4 Kesilapan Produktiviti Terbesar yang Dilakukan oleh Usahawan dan Cara Membetulkannya

Usahawan sering menganggap produktiviti bermaksud bekerja lebih lama, membalas mesej dengan lebih pantas, atau cuba melakukan semuanya pada masa yang sama. Pada hakikatnya, pengasas yang paling produktif biasanya melakukan sebaliknya. Mereka membina struktur, melindungi masa mereka, dan menumpukan pada kerja yang benar-benar memajukan perniagaan.

Apabila anda sedang memulakan atau mengembangkan syarikat, setiap jam adalah penting. Tabiat produktif membantu anda kekal konsisten, mengurangkan tekanan, dan membuat keputusan yang lebih baik. Tabiat yang tidak produktif pula melakukan sebaliknya. Ia mewujudkan geseran, membazirkan perhatian, dan menjadikan tugas mudah pun terasa membebankan.

Berita baiknya ialah kebanyakan masalah produktiviti boleh diperbaiki. Setelah anda memahami kesilapan yang paling biasa, anda boleh menggantikannya dengan sistem yang menyokong fokus yang lebih baik dan hasil yang lebih konsisten.

1. Tiada Jadual yang Jelas

Salah satu kesilapan produktiviti yang paling biasa dilakukan oleh usahawan ialah menganggap setiap hari sebagai senarai kemungkinan yang terbuka. Ia mungkin terasa fleksibel pada mulanya, tetapi tanpa jadual, keutamaan cenderung hilang.

Pemilik perniagaan yang tiada rentak kerja yang jelas biasanya akan bertindak balas terhadap apa sahaja yang terasa mendesak pada masa itu. E-mel mengambil alih. Permintaan kecil mengganggu kerja mendalam. Tugas yang penting tetapi tidak terasa mendesak akan ditangguhkan ke esok, kemudian ke minggu depan, kemudian ke bulan depan.

Pendekatan yang lebih baik ialah membina jadual yang mencerminkan cara anda bekerja paling berkesan. Itu tidak bermaksud setiap minit perlu dikunci. Ia bermaksud hari anda perlu mempunyai struktur.

Jadual yang kukuh biasanya merangkumi:

• Masa mula dan masa tamat bekerja
• Blok masa untuk kerja tertumpu
• Masa untuk komunikasi dan tugas pentadbiran
• Rehat yang membantu anda menyegarkan minda
• Ruang untuk perancangan dan semakan

Struktur seperti ini membantu anda mengelakkan perangkap sibuk tetapi tidak produktif. Ia juga menjadikan beban kerja anda lebih mudah diramal. Apabila anda tahu apa yang berlaku pada setiap bahagian hari, anda kurang cenderung membazir tenaga untuk memutuskan apa yang perlu dilakukan seterusnya.

Jika anda seorang pengasas peringkat awal, perkara ini menjadi lebih penting lagi. Anda mungkin mengendalikan kertas kerja penubuhan, operasi, komunikasi pelanggan, dan perancangan strategik pada masa yang sama. Jadual memberi setiap tanggungjawab tempatnya sendiri dan bukannya membiarkan semuanya bersaing untuk perhatian.

2. Gagal Menetapkan Sempadan

Produktiviti merosot dengan cepat apabila tiada sempadan antara keutamaan, orang, dan peranan. Ramai usahawan bergelut dalam hal ini kerana mereka mahu sentiasa tersedia, responsif, dan membantu. Sifat-sifat itu memang baik, tetapi tanpa had ia boleh berubah menjadi gangguan yang berterusan.

Sempadan bukan tentang bersikap kaku. Ia tentang melindungi keadaan yang membolehkan anda melakukan kerja terbaik.

Masalah sempadan yang biasa termasuk:

• Mengambil panggilan pada bila-bila masa
• Membalas mesej serta-merta tanpa mengira apa yang sedang berlaku
• Membiarkan tanggungjawab peribadi dan perniagaan bercampur aduk
• Menerima setiap permintaan tanpa menilai sama ada ia selaras dengan keutamaan anda
• Terlalu kerap berkata ya kerana ia terasa lebih mudah daripada berkata tidak

Pengasas tanpa sempadan boleh merasa seolah-olah perniagaan yang mengawal mereka, bukannya sebaliknya.

Untuk membetulkannya, mulakan dengan menetapkan peraturan yang jelas untuk masa dan komunikasi anda. Contohnya, anda boleh memutuskan untuk menyemak e-mel hanya pada waktu tertentu setiap hari. Anda boleh mengehadkan panggilan perniagaan dalam satu tempoh masa tertentu. Anda boleh mencipta rutin berasingan untuk kerja dan masa peribadi supaya minda anda tahu bila perlu bertukar mod.

Ia juga membantu untuk memisahkan identiti perniagaan daripada kehidupan peribadi sedapat mungkin. Ramai usahawan menggunakan maklumat hubungan, alat, atau akaun yang sama untuk semuanya. Itu boleh membuatkan perniagaan terasa seperti sentiasa aktif. Persediaan yang lebih sengaja mewujudkan jarak psikologi dan memudahkan anda kekal teratur.

Bagi pemilik perniagaan yang sedang menubuhkan syarikat, memastikan bahagian pentadbiran terpisah daripada rutin peribadi amat berguna. Perkhidmatan yang membantu memudahkan penubuhan dan pematuhan boleh mengurangkan jumlah perkara yang perlu anda uruskan sendiri, lalu memberi lebih banyak perhatian kepada kerja yang menjana pendapatan.

3. Membiarkan Terlalu Banyak Gangguan

Gangguan ialah salah satu punca tersembunyi terbesar yang menjejaskan produktiviti. Ia tidak selalu kelihatan dramatik. Selalunya ia kecil dan biasa sahaja: menyemak pemberitahuan, bertukar tab, bertindak balas terhadap setiap amaran, atau membiarkan keutamaan orang lain mengganggu aliran kerja anda.

Masalahnya ialah setiap gangguan ada kos. Walaupun gangguan singkat mematahkan tumpuan dan menyukarkan anda untuk kembali ke tahap fokus yang sama. Ini bermakna tugas yang sepatutnya mengambil masa 20 minit boleh menjadi sejam.

Gangguan juga mengurangkan kualiti pemikiran anda. Apabila perhatian anda terpecah-pecah, lebih sukar untuk menyelesaikan masalah, melihat corak, dan membuat keputusan strategik.

Untuk mengurangkan gangguan, kenal pasti kebocoran perhatian terbesar anda. Ini sering termasuk:

• E-mel dan aplikasi pesanan
• Media sosial
• Pertukaran konteks yang kerap
• Mesyuarat yang tidak dirancang
• Ruang kerja yang bersepah
• Gangguan mental akibat tugas yang belum selesai

Kemudian bina pertahanan di sekelilingnya. Matikan pemberitahuan yang tidak penting. Kumpulkan tugas yang serupa. Simpan senarai idea supaya anda tidak meninggalkan tugas semasa setiap kali muncul pemikiran baharu. Jika boleh, cipta ruang kerja yang memberi isyarat fokus, bukannya rangsangan.

Satu peraturan yang baik ialah melindungi waktu paling bernilai anda untuk kerja paling sukar. Gunakan waktu itu untuk keputusan strategik, kerja pelanggan, pembangunan produk, atau apa sahaja yang memerlukan pemikiran berterusan. Simpan aktiviti yang memerlukan tumpuan rendah untuk bahagian hari yang kurang mencabar.

4. Cuba Melakukan Multitugas

Ramai usahawan percaya multitugas ialah tanda kecekapan. Dalam praktiknya, ia biasanya bermaksud pertukaran tugas yang pantas, dan itu mahal.

Apabila anda bertukar daripada satu tugas ke tugas lain, otak anda perlu menyesuaikan diri semula. Peralihan itu mengambil masa dan tenaga mental. Semakin kerap anda bertukar, semakin terpecah perhatian anda.

Multitugas juga boleh mewujudkan ilusi kemajuan tanpa menghasilkan keputusan yang bermakna. Anda mungkin rasa sibuk, tetapi output sebenar selalunya lebih lemah dan lebih perlahan.

Contoh biasa termasuk:

• Menulis sambil membalas e-mel
• Menyertai mesyuarat sambil menyemak mesej
• Melompat antara perancangan strategik dan tugas pentadbiran
• Menyimpan terlalu banyak projek terbuka pada masa yang sama

Penyelesaiannya ialah bekerja dalam mod satu tugas apabila boleh.

Ini bermaksud:

• Pilih satu keutamaan sebelum anda mula
• Berikan masa yang khusus untuknya
• Buang gangguan berdekatan
• Selesaikan atau hentikan dengan sengaja sebelum beralih ke tugas seterusnya

Fokus pada satu tugas amat berkesan untuk kerja pengasas kerana keusahawanan memerlukan pertimbangan, bukan sekadar aktiviti. Anda memerlukan tumpuan yang cukup untuk berfikir dengan jelas tentang pengambilan pekerja, pematuhan, pelanggan, aliran tunai, dan pertumbuhan. Keputusan itu lebih sukar apabila perhatian anda terbahagi.

Sistem Produktiviti yang Lebih Baik untuk Usahawan

Mengelakkan empat kesilapan di atas hanyalah sebahagian daripada penyelesaian. Untuk menjadi produktif secara konsisten, anda memerlukan sistem yang menyokong kerja harian anda.

Sistem produktiviti yang praktikal untuk usahawan merangkumi tiga lapisan:

1. Perancangan mingguan

Pada awal setiap minggu, kenal pasti hasil paling penting yang perlu anda capai. Kekalkan senarai yang realistik. Senarai pendek matlamat yang bermakna lebih berguna daripada senarai panjang niat yang kabur.

2. Pengutamaan harian

Setiap pagi, tentukan perkara yang mesti berlaku pada hari itu. Tumpukan pada beberapa tugas yang memberi impak terbesar. Jika sesuatu tugas tidak benar-benar memajukan perniagaan, pertimbangkan sama ada ia patut dimasukkan dalam senarai hari ini.

3. Masa pelaksanaan yang dilindungi

Sediakan masa tanpa gangguan untuk menyiapkan kerja yang memerlukan tumpuan tinggi. Di sinilah penjadualan, sempadan, dan kawalan gangguan bersatu.

Apabila anda menggabungkan ketiga-tiga lapisan ini, produktiviti menjadi kurang bergantung pada motivasi. Anda berhenti bergantung pada kemahuan semata-mata dan mula bergantung pada sistem.

Mengapa Struktur Lebih Penting pada Peringkat Awal

Usahawan baharu sering menghabiskan jumlah masa yang mengejutkan untuk persediaan, pemfailan, tugas pentadbiran, dan keputusan operasi kecil. Itu perkara biasa, tetapi ia boleh dengan mudah mengatasi jadual jika tiada susunan yang jelas.

Inilah sebabnya ramai pengasas mencari sokongan semasa menubuhkan perniagaan. Zenind membantu usahawan mengendalikan penubuhan syarikat dan tugas pematuhan berterusan dengan lebih cekap, yang boleh mengurangkan geseran pentadbiran pada tahap paling mencabar dalam perjalanan mereka. Apabila persediaan asas perniagaan lebih mudah diurus, anda mempunyai lebih banyak masa untuk menumpukan pada pelanggan, strategi, dan pertumbuhan.

Produktiviti bukan sekadar tentang disiplin individu. Ia juga tentang mereka bentuk persekitaran perniagaan yang memudahkan fokus.

Tabiat Praktikal yang Meningkatkan Produktiviti dengan Cepat

Jika anda mahukan titik permulaan yang mudah, bina tabiat ini dalam minggu anda:

• Semak keutamaan anda sebelum hari bermula
• Semak e-mel secara berkelompok, bukan sepanjang masa
• Gunakan blok masa untuk kerja penting
• Tetapkan permulaan dan pengakhiran yang jelas untuk hari kerja anda
• Singkirkan satu gangguan berulang setiap minggu
• Berhenti membawa terlalu banyak projek aktif serentak

Tabiat ini tidak memerlukan perubahan besar. Ia membina momentum secara beransur-ansur, dan momentum itu berganda dari semasa ke semasa.

Penutup

Produktiviti keusahawanan bukan tentang melakukan lebih banyak pada apa jua kos. Ia tentang melakukan kerja yang betul dengan fokus dan konsistensi yang cukup untuk mencapai kemajuan sebenar.

Kesilapan terbesar biasanya yang paling mudah: tiada jadual, sempadan yang lemah, terlalu banyak gangguan, dan multitugas yang berterusan. Betulkan tabiat itu, dan hari anda menjadi lebih terancang, keputusan anda menjadi lebih jelas, dan perniagaan anda menjadi lebih mudah diurus.

Bagi usahawan yang membina sesuatu dari awal, perubahan ini boleh membawa perbezaan yang ketara. Sistem yang lebih baik membawa kepada fokus yang lebih baik, dan fokus yang lebih baik membawa kepada hasil yang lebih baik.