Como Declarar Impostos como Não Residente nos EUA com uma Empresa Americana

Se é um não residente nos EUA e possui uma empresa americana, a época fiscal pode parecer mais complexa do que a constituição da empresa. As regras dependem do tipo de entidade, de onde o rendimento é obtido, de saber se a sua empresa tem atividade comercial ou empresarial nos EUA e do estado onde a sua empresa está registada.

A boa notícia é que o processo se torna mais gerível quando compreende a estrutura. Com os registos certos, os formulários certos e um calendário de conformidade claro, pode apresentar a declaração corretamente e evitar penalizações.

Este guia explica como funcionam os impostos para não residentes com uma empresa americana, quais os formulários normalmente exigidos, que prazos deve acompanhar e como a Zenind ajuda os fundadores a manterem a conformidade enquanto se concentram no crescimento.

Este artigo tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico ou fiscal. As regras fiscais podem mudar e os seus factos podem criar obrigações de declaração diferentes.

O Que Torna a Declaração Fiscal nos EUA Diferente para Não Residentes?

O sistema fiscal dos EUA não trata todos os proprietários de empresas da mesma forma. As suas obrigações de declaração dependem de saber se é residente fiscal nos EUA e se o rendimento da empresa está ligado a uma atividade comercial ou empresarial nos EUA.

Um não residente nos EUA pode ainda ter de apresentar declarações nos EUA se a empresa tiver rendimento de fonte norte-americana, rendimento efetivamente ligado à atividade nos EUA, obrigações de retenção na fonte ou deveres de declaração a nível estadual. Em alguns casos, uma empresa tem de declarar mesmo que não tenha tido lucro.

Há três perguntas a responder primeiro:

• É residente fiscal nos EUA ou não residente?
• Que tipo de entidade empresarial possui?
• A empresa tem rendimento de fonte norte-americana ou atividade empresarial nos EUA?

Essas respostas determinam os formulários que apresenta, quem declara o rendimento e se a empresa ou o proprietário paga o imposto diretamente.

As Principais Estruturas Empresariais e o Seu Tratamento Fiscal

O tipo de entidade determina a maior parte do trabalho de declaração. Para fundadores não residentes nos EUA, as estruturas mais comuns são LLC de um único membro, LLC de vários membros e C-Corporations.

LLC de Um Único Membro

Uma LLC detida por estrangeiro e com um único membro é normalmente tratada como uma entidade ignorada para efeitos de imposto federal. Isto significa que a LLC, por defeito, não é tributada como uma corporação separada. Em vez disso, o proprietário é geralmente responsável por declarar o rendimento relevante.

As obrigações de declaração comuns podem incluir:

• Formulário 5472 com o Formulário 1120 pro forma para determinadas LLCs detidas por estrangeiros
• Formulário 1040-NR se o proprietário tiver rendimento de fonte norte-americana que deva ser declarado pessoalmente
• Relatórios anuais estaduais ou impostos de franquia, consoante o estado

Mesmo que a LLC não tenha tido receitas, a obrigação de declaração pode continuar a existir. Muitos fundadores iniciantes falham este ponto e assumem que não haver lucro significa não haver obrigação de declarar.

LLC de Vários Membros

Uma LLC de vários membros é geralmente tratada como uma parceria, salvo eleição em contrário. A própria LLC pode ter de apresentar uma declaração informativa e os proprietários podem ter de declarar a sua parte do rendimento nas suas próprias declarações.

As obrigações de declaração comuns podem incluir:

• Formulário 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Schedule K-1 para cada membro
• Formulários 8804 e 8805 se se aplicarem regras de retenção a parceiros estrangeiros
• Declarações de conformidade estadual quando exigidas

Esta estrutura é comum quando dois ou mais fundadores pretendem uma titularidade flexível e tributação por repasse. É também a estrutura em que a manutenção de registos é mais importante, porque o rendimento, as deduções e as distribuições têm de ser alocados corretamente.

C-Corporation

Uma C-Corporation é uma entidade distinta que paga impostos. Se a sua empresa estiver constituída nos EUA, a corporação apresenta a sua própria declaração e paga imposto ao nível da entidade quando tal for exigido.

As obrigações de declaração comuns podem incluir:

• Formulário 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
• Registos de salários e de emprego se a corporação tiver trabalhadores
• Declarações de imposto sobre o rendimento das sociedades ou de franquia a nível estadual, consoante o estado

Uma C-Corp pode ser uma estrutura forte para fundadores que esperam investimento externo, querem um modelo de governação formal ou planeiam escalar no mercado dos EUA. Também tem compromissos fiscais diferentes de uma LLC, pelo que escolher a entidade cedo é importante.

Formulários Fiscais Comuns dos EUA para Não Residentes

Os formulários corretos dependem da sua entidade, do tipo de rendimento e de saber se se aplicam benefícios de tratado. Eis os formulários com que os fundadores não residentes se deparam com mais frequência.

Nem todos os fundadores precisam de todos os formulários. O desafio é identificar quais se aplicam antes do prazo, e não depois de chegar uma notificação.

Passo a Passo: Como Declarar como Não Residente nos EUA

A declaração torna-se muito mais simples quando a divide por etapas.

1. Reúna os Seus Registos Financeiros

Antes de preparar qualquer declaração, reúna os registos que sustentam os seus valores.

Deve organizar:

• Registos de vendas e receitas
• Faturas e contratos com clientes
• Extratos bancários
• Recibos de despesas
• Registos de salários, se aplicável
• Contribuições e distribuições dos proprietários
• Quaisquer documentos relacionados com empréstimos, reembolsos ou transferências entre empresas

Bons registos não são apenas úteis para declarar. São também a sua melhor defesa se o IRS ou uma entidade estadual pedir documentação posteriormente.

2. Determine se Tem Atividade Tributável nos EUA

Nem todos os dólares ganhos por um fundador estrangeiro são tributados da mesma forma. A questão principal é saber se o rendimento está ligado a uma atividade comercial ou empresarial nos EUA, se é rendimento de fonte norte-americana e se se aplicam regras de retenção na fonte.

É aqui que muitos fundadores precisam de apoio. Uma empresa pode ser constituída nos EUA, ter conta bancária nos EUA e ainda assim ter um perfil fiscal diferente consoante o local onde o trabalho é realizado e a forma como o rendimento é classificado.

3. Identifique os Formulários Federais Corretos

Depois de saber o tipo de entidade e o perfil do rendimento, associe os formulários à declaração.

• LLC de um único membro detida por estrangeiros: normalmente Formulário 5472 mais Formulário 1120 pro forma
• LLC tratada como parceria: normalmente Formulário 1065 mais anexos dos parceiros
• C-Corporation: normalmente Formulário 1120
• Proprietário individual não residente: possivelmente Formulário 1040-NR

Se se aplicarem benefícios de tratado, podem ser necessários formulários adicionais para suportar a posição.

4. Verifique os Requisitos de Declaração Estadual

O imposto federal é apenas parte do panorama. Muitos estados exigem relatórios anuais, impostos de franquia ou declarações ao nível da entidade, mesmo quando não há imposto sobre o rendimento devido.

Consoante o estado, pode ter de apresentar ou pagar:

• Relatórios anuais
• Impostos de franquia
• Renovações de agente registado
• Declarações de imposto sobre o rendimento estadual
• Impostos de privilégio comercial ou mínimos

Esta é uma das áreas de conformidade mais fáceis de ignorar porque o prazo estadual pode ser separado do prazo federal.

5. Apresente a Declaração a Tempo e Peça Prorrogações se Necessário

Os prazos fiscais variam consoante o tipo de entidade e podem mudar de um ano fiscal para outro. Não confie na memória. Verifique sempre as datas atuais de apresentação junto do IRS e do estado para o ano que está a declarar.

Se precisar de mais tempo, pode ser possível pedir uma prorrogação, mas uma prorrogação para apresentar não é sempre uma prorrogação para pagar. Perder o prazo de pagamento pode continuar a gerar juros e penalizações.

6. Guarde os Seus Registos Após a Declaração

Depois de a declaração ser submetida, guarde uma cópia completa da declaração apresentada, dos papéis de trabalho, dos recibos e dos documentos de suporte.

Um hábito prático de retenção é:

• Guardar as declarações fiscais e os documentos de suporte em conjunto
• Guardar cópias digitais e offline
• Acompanhar separadamente as transações dos proprietários e as despesas da empresa
• Preservar os registos durante vários anos para eventual auditoria ou correção

Deduções e Despesas que Fundadores Estrangeiros Devem Acompanhar

Se a sua empresa tiver despesas dedutíveis, uma boa contabilidade pode reduzir o rendimento tributável e tornar as declarações mais claras.

As deduções empresariais comuns podem incluir:

• Custos de constituição e organização
• Honorários de agente registado
• Serviços de contabilidade e escrituração
• Subscrições de software
• Publicidade e marketing
• Pagamentos a prestadores independentes
• Viagens de negócios
• Honorários profissionais
• Custos de escritório e equipamento
• Taxas bancárias e de processamento de pagamentos

O requisito essencial é que a despesa seja ordinária e necessária para a empresa. Guarde o recibo, a data, o valor e a finalidade empresarial.

Benefícios de Tratado e Regras de Retenção na Fonte

Alguns não residentes podem reduzir a exposição fiscal através de tratados fiscais entre os EUA e o seu país de origem. Os tratados podem afetar as taxas de retenção na fonte ou a forma como certos rendimentos são tributados.

Ainda assim, os benefícios de tratado não acontecem automaticamente. Normalmente, tem de os reivindicar corretamente e manter a documentação de suporte em vigor.

As ferramentas comuns incluem:

• Formulário W-8BEN para pessoas singulares estrangeiras
• Formulário W-8BEN-E para entidades estrangeiras
• Formulário 8833 quando uma posição fiscal baseada em tratado tem de ser divulgada

Se não tiver a certeza de que um tratado se aplica, vale a pena confirmar antes de apresentar a declaração ou de receber pagamentos. Um pequeno erro num formulário pode criar um problema fiscal maior mais tarde.

Erros Comuns a Evitar

Os erros fiscais mais caros são muitas vezes os mais simples.

Assumir que Não Haver Receita Significa Não Haver Declaração

Uma empresa pode continuar a ter obrigação de declaração mesmo que não tenha obtido lucro. Isto é especialmente importante para LLCs detidas por estrangeiros e entidades com obrigações anuais estaduais.

Misturar Fundos Pessoais e Empresariais

Contas bancárias separadas e contabilidade limpa não são opcionais. Misturar fundos torna a preparação fiscal mais difícil e pode enfraquecer a separação legal da entidade.

Perder Prazos Estaduais

A conformidade estadual é fácil de esquecer porque os formulários não são todos entregues no mesmo local. Perder um relatório anual estadual pode levar a taxas, penalizações ou mesmo à dissolução administrativa.

Escolher a Estrutura Empresarial Errada

A estrutura que escolhe na constituição afeta a sua carga fiscal durante anos. Uma decisão que parece simples no início pode criar complexidade de declaração evitável mais tarde.

Declarar sem Rever as Regras de Tratado e de Retenção

Se os seus clientes, parceiros ou processadores de pagamentos retiverem indevidamente, pode acabar por pagar a mais ou gerar papelada desnecessária. Reveja os requisitos dos formulários com antecedência.

Como a Zenind Ajuda Fundadores Não Residentes a Manterem a Conformidade

A Zenind ajuda os fundadores a construir uma base empresarial nos EUA que é mais fácil de manter desde o primeiro dia.

Esse apoio pode incluir:

• Constituição de empresas nos EUA
• Serviço de agente registado
• Apoio à obtenção de EIN
• Lembretes de relatórios anuais
• Acompanhamento de conformidade
• Ferramentas que o ajudam a manter a organização para a época fiscal

Para fundadores não residentes, o verdadeiro valor não é apenas constituir a empresa. É manter a empresa em situação regular para que as tarefas fiscais e de conformidade não se transformem numa corrida de última hora.

Quando os seus registos de constituição, os detalhes de titularidade e o calendário de conformidade estão organizados, o seu contabilista ou consultor fiscal pode trabalhar melhor e mais depressa.

Uma Lista de Verificação Simples para a Declaração

Use isto como ponto de partida prático antes da época fiscal.

• Confirme o tipo de entidade
• Separe as finanças empresariais e pessoais
• Reúna todos os registos de receitas e despesas
• Verifique se se aplica rendimento de fonte norte-americana ou ECI
• Identifique os formulários federais e estaduais
• Reveja a elegibilidade para tratado, se relevante
• Confirme prazos e opções de prorrogação
• Apresente a declaração e guarde cópias completas de tudo o que foi submetido

FAQs

Preciso de um número de Segurança Social para declarar?

Não necessariamente. Alguns não residentes nos EUA declaram com um ITIN, consoante a declaração e os factos.

Tenho de declarar se a minha empresa não ganhou dinheiro?

Possivelmente sim. Alguns tipos de entidade continuam a ter obrigações de declaração mesmo sem receitas.

Posso deduzir custos de arranque?

Frequentemente sim, mas o tratamento depende do tipo de despesa e do momento em que foi incorrida.

Preciso de uma conta bancária nos EUA para declarar impostos?

Não, mas registos bancários organizados tornam a declaração muito mais fácil.

A Zenind é uma preparadora de declarações fiscais?

A Zenind centra-se na constituição de empresas nos EUA e no apoio à conformidade. Para preparação de declarações fiscais, trabalhe com um profissional fiscal qualificado quando necessário.

Conclusão

Se é um não residente nos EUA com uma empresa americana, a declaração fiscal consiste sobretudo em acertar nos aspetos básicos desde o início: a estrutura da entidade, a manutenção de registos, os formulários federais e os prazos estaduais.

Quando esses elementos estão em ordem, a conformidade torna-se muito mais gerível. A Zenind ajuda os fundadores a criar e manter uma base empresarial sólida nos EUA para que a época fiscal não se transforme numa emergência.