Girişimcilerin Yaptığı En Büyük 4 Verimlilik Hatası ve Bunları Nasıl Düzeltirsiniz

Girişimciler çoğu zaman verimliliğin daha uzun saatler çalışmak, mesajlara daha hızlı yanıt vermek ya da aynı anda her şeyi yapmaya çalışmak anlamına geldiğini varsayar. Oysa gerçekten verimli kurucular genellikle bunun tersini yapar. Yapı kurar, zamanlarını korur ve işi gerçekten ileri taşıyan çalışmalara odaklanırlar.

Bir şirket kurarken veya büyütürken her saat önemlidir. Verimli alışkanlıklar tutarlılık sağlamanıza, stresi azaltmanıza ve daha iyi kararlar almanıza yardımcı olur. Verimsiz alışkanlıklar ise bunun tersini yapar. Sürtünme yaratır, dikkati boşa harcar ve basit görevleri bile bunaltıcı hale getirir.

İyi haber şu ki, çoğu verimlilik sorunu düzeltilebilir. En yaygın hataları anladığınızda, bunları daha iyi odaklanmayı ve daha güvenilir sonuçları destekleyen sistemlerle değiştirebilirsiniz.

1. Gerçek Bir Programın Olmaması

Girişimcilerin yaptığı en yaygın verimlilik hatalarından biri, her günü sonu açık bir olasılıklar listesi gibi görmektir. Bu ilk etapta esnek hissettirebilir, ancak bir program olmadığında öncelikler kolayca kaybolur.

Belirlenmiş bir çalışma ritmi olmayan bir işletme sahibi genellikle o anda acil görünen şeylere tepki vererek günü geçirir. E-posta kontrolü tüm günü ele geçirir. Küçük istekler derin çalışmayı böler. Önemli ama acil görünmeyen görevler yarına, sonra gelecek haftaya, sonra gelecek aya ertelenir.

Daha iyi bir yaklaşım, gerçekten en iyi nasıl çalıştığınızı yansıtan bir program oluşturmaktır. Bu, her dakikanın kilitlenmesi gerektiği anlamına gelmez. Gününüzün bir yapısı olması gerektiği anlamına gelir.

Güçlü bir program genellikle şunları içerir:

• İşe başlama ve bitirme saati
• Odaklanmış çalışma blokları
• İletişim ve idari görevler için zaman
• Zihinsel olarak toparlanmanıza yardımcı olan molalar
• Planlama ve değerlendirme için alan

Bu tür bir yapı, meşgul olup verimli olmama tuzağından kaçınmanıza yardımcı olur. Ayrıca iş yükünüzü daha öngörülebilir hale getirir. Günün her bölümünde ne olacağını bildiğinizde, sırada ne yapacağınıza karar vermek için daha az enerji harcarsınız.

Erken aşamadaki bir kurucuysanız, bu daha da önemlidir. Muhtemelen aynı anda kuruluş evrakları, operasyonlar, müşteri iletişimi ve stratejik planlama ile ilgileniyorsunuzdur. Bir program, tüm bu sorumlulukların dikkat için yarışmasına izin vermek yerine her birine bir yer verir.

2. Sınırlar Koyamamak

Öncelikler, insanlar ve roller arasında sınırlar olmadığında verimlilik hızla düşer. Birçok girişimci burada zorlanır; çünkü ulaşılabilir, hızlı yanıt veren ve yardımcı olmak isteyen kişiler olmak isterler. Bunlar iyi özelliklerdir, ancak sınırları olmadığında sürekli kesintilere dönüşebilirler.

Sınırlar katı olmakla ilgili değildir. En iyi şekilde çalışmanızı sağlayan koşulları korumakla ilgilidir.

Yaygın sınır sorunları şunlardır:

• Her saatte telefonlara yanıt vermek
• Ne yapıyor olursanız olun mesajlara anında karşılık vermek
• Kişisel ve iş sorumluluklarının birbirine karışmasına izin vermek
• Önceliklerinize uyup uymadığını kontrol etmeden her talebi kabul etmek
• Hayır demek yerine daha kolay geldiği için çok sık evet demek

Sınır koyamayan bir kurucu, şirketi kendisi yönetiyormuş gibi değil de şirket tarafından yönetiliyormuş gibi hissedebilir.

Bunu düzeltmek için zamanınız ve iletişiminiz için net kurallar belirleyerek başlayın. Örneğin, e-postayı günde yalnızca belirli saatlerde kontrol etmeye karar verebilirsiniz. Telefon görüşmelerini belirli bir zaman aralığıyla sınırlayabilirsiniz. İş ve özel zaman için ayrı rutinler oluşturabilirsiniz; böylece zihniniz ne zaman hangi moda geçeceğini bilir.

Mümkün olduğunca iş kimliğini özel hayattan ayırmak da faydalıdır. Birçok girişimci her şey için aynı iletişim bilgilerini, araçları veya hesapları kullanır. Bu, işletmenin her zaman açıkmış gibi hissettirmesine neden olabilir. Daha bilinçli bir kurulum, psikolojik mesafe oluşturur ve düzenli kalmayı kolaylaştırır.

Şirket kuran işletme sahipleri için, idari tarafı kişisel rutinlerden ayrı tutmak özellikle yararlıdır. Kuruluş ve uyum süreçlerini basitleştirmeye yardımcı olan hizmetler, kendi başınıza yönetmeniz gereken hareketli parça sayısını azaltabilir ve gelir getiren işe daha fazla dikkat ayırmanızı sağlayabilir.

3. Çok Fazla Dikkat Dağıtıcı Unsura İzin Vermek

Dikkat dağınıklığı, verimliliğin en büyük gizli düşmanlarından biridir. Her zaman dramatik görünmez. Çoğu zaman küçük ve sıradandır: bildirimleri kontrol etmek, sekmeler arasında geçiş yapmak, her uyarıya tepki vermek veya başkalarının önceliklerinin iş akışınızı bölmesine izin vermek.

Sorun, her kesintinin bir maliyeti olmasıdır. Kısa dikkat dağıtmalar bile odaklanmayı bozar ve aynı seviyedeki dikkate geri dönmeyi zorlaştırır. Bu da 20 dakika sürmesi gereken bir görevin bir saate uzamasına neden olabilir.

Dikkat dağınıklığı, düşünme kalitesini de düşürür. Dikkat parçalandığında, problemleri çözmek, örüntüleri fark etmek ve stratejik kararlar almak daha zor hale gelir.

Dikkat dağıtıcı unsurları azaltmak için en büyük dikkat sızıntılarınızı belirleyin. Bunlar çoğu zaman şunlardır:

• E-posta ve mesajlaşma uygulamaları
• Sosyal medya
• Sık bağlam değiştirme
• Plansız toplantılar
• Dağınık bir çalışma alanı
• Tamamlanmamış görevlerin yarattığı zihinsel yük

Sonra bunlara karşı savunmalar kurun. Gereksiz bildirimleri kapatın. Benzer görevleri bir araya toplayın. Yeni bir düşünce ortaya çıktığında mevcut görevi terk etmemek için bir fikir listesi tutun. Mümkünse, uyaran yerine odağı çağrıştıran bir çalışma alanı oluşturun.

İyi bir kural, en değerli saatlerinizi en zor işleriniz için korumaktır. Bu saatleri stratejik kararlar, müşteri işleri, ürün geliştirme veya uzun süreli düşünme gerektiren herhangi bir iş için kullanın. Daha az dikkat isteyen işleri günün daha hafif bölümlerine bırakın.

4. Aynı Anda Birden Fazla İş Yapmaya Çalışmak

Birçok girişimci, çoklu görev yapmayı verimliliğin bir işareti sanır. Pratikte ise bu çoğu zaman hızlı görev geçişi anlamına gelir ve bu maliyetlidir.

Bir görevden diğerine geçtiğinizde beyninizin yeniden uyum sağlaması gerekir. Bu geçiş zaman ve zihinsel enerji ister. Ne kadar sık geçiş yaparsanız, dikkatiniz o kadar parçalanır.

Çoklu görev, anlamlı sonuç üretmeden ilerleme varmış gibi hissettirebilir. Kendinizi aktif hissedebilirsiniz, ancak gerçek çıktı çoğu zaman daha zayıf ve daha yavaştır.

Yaygın örnekler şunlardır:

• E-posta yanıtlarırken yazı yazmak
• Mesajları kontrol ederken toplantıya katılmak
• Stratejik planlama ile idari görevler arasında gidip gelmek
• Aynı anda çok fazla projeyi açık tutmak

Çözüm, mümkün olduğunca tek görev modunda çalışmaktır.

Bu da şunları yapmak anlamına gelir:

• Başlamadan önce tek bir öncelik seçin
• Ona belirli bir zaman bloğu ayırın
• Yakın çevredeki dikkat dağıtıcı unsurları kaldırın
• Bir sonrakine geçmeden önce işi kasıtlı olarak bitirin veya duraklatın

Tek görev odağı, kurucu işi için özellikle etkilidir çünkü girişimcilik yalnızca hareket değil, muhakeme gerektirir. İstihdam, uyum, müşteriler, nakit akışı ve büyüme hakkında net düşünmek için yeterli odak gerekir. Dikkatiniz bölündüğünde bu kararlar daha zor hale gelir.

Girişimciler İçin Daha İyi Bir Verimlilik Sistemi

Yukarıdaki dört hatadan kaçınmak çözümün yalnızca bir parçasıdır. Sürekli verimli olmak için günlük çalışmanızı destekleyen bir sisteme ihtiyacınız vardır.

Girişimciler için pratik bir verimlilik sistemi üç katmandan oluşur:

1. Haftalık planlama

Her haftanın başında ulaşmanız gereken en önemli sonuçları belirleyin. Listeyi gerçekçi tutun. Anlamlı birkaç hedef, uzun bir belirsiz niyetler listesinden daha kullanışlıdır.

2. Günlük önceliklendirme

Her sabah, o gün mutlaka gerçekleşmesi gerekenleri belirleyin. En yüksek etkiyi yaratacak birkaç göreve odaklanın. Bir görev işi anlamlı biçimde ileri taşımıyorsa, bugün yapılacaklar listesinde olup olmaması gerektiğini yeniden değerlendirin.

3. Korunan uygulama zamanı

En fazla odak gerektiren işi tamamlamak için bölünmemiş zaman ayırın. İşte burada program, sınırlar ve dikkat kontrolü bir araya gelir.

Bu katmanları birleştirdiğinizde verimlilik, motivasyona çok daha az bağımlı hale gelir. İradeye güvenmeyi bırakır, sisteme güvenmeye başlarsınız.

Yapı Neden Erken Aşamalarda Daha da Önemlidir?

Yeni girişimciler, kurulum, dosyalama, idari işler ve küçük operasyonel kararlar için şaşırtıcı miktarda zaman harcayabilir. Bu normaldir, ancak hiçbir şey organize edilmezse takvimi kolayca ezebilir.

Bu nedenle birçok kurucu şirket kurarken destek arar. Zenind, girişimcilerin şirket kuruluşu ve devam eden uyum görevlerini daha verimli şekilde yönetmelerine yardımcı olur; bu da yolculuğun en yoğun aşamasında idari sürtünmeyi azaltabilir. Temel iş kurulumu yönetmesi daha kolay hale geldiğinde, müşterilere, stratejiye ve büyümeye daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Verimlilik yalnızca bireysel disiplin meselesi değildir. Aynı zamanda odaklanmayı kolaylaştıran bir iş ortamı tasarlama meselesidir.

Verimliliği Hızla Artıran Pratik Alışkanlıklar

Basit bir başlangıç noktası istiyorsanız, bu alışkanlıkları haftanıza dahil edin:

• Gün başlamadan önce önceliklerinizi gözden geçirin
• E-postayı sürekli kontrol etmek yerine toplu olarak inceleyin
• Önemli işler için zaman blokları kullanın
• İş gününüzün belirgin bir başlangıcı ve bitişi olsun
• Her hafta tekrarlayan bir dikkat dağıtıcı unsuru ortadan kaldırın
• Aynı anda çok fazla aktif proje taşımayı bırakın

Bu alışkanlıklar büyük bir yenileme gerektirmez. Zaman içinde kademeli olarak ivme yaratırlar ve bu ivme bileşik şekilde artar.

Son Düşünceler

Girişimcilikte verimlilik, her ne pahasına olursa olsun daha çok şey yapmak değildir. Önemli işi yeterli odak ve tutarlılıkla yaparak gerçek ilerleme kaydetmektir.

En büyük hatalar çoğu zaman en basit olanlardır: program olmaması, zayıf sınırlar, aşırı dikkat dağıtıcı unsurlar ve sürekli çoklu görev. Bu alışkanlıkları düzelttiğinizde günleriniz daha bilinçli hale gelir, kararlarınız daha net olur ve işletmenizi yönetmek daha kolaylaşır.

Sıfırdan bir şey kuran girişimciler için bu değişim önemli bir fark yaratabilir. Daha iyi bir sistem daha iyi odağa, daha iyi odak da daha iyi sonuçlara yol açar.