Cara Mendapatkan Merchant Account untuk Bisnis Anda: Persyaratan, Langkah, dan Tips

Jika bisnis Anda menerima kartu kredit, kartu debit, atau metode pembayaran berbasis kartu lainnya, merchant account adalah bagian dari proses pembayaran. Bagi banyak pemilik usaha, istilah ini terdengar lebih rumit daripada kenyataannya. Pada praktiknya, merchant account adalah hubungan finansial yang memungkinkan pembayaran kartu untuk diotorisasi, diproses, dan diselesaikan ke rekening bank bisnis Anda.

Baik Anda menjalankan toko fisik, bisnis jasa, toko online, atau operasional hibrida, memahami merchant account akan membantu Anda memilih pengaturan pembayaran yang tepat, membandingkan penyedia, dan menghindari biaya tak terduga. Jika Anda sedang memulai bisnis baru, hal ini juga membantu memastikan perusahaan Anda dibentuk dengan benar dan siap membuka akun keuangan. Zenind membantu para wirausahawan membentuk bisnis di AS dengan struktur yang mereka butuhkan untuk bergerak dari peluncuran ke operasional dengan percaya diri.

Apa Itu Merchant Account?

Merchant account adalah jenis akun khusus yang digunakan untuk memproses pembayaran kartu. Ini tidak sama dengan rekening giro bisnis Anda, dan biasanya bukan akun yang digunakan untuk membayar tagihan atau mengelola arus kas harian.

Sebaliknya, merchant account berfungsi sebagai lapisan penampung sementara dan penyelesaian antara penerbit kartu pelanggan dan rekening bank bisnis Anda. Saat pelanggan membayar dengan kartu, transaksi melewati beberapa tahap sebelum dana sampai kepada Anda.

Secara sederhana, alurnya seperti ini:

1. Pelanggan Anda memasukkan pembayaran kartu.
2. Pembayaran diotorisasi oleh jaringan kartu dan bank penerbit.
3. Merchant account menerima transaksi yang disetujui.
4. Dana diselesaikan dan ditransfer ke rekening bank bisnis Anda.

Merchant account adalah komponen yang memungkinkan rantai proses ini berjalan.

Merchant Account vs. Payment Processor

Orang sering menggunakan istilah ini secara bergantian, tetapi keduanya tidak identik.

• Merchant account adalah akun yang membantu menampung dan menyelesaikan transaksi kartu.
• Payment processor adalah penyedia layanan yang memindahkan transaksi melalui jaringan pembayaran.

Beberapa penyedia menggabungkan kedua layanan tersebut. Yang lain memisahkannya. Bagi pemilik usaha kecil, yang penting bukan labelnya, melainkan bagaimana harga, ketentuan kontrak, kecepatan pencairan, dan dukungan bekerja bersama.

Apakah Anda Membutuhkan Merchant Account?

Tidak setiap bisnis membutuhkan pengaturan yang sama, tetapi jika Anda menerima kartu, merchant account biasanya terlibat dalam prosesnya.

Anda mungkin membutuhkannya jika Anda:

• Menjual produk di toko ritel
• Menerima pembayaran di situs web Anda
• Mengirim invoice kepada klien dan menerima pembayaran kartu melalui telepon atau online
• Menjalankan restoran, salon, klinik, atau bisnis berbasis layanan
• Menggunakan pembaca kartu seluler di acara atau janji temu di lokasi

Beberapa platform pembayaran yang lebih baru menggabungkan banyak bisnis di bawah satu struktur merchant account besar. Itu bisa praktis, terutama bagi bisnis yang ingin memulai dengan cepat. Merchant account khusus mungkin lebih cocok jika Anda menginginkan kontrol lebih besar, fleksibilitas lebih tinggi, atau harga yang lebih baik pada volume yang lebih besar.

Jenis Pengaturan Merchant Account

Tidak ada satu pengaturan yang cocok untuk semua bisnis. Opsi yang tepat bergantung pada cara Anda menjual, berapa banyak transaksi yang Anda proses, dan seberapa besar risiko industri Anda bagi penyedia.

Dedicated merchant account

Ini adalah merchant account yang dibuat khusus untuk bisnis Anda. Biasanya digunakan oleh bisnis yang sudah mapan atau perusahaan yang menginginkan harga dan fitur yang lebih disesuaikan.

Aggregated atau shared payment account

Model ini menggabungkan banyak bisnis dalam struktur akun milik satu penyedia. Biasanya lebih cepat disiapkan dan lebih mudah digunakan oleh startup, tetapi harga dan kontrol akun bisa lebih terbatas.

High-risk merchant account

Beberapa industri dianggap berisiko lebih tinggi karena tingkat chargeback, pertimbangan regulasi, model langganan, atau masalah pemenuhan pesanan. Dalam kasus tersebut, penyedia mungkin memerlukan proses underwriting berisiko lebih tinggi dan dapat mengenakan biaya lebih besar.

Cara Mendapatkan Merchant Account

Mendapatkan merchant account pada dasarnya adalah soal persiapan. Penyedia ingin melihat bahwa bisnis Anda nyata, sah, stabil, dan siap menangani pembayaran kartu secara bertanggung jawab.

1. Tentukan bagaimana bisnis Anda akan menerima pembayaran

Sebelum membandingkan penyedia, pastikan kebutuhan pembayaran Anda jelas.

Tanyakan pada diri sendiri:

• Apakah Anda akan menerima pembayaran secara langsung, online, atau keduanya?
• Apakah Anda membutuhkan penagihan berulang atau langganan?
• Apakah Anda membutuhkan alat invoicing?
• Apakah Anda akan memproses pembayaran di perangkat seluler?
• Apakah Anda membutuhkan pencairan pada hari yang sama atau keesokan harinya?
• Apakah Anda akan menjual di beberapa negara bagian atau negara?

Semakin spesifik Anda, semakin mudah membandingkan penyedia dengan akurat.

2. Pastikan bisnis Anda dibentuk dengan benar

Sebagian besar penyedia merchant account ingin bekerja dengan bisnis yang terdaftar secara legal. Artinya, bisnis Anda biasanya harus dibentuk dengan benar sebagai LLC, corporation, atau entitas lain yang disetujui, tergantung pada negara bagian dan model bisnis Anda.

Bagi pendiri baru, langkah ini penting. Entitas yang dibentuk dengan benar membantu memisahkan aktivitas bisnis dan pribadi, memperkuat aplikasi Anda, dan membuat operasi Anda terlihat lebih mapan. Zenind membantu para wirausahawan membentuk bisnis di AS dan tetap terorganisasi saat mereka bersiap untuk perbankan, pembayaran, pendaftaran pajak, dan kepatuhan.

3. Bandingkan penyedia dengan cermat

Tarif terendah yang diiklankan belum tentu menjadi opsi dengan biaya terendah. Bandingkan paket secara keseluruhan:

• Biaya bulanan
• Biaya transaksi
• Biaya chargeback
• Biaya kepatuhan PCI
• Biaya peralatan atau gateway
• Penalti pemutusan lebih awal
• Persyaratan reserve
• Kecepatan pencairan
• Kualitas dukungan pelanggan

Penyedia yang baik harus transparan tentang harga dan bersedia menjelaskan bagaimana bisnis Anda akan dikenakan biaya.

4. Siapkan informasi bisnis Anda

Tim underwriting biasanya meminta informasi bisnis yang detail sebelum memberikan persetujuan. Siapkan data berikut:

• Nama hukum bisnis
• Nama DBA, jika ada
• EIN
• Alamat dan nomor telepon bisnis
• Detail kepemilikan
• Informasi rekening bank bisnis
• Situs web atau detail checkout online, jika ada
• Perkiraan volume pemrosesan bulanan
• Rata-rata nilai transaksi
• Deskripsi produk atau layanan
• Kebijakan pengembalian dana dan pengembalian barang
• Riwayat pemrosesan sebelumnya, jika ada

Jika bisnis Anda masih baru, beberapa penyedia mungkin meminta proyeksi pendapatan alih-alih laporan historis.

5. Lengkapi aplikasi

Sebagian besar aplikasi diselesaikan secara online, tetapi beberapa penyedia mungkin menindaklanjuti melalui telepon atau email untuk memverifikasi detail. Berikan informasi yang akurat dan konsisten. Data yang tidak cocok antara situs web, aplikasi, dan catatan bisnis dapat memperlambat persetujuan.

6. Jalani peninjauan underwriting

Underwriting adalah proses penilaian risiko oleh penyedia. Mereka ingin memastikan bahwa bisnis Anda sah dan bahwa risiko penipuan, chargeback, atau kegagalan pengiriman masih dapat diterima.

Mereka mungkin meninjau:

• Jenis industri
• Riwayat penjualan
• Kredit pribadi dan bisnis
• Paparan chargeback
• Metode pemenuhan pesanan
• Ketentuan pengembalian dana
• Kepatuhan situs web dan pengungkapan informasi

Langkah ini normal. Tinjauan yang menyeluruh melindungi bisnis Anda dan penyedia pembayaran.

Dokumen yang Mungkin Anda Perlukan

Persyaratan pasti berbeda-beda, tetapi banyak penyedia meminta beberapa kombinasi dokumen berikut:

• Articles of organization atau incorporation
• Surat konfirmasi EIN
• SIM atau paspor untuk pemilik
• Void check atau surat bank
• Laporan rekening bank bisnis
• Laporan pemrosesan dari penyedia sebelumnya
• URL situs web dan halaman produk
• Syarat layanan dan kebijakan pengembalian dana
• Izin usaha, jika berlaku

Menyiapkan dokumen-dokumen ini sejak awal dapat mempercepat persetujuan.

Cara Meningkatkan Peluang Persetujuan Anda

Aplikasi yang bersih dan lengkap membantu, tetapi ada faktor lain yang juga dapat meningkatkan peluang Anda.

Jaga situs web Anda tetap patuh

Jika Anda berjualan online, situs web Anda harus dengan jelas menampilkan:

• Apa yang Anda jual
• Bagaimana pelanggan ditagih
• Jadwal pengiriman atau pemenuhan
• Kebijakan pengembalian dana dan pengembalian barang
• Informasi kontak
• Kebijakan privasi
• Syarat layanan

Konten situs web yang tidak lengkap atau tidak jelas adalah salah satu alasan umum keterlambatan.

Samakan semua detail bisnis

Nama hukum, DBA, situs web, informasi bank, dan catatan pajak Anda harus selaras. Inkonsistensi dapat memicu peninjauan tambahan.

Bersikap realistis soal volume

Jangan melebih-lebihkan volume pemrosesan bulanan Anda. Jika angka Anda tidak sesuai dengan profil bisnis yang sebenarnya, underwriting mungkin menganggap aplikasi Anda berisiko.

Jelaskan model bisnis khusus dengan jelas

Jika Anda menjalankan langganan, pre-order, keanggotaan, atau penjualan musiman, siapkan penjelasan tentang bagaimana pemenuhan dan pengembalian dana dilakukan.

Perhatikan risiko chargeback

Deskripsi yang jelas, layanan pelanggan yang responsif, dan kebijakan pengembalian dana yang adil dapat mengurangi sengketa. Risiko chargeback yang lebih rendah biasanya berarti persetujuan akun yang lebih lancar dan stabilitas jangka panjang yang lebih baik.

Biaya Merchant Account pada Umumnya

Harga dapat sangat bervariasi, tetapi sebagian besar merchant account mencakup beberapa kombinasi biaya berikut:

• Biaya persentase per transaksi
• Biaya tetap per transaksi
• Biaya layanan bulanan
• Biaya gateway atau platform
• Biaya batch
• Biaya ketidakpatuhan PCI
• Biaya chargeback

Beberapa penyedia menggunakan model interchange-plus, yang bisa lebih transparan. Yang lain menggunakan model bertingkat atau flat-rate. Pilihan terbaik bergantung pada volume, rata-rata nilai transaksi, dan jenis bisnis Anda.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Banyak pemilik bisnis mengalami masalah yang sama dan sebenarnya bisa dihindari.

Mendaftar sebelum bisnis siap

Jika pembentukan bisnis, rekening bank, situs web, atau kebijakan Anda belum lengkap, Anda mungkin menghadapi keterlambatan atau penolakan.

Mengabaikan detail kontrak

Kontrak jangka panjang, biaya pemutusan lebih awal, dan persyaratan reserve dapat menimbulkan masalah serius di kemudian hari.

Memilih penyedia hanya berdasarkan harga

Tarif rendah bisa menyesatkan jika penyedia menambahkan biaya tersembunyi atau memberikan dukungan yang lemah.

Tidak mempersiapkan chargeback

Jika Anda menjual dalam kategori yang rentan sengketa, rencanakan dari awal dengan dokumentasi yang jelas dan layanan yang responsif.

Mencampur aktivitas pribadi dan bisnis

Pisahkan catatan keuangan. Entitas bisnis yang terpisah dan rekening bank bisnis yang terpisah memudahkan persetujuan merchant dan akuntansi berkelanjutan.

Kapan Dedicated Merchant Account Masuk Akal

Dedicated merchant account mungkin layak dipertimbangkan jika bisnis Anda:

• Memproses volume transaksi kartu yang terus bertumbuh
• Membutuhkan kontrol lebih besar atas ketentuan pembayaran
• Menginginkan dukungan yang lebih baik untuk industri atau alur pembayaran tertentu
• Memperkirakan pertumbuhan melebihi level pemrosesan startup
• Membutuhkan fitur khusus seperti penagihan berulang atau integrasi tertentu

Jika bisnis Anda masih baru dan memproses volume kecil, pengaturan pembayaran yang lebih sederhana mungkin sudah cukup untuk tahap awal. Seiring pertumbuhan perusahaan, Anda dapat menilai kembali apakah pengaturan khusus menjadi pilihan jangka panjang yang lebih baik.

Daftar Periksa Akhir Sebelum Anda Mendaftar

Sebelum mengajukan aplikasi merchant account, pastikan Anda memiliki:

• Entitas bisnis yang dibentuk dengan benar
• Rekening bank bisnis
• Situs web atau proses penjualan yang patuh
• Kebijakan pengembalian dana dan privasi yang jelas
• Detail bisnis dan kepemilikan yang akurat
• Dokumen keuangan siap untuk ditinjau
• Perkiraan pemrosesan yang realistis
• Penyedia yang sesuai dengan model bisnis Anda

Kesimpulan

Mendapatkan merchant account bukan hanya soal menemukan penyedia yang dapat menerima kartu. Ini tentang memilih pengaturan pembayaran yang sesuai dengan model penjualan, profil risiko, dan rencana pertumbuhan Anda. Aplikasi terbaik adalah yang akurat, terorganisasi, dan didukung oleh struktur bisnis yang sah.

Jika Anda memulai dari nol, mulailah dari dasar: bentuk bisnis Anda dengan benar, siapkan perbankan Anda, dokumentasikan kebijakan Anda, dan bandingkan penyedia dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan Anda. Persiapan itu akan membuat proses merchant account lebih lancar dan memberi bisnis Anda fondasi yang lebih kuat untuk tumbuh.