Cum să depui taxele ca nerezident al SUA cu o afacere în SUA

Dacă ești nerezident al SUA și deții o afacere în SUA, sezonul fiscal poate părea mai complicat decât înființarea companiei. Regulile depind de tipul entității, de locul în care este obținut venitul, de faptul dacă afacerea ta are activitate comercială sau de afaceri în SUA și de statul în care este înregistrată compania.

Vestea bună este că procesul devine gestionabil odată ce înțelegi structura. Cu documentele potrivite, formularele corecte și un calendar clar de conformitate, poți depune corect și poți evita penalitățile.

Acest ghid explică modul în care funcționează taxele pentru nerezidenții SUA cu o afacere în SUA, care sunt formularele solicitate în mod obișnuit, ce termene limită trebuie urmărite și cum ajută Zenind fondatorii să rămână conformi în timp ce se concentrează pe creștere.

Acest articol are doar rol informativ general și nu reprezintă consultanță juridică sau fiscală. Regulile fiscale se pot modifica, iar situația ta poate crea obligații diferite de raportare.

Ce face diferită depunerea taxelor în SUA pentru nerezidenți?

Sistemul fiscal din SUA nu tratează toți proprietarii de afaceri la fel. Obligațiile tale de depunere depind de faptul dacă ești rezident fiscal al SUA și dacă venitul afacerii este conectat la o activitate comercială sau de afaceri în SUA.

Un nerezident al SUA poate fi totuși obligat să depună declarații în SUA dacă afacerea are venituri din surse din SUA, venituri efectiv conectate, obligații de reținere la sursă sau obligații de raportare la nivel de stat. În unele cazuri, o afacere trebuie să depună declarații chiar dacă nu a avut profit.

Există trei întrebări la care trebuie să răspunzi mai întâi:

• Ești rezident fiscal al SUA sau nerezident?
• Ce tip de entitate de afaceri deții?
• Afacerea are venituri din surse din SUA sau activitate de afaceri în SUA?

Răspunsurile determină formularele pe care le depui, cine raportează veniturile și dacă afacerea sau proprietarul plătește direct impozitul.

Principalele structuri de afaceri și tratamentul lor fiscal

Tipul entității tale determină cea mai mare parte a muncii de depunere. Pentru fondatorii nerezidenți, cele mai comune structuri sunt LLC-urile cu un singur membru, LLC-urile cu mai mulți membri și corporațiile C.

LLC cu un singur membru

Un LLC deținut de un străin, cu un singur membru, este de obicei tratat ca o entitate ignorată pentru scopuri fiscale federale. Asta înseamnă că LLC-ul în sine nu este impozitat ca o corporație separată în mod implicit. În schimb, proprietarul este în general responsabil pentru raportarea veniturilor relevante.

Obligațiile comune de depunere pot include:

• Formularul 5472 împreună cu un Formular 1120 pro forma pentru anumite LLC-uri deținute de străini
• Formularul 1040-NR dacă proprietarul are venituri din surse din SUA care trebuie raportate personal
• Raportări anuale de stat sau taxe de franciză, în funcție de stat

Chiar dacă LLC-ul nu a avut venituri, obligația de raportare poate exista în continuare. Mulți fondatori aflați la început de drum omit acest aspect și presupun că lipsa profitului înseamnă lipsa depunerii.

LLC cu mai mulți membri

Un LLC cu mai mulți membri este, în general, tratat ca parteneriat, cu excepția cazului în care optează altfel. LLC-ul poate avea obligația să depună o declarație informativă, iar proprietarii pot trebui să raporteze partea lor din venituri în propriile declarații.

Obligațiile comune de depunere pot include:

• Formularul 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Schedule K-1 pentru fiecare membru
• Formularele 8804 și 8805 dacă se aplică reguli de reținere la sursă pentru partenerii străini
• Depuneri de conformitate la nivel de stat, acolo unde sunt necesare

Această structură este comună atunci când doi sau mai mulți fondatori doresc proprietate flexibilă și impozitare de tip pass-through. Este, de asemenea, structura în care evidența contabilă contează cel mai mult, deoarece veniturile, deducerile și distribuțiile trebuie alocate corect.

Corporație C

O corporație C este o entitate separată, care plătește impozite. Dacă afacerea ta este încorporată în SUA, corporația depune propria declarație și plătește impozit la nivel de entitate atunci când este necesar.

Obligațiile comune de depunere pot include:

• Formularul 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
• Declarații de payroll și de angajare dacă societatea are angajați
• Declarații de impozit pe venit la nivel de stat sau taxe de franciză, în funcție de stat

O corporație C poate fi o structură solidă pentru fondatorii care se așteaptă la investiții externe, își doresc un model formal de guvernanță sau intenționează să se extindă pe piața din SUA. De asemenea, are alte compromisuri fiscale decât un LLC, așa că alegerea entității de la început contează.

Formulare fiscale comune din SUA pentru nerezidenți

Formularele corecte depind de entitatea ta, de tipul de venit și de faptul dacă se aplică beneficii din tratat fiscal. Iată formularele întâlnite cel mai des de fondatorii nerezidenți.

Nu fiecare fondator are nevoie de toate formularele. Provocarea este să identifici care se aplică înainte de termenul limită, nu după ce sosește o notificare.

Pas cu pas: cum să depui ca nerezident al SUA

Depunerea devine mult mai ușoară când o împarți în pași.

1. Adună documentele financiare

Înainte de a pregăti orice declarație, colectează documentele care susțin cifrele.

Ar trebui să organizezi:

• Evidențe ale vânzărilor și veniturilor
• Facturi și contracte cu clienții
• Extrase de cont bancar
• Bonuri și chitanțe pentru cheltuieli
• Evidențe de payroll, dacă este cazul
• Contribuțiile și distribuțiile proprietarilor
• Orice documente legate de împrumuturi, rambursări sau transferuri între companii

Evidența bună nu este utilă doar pentru depunere. Este și cea mai bună apărare dacă IRS sau o autoritate de stat solicită documente justificative mai târziu.

2. Stabilește dacă ai activitate impozabilă în SUA

Nu fiecare dolar câștigat de un fondator străin este impozitat la fel. Problema-cheie este dacă venitul este conectat la o activitate comercială sau de afaceri în SUA, dacă este venit din surse din SUA și dacă se aplică reguli de reținere la sursă.

Aici mulți fondatori au nevoie de ajutor. O afacere poate fi înființată în SUA, poate avea cont bancar în SUA și totuși să aibă un profil fiscal diferit, în funcție de locul în care se desfășoară munca și de modul în care venitul este clasificat.

3. Identifică formularele federale corecte

Odată ce știi tipul de entitate și profilul veniturilor, potrivește formularele cu depunerea.

• LLC deținut de străini, cu un singur membru: de obicei Formularul 5472 plus Formularul 1120 pro forma
• LLC tratat ca parteneriat: de obicei Formularul 1065 plus anexele pentru parteneri
• Corporație C: de obicei Formularul 1120
• Proprietar individual nerezident: posibil Formularul 1040-NR

Dacă se aplică beneficii din tratat, pot fi necesare formulare suplimentare pentru a susține poziția.

4. Verifică cerințele de raportare la nivel de stat

Impozitul federal este doar o parte din imagine. Multe state cer rapoarte anuale, taxe de franciză sau depuneri la nivel de entitate, chiar și atunci când nu se datorează impozit pe venit.

În funcție de stat, este posibil să trebuiască să depui sau să plătești:

• Rapoarte anuale
• Taxe de franciză
• Reînnoiri pentru registered agent
• Declarații de impozit pe venit la nivel de stat
• Taxe de business privilege sau taxe minime

Aceasta este una dintre cele mai ușor de trecut cu vederea zone de conformitate, deoarece termenul limită al statului poate fi diferit de termenul limită federal.

5. Depune la timp și solicită extensii dacă este nevoie

Termenele fiscale variază în funcție de tipul entității și se pot modifica de la un an fiscal la altul. Nu te baza pe memorie. Verifică întotdeauna datele curente de depunere la IRS și la statul relevant pentru anul pentru care depui.

Dacă ai nevoie de mai mult timp, este posibil să poți solicita o extensie, dar o extensie pentru depunere nu este întotdeauna o extensie pentru plată. Nerespectarea termenului de plată poate duce în continuare la dobânzi și penalități.

6. Păstrează documentele după depunere

După ce declarația este transmisă, păstrează o copie completă a declarației depuse, a foilor de lucru, a bonurilor și a documentelor justificative.

O practică utilă de păstrare este:

• Păstrează declarațiile fiscale și documentele justificative împreună
• Salvează copii de rezervă atât digitale, cât și offline
• Ține separat tranzacțiile proprietarului de cheltuielile afacerii
• Păstrează documentele mai mulți ani, în caz de audit sau de depunere rectificativă

Deduceri și cheltuieli pe care fondatorii străini ar trebui să le urmărească

Dacă afacerea ta are cheltuieli deductibile, o contabilitate bună poate reduce venitul impozabil și poate face depunerile mai curate.

Cheltuielile de afaceri frecvente pot include:

• Costuri de înființare și organizare
• Taxe pentru registered agent
• Servicii de contabilitate și bookkeeping
• Abonamente software
• Publicitate și marketing
• Plăți către contractori
• Călătorii de afaceri
• Onorarii profesionale
• Costuri de birou și echipamente
• Comisioane bancare și de procesare a plăților

Cerința esențială este ca cheltuiala să fie obișnuită și necesară pentru afacere. Păstrează bonul, data, suma și scopul de business.

Beneficii din tratate și reguli de reținere la sursă

Unii nerezidenți ai SUA pot reduce expunerea fiscală prin tratate fiscale între SUA și țara lor de origine. Tratamentele pot afecta ratele de reținere la sursă sau modul în care este impozitat un anumit venit.

Totuși, beneficiile din tratat nu se aplică automat. De obicei, trebuie să le revendici corect și să păstrezi documentația justificativă.

Instrumentele comune includ:

• Formularul W-8BEN pentru persoane fizice străine
• Formularul W-8BEN-E pentru entități străine
• Formularul 8833 atunci când trebuie dezvăluită o poziție bazată pe tratat

Dacă nu ești sigur dacă se aplică un tratat, merită să confirmi înainte de depunere sau înainte de a primi plăți. O mică eroare de formular poate crea mai târziu o problemă fiscală mai mare.

Greșeli frecvente de evitat

Cele mai costisitoare greșeli fiscale sunt adesea cele mai simple.

Presupunerea că lipsa veniturilor înseamnă lipsa depunerii

O afacere poate avea în continuare obligația de depunere chiar dacă nu a făcut profit. Acest lucru este deosebit de important pentru LLC-urile deținute de străini și pentru entitățile cu obligații anuale la nivel de stat.

Amestecarea fondurilor personale cu cele de afaceri

Conturile bancare separate și contabilitatea clară nu sunt opționale. Amestecarea fondurilor îngreunează pregătirea taxelor și poate slăbi separarea juridică a entității.

Raterea termenelor limită de stat

Conformitatea la nivel de stat este ușor de uitat, deoarece formularele nu se depun toate într-un singur loc. O raportare anuală ratată poate duce la taxe, penalități sau chiar dizolvare administrativă.

Alegerea unei structuri de entitate greșite

Structura aleasă la înființare îți afectează povara fiscală pentru ani de zile. O decizie care pare simplă la început poate crea o complexitate de raportare evitabilă mai târziu.

Depunerea fără a verifica regulile privind tratatele și reținerea la sursă

Dacă clienții, partenerii sau procesatorii de plăți rețin sume incorect, poți plăti prea mult sau poți crea documente suplimentare inutile. Verifică cerințele formularelor din timp.

Cum ajută Zenind fondatorii nerezidenți să rămână conformi

Zenind ajută fondatorii să construiască o bază solidă pentru o afacere în SUA, mai ușor de administrat încă din prima zi.

Acest sprijin poate include:

• Înființarea companiei în SUA
• Servicii de registered agent
• Sprijin pentru obținerea EIN-ului
• Memento-uri pentru rapoartele anuale
• Urmărirea conformității
• Instrumente care te ajută să rămâi organizat pentru sezonul fiscal

Pentru fondatorii nerezidenți, valoarea reală nu este doar înființarea companiei. Este menținerea companiei în stare bună de funcționare, astfel încât taxele și sarcinile de conformitate să nu devină o urgență mai târziu.

Când documentele de înființare, detaliile de proprietate și calendarul de conformitate sunt organizate, contabilul sau consultantul tău fiscal poate lucra mai bine și mai repede.

O listă simplă de verificare pentru depunere

Folosește aceasta ca punct de pornire practic înainte de sezonul fiscal.

• Confirmă tipul entității tale
• Separă finanțele afacerii de cele personale
• Adună toate documentele privind veniturile și cheltuielile
• Verifică dacă se aplică venituri din surse din SUA sau ECI
• Identifică formularele federale și formularele de stat
• Analizează eligibilitatea pentru tratat, dacă este relevantă
• Confirmă termenele limită și opțiunile de extensie
• Depune și păstrează copii complete ale tuturor documentelor transmise

Întrebări frecvente

Trebuie să am un număr de Social Security pentru a depune?

Nu neapărat. Unii nerezidenți din SUA depun folosind un ITIN, în funcție de declarație și de situația concretă.

Trebuie să depun dacă afacerea mea nu a făcut bani?

Posibil da. Unele tipuri de entități au în continuare obligații de raportare chiar și fără venituri.

Pot deduce costurile de startup?

Adesea da, dar tratamentul depinde de tipul cheltuielii și de momentul efectuării ei.

Am nevoie de un cont bancar în SUA pentru a depune taxele?

Nu, dar evidențele bancare clare fac depunerea mult mai ușoară.

Este Zenind un preparator de taxe?

Zenind se concentrează pe înființarea companiilor în SUA și pe sprijinul pentru conformitate. Pentru pregătirea declarațiilor fiscale, lucrează cu un profesionist fiscal calificat, atunci când este necesar.

Concluzie

Dacă ești nerezident al SUA și ai o afacere în SUA, depunerea taxelor înseamnă în principal să faci corect de la început lucrurile esențiale: structura entității, evidența contabilă, formularele federale și termenele limită la nivel de stat.

Odată ce aceste elemente sunt stabilite, conformitatea devine mult mai ușor de gestionat. Zenind ajută fondatorii să creeze și să mențină o bază solidă pentru afaceri în SUA, astfel încât sezonul fiscal să nu se transforme într-o urgență.