Негізгі қызметкердің кетуі бизнестің жұмысын бұзбай қалай басқаруға болады

Негізгі қызметкердің кетуі бүкіл компания үшін күтпеген соққы сияқты сезілуі мүмкін. Оның қолында маңызды клиенттік байланыстар, операциялық білім, жеткізуші контактілері немесе еш жерде жазылмаған институционалдық жады болуы мүмкін. Шағын бизнес, стартаптар және жаңадан құрылған компаниялар үшін мұндай жоғалту табысқа, моральдық ахуалға, сәйкестікке және күнделікті орындалатын жұмыстарға бірден әсер етуі мүмкін.

Жақсы жаңалық — мұндай кету міндетті түрде дағдарысқа айналмауы тиіс. Айқын процесс, жақсы құжаттама және дұрыс құқықтық әрі операциялық қорғаныс шаралары арқылы бизнес жауапкершіліктерді басқа топ мүшелеріне ауыстырып жатқанда жұмысын жалғастыра алады.

Бұл нұсқаулық негізгі қызметкердің кетуін қалай басқару керегін, алғашқы 48 сағатта нені бірінші орынға қою керегін, бизнестің үздіксіздігін қалай қорғауға болатынын және Zenind қолдайтын бизнес құрылымын ұзақ мерзімге қалай нығайта алатынын түсіндіреді.

Негізгі қызметкердің кетуі неге маңызды

Әрбір жұмыстан кетудің әсері бірдей емес. Алдыңғы қатардағы рөлді ауыстыру оңайырақ болуы мүмкін, ал негізгі қызметкер көбіне тез қайталау қиын жұмысты атқарады.

Мысалдар:

• Ең ірі шоттарыңызды басқаратын сату жетекшісі
• Толық жұмыс ағынын білетін операциялар менеджері
• Төлемдер, жалақы немесе бухгалтериямен айналысатын қаржы қызметкері
• Жүйелер мен құжаттамаға қол жеткізе алатын техникалық қызметкер
• Ірі шешімдерге ықпал ететін негізін қалаушы немесе басшы

Білім бір адамның қолында тым көп шоғырланса, бизнес осал болады. Мұндай кету процесс дизайнындағы, өкілеттік берудегі, қауіпсіздік пен сабақтастықты жоспарлаудағы олқылықтарды көрсетеді.

Хабар түскеннен кейінгі алғашқы 48 сағат

Жылдам әрекет ету маңызды. Алғашқы екі күн жұмысты тұрақтандыруға және қажетсіз іркілістердің алдын алуға арналуы тиіс.

1. Кету мәліметтерін нақтылаңыз

Қызметкердің соңғы жұмыс күнін, ауысу мерзімін және қалған міндеттемелерін құжаттаңыз. Егер адам өз еркімен кетіп жатса, өтініш хатын немесе электрондық поштасын қарап шығыңыз. Егер ажырату еріксіз болса, процестің дұрыс жүргізілуі үшін заңгермен немесе HR маманымен жұмыс істеңіз.

2. Қолжетімділікті дереу қорғаңыз

Жүйелерді, рұқсаттарды, құрылғыларды және тіркелгі деректерін қарап шығыңыз. Мыналарға қолжетімділікті алып тастаңыз немесе шектеңіз:

• Электрондық пошта және бірлескен жұмыс құралдары
• Банк және төлем платформалары
• Клиенттермен қарым-қатынас жүйелері
• Жалақы және HR жүйелері
• Бұлттық сақтау мен ортақ дискілер
• Домен, хостинг және әкімші есептік жазбалары

Егер қызметкерде әкімші құқығы болса, жағдайға сай келген сәтте құпиясөздерді өзгертіп, аутентификация тәсілдерін жаңартыңыз. Қауіпсіздік кейін ойланатын мәселе емес, басым міндет болуы тиіс.

3. Жүріп жатқан маңызды жұмыстарды анықтаңыз

Кетіп жатқан қызметкерден белсенді жобалар, мерзімдер, жеткізушілер, қайталанатын тапсырмалар және шоттар тізімін сұраңыз. Ештеңе ауыстырылмаса, не істен шығатынына назар аударыңыз.

4. Уақытша жауапты тағайындаңыз

Әрбір белсенді процесс үшін жауапты ауыстырушы адам болуы керек. Ұзақ мерзімді алмастырушы әлі табылмаса да, командадағы бір адам сол тапсырманы дереу өз жауапкершілігіне алуы тиіс.

Ауысу жоспарын жасаңыз

Жақсы ауысу жоспары қиын кетуді басқарылатын жобаға айналдырады.

Жауапкершілік картасын жасаңыз

Алдымен кетіп жатқан қызметкердің қайталанатын міндеттерін тізіп шығыңыз. Оларды мынадай санаттарға бөліңіз:

• Клиенттерге қолдау көрсету
• Сату және шоттарды басқару
• Қаржылық әкімшілендіру
• Жеткізушілерді басқару
• Сәйкестік міндеттері
• Өнімді немесе қызметті жеткізу
• Ішкі есептілік

Әр тармақ бойынша мына мәліметтерді белгілеңіз:

• Жиілігі
• Қолданылатын құралдар
• Мерзімдер
• Тәуелділіктер
• Уақытша жауапты
• Құжаттама күйі

Бұл карта компанияның бір адамға қаншалықты артық тәуелді екенін көруге көмектеседі.

Білімді жылдам тапсырыңыз

Қызметкерден ең маңызды жұмыс үрдістерін жазып алуды немесе түсіндіруді сұраңыз. Мақсат мінсіз құжаттама жасау емес. Мақсат — басқа адам жұмысты жалғастыра алатындай жеткілікті ақпаратты тіркеу.

Пайдалы форматтар:

• Қадамдық чек-листтер
• Экран жазбалары
• Байланыс тізімдері
• Процесс жазбалары
• Күнтізбелік ескертпелер
• Қалта карталары

Құжаттарды рұқсаты шектеулі ортақ компания орнында сақтаңыз.

Тапсыру кездесулерін жоспарлаңыз

Егер қызметкер ескерту мерзімі ішінде қолжетімді болса, әр тапсырманы қабылдайтын адаммен қысқа тапсыру кездесулерін ұйымдастырыңыз. Кездесулерді практикалық және орындауға бағытталған етіңіз.

Уақытты мына мәселелерді қарауға пайдаланыңыз:

• Қазіргі жағдай
• Жиі жіберілетін қателер
• Ерекше жеткізуші немесе клиент мәселелері
• Жақындап қалған мерзімдер
• Эскалация үшін байланыстар

Командамен байланысыңыз

Адамдар ақпараттағы олқылықтарды тез толтырады, бірақ әрдайым дұрыс емес түрде. Ішкі коммуникацияның анықтығы түсінбеушілікті азайтып, моральдық ахуалды қорғайды.

Тек қажет ақпаратты бөлісіңіз

Кету фактісін, ауысу жоспарын және жауапкершіліктердің қайда ауысатынын хабарлаңыз. Болжам немесе артық егжей-тегжей бермеңіз.

Командаға сабақтастық туралы сенімділік беріңіз

Қызметкерлер мына нәрселерді білгісі келеді:

• Кетіп жатқан адамның жұмысын кім атқарады
• Жобалар әлі де жоспар бойынша жүріп жатыр ма
• Басымдықтар өзгеріп жатыр ма
• Басшылықта жоспар бар ма

Басшылықтың қысқа хабары қауесетті тоқтатып, сенімді қайта қалпына келтіре алады.

Қажет болғанда клиенттер мен жеткізушілерді хабардар етіңіз

Егер қызметкер сыртқы байланыстарды басқарса, клиенттерге немесе жеткізушілерге жаңа байланыс тұлғасын хабарлаңыз. Тапсыруды ұйымдасқан әрі мақсатты етіп көрсетіңіз.

Заң және сәйкестік мәселелерін тексеріңіз

Кету ережелері мен құжаттарына назар аудармасаңыз, бұл құқықтық немесе әкімшілік тәуекел тудыруы мүмкін.

Еңбек келісімдерін тексеріңіз

Келесілерді қарап шығыңыз:

• Жұмыс ұсыныстары
• Құпиялылық келісімдері
• Қолданылатын болса, бәсекелестікке тыйым салу немесе клиент тартпау шарттары
• Зияткерлік меншік құқықтарын беру құжаттары
• Компания саясатын растау құжаттары

Қызметкердің жалғасатын міндеттемелерін түсінгеніңізге көз жеткізіңіз.

Компания мүлкін және жазбаларын қайтарып алыңыз

Мыналарды жинаңыз:

• Ноутбуктар мен мобильді құрылғылар
• Қауіпсіздік карталары мен кілттер
• Несие карталары
• Қағаз құжаттар
• USB тасымалдағыштар мен сыртқы жинақтағыштар
• Компанияға тиесілі кез келген қор немесе жабдық

Сондай-ақ компания файлдары бекітілген жүйелерде сақталғанын және жеке есептік жазбаларда емес екенін тексеріңіз.

Жалақыны, жеңілдіктерді және салық жазбаларын жаңартыңыз

Қызметкер кеткенде, бизнеске жалақыны, жеңілдіктерді, соңғы төлем уақытын және салық құжаттарын реттеу қажет болуы мүмкін. Талаптар штатқа байланысты өзгереді, сондықтан ажыратуды рәсімдемес бұрын қолданылатын ережелерді тексеріңіз.

Банк пен мемлекеттік органдар алдындағы өкілеттікті тексеріңіз

Егер қызметкердің чекке қол қоюға, мемлекеттік есептік жазбаларға кіруге, лицензияларды басқаруға немесе органдармен байланысуға өкілеттігі болса, сол өкілеттікті дереу алып тастаңыз.

Болашақтағы іркіліс қаупін азайтыңыз

Кетуге ең жақсы жауап тек адам ауыстыру емес. Ол бизнесті төзімдірек ету.

Негізгі процестерді құжаттаңыз

Әрбір бизнесте негізгі операциялық нұсқаулық болуы тиіс. Ол мінсіз болудың қажеті жоқ, бірақ ол ең маңызды қайталанатын сұрақтарға жауап беруі керек:

• Клиенттерге қалай қызмет көрсетіледі?
• Шоттар қалай рәсімделіп, қалай жиналады?
• Шығындарды кім мақұлдайды?
• Жазбалар қайда сақталады?
• Жеткізушілер қалай қосылады?
• Біреу ауырып қалса немесе кетіп қалса не болады?

Қызметкерлерді өзара оқытыңыз

Егер процесті тек бір адам білсе, бизнес тәуекелге ұшырайды. Өзара оқыту команда резервін кеңейтіп, күйзелісті азайтады.

Мүмкін болған жерде міндеттерді бөліңіз

Тіпті шағын компанияның өзінде сезімтал тапсырмаларды мүмкін болса бөлек ұстау дұрыс. Мысалы, төлемді бастайтын адам оны бекітетін адаммен әрдайым бірдей болмауы керек.

Меншік және заңды тұлға жазбаларын реттеп ұстаңыз

Құрылған бизнес үшін басқару құжаттары маңызды. Мына жазбалардың өзектілігін сақтаңыз:

• Жарғыға ұқсас келісімдер
• Ішкі ережелер
• Меншік жазбалары
• Жиналыс хаттамалары
• Жазбаша келісім қаулылары
• Тіркелген агент туралы ақпарат
• Мемлекеттік есептер мен өтінімдер

Zenind бизнес иелеріне компанияларын құру және жүргізу кезінде реттелген күйде қалуға көмектеседі, бұл басшылық немесе штат құрамында өзгеріс болғанда ауысуды жеңілдетеді.

Егер кетіп жатқан қызметкер негізін қалаушы немесе атқарушы басшы болса

Негізін қалаушының немесе атқарушы басшының кетуі қарапайым қызметкердің кетуінен күрделірек болуы мүмкін, өйткені ол меншікке, шешім қабылдау өкілеттігіне және компанияны басқаруға әсер етеді.

Ондай жағдайда мыналарды қарап шығыңыз:

• Компанияның басқару құжаттары
• Акционерлер немесе операциялық келісімдер
• Сатып алу-сату ережелері
• Директорлар кеңесінің мақұлдау талаптары
• Банктік өкілеттік және қол қою құқығы
• Зияткерлік меншікке меншік құқығы

Егер адам сонымен қатар иесі болса, бизнеске жұмысқа байланысты мәселелерді үлестік меншік немесе басқару мәселелерінен ажырату үшін қосымша заңгерлік және салықтық кеңес қажет болуы мүмкін.

Ауыстыру ма, әлде рөлді қайта жобалау ма

Жиі жіберілетін қате — ауыстыратын адам міндетті түрде кеткен қызметкермен бірдей болуы керек деп ойлау. Кейде ақылды шешім — рөлді қайта құру.

Өзіңізден сұраңыз:

• Қай міндеттер ең маңызды?
• Қандай тапсырмаларды автоматтандыруға болады?
• Қандай міндеттерді басқа рөлге беру керек?
• Қай тапсырмалар ешқашан дұрыс құжатталмаған немесе өлшенбеген?

Бұл операцияларды жеңілдетіп, бір нүктеге тәуелділікті жоюға мүмкіндік береді.

Практикалық сабақтастық чек-листі

Негізгі қызметкер кеткенде осы чек-листті пайдаланыңыз:

• Соңғы күн мен ауысу мерзімін растаңыз
• Есептік жазбаларды, құрылғыларды және қолжетімділікті қорғаңыз
• Белсенді жобалар мен мерзімдерді тізіңіз
• Әр жауапкершілікке уақытша иелерді тағайындаңыз
• Компания мүлкін және жазбаларын жинаңыз
• Маңызды байланыстар мен жеткізуші ақпаратын тапсырыңыз
• Қажет болған жағдайда ішкі командалар мен сыртқы мүдделі тараптарды хабардар етіңіз
• Заң, жалақы және сәйкестік міндеттемелерін тексеріңіз
• Құжаттама мен процестік нұсқаулықтарды жаңартыңыз
• Жұмысқа қабылдауды бастаңыз немесе рөлді қайта жобалаңыз

Қорытынды ойлар

Негізгі қызметкердің кетуі кез келген бизнес үшін сынақ. Егер компания ол өзгерісті қарқынын жоғалтпай еңсере алса, бұл күшті операциялар мен дұрыс басқарудың белгісі. Егер еңсере алмаса, бұл бизнеске жақсырақ құрылым, құжаттама және басқару қажет екенін көрсетеді.

Шағын бизнес пен жаңадан құрылған компаниялар үшін сабақ айқын: жүйелерді қажет болмай тұрып құрыңыз. Таза жазбалар, сенімді резервтер және реттелген заңды тұлға басқаруы тәуекелді азайтады және өзгерістерді басқаруды жеңілдетеді.

Компанияңыз процесс жадыға емес, процеске көбірек сүйенген сайын, соғұрлым төзімді болады.