A 4 legnagyobb produktivitási hiba, amit a vállalkozók elkövetnek, és hogyan lehet kijavítani őket

A vállalkozók gyakran azt feltételezik, hogy a produktivitás a hosszabb munkaidőről, a gyorsabb üzenetválaszról vagy arról szól, hogy mindent egyszerre próbálnak megcsinálni. A valóságban a legproduktívabb alapítók általában ennek az ellenkezőjét teszik. Rendszert építenek, védik az idejüket, és arra a munkára összpontosítanak, amely valóban előreviszi a vállalkozást.

Amikor egy céget indít vagy növel, minden óra számít. A produktív szokások segítenek következetesnek maradni, csökkentik a stresszt, és jobb döntéseket tesznek lehetővé. A nem produktív szokások ennek az ellenkezőjét okozzák. Súrlódást teremtenek, elpazarolják a figyelmet, és még az egyszerű feladatokat is túlterhelőnek érzékeltetik.

A jó hír az, hogy a legtöbb produktivitási probléma javítható. Ha megérti a leggyakoribb hibákat, olyan rendszerekkel válthatja fel őket, amelyek jobb fókuszt és megbízhatóbb eredményeket támogatnak.

1. Nincs valódi napirend

A vállalkozók egyik leggyakoribb produktivitási hibája, hogy minden napot egy nyitott, vég nélküli lehetőségek listájaként kezelnek. Elsőre ez rugalmasnak tűnhet, de ütemezés nélkül a prioritások könnyen elvesznek.

Az a vállalkozástulajdonos, akinek nincs meghatározott munkaritmusa, általában arra reagál, ami éppen sürgősnek tűnik. Az e-mailek átveszik az irányítást. A kisebb kérések megszakítják az elmélyült munkát. Azok a feladatok, amelyek fontosak, de nem sürgősek, átcsúsznak holnapra, majd a jövő hétre, aztán a következő hónapra.

A jobb megoldás egy olyan napirend kialakítása, amely tükrözi, hogyan dolgozik a leghatékonyabban. Ez nem azt jelenti, hogy minden percet be kell táblázni. Inkább azt, hogy a napjának legyen szerkezete.

Egy erős napirend általában tartalmazza a következőket:

• Munkakezdési és befejezési időpont
• Blokkok a koncentrált munkához
• Idő a kommunikációra és az adminisztratív feladatokra
• Szünetek, amelyek segítenek mentálisan felfrissülni
• Tér a tervezésre és az áttekintésre

Az ilyen struktúra segít elkerülni azt a csapdát, hogy elfoglalt legyen, de ne legyen produktív. Emellett kiszámíthatóbbá teszi a munkaterhelést is. Ha tudja, mi történik a nap egyes szakaszaiban, kevésbé pazarol energiát arra, hogy eldöntse, mi legyen a következő lépés.

Ha korai fázisban lévő alapító, ez még fontosabb. Valószínűleg egyszerre intézi az alapítási papírokat, az operatív feladatokat, az ügyfélkommunikációt és a stratégiai tervezést. A napirend mindegyik felelősségnek helyet ad, ahelyett hogy hagyná, hogy mind versenyezzenek a figyelemért.

2. A határok kijelölésének elmulasztása

A produktivitás gyorsan romlik, ha nincs határ a prioritások, az emberek és a szerepek között. Sok vállalkozó azért küzd ezzel, mert elérhető, gyorsan reagáló és segítőkész akar lenni. Ezek jó tulajdonságok, de korlátok nélkül állandó megszakításokká válhatnak.

A határok nem a merevségről szólnak. Arról szólnak, hogy megvédjék azokat a feltételeket, amelyek lehetővé teszik a legjobb munkát.

Gyakori határproblémák:

• Bármelyik órában fogadott hívások
• Azonnali válasz minden üzenetre, bármi történjék is
• A személyes és üzleti feladatok összemosása
• Minden kérés elfogadása anélkül, hogy megvizsgálná, illeszkedik-e a prioritásokhoz
• Túl gyakori igenek, mert könnyebb, mint nemet mondani

Az a alapító, aki nem húz határokat, úgy érezheti, hogy a vállalkozás irányítja őt, nem pedig fordítva.

Ennek javításához kezdje azzal, hogy világos szabályokat állít fel az idejére és a kommunikációjára. Például eldöntheti, hogy naponta csak meghatározott időpontokban ellenőrzi az e-mailjeit. A telefonhívásokat egy bizonyos idősávra korlátozhatja. Elkülönített rutint alakíthat ki a munka és a magánélet számára, hogy az agya tudja, mikor kell üzemmódot váltani.

Az is segít, ha lehetőség szerint elkülöníti az üzleti identitást a magánélettől. Sok vállalkozó ugyanazokat az elérhetőségeket, eszközöket vagy fiókokat használja mindenhez. Ettől a vállalkozás úgy érezhető, mintha mindig bekapcsolva lenne. Egy tudatosabb felállás pszichológiai távolságot teremt, és megkönnyíti a szervezettség fenntartását.

Azoknak az üzlettulajdonosoknak, akik céget alapítanak, különösen hasznos, ha az adminisztratív oldalt elválasztják a személyes rutinoktól. Az olyan szolgáltatások, amelyek egyszerűsítik az alapítást és a megfelelőségi feladatokat, csökkenthetik azt a mennyiségű mozgó elemet, amelyet Önnek kell kezelnie, így több figyelem marad a bevételt termelő munkára.

3. Túl sok figyelemelterelés engedése

A figyelemelterelés az egyik legnagyobb rejtett ellensége a produktivitásnak. Nem mindig látványos. Gyakran apró és hétköznapi: értesítések ellenőrzése, lapok közötti váltogatás, minden jelzésre reagálás, vagy mások prioritásainak beengedése a munkafolyamatba.

A probléma az, hogy minden megszakításnak ára van. Még a rövid figyelemelterelések is megtörik a koncentrációt, és megnehezítik, hogy visszatérjen ugyanarra a fókuszszintre. Ez azt jelenti, hogy egy feladat, amelynek 20 percet kellene igénybe vennie, akár egy óráig is elnyúlhat.

A figyelemelterelések a gondolkodás minőségét is rontják. Amikor a figyelme széttöredezett, nehezebb problémákat megoldani, mintázatokat észrevenni és stratégiai döntéseket hozni.

A figyelemelterelések csökkentéséhez azonosítsa a legnagyobb figyelmi szivárgásokat. Ezek gyakran a következők:

• E-mail és üzenetküldő alkalmazások
• Közösségi média
• Gyakori feladatváltás
• Előre nem tervezett megbeszélések
• Rendetlen munkakörnyezet
• Befejezetlen feladatokból eredő mentális terhelés

Ezután építsen védekezést ellenük. Kapcsolja ki a nem létfontosságú értesítéseket. Csoportosítsa a hasonló feladatokat. Tartson egy futó listát az ötleteiről, hogy ne kelljen minden új gondolat miatt félbehagynia az aktuális munkát. Ha lehet, alakítson ki olyan munkateret, amely inkább a fókuszt, mintsem az ingereket sugallja.

Jó szabály, hogy a legértékesebb óráit védje meg a legnehezebb munkájához. Ezekben az órákban foglalkozzon stratégiai döntésekkel, ügyfélmunkával, termékfejlesztéssel vagy bármi mással, ami tartós gondolkodást igényel. Az alacsonyabb figyelmi igényű feladatokat hagyja a kevésbé megterhelő napszakokra.

4. A multitasking próbálgatása

Sok vállalkozó úgy gondolja, hogy a multitasking a hatékonyság jele. A gyakorlatban ez általában gyors feladatváltást jelent, és ez költséges.

Amikor egyik feladatról a másikra vált, az agyának újra kell igazodnia. Ez az átmenet időt és mentális energiát igényel. Minél gyakrabban vált, annál töredezettebb lesz a figyelme.

A multitasking azt az illúziót is keltheti, hogy halad, miközben valójában nem születik érdemi eredmény. Lehet, hogy aktívnak érzi magát, de a tényleges kimenet gyakran gyengébb és lassabb.

Gyakori példák:

• Írás közben e-mailek megválaszolása
• Olyan megbeszélésen való részvétel, ahol közben üzeneteket ellenőriz
• Váltogatás a stratégiai tervezés és az adminisztratív feladatok között
• Túl sok projekt nyitva tartása egyszerre

A megoldás az, hogy amikor csak lehet, egyfeladatos módban dolgozzon.

Ez azt jelenti, hogy:

• Mielőtt belekezd, válasszon ki egy prioritást
• Adjon neki meghatározott időblokkokat
• Távolítsa el a közeli zavaró tényezőket
• Tudatosan fejezze be vagy állítsa szünetre, mielőtt a következő feladatra lép

Az egyfeladatos munka különösen hatékony az alapítói feladatoknál, mert a vállalkozás nemcsak aktivitást, hanem jó ítélőképességet is igényel. Elegendő koncentrációra van szüksége ahhoz, hogy tisztán gondolkodjon a felvételről, a megfelelőségről, az ügyfelekről, a cash flow-ról és a növekedésről. Ezek a döntések nehezebbek, amikor a figyelme megoszlik.

Jobb produktivitási rendszer vállalkozóknak

A fenti négy hiba elkerülése csak a megoldás egyik része. Ahhoz, hogy következetesen produktív legyen, olyan rendszerre van szüksége, amely támogatja a napi munkáját.

Egy praktikus produktivitási rendszer vállalkozóknak három rétegből áll:

1. Heti tervezés

Minden hét elején határozza meg a legfontosabb eredményeket, amelyeket el kell érnie. Tartsa a listát reálisnak. Egy rövid, érdemi célokból álló lista hasznosabb, mint egy hosszú, homályos szándéklista.

2. Napi prioritáskezelés

Minden reggel döntse el, minek kell aznap megtörténnie. Koncentráljon arra a néhány feladatra, amelyek a legnagyobb hatással vannak. Ha egy feladat nem viszi érdemben előre a vállalkozást, gondolja át, hogy egyáltalán szerepelnie kell-e a mai listán.

3. Védett végrehajtási idő

Tartson fenn megszakítás nélküli időt a legnagyobb fókuszt igénylő munkák elvégzésére. Itt találkozik a napirend, a határok és a figyelemelterelés csökkentése.

Ha ezt a három réteget kombinálja, a produktivitás sokkal kevésbé függ a motivációtól. Nem az akaraterőre támaszkodik, hanem egy rendszerre.

Miért még fontosabb a struktúra a kezdeti szakaszban

Az új vállalkozók meglepően sok időt töltenek beállítással, beadványokkal, adminisztratív feladatokkal és kisebb operatív döntésekkel. Ez normális, de ha semmi sincs szervezetten felépítve, könnyen túlterhelheti az időbeosztást.

Ez az egyik oka annak, hogy sok alapító támogatást keres a vállalkozás indításához. A Zenind segít a vállalkozóknak hatékonyabban kezelni a cégalapítást és a folyamatos megfelelőségi feladatokat, ami csökkentheti az adminisztratív súrlódást a vállalkozói út legmegterhelőbb szakaszában. Amikor az alap üzleti beállítás könnyebben kezelhető, több ideje marad az ügyfelekre, a stratégiára és a növekedésre.

A produktivitás nem csak egyéni fegyelem kérdése. Arról is szól, hogy olyan üzleti környezetet alakítson ki, amely megkönnyíti a fókuszt.

Gyorsan javító gyakorlati szokások

Ha egy egyszerű kiindulópontot keres, építse be ezeket a szokásokat a hetébe:

• Tekintse át a prioritásait még a nap kezdete előtt
• Az e-maileket kötegekben ellenőrizze, ne folyamatosan
• Használjon időblokkokat a fontos munkákhoz
• Tartson egyértelmű kezdetet és végét a munkanapnak
• Minden héten szüntessen meg egy visszatérő zavaró tényezőt
• Ne tartson fenn túl sok aktív projektet egyszerre

Ezekhez a szokásokhoz nincs szükség jelentős átalakításra. Fokozatosan teremtenek lendületet, és ez a lendület idővel összeadódik.

Záró gondolatok

A vállalkozói produktivitás nem arról szól, hogy bármi áron többet csináljon. Arról szól, hogy a megfelelő munkát végezze el elég fókuszszal és következetességgel ahhoz, hogy valódi előrelépést érjen el.

A legnagyobb hibák általában a legegyszerűbbek: nincs napirend, gyenge határok, túl sok figyelemelterelés és állandó multitasking. Javítsa ezeket a szokásokat, és a napjai tudatosabbá válnak, a döntései tisztábbá, a vállalkozása pedig könnyebben kezelhetővé.

Azoknak a vállalkozóknak, akik a semmiből építenek valamit, ez a váltás jelentős különbséget hozhat. Egy jobb rendszer jobb fókuszt eredményez, a jobb fókusz pedig jobb eredményeket.