Шағын бизнес үшін аутсорсинг шығындарын қалай есептеу керек

Аутсорсинг жаңа бизнестің жылдамырақ қозғалуына, негізгі жұмысқа назар аударуына және штатқа ерте қабылдаудан аулақ болуына көмектеседі. Бірақ бұл шешім тек интуицияға сүйеніп қабылданбауы керек. Құрылтайшылар белгілі бір функцияны ішкі ресурспен орындаудың нақты құнын оны аутсорсингке берудің жалпы құнымен салыстыруы тиіс.

LLC немесе корпорация құрып жатқан кәсіпкерлер үшін бұл талдау әсіресе маңызды. Ерте кезеңдегі компаниялар көбіне бюджет тәртібін сақтау мен сәйкестік, әкімшілік жұмыс, бухгалтерлік есеп, клиенттерге қолдау көрсету, маркетинг және өсуден назарды алатын басқа да уақытты көп қажет ететін міндеттер арасында тепе-теңдік ұстауы керек.

Бұл нұсқаулық аутсорсинг шығындарын қалай есептеу керегін, шынайы салыстыруда нені ескеру қажеттігін және аутсорсингтің бизнесіңіз үшін қаржылық тұрғыдан тиімді екенін қалай анықтауға болатынын түсіндіреді.

Неліктен аутсорсинг құнын талдау маңызды

Аутсорсинг көбіне ақша үнемдеудің жолы ретінде сипатталады, бірақ үнем әрдайым бола бермейді. Бір жұмыс қағаз жүзінде арзан көрінгенімен, көшу шығындарын, басқаруға кететін уақытты және сапа мәселелерін қосқанда қымбатқа түсуі мүмкін.

Тиянақты шығын талдауы сізге мыналарға көмектеседі:

• Заттарды дұрыс салыстыруға
• Жасырын шығындарды жіберіп алмауға
• Болдырмауға болатын шығындарды тұрақты шығындардан бөлуге
• Аутсорсинг жылдамдықты, сапаны немесе икемділікті жақсарта ма, соны түсінуге
• Шектеулі стартап капиталымен жақсы шешім қабылдауға

Мақсат тек ең төмен шотты табу емес. Мақсат - аутсорсинг жұмысты ішкі орындауға қарағанда бизнесіңізге жалпы тұрғыдан жақсы қайтарым бере ме, соны анықтау.

Алдымен бизнес функциясын анықтаңыз

Шығындарды салыстырмас бұрын, аутсорсингке бергіңіз келетін нақты функцияны анықтаңыз.

Мыналарда нақты болыңыз:

• Қандай тапсырма немесе процесс аутсорсингке беріледі
• Жұмыс қаншалықты жиі орындалады
• Қанша көлемде нәтиже қажет
• Қандай сапа деңгейін күтесіз
• Қандай мерзім маңызды
• Провайдерге қандай деректер, жүйелер немесе келісімдер қажет болады

Бұлдыр сипаттама қате салыстыруға әкеледі. Мысалы, «әкімшілік жұмыс» деген тым кең ұғым. Сізге шот-фактура жасау, құжаттарды файлдау, электрондық хаттарға жауап беру, күнтізбе жүргізу немесе жалақыны қолдау қажет болуы мүмкін. Олардың әрқайсысының құны мен үнемі әртүрлі.

Нақты қамту аутсорсинг сметасының негізі болып табылады.

Ішкі орындау кезінде болдырмауға болатын шығындарды анықтаңыз

Келесі қадам - тапсырма сізде қазір ішкі түрде орындалса, оның бүгінгі құнын бағалау.

Тек болдырмауға болатын шығындарға назар аударыңыз, бухгалтерлік есептегі барлық шығындарға емес. Кейбір шығындар аутсорсингке бергеніңізге қарамастан сақталады, әсіресе қысқа мерзімде өзгермейтін тұрақты үстеме шығындар.

Қосуға болатын жиі кездесетін ішкі шығындар

• Қызметкердің жалақысы немесе мердігер ақысы
• Еңбек салығы және жеңілдіктер
• Оқыту және бейімдеу
• Тек сол функция үшін қолданылатын бағдарламалар немесе құралдар
• Жабдықтар мен материалдар
• Жұмысқа тікелей қатысты кеңсе алаңы немесе жабдық
• Процесті бақылауға кететін ішкі басқару уақыты
• Қателерден туындайтын түзету, қайта жасау немесе клиенттерге қолдау көрсету шығындары

Қоспауға болатын жиі кездесетін ішкі шығындар

• Қайтарылмайтын және бұрын жұмсалған сәтсіз шығындар
• Аутсорсинг шешіміне байланысты өзгермейтін тұрақты шығындар
• Қалай болғанда да сақталатын жалпы үстеме шығындар

Бұл айырмашылық маңызды. Болдырмауға болмайтын шығынды аутсорсингтен болған үнем ретінде санауға болмайды.

Аутсорсингтің толық құнын есептеңіз

Көптеген бизнес өздерінің ағымдағы жалақысы немесе еңбек құнын жеткізуші бағасымен салыстырып, сонда тоқтайды. Бұл тәсіл толық емес. Аутсорсингтің шынайы құны әдетте бірнеше қосымша баптарды қамтиды.

1. Қызмет ақысы немесе келісімшарт бағасы

Бұл - провайдер алатын негізгі сома. Ол сағаттық, жоба бойынша, жазылымдық немесе пайдалану көлеміне байланысты болуы мүмкін.

2. Басқару және әкімшілік шығындары

Тапсырма аутсорсингке берілгенімен, бизнес ішіндегі біреу әлі де сол қарым-қатынасты басқаруы керек. Бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Ұсыныстарды қарау
• Шарттарды келісу
• Провайдерді бейімдеу
• Нұсқаулар мен файлдарды бөлісу
• Өнімділікті бақылау
• Нәтижелерді бекіту
• Шоттармен немесе даулармен жұмыс істеу

Шағын компанияларда бұл басқару уақыты елеулі болуы мүмкін.

3. Өтпелі шығындар

Жұмысты компаниядан тысқа шығару бір реттік шығындар туындатуы мүмкін, мысалы:

• Провайдерді оқыту
• Деректерді немесе файлдарды көшіру
• Жүйелерді немесе жұмыс ағындарын жаңарту
• Шартты бұзу төлемдері
• Қызметкерге қатысты болса, жұмыстан шығу немесе өтемақы шығындары
• Өту кезеңіндегі уақытша өнімділік төмендеуі

4. Сапа және тәуекел шығындары

Кейбір тәуекелдерді өлшеу қиын, бірақ олар бәрібір маңызды. Мысалы:

• Мерзімнің кешігуі
• Қайта өңдеуді қажет ететін қателер
• Құпиялылыққа қатысты алаңдаушылық
• Сәйкестік мәселелері
• Қызметтің тұрақсыздығы

Арзандау провайдер кейін көбірек түзетуге әкелсе, көрінетін үнем жойылып кетуі мүмкін.

5. Қайтарылған құнды есепке алыңыз

Егер аутсорсинг сізге қажетсіз жабдықты сатуға, бағдарламалар жазылымын тоқтатуға немесе басқа шығындарды азайтуға мүмкіндік берсе, сол өтемдерді жалпы аутсорсинг құнынан шегеру керек.

Дифференциалды шығын талдауын қолданыңыз

Аутсорсингті бағалаудың ең практикалық тәсілі - дифференциалды шығын талдауы.

Формула қарапайым:

Таза үнем = Болдырмауға болатын ішкі шығындар - Аутсорсингтің жалпы шығындары

Егер нәтиже оң болса, аутсорсинг шығынды азайтуы мүмкін. Егер нәтиже теріс болса, компанияда жұмысты іште қалдырған дұрыс болуы ықтимал, егер аутсорсингке берудің қаржылық емес күшті себептері болмаса.

Қарапайым мысал

Айталық, стартап ай сайынғы бухгалтерлікті аутсорсингке беруді қарастырып жатыр.

Ағымдағы ішкі шығын бағасы

Санат	Айлық құн	Аутсорсингке берілсе, болдырмауға бола ма
Бухгалтердің жалақысы	$2,000	$2,000
Еңбек салығы және жеңілдіктер	$400	$400
Бағдарлама жазылымы	$120	$120
Ішкі менеджер уақыты	$300	$150
Қате түзету	$100	$100
Барлығы	$2,920	$2,770

Аутсорсинг шығындары бағасы

Санат	Айлық құн
Сыртқы бухгалтерлік қызмет	$1,600
Жеткізушіні басқару уақыты	$150
Орнату және көшу шығындары, айға шаққанда	$100
Аутсорсингтің жалпы құны	$1,850

Таза үнем

$2,770 - $1,850 = $920

Бұл мысалда қызмет сапасы қанағаттанарлық деңгейде сақталса, аутсорсинг бизнеске айына $920 үнем әкеледі.

Тек бағаны ғана салыстырмаңыз

Құн маңызды, бірақ ол жалғыз фактор емес.

Біраз қымбатырақ провайдер мына артықшылықтарды ұсынса, бәрібір жақсы таңдау болуы мүмкін:

• Жылдамырақ орындалу
• Жоғары дәлдік
• Күштірек қауіпсіздік бақылаулары
• Қарбалас кезеңдерде көбірек икемділік
• Маманданған тәжірибе
• Құрылтайшы жүктемесінің азаюы

Ерте кезеңдегі компаниялар үшін уақыт көбіне ақша сияқты құнды. Егер аутсорсинг құрылтайшыға сатылымға, клиент тартуға немесе сәйкестікке көбірек уақыт бөлуге мүмкіндік берсе, бизнес тек кестеде көрінгеннен де көп құндылық алуы мүмкін.

Қай тапсырмалар аутсорсингке жақсы келеді

Әр функция аутсорсингке жарамды бола бермейді. Қайталанатын, стандартталған және өлшеуі оңай тапсырмалар көбіне жақсы бастама болады.

Мысалдар:

• Бухгалтерлік есеп
• Жалақыны өңдеу
• Клиенттерге қолдау көрсету
• Құжат дайындау
• Кездесу жоспарлау
• Әлеуметтік желілерді үйлестіру
• Негізгі IT қолдауы
• Дизайн немесе контент өндірісі

Терең ішкі білімді, жиі стратегиялық шешімді немесе құрылтайшының тікелей бақылауын қажет ететін функцияларды біраз уақыт іште қалдырған дұрыс болуы мүмкін.

Аутсорсинг құнын есептегендегі жиі қателер

Қайтарылмайтын шығындарды үнем ретінде санау

Егер шығын қазірдің өзінде төленіп қойған және қайтарылмайтын болса, ол шешімге әсер етпеуі керек.

Ішкі басқару уақытын елемеу

Аутсорсинг қадағалауды жоймайды. Әлі де біреу қарым-қатынасты басқаруы және нәтижені тексеруі керек.

Толық емес жеткізуші бағасын пайдалану

Төмен айлық бағада орнату ақысы, ең төменгі міндеттемелер, артық пайдалану төлемдері немесе түзету шектеулері жасырын болуы мүмкін.

Өтпелі қиындықтарды ұмыту

Жүйелерді немесе жеткізушілерді ауыстыру уақыт алады. Сол уақытша кідірісті де талдауға қосу керек.

Тек жалақыны асыра бағалау

Егер тек жалақымен салыстырсаңыз, функция арзан көрінуі мүмкін. Бірақ жалақыға салық, құралдар, оқыту және қателерді қосқанда, нақты құн әлдеқайда жоғары болады.

Аутсорсинг әдетте қашан тиімді

Аутсорсинг көбіне мына жағдайда тартымды болады:

• Тапсырма маңызды, бірақ компанияның негізгі құндылық ұсынысының бөлігі емес
• Жұмыс көлемі тұрақсыз
• Бизнеске ішкі ресурста жоқ маманданған тәжірибе қажет
• Толық штаттағы қызметкер жалдау тым қымбат
• Функцияны стандарттап, өлшеуге болады
• Құрылтайшы өсім мен сәйкестікке көбірек уақыт бөлгісі келеді

Жаңадан құрылған бизнес үшін аутсорсинг артық шығын қоспай-ақ үнемді жұмыс істеудің практикалық жолы болуы мүмкін.

Жұмысты іште қалдырған дұрыс болатын жағдайлар

Мына жағдайда функцияны ішкі орындау дұрыс болуы мүмкін:

• Жұмыс өте сезімтал
• Сапаны күнделікті бақылау қажет
• Тапсырма сіздің бәсекелік артықшылығыңызбен тығыз байланысты
• Жұмыс көлемі тұрақты қызметкерді ақтауға жеткілікті
• Жеткізушіні ауыстыру тым көп тәуекел немесе үзіліс тудырады

Бизнеске барлық бейнегізгі міндетті аутсорсингке беру қажет емес. Дұрысы - оны таңдап қолдану.

Құрылтайшыларға арналған практикалық шешім қабылдау рамкасы

Егер қарапайым процесс керек болса, мына бес сұрақты қолданыңыз:

1. Тапсырма нақты қандай?
2. Ол бүгін бізге ішкі түрде қаншаға түседі?
3. Өтпелі және басқару шығындарын қоса есептегенде, оны аутсорсингке беру қанша тұрады?
4. Аутсорсинг қандай тәуекел немесе сапа айырбасын әкеледі?
5. Үнемделген уақытты немесе ақшаны қалай пайдаланамыз?

Егер аутсорсинг жалпы құнды төмендетіп, назарды жақсартса, ол дұрыс шешім болуы мүмкін. Егер үнем мардымсыз болса немесе тәуекел жоғары болса, жұмысты іште қалдырған дұрыс болуы ықтимал.

Қорытынды ой

Аутсорсинг құнын есептеу тек бір шотты екіншісімен салыстыру емес. Ол болдырмауға болатын ішкі шығындардың, жеткізуші ақысының, басқару уақытының, көшу шығындарының және тәуекелдің толық көрінісін қажет етеді.

Стартап құрылтайшылары мен шағын бизнес иелері үшін ең жақсы шешім әдетте өсуді қолдай отырып, қажетсіз үстеме шығын қоспайтын шешім болып табылады. Тәртіпті шығын талдауын қолдана отырып, аутсорсингтің бизнесіңізге шынымен тиімді болатынын анықтай аласыз.

Егер сіз компания құрып жатсаңыз және фокусты құрылу, сәйкестік және өсуге сақтағыңыз келсе, аутсорсинг пайдалы құрал бола алады. Ең бастысы - оны болжаммен емес, сандармен бағалау.