Кәсіпкерлер жіберетін өнімділікке қатысты 4 ең үлкен қате және оларды қалай түзетуге болады

Кәсіпкерлер көбіне өнімділік ұзақ жұмыс істеу, хабарламаларға жылдам жауап беру немесе бәрін бір уақытта жасау дегенді білдіреді деп ойлайды. Шын мәнінде, ең өнімді құрылтайшылар әдетте керісінше әрекет етеді. Олар құрылым құрады, уақытын қорғайды және бизнесті алға жылжытатын жұмысқа назар аударады.

Компанияны енді бастап жатқанда немесе оны кеңейтіп жатқанда, әр сағат маңызды. Өнімді әдеттер тұрақты болуға, күйзелісті азайтуға және жақсырақ шешім қабылдауға көмектеседі. Ал өнімсіз әдеттер керісінше әсер етеді. Олар кедергі тудырады, назарды ысырап етеді және қарапайым тапсырмалардың өзін ауырлатады.

Жақсы жаңалық - өнімділікке қатысты көптеген мәселелерді түзетуге болады. Ең жиі жіберілетін қателерді түсінгеннен кейін, оларды жақсырақ зейін мен сенімді нәтижелерге қолдайтын жүйелермен алмастыра аласыз.

1. Нақты кестенің болмауы

Кәсіпкерлер жіберетін ең жиі өнімділік қателерінің бірі - әр күнді шексіз мүмкіндіктер тізімі сияқты қабылдау. Бастапқыда бұл икемді көрінуі мүмкін, бірақ кесте болмаса, басымдықтар жиі көзден таса болады.

Белгіленген жұмыс ырғағы жоқ бизнес иесі көбіне сол сәтте шұғыл болып көрінген нәрсеге жауап беріп отырады. Электрондық пошта бәрін басып кетеді. Ұсақ өтініштер терең жұмысты бөледі. Маңызды, бірақ аса шұғыл емес тапсырмалар ертеңге, одан кейін келесі аптаға, кейін келесі айға ығыса береді.

Жақсырақ тәсіл - өзіңіздің ең тиімді жұмыс істеу тәсіліңізге сай кесте құру. Бұл әр минутты қатаң бекіту керек дегенді білдірмейді. Бұл күннің құрылымы болуы керек деген сөз.

Мықты кесте әдетте мыналарды қамтиды:

• Жұмысты бастау және аяқтау уақыты
• Шоғырланған жұмысқа арналған уақыт блоктары
• Қарым-қатынас пен әкімшілік істерге арналған уақыт
• Психологиялық тұрғыдан қалпына келуге көмектесетін үзілістер
• Жоспарлау мен шолуға арналған орын

Мұндай құрылым бос емес бола тұра, өнімсіз болып кету қаупінен сақтайды. Сондай-ақ ол жүктемеңізді болжамдырақ етеді. Күннің әр бөлігіне не кіретінін білсеңіз, келесі қадамды ойлап энергия жоғалту ықтималдығы азаяды.

Егер сіз бастапқы кезеңдегі құрылтайшы болсаңыз, бұл одан да маңызды. Сіз бір уақытта құжат рәсімдеу, операциялар, клиенттермен байланыс және стратегиялық жоспарлау жұмыстарын атқарып жатуыңыз мүмкін. Кесте әр міндетке өз орнын береді және олардың бәрін назар үшін бір-бірімен бәсекелес қылмайды.

2. Шекараларды орната алмау

Басымдықтар, адамдар және рөлдер арасында шекара болмаған кезде өнімділік тез төмендейді. Көптеген кәсіпкерлер бұл мәселеде қиналады, өйткені олар қолжетімді, жедел және пайдалы болғысы келеді. Бұл жақсы қасиеттер, бірақ шектеу болмаса, олар тұрақты кедергіге айналады.

Шекаралар қатаңдық үшін емес. Олар сізге ең жақсы жұмысты істеуге мүмкіндік беретін жағдайды қорғау үшін қажет.

Жиі кездесетін шекара мәселелері:

• Кез келген уақытта қоңырауға жауап беру
• Басқа жұмыс болып жатса да, хабарламаларға бірден жауап қайтару
• Жеке және бизнес міндеттерін араластырып жіберу
• Әр сұранысты өз басымдығыңызға сай келе ме, жоқ па деп тексермей қабылдау
• Жоқ деу оңай болмағандықтан, тым жиі келісу

Шекарасы жоқ құрылтайшыға бизнес өзін емес, бизнес оны басқарып тұрғандай сезілуі мүмкін.

Оны түзету үшін уақытыңыз бен байланыс тәртібіне нақты ережелер қойыңыз. Мысалы, электрондық поштаны күніне тек белгілі уақыттарда тексеруді шешуге болады. Іскерлік қоңырауларды белгілі бір уақыт аралығымен шектеуге болады. Сондай-ақ жұмыс пен жеке уақытқа бөлек әдеттер қалыптастырсаңыз, миыңыз режим ауысқанын жақсырақ түсінеді.

Бизнес сәйкестігі мен жеке өмірді мүмкіндігінше бөлек ұстау да пайдалы. Көптеген кәсіпкерлер бірдей байланыс мәліметтерін, құралдарды немесе есептік жазбаларды бәріне қолданады. Бұл бизнес әрдайым қосулы тұрғандай әсер қалдыруы мүмкін. Әлдеқайда саналы ұйымдастыру психологиялық арақашықтық жасап, ретке келуді жеңілдетеді.

Компания құрып жатқан бизнес иелері үшін іскерлік әкімшілендіруді жеке әдеттерден бөлек ұстау ерекше пайдалы. Құрылу және сәйкестік міндеттерін жеңілдететін қызметтер сізге өзіңіз басқаруға тиіс ұсақ-түйек істер санын азайтып, табыс әкелетін жұмысқа көбірек назар бөлуге көмектеседі.

3. Тым көп алаңдататын нәрселерге жол беру

Алаңдау - өнімділікті жасырын түрде ең көп төмендететін факторлардың бірі. Ол әрдайым көзге бірден түсетіндей болмайды. Көбіне ол ұсақ әрі қарапайым көрінеді: хабарламаларды тексеру, қойындылар арасында ауысу, әр ескертпеге жауап беру немесе басқа адамдардың басымдықтары сіздің жұмыс ырғағыңызды бөлуі.

Мәселе мынада: әрбір үзілістің өзіндік құны бар. Тіпті қысқа алаңдаушылықтар да зейінді бөліп, сол деңгейдегі назарға қайта оралу қиындатады. Соның салдарынан 20 минут кететін жұмыс бір сағатқа созылып кетуі мүмкін.

Алаңдататын нәрселер ойлау сапасын да төмендетеді. Назар бөлінген кезде мәселені шешу, заңдылықтарды көру және стратегиялық шешім қабылдау қиындайды.

Алаңдаушылықты азайту үшін ең үлкен назар шығындарын анықтаңыз. Олар көбіне мыналар болады:

• Электрондық пошта және хабар алмасу қолданбалары
• Әлеуметтік желілер
• Жиі контекст ауыстыру
• Жоспарланбаған кездесулер
• Шашыраңқы жұмыс орны
• Аяқталмаған істерден туатын ойша алаңдау

Содан кейін олардың айналасына қорғаныс орнатыңыз. Қажет емес хабарландыруларды өшіріңіз. Ұқсас тапсырмаларды бір топқа жинаңыз. Жаңа ой келген сайын ағымдағы жұмысты тастап кетпеу үшін идеялар тізімін жүргізіп отырыңыз. Мүмкін болса, назарды қоздырмай, шоғырлануды білдіретін жұмыс кеңістігін жасаңыз.

Жақсы ереже - ең құнды сағаттарыңызды ең күрделі жұмысыңызға арнау. Ол уақытты стратегиялық шешімдерге, клиенттік жұмысқа, өнімді дамытуға немесе ұзақ ойлануды қажет ететін кез келген іске пайдаланыңыз. Төмен зейінді қажет ететін жұмыстарды күннің жеңілірек бөліктеріне қалдырыңыз.

4. Көп тапсырма орындауға тырысу

Көптеген кәсіпкерлер көп тапсырма орындауды тиімділіктің белгісі деп ойлайды. Іс жүзінде бұл көбіне тапсырмалар арасында жылдам ауысуды білдіреді, ал бұл қымбатқа түседі.

Бір тапсырмадан екіншісіне ауысқанда, ми қайта бейімделуі керек. Бұл ауысу уақыт пен ақыл-ой энергиясын талап етеді. Ауысулар көбейген сайын зейін соғұрлым бөлшектенеді.

Көп тапсырма орындау шынайы нәтиже бермей, ілгерілеу сезімін тудыруы да мүмкін. Өзіңізді белсенді сезінесіз, бірақ нақты нәтиже көбіне әлсіз әрі баяу болады.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Электрондық поштаны тексеріп отырып жазу
• Хабарламаларды қарап отырып жиналысқа қатысу
• Стратегиялық жоспарлау мен әкімшілік тапсырмалар арасында секіру
• Бір уақытта тым көп жобаны ашық күйде ұстау

Шешім - мүмкіндігінше бір тапсырмамен жұмыс істеу.

Бұл дегеніміз:

• Бастамас бұрын бір басымдықты таңдаңыз
• Оған нақты уақыт бөліңіз
• Жақын маңдағы алаңдатқыштарды алып тастаңыз
• Келесі жұмысқа өтпес бұрын оны әдейі аяқтаңыз немесе тоқтатыңыз

Бір тапсырмаға шоғырлану құрылтайшы жұмысы үшін әсіресе тиімді, өйткені кәсіпкерлік тек әрекет емес, сонымен бірге пайымдауды да талап етеді. Қызметкерлерді жалдау, сәйкестік, клиенттер, ақша ағымы және өсу туралы анық ойлану үшін жеткілікті зейін қажет. Назар бөлінген кезде мұндай шешімдер қиындайды.

Кәсіпкерлерге арналған жақсырақ өнімділік жүйесі

Жоғарыдағы төрт қатені болдырмау - шешімнің бір бөлігі ғана. Тұрақты өнімді болу үшін күнделікті жұмысыңызды қолдайтын жүйе керек.

Кәсіпкерлерге арналған практикалық өнімділік жүйесі үш деңгейден тұрады:

1. Апталық жоспарлау

Аптаның басында қол жеткізуіңіз керек ең маңызды нәтижелерді анықтаңыз. Тізім шынайы болсын. Маңызды мақсаттардың қысқа тізімі бұлыңғыр ниеттердің ұзақ тізімінен пайдалырақ.

2. Күнделікті басымдық белгілеу

Әр таң сайын сол күні не міндетті түрде орындалуы керегін шешіңіз. Ең үлкен әсер беретін бірнеше тапсырмаға назар аударыңыз. Егер бір тапсырма бизнесті айтарлықтай алға жылжытпаса, ол бүгінгі тізімге мүлде кіруі керек пе, соны ойлаңыз.

3. Қорғалған орындау уақыты

Ең көп назарды қажет ететін жұмысты аяқтау үшін үзіліссіз уақыт бөліңіз. Дәл осы жерде жоспарлау, шекара қою және алаңдаушылықты басқару бір-бірімен тоғысады.

Осы деңгейлерді біріктірсеңіз, өнімділік мотивацияға әлдеқайда аз тәуелді болады. Сіз ерік-жігерге емес, жүйеге сүйене бастайсыз.

Неліктен құрылым бастапқы кезеңде одан да маңызды

Жаңа кәсіпкерлер көбіне уақыттарының елеулі бөлігін тіркеу, құжаттар, әкімшілік істер және ұсақ операциялық шешімдерге жұмсайды. Бұл қалыпты жағдай, бірақ ештеңе реттелмесе, кестені оңай-ақ басып кетеді.

Сондықтан көптеген құрылтайшылар бизнесті бастағанда қолдау іздейді. Zenind кәсіпкерлерге компания құру және тұрақты сәйкестік міндеттерін тиімдірек басқаруға көмектеседі, бұл бизнесті бастаудың ең қарбалас кезеңіндегі әкімшілік кедергілерді азайтуы мүмкін. Негізгі бизнес орнатуын басқару жеңілдегенде, сізде клиенттерге, стратегияға және өсуге көбірек уақыт қалады.

Өнімділік тек жеке тәртіп туралы емес. Ол сондай-ақ зейінді шоғырландыруды жеңілдететін бизнес ортасын құру туралы.

Өнімділікті тез жақсартатын практикалық әдеттер

Егер қарапайым бастама керек болса, мына әдеттерді аптаңызға енгізіңіз:

• Күн басталмай тұрып басымдықтарыңызды қарап шығыңыз
• Электрондық поштаны үнемі емес, топтап тексеріңіз
• Маңызды жұмысқа уақыт блоктарын пайдаланыңыз
• Жұмыс күнінің нақты басталуы мен аяқталуын сақтаңыз
• Апта сайын бір қайталанатын алаңдатуды жойыңыз
• Бір уақытта тым көп белсенді жобаны алып жүрмеңіз

Бұл әдеттер үлкен өзгерісті талап етпейді. Олар біртіндеп серпін қалыптастырады, ал ол уақыт өте келе күшейе түседі.

Қорытынды ойлар

Кәсіпкерлік өнімділік кез келген бағамен көбірек жұмыс істеу туралы емес. Ол - шын прогреске жету үшін дұрыс жұмысты жеткілікті шоғырлану мен тұрақтылықпен орындау туралы.

Ең үлкен қателер әдетте ең қарапайымдары: кестенің болмауы, әлсіз шекаралар, тым көп алаңдаушылық және үздіксіз көп тапсырма орындау. Осы әдеттерді түзетсеңіз, күніңіз мақсаттырақ болады, шешімдеріңіз анықтала түседі және бизнесіңізді басқару жеңілдейді.

Бәрін нөлден құрып жатқан кәсіпкерлер үшін мұндай өзгеріс айтарлықтай әсер беруі мүмкін. Жақсырақ жүйе жақсырақ зейінге әкеледі, ал жақсырақ зейін жақсырақ нәтижелерге жеткізеді.