουργίες και στα έσοδα.

Μια λιτή προσέγγιση συχνά κερδίζει στις πρώτες ημέρες. Αναθέστε τις εργασίες που σας αποσπούν, κρατήστε τις εργασίες που διαμορφώνουν την εταιρεία σας και χρησιμοποιήστε τον χρόνο σας εκεί όπου έχει τη μεγαλύτερη επίδραση.

Τελικές σκέψεις

Η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες δεν είναι απλώς μια τακτική εξοικονόμησης κόστους. Είναι μια στρατηγική ανάπτυξης. Ο σωστός συνδυασμός freelancers, παρόχων υπηρεσιών και εξειδικευμένων συνεργατών μπορεί να βοηθήσει μια μικρή επιχείρηση να κινείται ταχύτερα, να λειτουργεί πιο επαγγελματικά και να παραμένει επικεντρωμένη στο πιο σημαντικό έργο.

Αν χτίζετε μια εταιρεία από το μηδέν, ξεκινήστε εντοπίζοντας τις εργασίες που καταναλώνουν χρόνο χωρίς να δημιουργούν πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Αυτές είναι συχνά οι καλύτερες υποψήφιες για ανάθεση.

Ο στόχος είναι απλός: κρατήστε την προσοχή σας στην επιχείρηση που μόνο εσείς μπορείτε να δημιουργήσετε και αφήστε έμπιστους εξωτερικούς επαγγελματίες να αναλάβουν τα υπόλοιπα.