4 Sai Lầm Năng Suất Lớn Nhất Mà Các Nhà Khởi Nghiệp Thường Mắc Phải và Cách Khắc Phục

Nhiều nhà khởi nghiệp thường cho rằng năng suất là làm việc nhiều giờ hơn, trả lời tin nhắn nhanh hơn, hoặc cố gắng làm mọi thứ cùng lúc. Trên thực tế, những nhà sáng lập làm việc hiệu quả nhất thường làm điều ngược lại. Họ xây dựng cấu trúc, bảo vệ thời gian của mình, và tập trung vào những việc thật sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Khi bạn đang bắt đầu hoặc phát triển một công ty, mỗi giờ đều có giá trị. Những thói quen hiệu quả giúp bạn duy trì sự nhất quán, giảm căng thẳng, và đưa ra quyết định tốt hơn. Những thói quen kém hiệu quả thì làm điều ngược lại. Chúng tạo ra sự cản trở, lãng phí sự chú ý, và khiến ngay cả những việc đơn giản cũng trở nên quá tải.

Tin tốt là hầu hết các vấn đề về năng suất đều có thể khắc phục. Khi bạn hiểu những sai lầm phổ biến nhất, bạn có thể thay thế chúng bằng các hệ thống hỗ trợ sự tập trung tốt hơn và kết quả ổn định hơn.

1. Không Có Lịch Làm Việc Rõ Ràng

Một trong những sai lầm năng suất phổ biến nhất của các nhà khởi nghiệp là xem mỗi ngày như một danh sách cơ hội mở rộng vô hạn. Ban đầu điều đó có vẻ linh hoạt, nhưng nếu không có lịch trình, các ưu tiên thường bị lạc mất.

Một chủ doanh nghiệp không có nhịp làm việc rõ ràng thường sẽ phản ứng theo bất kỳ điều gì có vẻ khẩn cấp tại thời điểm đó. Email chiếm hết thời gian. Những yêu cầu nhỏ làm gián đoạn công việc tập trung. Các nhiệm vụ quan trọng nhưng không có vẻ khẩn cấp bị dời sang ngày mai, rồi sang tuần sau, rồi sang tháng sau.

Cách tiếp cận tốt hơn là tạo ra một lịch làm việc phản ánh cách bạn làm việc hiệu quả nhất. Điều đó không có nghĩa là mọi phút đều phải được cố định. Nó có nghĩa là ngày làm việc của bạn nên có cấu trúc.

Một lịch làm việc tốt thường bao gồm:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc
• Các khung giờ cho công việc tập trung
• Thời gian cho giao tiếp và công việc hành chính
• Những khoảng nghỉ giúp bạn phục hồi tinh thần
• Không gian cho lập kế hoạch và xem lại

Cấu trúc như vậy giúp bạn tránh rơi vào cái bẫy bận rộn nhưng không hiệu quả. Nó cũng làm cho khối lượng công việc của bạn dễ dự đoán hơn. Khi bạn biết điều gì diễn ra ở từng phần trong ngày, bạn sẽ ít lãng phí năng lượng hơn để quyết định nên làm gì tiếp theo.

Nếu bạn là một nhà sáng lập ở giai đoạn đầu, điều này càng quan trọng hơn. Có thể bạn đang xử lý giấy tờ thành lập, vận hành, trao đổi với khách hàng, và lập kế hoạch chiến lược cùng lúc. Một lịch trình sẽ dành chỗ cho từng trách nhiệm thay vì để tất cả cạnh tranh sự chú ý của bạn.

2. Không Thiết Lập Ranh Giới

Năng suất giảm nhanh khi không có ranh giới giữa các ưu tiên, con người, và vai trò. Nhiều nhà khởi nghiệp gặp khó khăn ở điểm này vì họ muốn luôn sẵn sàng, phản hồi nhanh, và hữu ích. Những phẩm chất đó đều tốt, nhưng nếu không có giới hạn, chúng có thể trở thành những gián đoạn liên tục.

Ranh giới không phải là cứng nhắc. Chúng là cách bảo vệ những điều kiện giúp bạn làm việc tốt nhất.

Các vấn đề phổ biến về ranh giới gồm:

• Nhận cuộc gọi vào bất kỳ giờ nào
• Trả lời tin nhắn ngay lập tức bất kể đang làm gì
• Để trách nhiệm cá nhân và công việc hòa lẫn vào nhau
• Chấp nhận mọi yêu cầu mà không kiểm tra xem nó có phù hợp với ưu tiên của bạn hay không
• Đồng ý quá thường xuyên vì thấy dễ hơn là từ chối

Một nhà sáng lập không có ranh giới có thể cảm thấy như chính doanh nghiệp đang điều khiển họ, thay vì ngược lại.

Để khắc phục, hãy bắt đầu bằng việc xác định các nguyên tắc rõ ràng cho thời gian và giao tiếp của bạn. Ví dụ, bạn có thể quyết định chỉ kiểm tra email vào những khung giờ nhất định mỗi ngày. Bạn có thể giới hạn cuộc gọi công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn có thể tạo ra thói quen riêng cho công việc và thời gian cá nhân để đầu óc biết khi nào cần chuyển trạng thái.

Việc tách biệt nhận diện doanh nghiệp khỏi cuộc sống cá nhân ở mức có thể cũng rất hữu ích. Nhiều nhà khởi nghiệp sử dụng cùng một thông tin liên hệ, công cụ, hoặc tài khoản cho mọi việc. Điều đó có thể khiến doanh nghiệp luôn ở trạng thái bật. Một thiết lập có chủ ý hơn sẽ tạo khoảng cách tâm lý và giúp bạn tổ chức tốt hơn.

Đối với những chủ doanh nghiệp đang thành lập công ty, việc tách riêng phần hành chính khỏi thói quen cá nhân đặc biệt hữu ích. Các dịch vụ giúp đơn giản hóa thủ tục thành lập và tuân thủ có thể giảm số lượng đầu việc bạn phải tự quản lý, để bạn có thêm thời gian cho các công việc tạo doanh thu.

3. Để Quá Nhiều Sự Xao Nhãng Xảy Ra

Xao nhãng là một trong những yếu tố âm thầm làm giảm năng suất nhiều nhất. Nó không phải lúc nào cũng trông nghiêm trọng. Thường thì nó rất nhỏ và quen thuộc: kiểm tra thông báo, chuyển qua lại giữa các tab, phản ứng với mọi cảnh báo, hoặc để ưu tiên của người khác làm gián đoạn dòng làm việc của bạn.

Vấn đề là mỗi lần bị gián đoạn đều có cái giá của nó. Ngay cả những xao nhãng ngắn cũng làm vỡ sự tập trung và khiến bạn khó trở lại mức độ tập trung như trước. Điều đó có nghĩa là một nhiệm vụ lẽ ra chỉ mất 20 phút có thể kéo dài thành một giờ.

Xao nhãng cũng làm giảm chất lượng suy nghĩ của bạn. Khi sự chú ý bị phân mảnh, việc giải quyết vấn đề, nhận ra mô hình, và đưa ra quyết định chiến lược đều trở nên khó khăn hơn.

Để giảm xao nhãng, hãy xác định những điểm rò rỉ sự chú ý lớn nhất của bạn. Chúng thường bao gồm:

• Email và ứng dụng nhắn tin
• Mạng xã hội
• Chuyển đổi ngữ cảnh liên tục
• Các cuộc họp không được lên kế hoạch trước
• Không gian làm việc bừa bộn
• Những xao nhãng tinh thần do công việc dang dở gây ra

Sau đó, hãy thiết lập các biện pháp bảo vệ xung quanh chúng. Tắt các thông báo không cần thiết. Gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Giữ một danh sách ý tưởng đang chờ xử lý để bạn không bỏ dở việc hiện tại mỗi khi có một suy nghĩ mới. Nếu có thể, hãy tạo một không gian làm việc gợi sự tập trung thay vì kích thích quá mức.

Một nguyên tắc tốt là bảo vệ những giờ làm việc có giá trị nhất cho những công việc khó nhất. Dùng các giờ đó cho quyết định chiến lược, công việc với khách hàng, phát triển sản phẩm, hoặc bất kỳ việc gì đòi hỏi suy nghĩ bền vững. Giữ những hoạt động ít đòi hỏi sự tập trung hơn cho những phần nhẹ hơn trong ngày.

4. Cố Gắng Làm Nhiều Việc Cùng Lúc

Nhiều nhà khởi nghiệp tin rằng làm nhiều việc cùng lúc là dấu hiệu của hiệu quả. Trong thực tế, điều đó thường chỉ là chuyển đổi nhiệm vụ nhanh chóng, và cái giá phải trả là khá lớn.

Khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bộ não phải điều chỉnh lại. Quá trình chuyển đổi đó tốn thời gian và năng lượng tinh thần. Càng chuyển đổi nhiều lần, sự tập trung càng bị phân mảnh.

Làm nhiều việc cùng lúc cũng có thể tạo ra cảm giác đang tiến bộ mà không tạo ra kết quả thực sự. Bạn có thể cảm thấy mình rất bận, nhưng đầu ra thực tế thường yếu hơn và chậm hơn.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Viết bài trong khi trả lời email
• Tham gia cuộc họp trong lúc kiểm tra tin nhắn
• Nhảy qua lại giữa lập kế hoạch chiến lược và công việc hành chính
• Để quá nhiều dự án mở cùng lúc

Giải pháp là làm việc theo chế độ một việc tại một thời điểm khi có thể.

Điều đó có nghĩa là:

• Chọn một ưu tiên trước khi bắt đầu
• Dành cho nó một khoảng thời gian rõ ràng
• Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng ở gần đó
• Hoàn thành hoặc tạm dừng có chủ ý trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo

Làm việc đơn nhiệm đặc biệt hiệu quả đối với công việc của nhà sáng lập vì khởi nghiệp đòi hỏi khả năng phán đoán, không chỉ là sự bận rộn. Bạn cần đủ tập trung để suy nghĩ rõ ràng về tuyển dụng, tuân thủ, khách hàng, dòng tiền, và tăng trưởng. Những quyết định đó khó hơn nhiều khi sự chú ý của bạn bị chia nhỏ.

Một Hệ Thống Năng Suất Tốt Hơn Cho Nhà Khởi Nghiệp

Tránh bốn sai lầm trên chỉ là một phần của giải pháp. Để trở nên năng suất một cách ổn định, bạn cần một hệ thống hỗ trợ công việc hằng ngày của mình.

Một hệ thống năng suất thực tế cho nhà khởi nghiệp gồm ba lớp:

1. Lập kế hoạch hàng tuần

Vào đầu mỗi tuần, hãy xác định những kết quả quan trọng nhất bạn cần đạt được. Hãy giữ danh sách ở mức thực tế. Một danh sách ngắn các mục tiêu có ý nghĩa hữu ích hơn nhiều so với một danh sách dài các ý định mơ hồ.

2. Ưu tiên hằng ngày

Mỗi buổi sáng, hãy quyết định điều gì phải hoàn thành trong ngày đó. Tập trung vào một vài nhiệm vụ có tác động lớn nhất. Nếu một nhiệm vụ không thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên, hãy cân nhắc liệu nó có nên nằm trong danh sách của hôm nay hay không.

3. Thời gian thực thi được bảo vệ

Dành ra khoảng thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành những công việc đòi hỏi sự tập trung cao nhất. Đây là lúc lập lịch, ranh giới, và kiểm soát xao nhãng cùng phát huy tác dụng.

Khi bạn kết hợp ba lớp này, năng suất sẽ ít phụ thuộc hơn vào động lực. Bạn ngừng dựa vào ý chí thuần túy và bắt đầu dựa vào một hệ thống.

Vì Sao Cấu Trúc Càng Quan Trọng Hơn Ở Giai Đoạn Đầu

Các nhà khởi nghiệp mới thường dành rất nhiều thời gian cho việc thiết lập, nộp hồ sơ, công việc hành chính, và những quyết định vận hành nhỏ. Điều đó là bình thường, nhưng nó có thể nhanh chóng làm quá tải lịch làm việc nếu mọi thứ không được tổ chức.

Đó là một trong những lý do nhiều nhà sáng lập tìm kiếm hỗ trợ khi thành lập doanh nghiệp. Zenind giúp các nhà khởi nghiệp xử lý việc thành lập công ty và các nhiệm vụ tuân thủ liên tục hiệu quả hơn, từ đó giảm áp lực hành chính trong giai đoạn đòi hỏi nhiều nỗ lực nhất. Khi việc thiết lập nền tảng doanh nghiệp dễ quản lý hơn, bạn có thêm thời gian để tập trung vào khách hàng, chiến lược, và tăng trưởng.

Năng suất không chỉ là kỷ luật cá nhân. Nó còn là việc thiết kế một môi trường kinh doanh giúp việc tập trung trở nên dễ dàng hơn.

Những Thói Quen Thực Tế Giúp Tăng Năng Suất Nhanh Chóng

Nếu bạn muốn một điểm khởi đầu đơn giản, hãy đưa những thói quen sau vào tuần làm việc của mình:

• Xem lại ưu tiên trước khi bắt đầu ngày mới
• Kiểm tra email theo từng đợt thay vì liên tục
• Dùng các khung giờ cố định cho công việc quan trọng
• Giữ thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc rõ ràng
• Loại bỏ một yếu tố xao nhãng lặp lại mỗi tuần
• Không giữ quá nhiều dự án đang hoạt động cùng lúc

Những thói quen này không đòi hỏi thay đổi quá lớn. Chúng tạo đà tăng trưởng dần dần, và đà đó sẽ tích lũy theo thời gian.

Kết Luận

Năng suất của nhà khởi nghiệp không phải là làm nhiều hơn bằng mọi giá. Đó là làm đúng việc với đủ sự tập trung và tính nhất quán để tạo ra tiến bộ thực sự.

Những sai lầm lớn nhất thường là những điều đơn giản nhất: không có lịch trình, ranh giới yếu, quá nhiều xao nhãng, và liên tục làm nhiều việc cùng lúc. Sửa những thói quen đó, và ngày làm việc của bạn sẽ có chủ đích hơn, các quyết định sẽ rõ ràng hơn, và doanh nghiệp của bạn sẽ dễ quản lý hơn.

Đối với các nhà khởi nghiệp đang xây dựng mọi thứ từ con số không, sự thay đổi đó có thể tạo ra khác biệt đáng kể. Một hệ thống tốt hơn dẫn đến sự tập trung tốt hơn, và sự tập trung tốt hơn dẫn đến kết quả tốt hơn.