ข้อผิดพลาดด้านประสิทธิภาพการทำงาน 4 ประการที่ผู้ประกอบการมักทำ และวิธีแก้ไข

ผู้ประกอบการมักคิดว่าประสิทธิภาพการทำงานคือการทำงานนานขึ้น ตอบข้อความให้เร็วขึ้น หรือพยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน ในความเป็นจริง ผู้ก่อตั้งที่มีประสิทธิภาพสูงมักทำตรงกันข้าม พวกเขาสร้างโครงสร้าง ปกป้องเวลา และโฟกัสกับงานที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าอย่างแท้จริง

เมื่อคุณกำลังเริ่มต้นหรือขยายบริษัท ทุกชั่วโมงมีความหมาย นิสัยที่ดีด้านประสิทธิภาพช่วยให้คุณทำงานได้สม่ำเสมอ ลดความเครียด และตัดสินใจได้ดีขึ้น ส่วนนิสัยที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำตรงกันข้าม มันสร้างแรงเสียดทาน ทำให้เสียสมาธิ และทำให้งานง่ายๆ ดูหนักขึ้น

ข่าวดีคือปัญหาด้านประสิทธิภาพส่วนใหญ่แก้ได้ เมื่อคุณเข้าใจข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด คุณก็สามารถแทนที่มันด้วยระบบที่ช่วยให้โฟกัสได้ดีขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอมากขึ้น

1. ไม่มีตารางเวลาจริงจัง

หนึ่งในข้อผิดพลาดด้านประสิทธิภาพที่ผู้ประกอบการทำบ่อยที่สุดคือการมองว่าแต่ละวันเป็นรายการตัวเลือกที่เปิดกว้างไม่มีที่สิ้นสุด ตอนแรกอาจดูยืดหยุ่น แต่ถ้าไม่มีตารางเวลา ลำดับความสำคัญมักจะหายไป

เจ้าของธุรกิจที่ไม่มีจังหวะการทำงานที่ชัดเจนมักลงเอยด้วยการตอบสนองต่อสิ่งที่ดูเร่งด่วนในขณะนั้น อีเมลเข้ามาแทนที่งานสำคัญ คำขอเล็กๆ แทรกงานที่ต้องใช้สมาธิสูง งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนถูกเลื่อนไปเป็นพรุ่งนี้ แล้วก็เป็นสัปดาห์หน้า แล้วก็เป็นเดือนหน้า

วิธีที่ดีกว่าคือสร้างตารางเวลาที่สะท้อนวิธีการทำงานที่ดีที่สุดของคุณจริงๆ นั่นไม่ได้แปลว่าทุกนาทีต้องถูกล็อกไว้แน่น แต่หมายความว่าวันของคุณควรมีโครงสร้าง

ตารางเวลาที่ดีมักประกอบด้วย:

• เวลาเริ่มงานและเลิกงาน
• ช่วงเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ
• เวลาสำหรับการสื่อสารและงานธุรการ
• ช่วงพักที่ช่วยให้สมองรีเซ็ต
• พื้นที่สำหรับการวางแผนและทบทวนงาน

โครงสร้างแบบนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงกับดักของการยุ่งแต่ไม่เกิดผลผลิตจริง และยังทำให้ภาระงานของคุณคาดการณ์ได้มากขึ้น เมื่อคุณรู้ว่าแต่ละช่วงของวันใช้ทำอะไร คุณก็จะเสียพลังน้อยลงกับการคิดว่าจะทำอะไรต่อ

ถ้าคุณเป็นผู้ก่อตั้งในระยะเริ่มต้น เรื่องนี้ยิ่งสำคัญมาก คุณอาจต้องจัดการทั้งเอกสารการจัดตั้งธุรกิจ งานปฏิบัติการ การสื่อสารกับลูกค้า และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ไปพร้อมกัน ตารางเวลาจะช่วยให้แต่ละหน้าที่มีที่ทางของมัน แทนที่จะปล่อยให้ทุกอย่างแย่งความสนใจของคุณพร้อมกัน

2. ไม่กำหนดขอบเขต

ประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงอย่างรวดเร็วเมื่อไม่มีขอบเขตระหว่างลำดับความสำคัญ ผู้คน และบทบาท ผู้ประกอบการจำนวนมากมีปัญหานี้เพราะอยากพร้อมตอบสนอง อยากช่วยเหลือ และอยากเข้าถึงได้ง่าย นั่นเป็นคุณสมบัติที่ดี แต่ถ้าไม่มีข้อจำกัด มันอาจกลายเป็นการถูกรบกวนตลอดเวลา

ขอบเขตไม่ได้มีไว้เพื่อความแข็งทื่อ แต่มีไว้เพื่อปกป้องเงื่อนไขที่ทำให้คุณทำงานได้ดีที่สุด

ปัญหาเรื่องขอบเขตที่พบบ่อย ได้แก่:

• รับสายได้ทุกเวลา
• ตอบข้อความทันทีไม่ว่าจะกำลังทำอะไรอยู่
• ปล่อยให้เรื่องส่วนตัวกับงานธุรกิจปะปนกัน
• รับทุกคำขอโดยไม่ตรวจว่ามันสอดคล้องกับลำดับความสำคัญหรือไม่
• ตอบตกลงบ่อยเกินไปเพราะรู้สึกว่าง่ายกว่าการปฏิเสธ

ผู้ก่อตั้งที่ไม่มีขอบเขตอาจรู้สึกเหมือนธุรกิจเป็นฝ่ายควบคุมตัวเขา แทนที่จะเป็นเขาที่ควบคุมธุรกิจ

เพื่อแก้ปัญหานี้ ให้เริ่มจากกำหนดกติกาที่ชัดเจนสำหรับเวลาและการสื่อสารของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดว่าจะเช็กอีเมลเฉพาะบางช่วงของวัน คุณอาจจำกัดเวลาสำหรับการโทรเรื่องงานไว้ในช่วงที่กำหนด หรือคุณอาจสร้างกิจวัตรแยกสำหรับเวลางานกับเวลาส่วนตัว เพื่อให้สมองรู้ว่าเมื่อไรควรสลับโหมด

นอกจากนี้ การแยกตัวตนทางธุรกิจออกจากชีวิตส่วนตัวให้มากที่สุดก็ช่วยได้ ผู้ประกอบการจำนวนมากใช้ข้อมูลติดต่อ เครื่องมือ หรือบัญชีเดียวกันสำหรับทุกอย่าง สิ่งนั้นทำให้ธุรกิจรู้สึกเหมือนเปิดอยู่ตลอดเวลา การจัดระบบอย่างตั้งใจจะสร้างระยะห่างทางจิตใจ และทำให้จัดการงานได้ง่ายขึ้น

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่กำลังก่อตั้งบริษัท การแยกส่วนงานธุรการออกจากกิจวัตรส่วนตัวจะช่วยได้มาก โดยเฉพาะบริการที่ช่วยให้การจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ ง่ายขึ้น จะช่วยลดจำนวนเรื่องที่คุณต้องจัดการเอง ทำให้มีสมาธิกับงานที่สร้างรายได้มากขึ้น

3. ปล่อยให้มีสิ่งรบกวนมากเกินไป

สิ่งรบกวนเป็นหนึ่งในตัวบั่นทอนประสิทธิภาพที่แอบซ่อนอยู่มากที่สุด มันไม่ได้ดูรุนแรงเสมอไป บ่อยครั้งเป็นเรื่องเล็กๆ ธรรมดาๆ เช่น การเช็กการแจ้งเตือน สลับแท็บ ตอบสนองต่อทุกการเตือน หรือปล่อยให้ลำดับความสำคัญของคนอื่นแทรกเข้ามาในกระบวนการทำงานของคุณ

ปัญหาคือการถูกรบกวนแต่ละครั้งมีต้นทุน แม้การเบี่ยงความสนใจเพียงช่วงสั้นๆ ก็ทำให้สมาธิแตก และกลับไปสู่ระดับโฟกัสเดิมได้ยากขึ้น หมายความว่างานที่ควรใช้เวลา 20 นาทีอาจยืดออกไปเป็นหนึ่งชั่วโมง

สิ่งรบกวนยังลดคุณภาพของความคิดด้วย เมื่อความสนใจของคุณกระจัดกระจาย จะยากขึ้นที่จะวิเคราะห์ปัญหา มองหารูปแบบ และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

เพื่อลดสิ่งรบกวน ให้ระบุต้นตอที่ดูดสมาธิของคุณมากที่สุด ซึ่งมักได้แก่:

• อีเมลและแอปส่งข้อความ
• โซเชียลมีเดีย
• การสลับงานบ่อยๆ
• การประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้
• โต๊ะทำงานที่รก
• สิ่งรบกวนทางความคิดจากงานที่ยังค้างอยู่

จากนั้นสร้างแนวป้องกันรอบๆ สิ่งเหล่านี้ ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ทำพร้อมกัน เก็บรายการไอเดียไว้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องละทิ้งงานปัจจุบันทุกครั้งที่มีความคิดใหม่เกิดขึ้น หากเป็นไปได้ ให้จัดพื้นที่ทำงานที่ส่งสัญญาณเรื่องโฟกัสมากกว่าการกระตุ้นความสนใจ

กฎที่ดีคือปกป้องช่วงเวลาที่มีคุณค่าที่สุดไว้สำหรับงานที่ยากที่สุด ใช้ช่วงเวลาเหล่านั้นกับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ งานลูกค้า การพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือสิ่งใดก็ตามที่ต้องใช้ความคิดต่อเนื่อง ส่วนงานที่ใช้สมาธิน้อยกว่าให้เก็บไว้ทำในช่วงที่ไม่หนักมากของวัน

4. พยายามทำหลายอย่างพร้อมกัน

ผู้ประกอบการหลายคนเชื่อว่าการทำหลายอย่างพร้อมกันเป็นสัญญาณของความมีประสิทธิภาพ ในทางปฏิบัติ มันมักหมายถึงการสลับงานไปมาอย่างรวดเร็ว ซึ่งมีต้นทุนสูง

เมื่อคุณสลับจากงานหนึ่งไปสู่อีกงานหนึ่ง สมองต้องปรับตัวใหม่ การเปลี่ยนผ่านนั้นใช้เวลาและพลังงานทางความคิด ยิ่งสลับบ่อย สมาธิก็ยิ่งกระจัดกระจายมากขึ้น

การทำหลายอย่างพร้อมกันยังสร้างภาพลวงตาว่าได้คืบหน้า ทั้งที่ไม่ได้ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีความหมาย คุณอาจรู้สึกว่ากำลังยุ่ง แต่ผลงานจริงมักจะอ่อนกว่าและช้ากว่า

ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• เขียนงานไปพร้อมกับตอบอีเมล
• เข้าประชุมไปพร้อมกับเช็กข้อความ
• กระโดดไปมาระหว่างการวางแผนเชิงกลยุทธ์กับงานธุรการ
• เปิดหลายโปรเจกต์ค้างไว้พร้อมกันมากเกินไป

วิธีแก้คือทำงานแบบทีละงานเมื่อเป็นไปได้

นั่นหมายความว่า:

• เลือกหนึ่งลำดับความสำคัญก่อนเริ่มงาน
• กำหนดช่วงเวลาให้ชัดเจน
• กำจัดสิ่งรบกวนใกล้ตัว
• ทำให้เสร็จหรือหยุดอย่างตั้งใจก่อนเปลี่ยนไปทำงานถัดไป

การทำทีละงานได้ผลดีเป็นพิเศษกับงานของผู้ก่อตั้ง เพราะการเป็นผู้ประกอบการต้องใช้การตัดสินใจ ไม่ใช่แค่การลงมือทำอย่างต่อเนื่อง คุณต้องมีสมาธิเพียงพอที่จะคิดอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการจ้างงาน การปฏิบัติตามข้อกำหนด ลูกค้า กระแสเงินสด และการเติบโต การตัดสินใจเหล่านั้นทำได้ยากเมื่อความสนใจของคุณแบ่งออกเป็นหลายส่วน

ระบบประสิทธิภาพการทำงานที่ดีกว่าสำหรับผู้ประกอบการ

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั้งสี่ข้อข้างต้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของคำตอบเท่านั้น หากต้องการมีประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ คุณต้องมีระบบที่รองรับการทำงานประจำวันของคุณ

ระบบประสิทธิภาพการทำงานที่เหมาะสมสำหรับผู้ประกอบการประกอบด้วย 3 ชั้น:

1. การวางแผนรายสัปดาห์

ในช่วงต้นสัปดาห์ ให้ระบุผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำให้สำเร็จ ตั้งเป้าให้สมจริง รายการเป้าหมายสั้นๆ ที่มีความหมายมีประโยชน์กว่ารายการยาวๆ ที่เป็นเพียงความตั้งใจแบบกว้างๆ

2. การจัดลำดับความสำคัญรายวัน

ทุกเช้า ให้ตัดสินใจว่าวันนี้ต้องทำอะไรให้สำเร็จ มุ่งไปที่งานไม่กี่อย่างที่ส่งผลกระทบมากที่สุด ถ้างานไหนไม่ได้ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าอย่างมีนัยสำคัญ ให้พิจารณาว่ามันควรอยู่ในรายการวันนี้จริงหรือไม่

3. เวลาทำงานที่ได้รับการปกป้อง

กันเวลาแบบไม่มีสิ่งรบกวนไว้สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูงสุด ตรงนี้คือจุดที่การจัดตารางเวลา ขอบเขต และการควบคุมสิ่งรบกวนมารวมกัน

เมื่อคุณผสานทั้งสามชั้นนี้เข้าด้วยกัน ประสิทธิภาพการทำงานจะพึ่งพาแรงจูงใจน้อยลงมาก คุณจะเลิกพึ่งพาแรงฮึดและเริ่มพึ่งพาระบบแทน

ทำไมโครงสร้างจึงสำคัญยิ่งขึ้นในช่วงเริ่มต้น

ผู้ประกอบการหน้าใหม่มักใช้เวลาจำนวนมากกับการตั้งค่า เอกสาร การจัดการ และการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับการดำเนินงาน นั่นเป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าไม่มีการจัดระบบ มันจะกลืนเวลาจนเต็มตารางได้ง่าย

นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ผู้ก่อตั้งจำนวนมากมองหาความช่วยเหลือเมื่อต้องจัดตั้งธุรกิจ Zenind ช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการเรื่องการจัดตั้งบริษัทและงานปฏิบัติตามข้อกำหนดได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยลดแรงเสียดทานด้านธุรการในช่วงเวลาที่ท้าทายที่สุดของการเริ่มต้นธุรกิจ เมื่อการตั้งค่าพื้นฐานของธุรกิจจัดการได้ง่ายขึ้น คุณก็จะมีเวลาไปโฟกัสกับลูกค้า กลยุทธ์ และการเติบโตมากขึ้น

ประสิทธิภาพการทำงานไม่ได้ขึ้นอยู่กับวินัยส่วนบุคคลเพียงอย่างเดียว แต่มันยังเกี่ยวกับการออกแบบสภาพแวดล้อมทางธุรกิจให้เอื้อต่อการโฟกัสมากขึ้นด้วย

นิสัยที่ปฏิบัติได้จริงซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้เร็ว

ถ้าคุณต้องการจุดเริ่มต้นแบบง่ายๆ ให้สร้างนิสัยเหล่านี้ไว้ในแต่ละสัปดาห์:

• ทบทวนลำดับความสำคัญก่อนเริ่มวัน
• เช็กอีเมลเป็นรอบๆ แทนการเช็กตลอดเวลา
• ใช้การแบ่งเวลาเป็นช่วงสำหรับงานสำคัญ
• กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของวันทำงานให้ชัดเจน
• กำจัดสิ่งรบกวนที่เกิดซ้ำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อสัปดาห์
• หยุดแบกหลายโปรเจกต์ค้างไว้พร้อมกันเกินไป

นิสัยเหล่านี้ไม่ต้องเปลี่ยนทุกอย่างในคราวเดียว มันสร้างแรงส่งทีละน้อย และแรงส่งนั้นจะทบต้นขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเวลาผ่านไป

สรุปท้ายบท

ประสิทธิภาพการทำงานของผู้ประกอบการไม่ใช่เรื่องของการทำให้ได้มากที่สุดไม่ว่าด้วยต้นทุนเท่าไร แต่มันคือการทำงานที่ถูกต้องด้วยสมาธิและความสม่ำเสมอเพียงพอที่จะสร้างความก้าวหน้าจริง

ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดมักเป็นเรื่องพื้นฐานที่สุด: ไม่มีตารางเวลา ขอบเขตอ่อนแอ สิ่งรบกวนมากเกินไป และการทำหลายอย่างพร้อมกันตลอดเวลา แก้นิสัยเหล่านี้ได้ วันของคุณจะมีความตั้งใจมากขึ้น การตัดสินใจของคุณจะชัดเจนขึ้น และธุรกิจของคุณจะจัดการได้ง่ายขึ้น

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังสร้างทุกอย่างจากศูนย์ การเปลี่ยนแปลงนี้สร้างความแตกต่างได้อย่างมาก ระบบที่ดีกว่านำไปสู่โฟกัสที่ดีกว่า และโฟกัสที่ดีกว่านำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่า