4 suurinta tuottavuusvirhettä, joita yrittäjät tekevät, ja miten ne korjataan

Yrittäjät olettavat usein, että tuottavuus tarkoittaa pidempiä työpäiviä, nopeampaa viesteihin vastaamista tai kaiken tekemistä yhtä aikaa. Todellisuudessa kaikkein tuottavimmat perustajat toimivat yleensä päinvastoin. He rakentavat rakenteita, suojaavat aikaansa ja keskittyvät siihen työhön, joka vie liiketoimintaa oikeasti eteenpäin.

Kun olet perustamassa tai kasvattamassa yritystä, jokainen tunti merkitsee. Tuottavat tavat auttavat sinua pysymään johdonmukaisena, vähentävät stressiä ja parantavat päätöksentekoa. Tuottamattomat tavat tekevät päinvastoin. Ne luovat kitkaa, vievät huomiota ja saavat jopa yksinkertaiset tehtävät tuntumaan kuormittavilta.

Hyvä uutinen on, että useimmat tuottavuusongelmat ovat korjattavissa. Kun ymmärrät yleisimmät virheet, voit korvata ne järjestelmillä, jotka tukevat parempaa keskittymistä ja luotettavampia tuloksia.

1. Ei ole oikeaa aikataulua

Yksi yrittäjien yleisimmistä tuottavuusvirheistä on kohdella jokaista päivää avoimena mahdollisuuksien listana. Se voi tuntua aluksi joustavalta, mutta ilman aikataulua prioriteetit tuppaavat hukkumaan.

Yrityksen omistaja, jolla ei ole määriteltyä työrytmiä, päätyy yleensä reagoimaan siihen, mikä tuntuu juuri sillä hetkellä kiireelliseltä. Sähköposti ottaa vallan. Pienet pyynnöt keskeyttävät syvän työn. Tehtävät, jotka ovat tärkeitä mutta eivät tunnu kiireellisiltä, siirtyvät huomiselle, sitten ensi viikolle ja lopulta ensi kuulle.

Parempi tapa on luoda aikataulu, joka heijastaa sitä, miten työskentelet oikeasti parhaiten. Se ei tarkoita, että jokainen minuutti täytyy lukita etukäteen. Se tarkoittaa, että päivässäsi pitäisi olla rakennetta.

Hyvä aikataulu sisältää yleensä:

• Aloitus- ja lopetusaika työlle
• Aikablokkeja keskittyneelle työlle
• Aikaa viestintään ja hallinnollisiin tehtäviin
• Taukoja, jotka auttavat palautumaan henkisesti
• Tilaa suunnittelulle ja arvioinnille

Tällainen rakenne auttaa sinua välttämään ansan, jossa olet kiireinen mutta et tuottava. Se tekee myös työmäärästäsi ennakoitavamman. Kun tiedät, mitä päivän eri osissa tapahtuu, käytät vähemmän energiaa siihen, mitä tekisit seuraavaksi.

Jos olet alkuvaiheen perustaja, tällä on vielä suurempi merkitys. Hoidat todennäköisesti samaan aikaan perustamiseen liittyviä papereita, operatiivisia tehtäviä, asiakasviestintää ja strategista suunnittelua. Aikataulu antaa jokaiselle vastuulle oman paikkansa sen sijaan, että ne kilpailisivat kaikki yhtä aikaa huomiostasi.

2. Rajojen asettaminen epäonnistuu

Tuottavuus heikkenee nopeasti, kun prioriteettien, ihmisten ja roolien välillä ei ole rajoja. Monilla yrittäjillä on vaikeuksia tässä, koska he haluavat olla tavoitettavissa, reagoivia ja avuliaita. Nämä ovat hyviä piirteitä, mutta ilman rajoja niistä voi tulla jatkuvia keskeytyksiä.

Rajat eivät tarkoita jäykkyyttä. Ne tarkoittavat sellaisten olosuhteiden suojelemista, joissa voit tehdä parasta työtäsi.

Yleisiä rajojen ongelmia ovat:

• Puheluihin vastaaminen mihin vuorokaudenaikaan tahansa
• Viesteihin vastaaminen heti, riippumatta siitä, mitä muuta on meneillään
• Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan vastuiden sekoittuminen
• Jokaisen pyynnön hyväksyminen tarkistamatta, sopiiko se prioriteetteihisi
• Kyllä sanominen liian usein, koska ei sanominen tuntuu helpommalta välttää

Perustaja ilman rajoja voi tuntea, että yritys ohjaa häntä eikä päinvastoin.

Korjataksesi tämän, aloita määrittelemällä selkeät säännöt ajankäytöllesi ja viestinnällesi. Voit esimerkiksi päättää tarkistaa sähköpostin vain tiettyinä aikoina päivässä. Voit pitää liiketoiminnan puhelut tietyssä aikaikkunassa. Voit luoda erilliset rutiinit työ- ja vapaa-ajalle, jotta mielesi tietää, milloin vaihtaa tilaa.

On myös hyödyllistä erottaa yritysidentiteetti henkilökohtaisesta elämästä aina kun mahdollista. Monet yrittäjät käyttävät samoja yhteystietoja, työkaluja tai tilejä kaikkeen. Se voi saada yrityksen tuntumaan siltä, että se on aina päällä. Harkitumpi toimintatapa luo psykologista etäisyyttä ja tekee järjestyksen ylläpitämisestä helpompaa.

Yritystä perustaville omistajille liiketoiminnan hallinnollisen puolen erottaminen henkilökohtaisista rutiineista on erityisen hyödyllistä. Palvelut, jotka yksinkertaistavat perustamista ja vaatimustenmukaisuutta, voivat vähentää itse hallittavien liikkuvien osien määrää ja vapauttaa enemmän huomiota liikevaihtoa tuottavaan työhön.

3. Liian monet häiriötekijät

Häiriötekijät ovat yksi suurimmista piilevistä tuottavuuden syöjistä. Ne eivät aina näytä dramaattisilta. Usein ne ovat pieniä ja arkisia: ilmoitusten tarkistaminen, välilehtien vaihtaminen, reagointi jokaiseen hälytykseen tai muiden ihmisten prioriteettien päästämien häiritsemään työrytmiäsi.

Ongelma on se, että jokaisella keskeytyksellä on hinta. Jopa lyhyet häiriöt katkaisevat keskittymisen ja vaikeuttavat palaamista samalle tasolle. Se tarkoittaa, että tehtävä, jonka pitäisi kestää 20 minuuttia, voi venyä tunniksi.

Häiriötekijät heikentävät myös ajattelun laatua. Kun huomiosi on pirstaleinen, ongelmien ratkaiseminen, kaavojen havaitseminen ja strategisten päätösten tekeminen käy vaikeammaksi.

Vähentääksesi häiriöitä, tunnista suurimmat huomion vuotokohdat. Näitä ovat usein:

• Sähköposti ja viestisovellukset
• Sosiaalinen media
• Toistuva kontekstinvaihto
• Suunnittelemattomat kokoukset
• Sekava työtila
• Kesken jääneiden tehtävien aiheuttama henkinen kuormitus

Sitten rakenna suojauksia niiden ympärille. Poista käytöstä ei-välttämättömät ilmoitukset. Ryhmittele samankaltaiset tehtävät yhteen. Pidä jatkuvasti käynnissä oleva idealista, jotta et hylkää nykyistä tehtävääsi joka kerta, kun uusi ajatus tulee mieleen. Jos mahdollista, luo työtila, joka viestii keskittymisestä eikä ärsyketulvasta.

Hyvä nyrkkisääntö on suojata arvokkaimmat tuntisi vaikeinta työtäsi varten. Käytä ne strategisiin päätöksiin, asiakastyöhön, tuotekehitykseen tai muuhun, joka vaatii pitkäkestoista ajattelua. Säästä matalamman keskittymisen tehtävät vähemmän vaativiin osiin päivää.

4. Monen asian tekeminen yhtä aikaa

Monet yrittäjät uskovat, että multitasking on tehokkuuden merkki. Käytännössä se tarkoittaa yleensä nopeaa tehtävästä toiseen hyppimistä, ja se on kallista.

Kun vaihdat yhdestä tehtävästä toiseen, aivosi joutuvat orientoitumaan uudelleen. Se siirtymä vie aikaa ja henkistä energiaa. Mitä useammin vaihdat, sitä pirstaleisemmaksi huomiosi muuttuu.

Multitasking voi myös luoda edistymisen illuusion ilman, että syntyy merkittäviä tuloksia. Saatat tuntea olevasi aktiivinen, mutta todellinen tuotos on usein heikompaa ja hitaampaa.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Kirjoittaminen samalla kun vastaat sähköposteihin
• Kokoukseen osallistuminen samalla kun tarkistat viestejä
• Siirtyminen strategisen suunnittelun ja hallinnollisten tehtävien välillä
• Liian monen projektin pitäminen auki yhtä aikaa

Ratkaisu on työskennellä mahdollisuuksien mukaan yhden asian tilassa.

Se tarkoittaa:

• Valitse yksi prioriteetti ennen kuin aloitat
• Anna sille määritelty aikablokki
• Poista lähellä olevat häiriötekijät
• Saata työ päätökseen tai pysähdy tarkoituksella ennen kuin siirryt seuraavaan tehtävään

Yhden asian tekeminen kerrallaan toimii erityisen hyvin perustajatyössä, koska yrittäjyys vaatii harkintaa, ei vain aktiivisuutta. Tarvitset riittävästi keskittymistä, jotta voit ajatella selkeästi rekrytoinnista, vaatimustenmukaisuudesta, asiakkaista, kassavirrasta ja kasvusta. Näitä päätöksiä on vaikeampi tehdä, kun huomio on hajallaan.

Parempi tuottavuusjärjestelmä yrittäjille

Yllä olevien neljän virheen välttäminen on vain osa ratkaisua. Jotta voit olla johdonmukaisesti tuottava, tarvitset järjestelmän, joka tukee päivittäistä työtäsi.

Käytännöllinen tuottavuusjärjestelmä yrittäjille koostuu kolmesta kerroksesta:

1. Viikkosuunnittelu

Tarkista viikon alussa, mitkä ovat tärkeimmät lopputulokset, jotka sinun täytyy saavuttaa. Pidä lista realistisena. Lyhyt lista merkityksellisiä tavoitteita on hyödyllisempi kuin pitkä lista epämääräisiä aikomuksia.

2. Päivittäinen priorisointi

Päätä joka aamu, mitä sinä päivänä täytyy tapahtua. Keskity muutamaan tehtävään, joilla on suurin vaikutus. Jos tehtävä ei vie liiketoimintaa merkittävästi eteenpäin, mieti, kuuluuko se lainkaan tämän päivän listalle.

3. Suojattu työaika

Varaa keskeytyksetöntä aikaa siihen työhön, joka vaatii eniten keskittymistä. Tässä aikataulu, rajat ja häiriöiden hallinta yhdistyvät.

Kun yhdistät nämä kerrokset, tuottavuus riippuu paljon vähemmän motivaatiosta. Lopetat tahdonvoimaan nojaamisen ja alat nojata järjestelmään.

Miksi rakenne on vielä tärkeämpää alkuvaiheessa

Uudet yrittäjät käyttävät yllättävän paljon aikaa perustamiseen, ilmoituksiin, hallinnollisiin tehtäviin ja pieniin operatiivisiin päätöksiin. Se on normaalia, mutta se voi helposti hallita aikataulua, jos mitään ei ole organisoitu.

Siksi monet perustajat hakevat tukea yritystä perustaessaan. Zenind auttaa yrittäjiä hoitamaan yrityksen perustamiseen ja jatkuvaan vaatimustenmukaisuuteen liittyviä tehtäviä tehokkaammin, mikä voi vähentää hallinnollista kitkaa matkan vaativimmassa vaiheessa. Kun perusasetusten hallinta on helpompaa, sinulla on enemmän aikaa keskittyä asiakkaisiin, strategiaan ja kasvuun.

Tuottavuus ei ole vain yksilön kurinalaisuutta. Se on myös sitä, että suunnittelet liiketoimintaympäristön, jossa keskittyminen on helpompaa.

Käytännön tavat, jotka parantavat tuottavuutta nopeasti

Jos haluat yksinkertaisen aloituspisteen, rakenna nämä tavat viikkoosi:

• Käy prioriteettisi läpi ennen päivän alkua
• Tarkista sähköposti erissä jatkuvan tarkistamisen sijaan
• Käytä aikablokkeja tärkeään työhön
• Pidä työpäivällä selkeä alku ja loppu
• Poista yksi toistuva häiriötekijä joka viikko
• Älä pidä liian montaa aktiivista projektia yhtä aikaa

Nämä tavat eivät vaadi suurta uudistusta. Ne luovat vauhtia vähitellen, ja tuo vauhti kasvaa ajan myötä.

Lopuksi

Yrittäjän tuottavuus ei tarkoita enemmän tekemistä hinnalla millä hyvänsä. Se tarkoittaa oikean työn tekemistä riittävällä keskittymisellä ja johdonmukaisuudella, jotta syntyy todellista edistystä.

Suurimmat virheet ovat yleensä yksinkertaisimpia: ei aikataulua, heikot rajat, liikaa häiriötekijöitä ja jatkuva multitasking. Korjaa nämä tavat, niin päiväsi muuttuvat tarkoituksenmukaisemmiksi, päätöksistäsi tulee selkeämpiä ja yrityksesi on helpompi hallita.

Perustajille, jotka rakentavat jotain alusta asti, tällä muutoksella voi olla suuri merkitys. Parempi järjestelmä johtaa parempaan keskittymiseen, ja parempi keskittyminen johtaa parempiin tuloksiin.