Жаңа бизнес иелері ретке келу үшін қолдана алатын 5 практикалық тәсіл

Бизнес бастау серпін береді, бірақ ол сондай-ақ құжаттармен, мерзімдермен, шешімдермен және тез арада шамадан тыс болып кетуі мүмкін тұрақты тапсырмалар ағысымен бірге келеді. Ретсіз іске қосу мен бірқалыпты бастаманың айырмашылығы көбіне ұйымдасқандыққа тіреледі.

Құрылтайшылар үшін ұйымдасқандық мінсіз үстел немесе түспен бөлінген папкалар туралы емес. Бұл құрылтай құжаттарын қолжетімді ететін, compliance міндеттерін көрінетін қылатын, қаржыны бөлек ұстайтын және күнделікті жұмысты басқаруға мүмкіндік беретін жүйелер құру туралы. Осындай негіздер орнында болса, идеядан іске көшу әлдеқайда аз күйзеліс пен азырақ қателікпен жүзеге асады.

Егер сіз LLC, корпорация немесе басқа жаңа кәсіпті іске қосып жатсаңыз, бұл бес практикалық әдет алғашқы күннен бастап ретке келуге көмектеседі.

1. Бизнес құжаттары үшін бір орталық орын жасаңыз

Өсіп келе жатқан бизнесті бақылаудан шығарудың ең жылдам жолы - маңызды ақпаратты тым көп жерде сақтау. Құрылтайшылар кейде кейбір файлдарды электрондық поштада, басқаларын бұлттық қоймада, ал бірнешеуін ноутбук үстелінде сақтайды. Нақты бір құжатты тез табу керек болғанға дейін бұл ыңғайлы болып көрінеді.

Жақсырақ тәсіл - бизнес құжаттарына арналған бір орталық жүйе құру. Бұл қауіпсіз бұлттық қалта, бизнес басқару қосымшасы немесе нақты белгіленген қалталары бар құрылымды цифрлық файл жүйесі болуы мүмкін. Мақсат қарапайым: құрылтай құжаты, салық жазбасы, келісімшарт немесе мемлекеттік хабарлама керек болғанда, оның қай жерде тұрғанын дәл білесіз.

Кемінде құжаттарды мына санаттарға бөліңіз:

• Құрылтай құжаттары
• Меншік және басқару жазбалары
• Лицензиялар мен рұқсаттар
• Салық құжаттары
• Банк және бухгалтерлік жазбалар
• Келісімшарттар мен жеткізушілермен келісімдер
• Compliance хабарламалары мен тапсырулар

Егер сіз LLC немесе корпорация құрсаңыз, articles, operating agreement немесе bylaws, EIN растамасы және штатпен хат алмасуды бірге сақтаңыз. Жақсы құжат жүргізу салық маусымында, банк шотын ашқанда, қаражат тарту кезінде және болашақ compliance тексерулерінде уақыт үнемдейді.

2. Мерзімдерді compliance күнтізбесіне айналдырыңыз

Көптеген бизнес иелері мерзімдерді ұқыпсыздықтан өткізіп алмайды. Олар мерзімдер әртүрлі хабарламаларда, электрондық хаттарда және штат сайттарында шашырап жатқандықтан өткізіп алады.

Compliance күнтізбесі осы мәселені шешеді. Әр қайталанатын міндетті бір жерге енгізіп, оны жүйелі түрде қарап отырыңыз. Бұған жылдық есеп тапсыру мерзімдері, франчайзинг салығының мерзімдері, лицензияларды жаңарту және ішкі еске салғыштар кіреді.

Жақсы compliance күнтізбесінде мыналар болуы керек:

• Тапсыру мерзімдері
• Әрбір мерзімнен 30, 14 және 7 күн бұрын еске салу даталары
• Тапсыру порталдарына немесе нұсқаулықтарға сілтемелер
• Қажетті құжаттар немесе төлемдер туралы жазбалар

Бұл әсіресе заңдық және әкімшілік ырғақты енді үйреніп жүрген жаңа құрылтайшылар үшін пайдалы. Күнтізбе құрылым береді, кешіктірілген тапсыру қаупін азайтады және сізге соңғы сәттегі түзетудің орнына өсуге назар аударуға көмектеседі.

3. Бизнес жұмысын шағын, көрінетін кезеңдерге бөліңіз

Үлкен мақсаттар кіші қадамдарға бөлінсе, оларды басқару оңайырақ болады. Бұл өнім іске қосуға, маркетинг кампанияларына және компанияны құрудың өзіне де қатысты.

"Бизнесті ретке келтіру" дегенді бір үлкен жоба ретінде қарастырмаңыз, оны кезеңдерге бөліңіз. Мысалы:

• Бизнес субъектісін тіркеу
• EIN алу
• Бизнес банк шотын ашу
• Бухгалтерлік есепті орнату
• Құрылтай құжаттарын бір қалтада сақтау
• Compliance мерзімдерін күнтізбеге енгізу
• Қарапайым апталық тексеріс тәртібін құру

Әр кезеңнің нақты аяқталу шегі болуы керек. Жұмыс нақты анықталса, бастау да, аяқтау да оңайырақ болады. Сондай-ақ сізде орындалған тапсырмаларды белгілеуден келетін мотивация пайда болады.

Егер сіз күндізгі жұмысты қатар алып жүріп немесе басқа міндеттерді атқара отырып бизнес құрып жатсаңыз, бұл тәсіл өте маңызды. Кіші жеңістер серпін тудырады, ал серпін жобаның ортасында тоқтап қалу қаупін азайтады.

4. Апталық әкімшілік тәртіп орнатыңыз

Ұйымшылдық - бір реттік оқиға емес. Ол - әдет.

Апталық әкімшілік тәртіп шағын тапсырмалардың жиналып, шұғыл мәселеге айналып кетуіне жол бермейді. Әр апта сайын қайталанатын уақыт бөлігін қаржыны тексеруге, жаңа пошта немесе электрондық хабарламаларды қарауға, мерзімдерді жаңартуға және құжаттарды сақтауға арнаңыз.

Қарапайым апталық тәртіп мынадай болуы мүмкін:

• Ашық тапсырмаларды қарап шығу
• Штаттан немесе IRS-тен келген пошта мен электрондық хаттарды тексеру
• Табыстар мен шығындарды салыстыру
• Чектер мен шот-фактураларды архивтеу
• Алдағы мерзімдердің жоспарға сай екенін растау
• Келесі аптаға арналған тапсырмалар тізімін жаңарту

Негізгі фактор - тұрақтылық. Қысқа, тұрақты шолу айына бір рет жасалатын ұзақ қуып жету сессиясынан әлдеқайда тиімді. Осындай уақытты қорғап жүрген бизнес иелері әдетте реакцияға азырақ, ал құрылыс пен дамытуға көбірек энергия жұмсайды.

Жеке жұмыс істейтін құрылтайшылар үшін бұл тәртіп өзіңізді басылып қалмай, бақылауда сезінудің айырмасы болуы мүмкін. Өсіп келе жатқан командалар үшін ол жауапкершілік пен бизнес операцияларын басқарудың ортақ стандартын қалыптастырады.

5. Бизнес пен жеке өмірді бөлек ұстаңыз

Жаңа бизнес иелері жиі ыңғайлы көрінгендіктен аралас жүйелерден бастайды. Бір банк шоты, бір электрондық пошта жәшігі, бір қағаз үйіндісі. Іс жүзінде мұндай араласу шатасу тудырады.

Бизнес пен жеке қызметті бөлу - ретке келудің ең таза жолдарының бірі. Бұл бухгалтерлікті жеңілдетеді, салық дайындауды қарапайым етеді және бизнесті әкімшілік қателерден қорғайды.

Бөлуге көмектесетін бірнеше негізгі әдет:

• Жеке бизнес электрондық пошта мекенжайын қолданыңыз
• Бизнес банк шотын ашыңыз
• Бизнес түбіртектерін бір жерде сақтаңыз
• Бизнес шығындарын жеке шығындардан бөлек есептеңіз
• Заңдық және салық құжаттары үшін бизнеске арналған қалталарды пайдаланыңыз

Бұл бөлу сізге қосымша жоба емес, нақты бизнес жүргізіп жатқаныңыз туралы ойды да күшейтеді. Операциялық шекаралар анық болғанда, шешім қабылдау жеңілдейді және жазбалар таза қалады.

Неліктен ұйымшылдық жаңа құрылтайшылар үшін маңызды

Ұйымшылдық тек сыртқы көрініс үшін емес. Ол бизнес қаншалықты жылдам іске қосылатынына, compliance талаптарын қаншалықты сенімді орындайтынына және құрылтайшының қаншалықты нық шешім қабылдай алатынына әсер етеді.

Жақсы ұйымдасқан бизнес әдетте мына артықшылықтарға ие болады:

• Маңызды құжаттарға жылдам қол жеткізу
• Мерзімдерді азырақ өткізіп алу
• Салық маусымындағы күйзелістің азаюы
• Қаржылық айқындықтың артуы
• Өсуге дайындықтың күшеюі
• Табыс әкелетін жұмысқа көбірек уақыт бөлу

Бұл әсіресе алғашқы кезеңде маңызды, өйткені құрылтайшылар бір уақытта құрылтай тапсырмаларын, клиенттермен жұмысты, операцияларды және compliance міндеттерін тең ұстауға мәжбүр болады. Бірнеше ақылды жүйе кіші мәселелердің қымбат қателіктерге айналуына жол бермейді.

Практикалық бастау нүктесі

Егер осы аптада ретке келгіңіз келсе, бәрін бірден түзетуге тырыспаңыз. Бір бизнес қалтасынан, бір күнтізбеден және бір апталық тексеріс уақытынан бастаңыз. Содан кейін компания өскен сайын құрылымды кеңейтіңіз.

Қарапайым бірінші апта жоспары мынадай болуы мүмкін:

1. Барлық құрылтай және меншік құжаттарын бір қауіпсіз жерде жинаңыз.
2. Белгілі барлық тапсыру мерзімдерін бір master күнтізбеге енгізіңіз.
3. Аптасына бір рет қайталанатын әкімшілік сессияны белгілеңіз.
4. Бизнес шығындарын жеке шығындардан бөліңіз.
5. Келесі негізгі тапсырма үшін қысқа чек-парақ жасаңыз.

Осы негіздер орнағаннан кейін, жұмысты қуып жетуге емес, оның алдында болуға әлдеқайда оңай болады.

Бастапқыдан берік негіз құрыңыз

Бизнеске ұйымдасқан болу үшін күрделі жүйелердің қажеті жоқ. Оған сенімді жүйелер қажет. Құрылтайшы құжаттар, мерзімдер және тұрақты әкімшілік жұмыс үшін құрылымды неғұрлым ертерек жасаса, бизнесті дұрыс бағытта ұстау соғұрлым жеңіл болады.

LLC немесе корпорация құрып жатқан жаңа иелер үшін мұндай құрылым ерекше құнды. Жазбаларыңыз таза, ал compliance міндеттеріңіз реттелген болса, бизнесті дамытуға көбірек уақыт жұмсап, қағаз іздеуге азырақ уақыт кетіреді.

Дәл осы кез келген жаңа компанияға қажет негіз.