24 งานที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถจ้างภายนอกเพื่อประหยัดเวลาและเติบโตได้เร็วขึ้น

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กต้องรับบทบาทหลายอย่างในเวลาเดียวกัน ช่วงหนึ่งคุณอาจกำลังตอบคำถามลูกค้า อีกช่วงหนึ่งคุณกำลังตรวจสอบใบแจ้งหนี้ อัปเดตเว็บไซต์ หรือพยายามคิดแผนการตลาดถัดไป ภาระงานลักษณะนี้พบได้บ่อยในช่วงเริ่มต้นของการสร้างบริษัท แต่ไม่ใช่สิ่งที่ยั่งยืนในระยะยาว

การจ้างภายนอกช่วยให้ผู้ก่อตั้งมีวิธีที่ใช้งานได้จริงในการเรียกคืนเวลาโดยไม่ลดทอนคุณภาพ แทนที่จะจ้างพนักงานประจำสำหรับทุกงานเฉพาะทาง คุณสามารถใช้ฟรีแลนซ์ ผู้รับจ้าง เอเจนซี หรือผู้ให้บริการสำหรับงานที่ไม่จำเป็นต้องทำภายในองค์กร วิธีนี้ช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มความรวดเร็ว และทำให้ทีมหลักของคุณมีเวลาโฟกัสกับสิ่งที่ขับเคลื่อนการเติบโตจริง

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังเริ่มต้นธุรกิจ การจ้างภายนอกยิ่งมีพลังเป็นพิเศษ คุณสามารถมอบหมายงานประจำไปได้ ขณะเดียวกันก็ยังให้ความสำคัญกับการจัดตั้งบริษัท การปฏิบัติตามข้อกำหนด การหาลูกค้า และการพัฒนาผลิตภัณฑ์ Zenind ช่วยให้ผู้ประกอบการทำขั้นตอนการจัดตั้งบริษัทได้ง่ายขึ้น เพื่อให้ใช้เวลาน้อยลงกับงานเอกสารและมีเวลามากขึ้นในการสร้างธุรกิจ

ความหมายที่แท้จริงของการจ้างภายนอก

การจ้างภายนอกคือการมอบหมายงานเฉพาะให้กับผู้เชี่ยวชาญภายนอกแทนที่จะจัดการทุกอย่างภายในองค์กร นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะสูญเสียการควบคุม หากทำอย่างเหมาะสม การจ้างภายนอกคือการเลือกคนหรือผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับงานที่เหมาะสม

การตัดสินใจจ้างภายนอกที่ดีมักมีลักษณะร่วมกัน 3 ข้อ:

• งานนั้นทำซ้ำได้และกำหนดขอบเขตได้ชัดเจน
• งานนั้นต้องใช้ความเชี่ยวชาญที่คุณไม่มีในทีม
• งานนั้นไม่จำเป็นต้องให้พนักงานที่นั่งอยู่ในออฟฟิศของคุณเป็นผู้ทำ

เมื่อเข้าเงื่อนไขเหล่านี้ การจ้างภายนอกอาจเป็นทางเลือกที่สะอาดและมีประสิทธิภาพมากกว่าการจ้างงานประจำ

24 งานที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถจ้างภายนอกได้

1. งานธุรการ

การจัดการปฏิทิน การคัดกรองอีเมล การประสานงานประชุม การจัดระเบียบไฟล์ และการค้นคว้าข้อมูลเบื้องต้น มักมอบหมายให้ผู้ช่วยเสมือนได้

2. การทำบัญชี

การดูแลบัญชีให้เป็นปัจจุบันเป็นเรื่องสำคัญ แต่ก็ใช้เวลามากเช่นกัน นักบัญชีสามารถจัดหมวดหมู่รายการธุรกรรม กระทบยอดบัญชี และช่วยให้ข้อมูลพร้อมสำหรับฤดูกาลยื่นภาษี

3. การประมวลผลเงินเดือน

เงินเดือนเกี่ยวข้องกับเส้นตาย การคำนวณ การยื่นภาษี และภาระด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด การจ้างภายนอกช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

4. การออกใบแจ้งหนี้และวางบิล

ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางบิลสามารถส่งใบแจ้งหนี้ ติดตามการชำระเงินล่าช้า ตรวจสอบลูกหนี้คงค้าง และช่วยให้กระแสเงินสดสม่ำเสมอมากขึ้น

5. การสนับสนุนลูกค้า

การตอบอีเมล แชตซัพพอร์ต และข้อซักถามบริการทั่วไป มักมอบหมายให้ผู้อื่นดูแลได้ เพื่อให้ทีมของคุณโฟกัสกับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า

6. การออกแบบเว็บไซต์

หากเว็บไซต์ของคุณต้องการภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ เว็บดีไซเนอร์สามารถช่วยสร้างเว็บไซต์ที่เร็วขึ้น สะอาดขึ้น และใช้งานง่ายขึ้น

7. การดูแลเว็บไซต์

การอัปเดตปลั๊กอิน แก้ลิงก์เสีย ตรวจสอบสถานะการทำงาน และติดตั้งแพตช์ความปลอดภัย ล้วนเป็นงานที่เหมาะกับการจ้างภายนอก

8. การเขียนเนื้อหา

บทความบล็อก หน้าแลนดิ้งเพจ จดหมายข่าว คำอธิบายสินค้า และกรณีศึกษา ล้วนต้องใช้เวลาและกระบวนการเขียนที่ต่อเนื่อง

9. การทำ SEO

SEO ช่วยเพิ่มการมองเห็นได้ แต่ต้องอาศัยการวิจัยอย่างต่อเนื่อง การวางแผนคอนเทนต์ การปรับแต่งเชิงเทคนิค และกลยุทธ์ลิงก์ ผู้เชี่ยวชาญสามารถดูแลงานนี้ได้มีประสิทธิภาพกว่า

10. การจัดการโซเชียลมีเดีย

การโพสต์อย่างสม่ำเสมอ การตอบคอมเมนต์ และการวางแผนแคมเปญ สามารถมอบหมายให้ภายนอกดูแลได้เมื่อทีมของคุณไม่มีเวลาพอ

11. การทำอีเมลมาร์เก็ตติ้ง

การแบ่งกลุ่มผู้รับ การทำอัตโนมัติ การออกแบบจดหมายข่าว และการทดสอบแคมเปญ เป็นงานที่นักการตลาดหรือเอเจนซีสามารถจัดการให้ได้

12. การออกแบบกราฟิก

โลโก้ โบรชัวร์ โฆษณา สไลด์พรีเซนเทชัน บรรจุภัณฑ์ และกราฟิกสำหรับโซเชียล มักดูดีกว่าเมื่อสร้างโดยนักออกแบบที่มีทักษะ

13. การตัดต่อวิดีโอ

หากธุรกิจของคุณผลิตคอนเทนต์วิดีโอ ฟรีแลนซ์สามารถช่วยตัดต่อ ปรับสี ใส่คำบรรยาย และจัดรูปแบบให้เหมาะกับหลายแพลตฟอร์มได้

14. การหาลีด

ผู้เชี่ยวชาญด้านการหาลีดสามารถระบุผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า ทำความสะอาดรายชื่อติดต่อ และช่วยเติมต้นทางของช่องทางการขายของคุณ

15. การนัดหมาย

การติดต่อเชิงรุกและการจัดตารางนัดหมายสามารถมอบหมายให้ผู้ช่วยที่ผ่านการฝึกอบรมหรือผู้ให้บริการสนับสนุนงานขาย

16. การพัฒนายอดขาย

ฟรีแลนซ์ที่มีทักษะสามารถดูแลการบ่มเพาะลีด คัดกรองความสนใจ และส่งต่อโอกาสที่มีคุณภาพมากขึ้นให้ทีมภายในของคุณ

17. การวิจัยตลาด

ก่อนเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือแคมเปญ การเข้าใจคู่แข่ง ความต้องการของลูกค้า และแนวโน้มราคาเป็นเรื่องสำคัญ งานวิจัยช่วยเร่งกระบวนการนี้ได้

18. การป้อนข้อมูล

หากธุรกิจของคุณสร้างข้อมูลจำนวนมาก การอัปเดตสินค้าคงคลัง หรือการทำงานกับสเปรดชีตจำนวนมาก งานป้อนข้อมูลมักเป็นตัวเลือกที่เหมาะกับการจ้างภายนอก

19. การถอดเสียง

การสัมภาษณ์เสียง เว็บบินาร์ การประชุม และบันทึกที่อัดเสียงไว้ สามารถแปลงเป็นข้อความที่ค้นหาได้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านการถอดเสียง

20. การแปลภาษา

ธุรกิจที่ให้บริการหลายตลาดมักต้องแปลเนื้อหาอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอในหลายภาษา

21. การสนับสนุนด้านการร่างเอกสารทางกฎหมาย

ทนายความควรเป็นผู้ให้คำแนะนำทางกฎหมายจริง ๆ แต่การร่างเอกสารทั่วไป เทมเพลตสัญญา และการตรวจนโยบายบางส่วน มักมอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายช่วยได้ตามความเหมาะสม

22. การเตรียมภาษี

การยื่นภาษีมีความอ่อนไหวต่อเวลาและมีกฎระเบียบซับซ้อน ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีสามารถช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งระดับรัฐบาลกลางและระดับรัฐ

23. การสนับสนุนการสรรหาบุคลากร

การค้นหาผู้สมัคร การคัดกรองเรซูเม่ และการนัดสัมภาษณ์ ใช้เวลามาก การสนับสนุนการสรรหาบุคลากรช่วยให้กระบวนการมีประสิทธิภาพขึ้น

24. การปฏิบัติการจัดส่งและโลจิสติกส์

หากธุรกิจของคุณขายสินค้า ผู้ให้บริการฟูลฟิลเมนต์สามารถแพ็กสินค้า จัดส่ง และติดตามคำสั่งซื้อ เพื่อให้ทีมของคุณโฟกัสกับยอดขายและประสบการณ์ลูกค้า

วิธีตัดสินใจว่าควรจ้างภายนอกงานใดก่อน

ไม่ใช่ทุกงานที่ควรออกจากโต๊ะของคุณ แนวทางที่ถูกต้องคือเริ่มจากงานที่ทำซ้ำ ใช้เวลามาก หรืออยู่นอกความเชี่ยวชาญหลักของคุณ

หลักง่าย ๆ คือควรจ้างภายนอกสำหรับงานที่:

• ไม่ต้องอาศัยความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับบริษัทของคุณ
• สามารถอธิบายเป็นกระบวนการหรือเช็กลิสต์ได้
• ก่อให้เกิดคอขวดเมื่อเกิดความล่าช้า
• วัดผลได้ด้วยผลลัพธ์ที่ชัดเจน

เริ่มจากเรื่องเล็กก่อน หนึ่งโปรเจกต์ที่จ้างภายนอกมักให้ข้อมูลมากกว่าการประชุมวางแผนยาว ๆ หากกระบวนการได้ผล คุณสามารถขยายความร่วมมือหรือเพิ่มการสนับสนุนในส่วนอื่นได้

งานที่ไม่ควรจ้างภายนอกเร็วเกินไป

บางความรับผิดชอบควรอยู่ใกล้ผู้ก่อตั้ง โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้น

คุณอาจต้องการควบคุมโดยตรงในเรื่องต่อไปนี้:

• การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์หลัก
• ทิศทางของผลิตภัณฑ์
• อำนาจการตั้งราคาขั้นสุดท้าย
• ความสัมพันธ์ที่ละเอียดอ่อนกับลูกค้า
• การอนุมัติด้านการเงินที่มีความเสี่ยงสูง

การจ้างภายนอกจะได้ผลดีที่สุดเมื่อช่วยเสริมโมเดลธุรกิจของคุณ ไม่ใช่เมื่อทำให้คุณไม่เข้าใจว่าธุรกิจของคุณดำเนินงานอย่างไรจริง ๆ

วิธีบริหารงานที่จ้างภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพ

ความร่วมมือในการจ้างภายนอกที่ดีต้องอาศัยความชัดเจน ก่อนมอบหมายงานใด ๆ ควรมีสิ่งต่อไปนี้:

• ขอบเขตงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• กำหนดเวลาและความคาดหวังในการส่งมอบ
• แนวทางการสื่อสาร
• สิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือและไฟล์
• มาตรฐานคุณภาพหรือตัวอย่างงาน

หากต้องการผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้ ให้ปฏิบัติกับงานที่จ้างภายนอกเหมือนเป็นกระบวนการธุรกิจสำคัญอื่น ๆ ยิ่งคุณกำหนดโครงสร้างชัดเท่าไร การขยายงานก็ยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

หลีกเลี่ยงปัญหาการจัดประเภทแรงงานผิด

การจ้างภายนอกไม่เหมือนการจ้างพนักงาน ความแตกต่างนี้สำคัญมาก หากผู้รับจ้างทำงานเหมือนพนักงานประจำ ความสัมพันธ์นั้นอาจก่อให้เกิดปัญหาด้านภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ก่อนจ้างฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้าง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อตกลงสะท้อนความสัมพันธ์ทางธุรกิจแบบอิสระ หากไม่แน่ใจ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

การจ้างภายนอกช่วยผู้ก่อตั้งรายใหม่ได้อย่างไร

ผู้ก่อตั้งในระยะเริ่มต้นมักเผชิญปัญหาเดียวกันคือ งานมีมากเกินไป แต่เวลามีน้อยเกินไป การจ้างภายนอกช่วยแก้ปัญหาส่วนหนึ่งได้ด้วยการทำให้เข้าถึงการสนับสนุนได้โดยไม่จำเป็นต้องสร้างทีมขนาดใหญ่เร็วเกินไป

เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษในช่วงตั้งบริษัทและระยะเริ่มต้นของการเติบโต เมื่อคุณใช้ Zenind สำหรับการจัดตั้งบริษัทและความต้องการด้านการเริ่มต้นธุรกิจอื่น ๆ คุณสามารถลดภาระงานธุรการในช่วงเริ่มต้น และโฟกัสกับลูกค้า การดำเนินงาน และรายได้ได้มากขึ้น

แนวทางแบบ lean มักชนะในช่วงแรก จ้างภายนอกสำหรับงานที่รบกวนสมาธิของคุณ เก็บงานที่กำหนดทิศทางบริษัทไว้กับตัวเอง และใช้เวลาของคุณในสิ่งที่สร้างผลกระทบสูงสุด

สรุปท้ายบท

การจ้างภายนอกไม่ใช่แค่กลยุทธ์ประหยัดต้นทุนเท่านั้น แต่มันคือกลยุทธ์การเติบโต การผสมผสานที่เหมาะสมระหว่างฟรีแลนซ์ ผู้ให้บริการ และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กเดินหน้าได้เร็วขึ้น ดำเนินงานอย่างเป็นมืออาชีพมากขึ้น และโฟกัสกับงานที่สำคัญที่สุดได้

หากคุณกำลังสร้างบริษัทจากศูนย์ ให้เริ่มจากการระบุงานที่ใช้เวลามากแต่ไม่ได้สร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขันที่แท้จริง งานเหล่านั้นมักเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการมอบหมายให้ผู้อื่น

เป้าหมายมีเพียงอย่างเดียว คือรักษาโฟกัสไว้กับธุรกิจที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่สร้างได้ และให้ผู้เชี่ยวชาญภายนอกที่เชื่อถือได้ดูแลงานส่วนที่เหลือ