Πώς να υποβάλετε φόρους ως μη κάτοικος ΗΠΑ με επιχείρηση στις ΗΠΑ

Αν είστε μη κάτοικος ΗΠΑ και κατέχετε επιχείρηση στις ΗΠΑ, η φορολογική περίοδος μπορεί να φαίνεται πιο περίπλοκη από τη σύσταση της εταιρείας. Οι κανόνες εξαρτώνται από τον τύπο της οντότητάς σας, το πού αποκτάται το εισόδημα, αν η επιχείρησή σας έχει δραστηριότητα εμπορίου ή επιχείρησης στις ΗΠΑ και σε ποια πολιτεία είναι καταχωρισμένη η εταιρεία σας.

Τα καλά νέα είναι ότι η διαδικασία γίνεται διαχειρίσιμη μόλις κατανοήσετε τη δομή. Με τα σωστά αρχεία, τα σωστά έντυπα και ένα σαφές ημερολόγιο συμμόρφωσης, μπορείτε να υποβάλετε σωστά και να αποφύγετε πρόστιμα.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργούν οι φόροι για μη κατοίκους ΗΠΑ με επιχείρηση στις ΗΠΑ, ποια έντυπα απαιτούνται συνήθως, ποιες προθεσμίες πρέπει να παρακολουθείτε και πώς η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν σε συμμόρφωση ενώ εστιάζουν στην ανάπτυξη.

Αυτό το άρθρο παρέχει μόνο γενικές πληροφορίες και δεν αποτελεί νομική ή φορολογική συμβουλή. Οι φορολογικοί κανόνες μπορεί να αλλάξουν και τα πραγματικά σας δεδομένα μπορεί να δημιουργούν διαφορετικές υποχρεώσεις υποβολής.

Τι κάνει τη φορολογική υποβολή στις ΗΠΑ διαφορετική για μη κατοίκους;

Το φορολογικό σύστημα των ΗΠΑ δεν αντιμετωπίζει όλους τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων με τον ίδιο τρόπο. Οι υποχρεώσεις υποβολής σας εξαρτώνται από το αν είστε φορολογικός κάτοικος ΗΠΑ και αν το εισόδημα της επιχείρησής σας συνδέεται με εμπορία ή επιχείρηση στις ΗΠΑ.

Ένας μη κάτοικος ΗΠΑ μπορεί ακόμη να χρειάζεται να υποβάλει αμερικανικές δηλώσεις αν η επιχείρηση έχει εισόδημα πηγής ΗΠΑ, αποτελεσματικά συνδεδεμένο εισόδημα, υποχρεώσεις παρακράτησης ή υποχρεώσεις υποβολής σε επίπεδο πολιτείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιχείρηση πρέπει να υποβάλει δήλωση ακόμη κι αν δεν είχε κέρδος.

Υπάρχουν τρία ερωτήματα που πρέπει να απαντηθούν πρώτα:

• Είστε φορολογικός κάτοικος ΗΠΑ ή μη κάτοικος;
• Τι είδους επιχειρηματική οντότητα κατέχετε;
• Η επιχείρηση έχει εισόδημα πηγής ΗΠΑ ή δραστηριότητα επιχείρησης στις ΗΠΑ;

Οι απαντήσεις καθορίζουν ποια έντυπα θα υποβάλετε, ποιος δηλώνει το εισόδημα και αν ο φόρος καταβάλλεται απευθείας από την επιχείρηση ή από τον ιδιοκτήτη.

Οι βασικές επιχειρηματικές δομές και η φορολογική τους μεταχείριση

Ο τύπος της οντότητάς σας καθορίζει το μεγαλύτερο μέρος της φορολογικής εργασίας. Για ιδρυτές εκτός ΗΠΑ, οι πιο συνηθισμένες δομές είναι οι LLC μονομελούς ιδιοκτησίας, οι πολυμελείς LLC και οι C-Corporations.

LLC μονομελούς ιδιοκτησίας

Μια LLC με αλλοδαπό μοναδικό ιδιοκτήτη συνήθως αντιμετωπίζεται ως disregarded entity για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Αυτό σημαίνει ότι η LLC δεν φορολογείται από μόνη της ως ξεχωριστή εταιρεία by default. Αντίθετα, ο ιδιοκτήτης είναι γενικά υπεύθυνος για τη δήλωση του σχετικού εισοδήματος.

Συνήθεις υποχρεώσεις υποβολής μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Form 5472 με pro forma Form 1120 για ορισμένες αλλοδαπής ιδιοκτησίας LLC
• Form 1040-NR αν ο ιδιοκτήτης έχει εισόδημα πηγής ΗΠΑ που πρέπει να δηλωθεί προσωπικά
• Ετήσιες αναφορές ή franchise taxes σε επίπεδο πολιτείας, ανάλογα με την πολιτεία

Ακόμη κι αν η LLC δεν είχε έσοδα, η υποχρέωση αναφοράς μπορεί να εξακολουθεί να υπάρχει. Πολλοί πρωτοεμφανιζόμενοι ιδρυτές παραλείπουν αυτό το σημείο και θεωρούν ότι χωρίς κέρδος δεν υπάρχει υποχρέωση υποβολής.

Πολυμελής LLC

Μια πολυμελής LLC αντιμετωπίζεται γενικά ως partnership, εκτός αν επιλέξει διαφορετικά. Η ίδια η LLC μπορεί να πρέπει να υποβάλει πληροφοριακή δήλωση και οι ιδιοκτήτες μπορεί να χρειάζεται να δηλώσουν το μερίδιό τους στο εισόδημα στις δικές τους δηλώσεις.

Συνήθεις υποχρεώσεις υποβολής μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Form 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Schedule K-1 για κάθε μέλος
• Forms 8804 και 8805 αν ισχύουν κανόνες παρακράτησης για αλλοδαπούς εταίρους
• Φιλολογικές συμμορφωτικές υποβολές όπου απαιτείται

Αυτή η δομή είναι συνηθισμένη όταν δύο ή περισσότεροι ιδρυτές θέλουν ευέλικτη ιδιοκτησία και pass-through φορολόγηση. Είναι επίσης η δομή όπου η τήρηση αρχείων έχει τη μεγαλύτερη σημασία, επειδή το εισόδημα, οι εκπτώσεις και οι διανομές πρέπει να επιμερίζονται σωστά.

C-Corporation

Η C-Corporation είναι ξεχωριστή φορολογική οντότητα που πληρώνει φόρο. Αν η επιχείρησή σας έχει συσταθεί στις ΗΠΑ, η εταιρεία υποβάλλει τη δική της δήλωση και καταβάλλει τον φόρο σε επίπεδο οντότητας όταν απαιτείται.

Συνήθεις υποχρεώσεις υποβολής μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Form 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
• Φορολογικές και μισθοδοτικές δηλώσεις αν η εταιρεία έχει υπαλλήλους
• Φορολογικές δηλώσεις εταιρικού εισοδήματος ή franchise tax σε επίπεδο πολιτείας, ανάλογα με την πολιτεία

Μια C-Corp μπορεί να είναι ισχυρή δομή για ιδρυτές που αναμένουν εξωτερική επένδυση, θέλουν τυπικό μοντέλο διακυβέρνησης ή σχεδιάζουν να αναπτυχθούν στην αμερικανική αγορά. Έχει επίσης διαφορετικές φορολογικές συνέπειες από μια LLC, επομένως η έγκαιρη επιλογή της οντότητας έχει σημασία.

Συνήθη φορολογικά έντυπα των ΗΠΑ για μη κατοίκους

Τα σωστά έντυπα εξαρτώνται από την οντότητα, το είδος του εισοδήματος και το αν ισχύουν φορολογικές συνθήκες. Ακολουθούν τα έντυπα που συναντούν πιο συχνά οι ιδρυτές εκτός ΗΠΑ.

Έντυπο	Ποιος το υποβάλλει συνήθως	Σκοπός
Form 5472 + pro forma Form 1120	LLC μονομελούς ιδιοκτησίας με αλλοδαπό ιδιοκτήτη	Αναφέρει την ιδιοκτησία και τις αναφερόμενες συναλλαγές
Form 1065	LLC πολλαπλών μελών που φορολογούνται ως partnerships	Αναφέρει το εισόδημα, τις εκπτώσεις και τις κατανομές του partnership
Schedule K-1	Εταίροι ή μέλη pass-through οντοτήτων	Δείχνει το μερίδιο κάθε ιδιοκτήτη σε εισόδημα ή ζημία
Form 1120	C-Corporations	Αναφέρει φορολογικές πληροφορίες εταιρικού εισοδήματος
Form 1040-NR	Μη κάτοικοι με φορολογικές υποχρεώσεις στις ΗΠΑ	Αναφέρει ορισμένα εισοδήματα πηγής ΗΠΑ
Form W-8BEN / W-8BEN-E	Αλλοδαπά φυσικά ή νομικά πρόσωπα που λαμβάνουν πληρωμές από τις ΗΠΑ	Πιστοποιεί την αλλοδαπή ιδιότητα και μπορεί να διεκδικήσει φορολογικά οφέλη συνθήκης
Form 8833	Φορολογούμενοι που διεκδικούν ορισμένες θέσεις βάσει συνθήκης	Γνωστοποιεί θέσεις φορολογικής συνθήκης όταν απαιτείται
Forms 8804 / 8805	Partnerships με αλλοδαπούς εταίρους	Αναφέρει παρακράτηση και κατανομές εταίρων

Δεν χρειάζεται κάθε ιδρυτής όλα τα έντυπα. Η πρόκληση είναι να προσδιοριστούν ποια ισχύουν πριν από την προθεσμία, όχι αφού φτάσει μια ειδοποίηση.

Βήμα προς βήμα: πώς να υποβάλετε ως μη κάτοικος ΗΠΑ

Η υποβολή γίνεται πολύ πιο εύκολη όταν τη χωρίσετε σε στάδια.

1. Συγκεντρώστε τα οικονομικά σας αρχεία

Πριν ετοιμάσετε οποιαδήποτε δήλωση, συγκεντρώστε τα αρχεία που τεκμηριώνουν τα ποσά σας.

Θα πρέπει να οργανώσετε:

• Αρχεία πωλήσεων και εσόδων
• Τιμολόγια και συμβάσεις πελατών
• Τραπεζικές καταστάσεις
• Αποδείξεις εξόδων
• Μισθοδοτικά αρχεία, αν ισχύει
• Συνεισφορές και διανομές ιδιοκτητών
• Οποιαδήποτε έγγραφα σχετίζονται με δάνεια, αποζημιώσεις ή ενδοομιλικές μεταφορές

Τα καλά αρχεία δεν βοηθούν μόνο στην υποβολή. Είναι επίσης η καλύτερη άμυνά σας αν η IRS ή μια φορολογική αρχή πολιτείας ζητήσει υποστήριξη αργότερα.

2. Προσδιορίστε αν έχετε φορολογητέα δραστηριότητα στις ΗΠΑ

Δεν φορολογείται κάθε δολάριο που κερδίζει ένας αλλοδαπός ιδρυτής με τον ίδιο τρόπο. Το βασικό ζήτημα είναι αν το εισόδημα συνδέεται με εμπορία ή επιχείρηση στις ΗΠΑ, αν είναι εισόδημα πηγής ΗΠΑ και αν ισχύουν κανόνες παρακράτησης.

Εδώ πολλοί ιδρυτές χρειάζονται βοήθεια. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει συσταθεί στις ΗΠΑ, να τηρεί τραπεζικές σχέσεις στις ΗΠΑ και παρ’ όλα αυτά να έχει διαφορετικό φορολογικό προφίλ ανάλογα με το πού εκτελείται η εργασία και πώς ταξινομείται το εισόδημα.

3. Προσδιορίστε τα σωστά ομοσπονδιακά έντυπα

Μόλις γνωρίζετε τον τύπο της οντότητας και το προφίλ του εισοδήματος, αντιστοιχίστε τα έντυπα στην υποβολή.

• LLC μονομελούς ιδιοκτησίας με αλλοδαπό ιδιοκτήτη: συνήθως Form 5472 μαζί με pro forma Form 1120
• LLC τύπου partnership: συνήθως Form 1065 με τα σχετικά schedules των εταίρων
• C-Corporation: συνήθως Form 1120
• Μη κάτοικος φυσικό πρόσωπο ιδιοκτήτης: ενδεχομένως Form 1040-NR

Αν ισχύουν φορολογικά οφέλη συνθήκης, μπορεί να απαιτούνται πρόσθετα έντυπα για την υποστήριξη της θέσης.

4. Ελέγξτε τις απαιτήσεις υποβολής σε επίπεδο πολιτείας

Ο ομοσπονδιακός φόρος είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Πολλές πολιτείες απαιτούν ετήσιες αναφορές, franchise taxes ή υποβολές σε επίπεδο οντότητας ακόμη και όταν δεν οφείλεται φόρος εισοδήματος.

Ανάλογα με την πολιτεία, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε ή να πληρώσετε:

• Ετήσιες αναφορές
• Franchise taxes
• Ανανεώσεις registered agent
• Δηλώσεις κρατικού φόρου εισοδήματος
• Business privilege ή minimum taxes

Αυτός είναι ένας από τους ευκολότερους τομείς συμμόρφωσης που παραβλέπονται, επειδή η προθεσμία της πολιτείας μπορεί να είναι διαφορετική από την ομοσπονδιακή προθεσμία.

5. Υποβάλετε έγκαιρα και ζητήστε παράταση αν χρειάζεται

Οι φορολογικές προθεσμίες διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της οντότητας και μπορεί να αλλάζουν ανά φορολογικό έτος. Μην βασίζεστε στη μνήμη. Ελέγχετε πάντα τις τρέχουσες προθεσμίες της IRS και της πολιτείας για το έτος που υποβάλλετε.

Αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο, μπορεί να μπορείτε να ζητήσετε παράταση, αλλά η παράταση για την υποβολή δεν σημαίνει πάντα παράταση για την πληρωμή. Η μη τήρηση της προθεσμίας πληρωμής μπορεί να οδηγήσει σε τόκους και πρόστιμα.

6. Αποθηκεύστε τα αρχεία σας μετά την υποβολή

Αφού υποβληθεί η δήλωση, κρατήστε πλήρες αντίγραφο της υποβληθείσας δήλωσης, τα workpapers, τις αποδείξεις και τα υποστηρικτικά έγγραφα.

Μια πρακτική συνήθεια διατήρησης είναι:

• Κρατήστε μαζί τις φορολογικές δηλώσεις και τα υποστηρικτικά έγγραφα
• Αποθηκεύστε τόσο ψηφιακά όσο και offline αντίγραφα ασφαλείας
• Παρακολουθείτε ξεχωριστά τις συναλλαγές ιδιοκτητών από τα επιχειρηματικά έξοδα
• Διατηρείτε αρχεία για αρκετά έτη σε περίπτωση ελέγχου ή τροποποίησης

Εκπτώσεις και έξοδα που πρέπει να παρακολουθούν οι αλλοδαποί ιδρυτές

Αν η επιχείρησή σας έχει εκπιπτόμενα έξοδα, η καλή λογιστική μπορεί να μειώσει το φορολογητέο εισόδημα και να κάνει τις υποβολές πιο καθαρές.

Συνηθισμένες επιχειρηματικές εκπτώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Κόστη σύστασης και οργάνωσης
• Αμοιβές registered agent
• Λογιστικές και bookkeeping υπηρεσίες
• Συνδρομές λογισμικού
• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Πληρωμές σε εργολάβους
• Επιχειρηματικά ταξίδια
• Επαγγελματικές αμοιβές
• Γραφείο και εξοπλισμό
• Τραπεζικά και processing fees πληρωμών

Η βασική απαίτηση είναι το έξοδο να είναι συνήθες και απαραίτητο για την επιχείρηση. Κρατήστε την απόδειξη, την ημερομηνία, το ποσό και τον επιχειρηματικό σκοπό.

Φορολογικά οφέλη συνθήκης και κανόνες παρακράτησης

Ορισμένοι μη κάτοικοι ΗΠΑ μπορούν να μειώσουν τη φορολογική τους έκθεση μέσω φορολογικών συνθηκών μεταξύ των ΗΠΑ και της χώρας καταγωγής τους. Οι συνθήκες μπορεί να επηρεάζουν τους συντελεστές παρακράτησης ή τον τρόπο φορολόγησης ορισμένων εισοδημάτων.

Ωστόσο, τα οφέλη συνθήκης δεν ισχύουν αυτόματα. Συνήθως πρέπει να τα διεκδικήσετε σωστά και να έχετε σε ισχύ τα υποστηρικτικά έγγραφα.

Συνήθη εργαλεία περιλαμβάνουν:

• Form W-8BEN για αλλοδαπά φυσικά πρόσωπα
• Form W-8BEN-E για αλλοδαπές οντότητες
• Form 8833 όταν πρέπει να γνωστοποιηθεί θέση βασισμένη σε συνθήκη

Αν δεν είστε βέβαιοι αν ισχύει συνθήκη, αξίζει να το επιβεβαιώσετε πριν από την υποβολή ή πριν λάβετε πληρωμές. Ένα μικρό σφάλμα σε έντυπο μπορεί να δημιουργήσει μεγαλύτερο φορολογικό πρόβλημα αργότερα.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Τα πιο δαπανηρά φορολογικά λάθη είναι συχνά τα πιο απλά.

Η υπόθεση ότι χωρίς εισόδημα δεν υπάρχει υποβολή

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει υποχρέωση υποβολής ακόμη κι αν δεν είχε κέρδος. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για LLC με αλλοδαπούς ιδιοκτήτες και οντότητες με ετήσιες υποχρεώσεις σε επίπεδο πολιτείας.

Η ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών κεφαλαίων

Οι ξεχωριστοί τραπεζικοί λογαριασμοί και η καθαρή λογιστική δεν είναι προαιρετικά. Η ανάμειξη κεφαλαίων κάνει τη φορολογική προετοιμασία δυσκολότερη και μπορεί να αποδυναμώσει τη νομική διάκριση της οντότητας.

Η παράλειψη προθεσμιών πολιτείας

Η συμμόρφωση σε επίπεδο πολιτείας ξεχνιέται εύκολα επειδή οι φόρμες δεν υποβάλλονται όλες σε ένα μέρος. Η παράλειψη μιας ετήσιας αναφοράς πολιτείας μπορεί να οδηγήσει σε τέλη, πρόστιμα ή ακόμη και διοικητική διάλυση.

Η επιλογή λανθασμένης δομής οντότητας

Η δομή που επιλέγετε κατά τη σύσταση επηρεάζει τη φορολογική σας επιβάρυνση για χρόνια. Μια επιλογή που φαίνεται απλή στην αρχή μπορεί αργότερα να δημιουργήσει περιττή πολυπλοκότητα υποβολών.

Η υποβολή χωρίς έλεγχο συνθήκης και παρακράτησης

Αν οι πελάτες, οι συνεργάτες ή οι πάροχοι πληρωμών παρακρατούν εσφαλμένα, μπορεί να πληρώσετε παραπάνω ή να δημιουργήσετε περιττή γραφειοκρατία. Ελέγξτε έγκαιρα τις απαιτήσεις των εντύπων.

Πώς η Zenind βοηθά τους μη κατοίκους ιδρυτές να παραμένουν σε συμμόρφωση

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν μια βάση αμερικανικής επιχείρησης που είναι πιο εύκολο να διατηρηθεί από την πρώτη μέρα.

Αυτή η υποστήριξη μπορεί να περιλαμβάνει:

• Σύσταση εταιρείας στις ΗΠΑ
• Υπηρεσία registered agent
• Υποστήριξη EIN
• Υπενθυμίσεις ετήσιων αναφορών
• Παρακολούθηση συμμόρφωσης
• Εργαλεία που σας βοηθούν να παραμένετε οργανωμένοι για τη φορολογική περίοδο

Για ιδρυτές εκτός ΗΠΑ, η πραγματική αξία δεν είναι μόνο η σύσταση της εταιρείας. Είναι η διατήρηση της εταιρείας σε καλή κατάσταση ώστε οι φορολογικές και συμμορφωτικές εργασίες να μην μετατραπούν σε πανικό αργότερα.

Όταν τα αρχεία σύστασης, οι λεπτομέρειες ιδιοκτησίας και το ημερολόγιο συμμόρφωσης είναι οργανωμένα, ο λογιστής ή ο φοροτεχνικός σας μπορεί να κάνει καλύτερη δουλειά πιο γρήγορα.

Ένα απλό checklist υποβολής

Χρησιμοποιήστε το ως πρακτικό σημείο εκκίνησης πριν από τη φορολογική περίοδο.

• Επιβεβαιώστε τον τύπο της οντότητάς σας
• Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά οικονομικά
• Συγκεντρώστε όλα τα αρχεία εσόδων και εξόδων
• Ελέγξτε αν ισχύει εισόδημα πηγής ΗΠΑ ή ECI
• Προσδιορίστε ομοσπονδιακά και κρατικά έντυπα
• Εξετάστε την επιλεξιμότητα για συνθήκη αν είναι σχετικό
• Επιβεβαιώστε τις προθεσμίες και τις επιλογές παράτασης
• Υποβάλετε και αποθηκεύστε πλήρη αντίγραφα όσων κατατέθηκαν

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι Αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης για να υποβάλω;

Όχι απαραίτητα. Ορισμένοι μη κάτοικοι ΗΠΑ υποβάλλουν με ITIN, ανάλογα με τη δήλωση και τα πραγματικά δεδομένα.

Πρέπει να υποβάλω αν η επιχείρησή μου δεν έβγαλε χρήματα;

Πιθανώς ναι. Ορισμένοι τύποι οντοτήτων εξακολουθούν να έχουν υποχρεώσεις αναφοράς ακόμη και χωρίς έσοδα.

Μπορώ να εκπίπτω τα έξοδα έναρξης;

Συχνά ναι, αλλά η μεταχείριση εξαρτάται από το είδος του εξόδου και τον χρόνο πραγματοποίησής του.

Χρειάζομαι αμερικανικό τραπεζικό λογαριασμό για να υποβάλω φόρους;

Όχι, αλλά τα καθαρά τραπεζικά αρχεία κάνουν την υποβολή πολύ πιο εύκολη.

Είναι η Zenind φοροτεχνικός;

Η Zenind εστιάζει στη σύσταση επιχειρήσεων στις ΗΠΑ και στην υποστήριξη συμμόρφωσης. Για προετοιμασία φορολογικής δήλωσης, συνεργαστείτε με κατάλληλο φορολογικό επαγγελματία όταν χρειάζεται.

Τελικό συμπέρασμα

Αν είστε μη κάτοικος ΗΠΑ με επιχείρηση στις ΗΠΑ, η φορολογική υποβολή αφορά κυρίως το να γίνουν σωστά από νωρίς τα βασικά: η δομή της οντότητας, η τήρηση αρχείων, τα ομοσπονδιακά έντυπα και οι προθεσμίες της πολιτείας.

Μόλις αυτά τα στοιχεία μπουν στη θέση τους, η συμμόρφωση γίνεται πολύ πιο διαχειρίσιμη. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν μια ισχυρή βάση αμερικανικής επιχείρησης, ώστε η φορολογική περίοδος να μην μετατραπεί σε έκτακτη ανάγκη.