Definição de sociedade em nome coletivo: tipos, regras fiscais e como constituir uma

Uma sociedade em nome coletivo é uma empresa detida por duas ou mais pessoas ou entidades que concordam em explorar um negócio em conjunto. Na maioria das sociedades, cada sócio contribui com algo de valor, como dinheiro, bens, serviços ou conhecimento do setor, e participa nos lucros e prejuízos da empresa.

Para muitos fundadores, uma sociedade é uma das formas mais simples de iniciar um negócio. Pode ser flexível, relativamente fácil de organizar e adequada para cofundadores que pretendem partilhar a tomada de decisões. Ao mesmo tempo, as sociedades podem criar consequências legais e fiscais significativas se os proprietários não compreenderem as suas responsabilidades desde o início.

Se está a considerar uma sociedade para um novo projeto, vale a pena perceber as principais estruturas societárias, como funcionam os impostos, como é a exposição à responsabilidade e como constituir corretamente a empresa no seu estado.

O que é uma sociedade em nome coletivo?

Uma sociedade em nome coletivo é uma relação jurídica e operacional na qual duas ou mais partes concordam em exercer uma atividade comercial em conjunto. O acordo pode ser formal ou informal, mas, na prática, é fortemente recomendável um contrato de sociedade escrito.

As sociedades são comuns em serviços profissionais, negócios familiares, empresas locais e projetos empresariais em que os proprietários pretendem combinar recursos e competências. Ao contrário de um empresário em nome individual, uma sociedade envolve normalmente mais do que um proprietário a tomar decisões e a partilhar responsabilidades.

Uma sociedade pode ser constituída por pessoas singulares, sociedades comerciais, sociedades por quotas ou outras entidades jurídicas, consoante a lei aplicável e o acordo de governação.

Como funciona uma sociedade

As regras exatas de uma sociedade dependem do tipo de sociedade e dos termos do contrato de sociedade. Em geral, os sócios acordam em:

• Como a propriedade é repartida
• Como os lucros e prejuízos são atribuídos
• Como são tomadas as decisões de gestão
• O que cada sócio contribui
• Como podem ser admitidos novos sócios
• O que acontece se um sócio sair, falecer ou ficar incapacitado
• Como são resolvidos os litígios

Sem um acordo claro, as regras supletivas do estado podem controlar questões importantes. Essas regras supletivas servem muitas vezes para colmatar lacunas, não para proteger a empresa de conflitos. É por isso que o planeamento da sociedade deve acontecer antes de o negócio começar a operar.

Tipos comuns de sociedades comerciais

Existem várias formas de sociedade, e a estrutura adequada depende do modelo de negócio, da atividade em causa e do nível de proteção contra responsabilidade que os proprietários pretendem.

Sociedade em nome coletivo simples

A sociedade em nome coletivo simples é a estrutura societária mais simples. Numa sociedade deste tipo, todos os sócios participam normalmente na gestão e partilham os lucros e prejuízos do negócio.

Uma grande desvantagem é que os sócios comanditados costumam ter responsabilidade pessoal pelas dívidas e reclamações legais da empresa. Se a empresa não conseguir pagar as suas obrigações, os credores podem, em regra, acionar o património pessoal dos sócios, sujeito à lei aplicável.

As sociedades em nome coletivo simples são muitas vezes constituídas por defeito quando duas ou mais pessoas exploram um negócio em conjunto sem escolher uma estrutura diferente.

Sociedade em comandita simples

Uma sociedade em comandita simples tem pelo menos um sócio comanditado e um sócio comanditário.

• Os sócios comanditados gerem a empresa e, normalmente, têm responsabilidade pessoal.
• Os sócios comanditários contribuem geralmente com capital e participam nos lucros, mas não intervêm na gestão diária.

Esta estrutura pode ser útil quando alguns proprietários pretendem investir sem assumir funções de gestão. No entanto, os sócios comanditários devem ter cuidado para não participar na gestão de formas que possam afetar o seu estatuto de responsabilidade limitada ao abrigo da lei aplicável.

Sociedade de responsabilidade limitada

Uma sociedade de responsabilidade limitada, ou LLP, é frequentemente utilizada por profissionais licenciados, como advogados, contabilistas, arquitetos e alguns profissionais de saúde, consoante a lei estadual.

Uma LLP, em geral, protege os sócios da responsabilidade por atos ilícitos ou negligência de outros sócios, mantendo cada sócio responsável pela sua própria conduta e pelas obrigações empresariais tal como definidas pela lei.

Como as regras relativas às LLP variam de estado para estado, as empresas de serviços profissionais devem confirmar se esta forma está disponível e como é regulada no estado onde operam.

Sociedade vs. LLC vs. sociedade anónima

Muitos empresários comparam sociedades com sociedades de responsabilidade limitada e sociedades anónimas antes de escolher uma estrutura.

Uma sociedade pode ser mais simples de criar e administrar, mas muitas vezes oferece menos proteção de responsabilidade do que uma LLC ou uma sociedade anónima. Uma LLC pode proporcionar uma estrutura de gestão mais flexível e uma separação de responsabilidade mais forte. Uma sociedade anónima pode ser útil para empresas que planeiam captar capital externo ou adotar uma estrutura de propriedade mais formal.

A melhor opção depende do número de proprietários, do setor, dos objetivos fiscais e do nível de risco de responsabilidade envolvido. Para muitos pequenos empresários, a decisão resume-se a saber se a simplicidade ou a proteção contra responsabilidade é mais importante.

Porque é importante um contrato de sociedade escrito

Um contrato de sociedade é um dos documentos mais importantes numa sociedade. Estabelece as regras de funcionamento da empresa e ajuda a evitar litígios no futuro.

Um bom acordo normalmente abrange:

• Percentagem de propriedade de cada sócio
• Contribuições iniciais de capital
• Repartição de lucros e prejuízos
• Direitos de voto e controlo
• Poder para assinar contratos
• Políticas de salário ou retiradas
• Responsabilidades de contabilidade e registo
• Restrições à transmissão de quotas
• Termos de saída e métodos de valorização
• Procedimentos de resolução de litígios
• Procedimentos de dissolução e liquidação

Se os sócios não assinarem um acordo claro, as divergências podem ser mais difíceis de resolver e as regras supletivas podem produzir resultados que ninguém pretendia.

Como constituir uma sociedade comercial

Constituir uma sociedade envolve normalmente vários passos práticos e jurídicos. Os requisitos variam consoante o estado, pelo que os proprietários devem consultar o Secretário de Estado aplicável e os organismos locais.

1. Escolher a designação comercial

A sociedade deve escolher uma designação comercial disponível no estado e que não entre em conflito com outra empresa existente. Se a empresa utilizar um nome comercial ou DBA, poderá ser necessário apresentar um registo de nome assumido.

2. Decidir o tipo de sociedade

Os proprietários devem escolher a estrutura adequada ao negócio:

• Sociedade em nome coletivo simples para um negócio simples com vários proprietários
• Sociedade em comandita simples para negócios com gestores ativos e investidores passivos
• LLP para atividades profissionais elegíveis

A estrutura deve corresponder às operações reais e ao nível de proteção contra responsabilidade necessário.

3. Elaborar e assinar um contrato de sociedade

Mesmo que um estado não exija um acordo escrito, este deve ser criado na mesma. Este documento deve definir claramente a propriedade, as contribuições, a autoridade e os termos de saída.

4. Registar no estado, se necessário

Algumas sociedades têm de registar documentos de constituição ou apresentar formulários específicos junto do estado. As sociedades em comandita simples e as LLP exigem frequentemente registos formais. As sociedades em nome coletivo simples podem ter menos requisitos de registo, mas podem ainda aplicar-se registos locais ou de nome assumido.

5. Obter um EIN

Uma sociedade necessita normalmente de um Número de Identificação do Empregador junto do IRS. O EIN é usado para efeitos de reporte fiscal, contratação de trabalhadores e abertura de uma conta bancária empresarial.

6. Registar-se para efeitos fiscais estaduais e locais

Dependendo da localização e da atividade da empresa, a sociedade pode ter de se registar para imposto sobre vendas, imposto sobre salários ou outras contas fiscais estaduais.

7. Obter licenças e autorizações

A maioria das empresas precisa de uma ou mais licenças ou autorizações a nível federal, estadual, distrital ou municipal. As licenças exigidas dependem do setor e da localização.

8. Abrir uma conta bancária empresarial

Manter os fundos da empresa separados dos fundos pessoais ajuda a preservar registos precisos e reduz o risco de confusão financeira. Uma conta dedicada também apoia uma contabilidade e reporte fiscal mais limpos.

9. Criar sistemas de contabilidade e registo

Uma sociedade deve manter registos financeiros claros desde o primeiro dia. Um bom registo facilita o acompanhamento de contribuições, a distribuição de lucros, a preparação das declarações fiscais e a resolução de litígios.

Impostos nas sociedades

Para efeitos de imposto federal, as sociedades são geralmente tratadas como entidades de passagem. Isso significa que, em regra, a própria sociedade não paga imposto federal sobre o rendimento dos lucros da atividade.

Em vez disso, a empresa apresenta uma declaração informativa e os rendimentos, deduções, créditos e outros elementos fiscais passam para os sócios, que os declaram nas suas declarações de impostos individuais.

Formulário 1065

A maioria das sociedades apresenta o Formulário 1065 do IRS, U.S. Return of Partnership Income. Esta declaração reporta a atividade financeira da sociedade ao longo do ano.

Schedule K-1

Cada sócio recebe normalmente um Schedule K-1 que mostra a sua quota-parte de rendimentos, deduções e outros elementos fiscais da sociedade. O K-1 é utilizado para completar as declarações fiscais pessoais ou ao nível da entidade do sócio.

Imposto sobre o rendimento do trabalho independente

Dependendo do papel do sócio e da natureza do rendimento, alguns ganhos da sociedade podem estar sujeitos a imposto sobre o rendimento do trabalho independente. O tratamento fiscal pode ser complexo, especialmente quando os sócios prestam serviços e também recebem pagamentos garantidos ou distribuições.

Impostos estaduais

Os estados podem ter as suas próprias regras de declaração e tributação para sociedades. Alguns estados exigem relatórios anuais, franquia fiscal ou outras obrigações de conformidade. As regras variam bastante, por isso é importante confirmar as obrigações em todos os estados onde a empresa opera.

Questões de responsabilidade numa sociedade

A responsabilidade é uma das maiores preocupações na escolha de uma sociedade.

Numa sociedade em nome coletivo simples, os sócios podem ser pessoalmente responsáveis pelas dívidas e reclamações da empresa. Em alguns casos, as ações de um sócio podem expor os outros ao risco.

As sociedades em comandita simples e as LLP podem oferecer alguma proteção contra responsabilidade, mas essa proteção não é absoluta. Garantias pessoais, atos ilícitos diretos, obrigações contratuais e responsabilidade profissional podem continuar a criar exposição.

Os proprietários não devem assumir que uma sociedade protege automaticamente o seu património pessoal. É essencial analisar cuidadosamente a estrutura escolhida e a lei estadual aplicável.

Vantagens de uma sociedade comercial

Uma sociedade pode ser atrativa por várias razões:

• Fácil de constituir em comparação com tipos de entidades mais formais
• Gestão interna flexível
• Partilha dos custos iniciais e das contribuições de capital
• Mais do que um proprietário a contribuir com competências e contactos
• Tratamento fiscal de passagem
• As decisões empresariais podem ser distribuídas por especialidade
• Menos formalidades do que uma sociedade anónima em muitos casos

Para o negócio certo, estas vantagens podem tornar as sociedades eficientes e práticas.

Desvantagens de uma sociedade comercial

As sociedades também têm desvantagens importantes:

• Possível responsabilidade pessoal pelas obrigações da empresa
• Conflitos entre sócios sobre dinheiro ou controlo
• Dificuldade quando um sócio pretende sair
• Menor continuidade se um sócio sair ou falecer
• Potencial complexidade fiscal para os proprietários
• Risco de decisões informais sem documentação adequada

Estes problemas tornam-se muitas vezes mais sérios à medida que a empresa cresce. Quanto melhor os sócios documentarem as expectativas desde o início, mais fácil será evitar litígios dispendiosos no futuro.

Quando faz sentido uma sociedade

Uma sociedade pode ser uma boa opção quando:

• Dois ou mais proprietários querem começar rapidamente
• Cada proprietário traz competências diferentes para o negócio
• A empresa tem um risco de responsabilidade controlável
• Os proprietários confiam uns nos outros e comunicam bem
• Os fundadores estão dispostos a manter um acordo detalhado

Uma sociedade pode ser menos adequada quando a empresa envolve uma exposição significativa à responsabilidade, investimento externo ou necessidade de uma separação rigorosa entre propriedade e controlo.

Como a Zenind ajuda as empresas a começar

Se uma sociedade for a estrutura certa para a sua empresa, o passo seguinte é garantir que o negócio está devidamente organizado e em conformidade. A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA e a gerir documentos essenciais para que se possam concentrar na construção do negócio.

Dependendo da estrutura da empresa e dos requisitos estaduais, isso pode incluir apoio à constituição, serviços de agente registado, lembretes de conformidade e ajuda a navegar as obrigações de apresentação.

Principais conclusões

Uma sociedade comercial é uma estrutura de propriedade em que duas ou mais pessoas ou entidades operam um negócio em conjunto e partilham lucros e prejuízos.

Os principais tipos de sociedade são:

• Sociedade em nome coletivo simples
• Sociedade em comandita simples
• Sociedade de responsabilidade limitada

Antes de começar, os proprietários devem compreender:

• Como funciona a responsabilidade
• Como são declarados os impostos
• Se é necessário registo estadual
• Porque é essencial um contrato de sociedade escrito
• Que licenças, autorizações e contas fiscais a empresa precisa

Com planeamento adequado, uma sociedade pode ser uma forma flexível de lançar um negócio. Sem esse planeamento, pode tornar-se uma fonte de problemas legais, financeiros e operacionais.