Cách mở tài khoản merchant cho doanh nghiệp của bạn: Yêu cầu, các bước và mẹo

Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc các hình thức thanh toán bằng thẻ khác, tài khoản merchant là một phần của quy trình thanh toán. Với nhiều chủ doanh nghiệp, thuật ngữ này nghe có vẻ phức tạp hơn thực tế. Trên thực tế, tài khoản merchant là mối quan hệ tài chính cho phép các khoản thanh toán bằng thẻ được phê duyệt, xử lý và chuyển vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn.

Dù bạn vận hành cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp dịch vụ, cửa hàng trực tuyến hay mô hình kết hợp, việc hiểu về tài khoản merchant sẽ giúp bạn chọn đúng thiết lập thanh toán, so sánh nhà cung cấp và tránh những chi phí phát sinh không mong muốn. Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp mới, điều này cũng giúp bạn bảo đảm công ty của mình được thành lập đúng cách và sẵn sàng mở các tài khoản tài chính. Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Mỹ với cấu trúc cần thiết để chuyển từ giai đoạn khởi động sang vận hành một cách tự tin.

Tài khoản merchant là gì?

Tài khoản merchant là một loại tài khoản đặc biệt dùng để xử lý thanh toán bằng thẻ. Đây không phải là tài khoản séc doanh nghiệp của bạn, và thường cũng không phải là tài khoản bạn dùng để thanh toán hóa đơn hoặc quản lý dòng tiền hằng ngày.

Thay vào đó, tài khoản merchant đóng vai trò như một lớp trung gian tạm thời giữa đơn vị phát hành thẻ của khách hàng và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn. Khi khách hàng thanh toán bằng thẻ, giao dịch sẽ đi qua một số bước trước khi tiền đến tay bạn.

Nói đơn giản, luồng xử lý sẽ như sau:

1. Khách hàng của bạn nhập thông tin thanh toán bằng thẻ.
2. Giao dịch được mạng lưới thẻ và ngân hàng phát hành thẻ phê duyệt.
3. Tài khoản merchant nhận giao dịch đã được chấp thuận.
4. Tiền được quyết toán và chuyển vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn.

Tài khoản merchant chính là thành phần giúp chuỗi này diễn ra.

Tài khoản merchant và cổng thanh toán

Nhiều người thường dùng hai thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau.

• Tài khoản merchant là tài khoản giúp giữ và quyết toán các giao dịch thẻ.
• Cổng thanh toán là dịch vụ xử lý giao dịch và chuyển giao dịch qua mạng lưới thanh toán.

Một số nhà cung cấp gộp cả hai dịch vụ trong cùng một gói. Một số khác cho phép tách riêng. Với chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng không phải là tên gọi, mà là cách giá cả, điều khoản hợp đồng, tốc độ giải ngân và chất lượng hỗ trợ phối hợp với nhau.

Doanh nghiệp của bạn có cần tài khoản merchant không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một kiểu thiết lập, nhưng nếu bạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ, thì tài khoản merchant thường sẽ xuất hiện ở một bước nào đó trong quy trình.

Bạn có thể cần một tài khoản như vậy nếu bạn:

• Bán sản phẩm tại cửa hàng bán lẻ
• Nhận thanh toán trên website
• Xuất hóa đơn cho khách hàng và nhận thanh toán bằng thẻ qua điện thoại hoặc trực tuyến
• Vận hành nhà hàng, tiệm salon, phòng khám hoặc doanh nghiệp dịch vụ
• Sử dụng máy quẹt thẻ di động tại sự kiện hoặc các buổi hẹn tại chỗ

Một số nền tảng thanh toán mới hơn gộp nhiều doanh nghiệp dưới một cấu trúc tài khoản merchant lớn. Cách này có thể tiện lợi, đặc biệt với các doanh nghiệp muốn bắt đầu nhanh. Tuy nhiên, một tài khoản merchant riêng có thể phù hợp hơn nếu bạn muốn kiểm soát tốt hơn, linh hoạt hơn hoặc mức giá tốt hơn khi khối lượng giao dịch tăng cao.

Các loại thiết lập tài khoản merchant

Không có một cấu hình duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào cách bạn bán hàng, khối lượng xử lý và mức độ rủi ro mà ngành của bạn gây ra cho nhà cung cấp.

Tài khoản merchant riêng

Đây là tài khoản merchant được thiết lập riêng cho doanh nghiệp của bạn. Loại này thường được dùng bởi các doanh nghiệp đã hoạt động ổn định hoặc công ty muốn có mức giá và tính năng được cá nhân hóa hơn.

Tài khoản thanh toán gộp hoặc dùng chung

Mô hình này gom nhiều doanh nghiệp dưới cấu trúc tài khoản của một nhà cung cấp. Cách này thường thiết lập nhanh hơn và dễ dùng hơn cho startup, nhưng giá cả và mức độ kiểm soát tài khoản có thể hạn chế hơn.

Tài khoản merchant cho ngành rủi ro cao

Một số ngành được xem là có rủi ro cao hơn do tỷ lệ chargeback, vấn đề pháp lý, mô hình thuê bao hoặc rủi ro giao hàng. Trong những trường hợp đó, nhà cung cấp có thể yêu cầu quy trình thẩm định nghiêm ngặt hơn và tính phí cao hơn.

Cách mở tài khoản merchant

Việc mở tài khoản merchant chủ yếu là vấn đề chuẩn bị. Nhà cung cấp muốn thấy rằng doanh nghiệp của bạn là có thật, hợp pháp, ổn định và sẵn sàng xử lý thanh toán bằng thẻ một cách có trách nhiệm.

1. Xác định cách doanh nghiệp sẽ nhận thanh toán

Trước khi so sánh nhà cung cấp, hãy xác định rõ nhu cầu thanh toán của bạn.

Hãy tự hỏi:

• Bạn sẽ nhận thanh toán trực tiếp, trực tuyến hay cả hai?
• Bạn có cần thanh toán định kỳ hoặc thuê bao không?
• Bạn có cần công cụ xuất hóa đơn không?
• Bạn có xử lý thanh toán trên thiết bị di động không?
• Bạn có cần giải ngân trong ngày hoặc ngày hôm sau không?
• Bạn có bán hàng ở nhiều bang hoặc nhiều quốc gia không?

Bạn càng cụ thể, việc so sánh nhà cung cấp càng chính xác.

2. Bảo đảm doanh nghiệp của bạn được thành lập đúng cách

Phần lớn nhà cung cấp merchant muốn làm việc với một doanh nghiệp đã được đăng ký hợp pháp. Điều đó thường có nghĩa là doanh nghiệp của bạn nên được thành lập đúng cách dưới dạng LLC, công ty cổ phần hoặc một loại hình pháp nhân được chấp nhận khác, tùy theo bang và mô hình kinh doanh của bạn.

Đối với người sáng lập mới, bước này rất quan trọng. Một pháp nhân được thành lập đúng cách giúp tách biệt hoạt động cá nhân và doanh nghiệp, củng cố hồ sơ đăng ký của bạn và khiến doanh nghiệp trông chuyên nghiệp hơn. Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Mỹ và duy trì sự tổ chức khi họ chuẩn bị cho ngân hàng, thanh toán, đăng ký thuế và tuân thủ.

3. So sánh nhà cung cấp cẩn thận

Mức phí quảng cáo rẻ nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn có tổng chi phí thấp nhất. Hãy so sánh toàn bộ gói dịch vụ:

• Phí hàng tháng
• Phí giao dịch
• Phí chargeback
• Phí tuân thủ PCI
• Phí thiết bị hoặc cổng thanh toán
• Phí chấm dứt sớm
• Yêu cầu giữ lại một phần tiền dự phòng
• Tốc độ giải ngân
• Chất lượng hỗ trợ khách hàng

Một nhà cung cấp tốt nên minh bạch về giá và sẵn sàng giải thích doanh nghiệp của bạn sẽ bị tính phí như thế nào.

4. Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp

Đội ngũ thẩm định thường yêu cầu thông tin doanh nghiệp chi tiết trước khi phê duyệt. Hãy sẵn sàng cung cấp:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Tên kinh doanh nếu có
• Mã số EIN
• Địa chỉ và số điện thoại doanh nghiệp
• Thông tin chủ sở hữu
• Thông tin tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Website hoặc trang thanh toán trực tuyến nếu có
• Khối lượng xử lý hàng tháng dự kiến
• Giá trị giao dịch trung bình
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ
• Chính sách hoàn tiền và đổi trả
• Lịch sử xử lý thanh toán trước đây nếu có

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới, một số nhà cung cấp có thể yêu cầu doanh thu dự kiến thay vì sao kê lịch sử.

5. Hoàn tất hồ sơ đăng ký

Phần lớn hồ sơ có thể hoàn tất trực tuyến, nhưng một số nhà cung cấp có thể liên hệ lại qua điện thoại hoặc email để xác minh thông tin. Hãy điền chính xác và nhất quán. Thông tin không khớp giữa website, hồ sơ đăng ký và hồ sơ doanh nghiệp có thể làm chậm quá trình phê duyệt.

6. Trải qua quá trình thẩm định

Thẩm định là quá trình nhà cung cấp đánh giá rủi ro. Họ muốn xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn là hợp pháp và mức rủi ro gian lận, chargeback hoặc không giao hàng là chấp nhận được.

Họ có thể xem xét:

• Loại hình ngành nghề
• Lịch sử bán hàng
• Tín dụng cá nhân và doanh nghiệp
• Mức độ rủi ro chargeback
• Phương thức hoàn tất đơn hàng
• Điều khoản hoàn tiền
• Mức độ tuân thủ và thông tin hiển thị trên website

Đây là bước bình thường. Một quy trình đánh giá kỹ lưỡng giúp bảo vệ cả doanh nghiệp của bạn lẫn nhà cung cấp thanh toán.

Những tài liệu bạn có thể cần

Yêu cầu cụ thể sẽ khác nhau, nhưng nhiều nhà cung cấp thường yêu cầu một số tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận thành lập hoặc điều lệ công ty
• Thư xác nhận EIN
• Bằng lái xe hoặc hộ chiếu của chủ sở hữu
• Séc hủy hoặc thư xác nhận từ ngân hàng
• Sao kê tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Sao kê xử lý thanh toán từ nhà cung cấp trước đây
• URL website và các trang sản phẩm
• Điều khoản dịch vụ và chính sách hoàn tiền
• Giấy phép kinh doanh nếu có

Chuẩn bị sẵn các tài liệu này có thể rút ngắn thời gian phê duyệt.

Cách tăng khả năng được phê duyệt

Một hồ sơ sạch và đầy đủ là tốt, nhưng còn có những cách khác để tăng cơ hội thành công.

Giữ website tuân thủ

Nếu bạn bán hàng trực tuyến, website của bạn nên hiển thị rõ:

• Bạn bán gì
• Khách hàng được tính phí như thế nào
• Thời gian giao hàng hoặc thực hiện đơn hàng
• Chính sách hoàn tiền và đổi trả
• Thông tin liên hệ
• Chính sách bảo mật
• Điều khoản dịch vụ

Nội dung website thiếu hoặc mơ hồ là một nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ.

Đồng nhất tất cả thông tin doanh nghiệp

Tên pháp lý, tên kinh doanh, website, thông tin ngân hàng và hồ sơ thuế của bạn nên khớp nhau. Sự không nhất quán có thể kích hoạt quá trình xem xét bổ sung.

Khai báo khối lượng giao dịch thực tế

Đừng khai quá cao khối lượng xử lý hàng tháng. Nếu con số của bạn không khớp với hồ sơ kinh doanh thực tế, bộ phận thẩm định có thể xem đó là rủi ro.

Giải thích rõ mô hình kinh doanh đặc thù

Nếu bạn vận hành thuê bao, đặt hàng trước, hội viên hoặc bán hàng theo mùa, hãy sẵn sàng giải thích cách hoàn tất đơn hàng và hoàn tiền hoạt động như thế nào.

Kiểm soát rủi ro chargeback

Mô tả rõ ràng, dịch vụ khách hàng phản hồi nhanh và chính sách hoàn tiền hợp lý có thể giảm tranh chấp. Rủi ro chargeback thấp thường đồng nghĩa với việc phê duyệt tài khoản dễ hơn và tính ổn định dài hạn tốt hơn.

Chi phí tài khoản merchant thường bao gồm gì

Mức giá có thể thay đổi rất nhiều, nhưng hầu hết tài khoản merchant đều bao gồm một số loại phí sau:

• Phần trăm phí trên mỗi giao dịch
• Phí cố định cho mỗi giao dịch
• Phí dịch vụ hàng tháng
• Phí cổng thanh toán hoặc nền tảng
• Phí tổng kết batch
• Phí không tuân thủ PCI
• Phí chargeback

Một số nhà cung cấp sử dụng mô hình giá interchange-plus, vốn có thể minh bạch hơn. Một số khác dùng mô hình theo tầng hoặc mức phí cố định. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào khối lượng giao dịch, giá trị đơn hàng trung bình và loại hình doanh nghiệp của bạn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải những vấn đề có thể tránh được giống nhau.

Nộp hồ sơ khi doanh nghiệp chưa sẵn sàng

Nếu việc thành lập doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng, website hoặc chính sách chưa hoàn chỉnh, bạn có thể bị chậm trễ hoặc bị từ chối.

Bỏ qua các điều khoản nhỏ

Hợp đồng dài, phí chấm dứt sớm và yêu cầu giữ lại dự phòng có thể tạo ra vấn đề nghiêm trọng về sau.

Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá

Mức phí thấp có thể gây hiểu lầm nếu nhà cung cấp thêm nhiều phí ẩn hoặc hỗ trợ kém.

Không chuẩn bị cho chargeback

Nếu bạn bán hàng trong những nhóm ngành dễ phát sinh tranh chấp, hãy lập kế hoạch trước với tài liệu rõ ràng và dịch vụ phản hồi nhanh.

Trộn lẫn hoạt động cá nhân và doanh nghiệp

Giữ hồ sơ tài chính tách biệt. Một pháp nhân doanh nghiệp riêng và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng sẽ giúp việc phê duyệt merchant và kế toán sau này dễ dàng hơn.

Khi nào tài khoản merchant riêng là lựa chọn hợp lý

Một tài khoản merchant riêng có thể đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp của bạn:

• Xử lý khối lượng giao dịch thẻ đang tăng
• Cần kiểm soát nhiều hơn đối với điều khoản thanh toán
• Muốn hỗ trợ tốt hơn cho một ngành hoặc luồng thanh toán cụ thể
• Dự kiến mở rộng vượt mức xử lý của giai đoạn khởi nghiệp
• Cần các tính năng tùy chỉnh như thanh toán định kỳ hoặc tích hợp đặc thù

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới và chỉ xử lý khối lượng nhỏ, một thiết lập thanh toán đơn giản có thể là đủ ở giai đoạn đầu. Khi công ty phát triển, bạn có thể đánh giá lại xem một cấu trúc riêng có phù hợp hơn về lâu dài hay không.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp đơn xin mở tài khoản merchant, hãy xác nhận rằng bạn có:

• Một pháp nhân doanh nghiệp được thành lập đúng cách
• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Website hoặc quy trình bán hàng tuân thủ
• Chính sách hoàn tiền và bảo mật rõ ràng
• Thông tin doanh nghiệp và chủ sở hữu chính xác
• Tài liệu tài chính sẵn sàng để xem xét
• Ước tính xử lý giao dịch thực tế
• Một nhà cung cấp phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn

Kết luận

Mở tài khoản merchant không chỉ là tìm một nhà cung cấp có thể nhận thẻ. Đó là việc chọn một thiết lập thanh toán phù hợp với mô hình bán hàng, mức độ rủi ro và kế hoạch tăng trưởng của bạn. Những hồ sơ tốt nhất là hồ sơ chính xác, có tổ chức và được hỗ trợ bởi một cấu trúc doanh nghiệp hợp pháp.

Nếu bạn đang bắt đầu từ con số 0, hãy bắt đầu với những điều cơ bản: thành lập doanh nghiệp đúng cách, thiết lập ngân hàng, ghi lại chính sách của bạn và so sánh nhà cung cấp với sự hiểu rõ về nhu cầu của mình. Sự chuẩn bị đó sẽ giúp quy trình mở tài khoản merchant trở nên suôn sẻ hơn và tạo nền tảng vững chắc hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp.