Kuinka ilmoittaa verot, kun et ole Yhdysvaltain asukas ja sinulla on Yhdysvalloissa toimiva yritys

Jos et ole Yhdysvaltain asukas ja omistat Yhdysvalloissa toimivan yrityksen, verokausi voi tuntua monimutkaisemmalta kuin yrityksen perustaminen. Säännöt riippuvat yhtiömuodostasi, siitä missä tulo ansaitaan, siitä onko yritykselläsi Yhdysvaltoihin liittyvää liiketoimintaa sekä siitä, mihin osavaltioon yrityksesi on rekisteröity.

Hyvä uutinen on, että prosessi muuttuu hallittavaksi, kun ymmärrät rakenteen. Oikeilla tiedoilla, oikeilla lomakkeilla ja selkeällä noudattamisaikataululla voit ilmoittaa verot oikein ja välttää seuraamuksia.

Tässä oppaassa selitetään, miten verotus toimii ei-Yhdysvaltain asukkaille, joilla on Yhdysvalloissa toimiva yritys, mitä lomakkeita tavallisesti tarvitaan, mitä määräaikoja kannattaa seurata ja miten Zenind auttaa perustajia pysymään vaatimusten mukaisina samalla kun he keskittyvät kasvuun.

Tämä artikkeli on tarkoitettu vain yleiseksi tiedoksi eikä se ole oikeudellinen tai veroneuvonta. Verosäännöt voivat muuttua, ja omat tosiseikkasi voivat synnyttää erilaisia ilmoitusvelvollisuuksia.

Mikä tekee Yhdysvaltain veroilmoittamisesta erilaista ei-asukkaille?

Yhdysvaltain verojärjestelmä ei kohtele kaikkia yrityksen omistajia samalla tavalla. Ilmoitusvelvollisuutesi riippuvat siitä, oletko Yhdysvaltain verotuksessa asukas ja siitä, onko yrityksesi tulo yhteydessä Yhdysvaltojen liiketoimintaan.

Ei-Yhdysvaltain asukkaan on silti ehkä annettava Yhdysvaltain veroilmoitus, jos yrityksellä on Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja, tehokkaasti yhteydessä olevia tuloja, ennakonpidätysvelvoitteita tai osavaltiotason ilmoitusvelvollisuuksia. Joissakin tapauksissa yrityksen on ilmoitettava, vaikka sillä ei olisi ollut voittoa.

Ensimmäiseksi on vastattava kolmeen kysymykseen:

• Oletko Yhdysvaltain verotuksessa asukas vai ei-asukas?
• Minkä yritysmuodon omistat?
• Onko yrityksellä Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja tai Yhdysvaltoihin liittyvää liiketoimintaa?

Nämä vastaukset määräävät, mitkä lomakkeet annat, kuka ilmoittaa tulot ja maksaako vero suoraan yritys vai omistaja.

Tärkeimmät yritysrakenteet ja niiden verokohtelu

Yhtiömuotosi ohjaa suurimman osan ilmoitustyöstä. Ei-Yhdysvaltain perustajille yleisimmät rakenteet ovat yksijäseninen LLC, monijäseninen LLC ja C-Corporation.

Yksijäseninen LLC

Ulkomaalaisen omistama yksijäseninen LLC katsotaan yleensä liittovaltion verotuksessa erilliseksi verotukselliseksi läpivirtausyksiköksi. Tämä tarkoittaa, että LLC:tä ei oletusarvoisesti veroteta erillisenä yhtiönä. Sen sijaan omistaja on yleensä vastuussa asiaankuuluvien tulojen ilmoittamisesta.

Tyypillisiä ilmoitusvelvollisuuksia voivat olla:

• Lomake 5472 ja pro forma -lomake 1120 tietyille ulkomaalaisen omistamille LLC-yhtiöille
• Lomake 1040-NR, jos omistajalla on Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja, jotka on ilmoitettava henkilökohtaisesti
• Osavaltion vuosi-ilmoitukset tai franchiseverot, osavaltiosta riippuen

Vaikka LLC:llä ei olisi ollut liikevaihtoa, ilmoitusvelvollisuus voi silti olla olemassa. Monet ensikertalaiset perustajat unohtavat tämän ja olettavat, että voiton puuttuminen tarkoittaa myös ilmoitusvelvollisuuden puuttumista.

Monijäseninen LLC

Monijäseninen LLC käsitellään yleensä partnership-tyyppisenä yhteisönä, ellei se valitse muuta kohtelua. LLC:n on ehkä annettava tiedoksiantoilmoitus, ja omistajien on mahdollisesti ilmoitettava osuutensa tuloista omissa veroilmoituksissaan.

Tyypillisiä ilmoitusvelvollisuuksia voivat olla:

• Lomake 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Schedule K-1 jokaiselle jäsenelle
• Lomakkeet 8804 ja 8805, jos ennakonpidätyssäännöt koskevat ulkomaalaisia partnereita
• Tarvittavat osavaltiotason vaatimustenmukaisuusilmoitukset

Tämä rakenne on yleinen silloin, kun kaksi tai useampi perustaja haluaa joustavan omistuksen ja läpivirtaavan verotuksen. Se on myös rakenne, jossa kirjanpito on erityisen tärkeää, koska tulot, vähennykset ja voitonjako on kohdennettava oikein.

C-Corporation

C-Corporation on erillinen verovelvollinen yhteisö. Jos yrityksesi on perustettu Yhdysvalloissa, yhtiö antaa oman veroilmoituksensa ja maksaa veroa yhteisötasolla silloin, kun se on tarpeen.

Tyypillisiä ilmoitusvelvollisuuksia voivat olla:

• Lomake 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
• Palkka- ja työsuhdeilmoitukset, jos yhtiöllä on työntekijöitä
• Osavaltion yhteisöverot tai franchisoveroilmoitukset osavaltiosta riippuen

C-Corp voi olla vahva rakenne perustajille, jotka odottavat ulkopuolista rahoitusta, haluavat muodollisen hallintomallin tai aikovat skaalautua Yhdysvaltain markkinoilla. Sillä on myös erilaiset verotukselliset kompromissit kuin LLC:llä, joten yhtiömuodon valinta ajoissa on tärkeää.

Yleiset Yhdysvaltain verolomakkeet ei-asukkaille

Oikeat lomakkeet riippuvat yhtiömuodosta, tulotyypistä ja siitä, sovelletaanko verosopimusetuja. Tässä ovat lomakkeet, joihin ei-Yhdysvaltain perustajat törmäävät useimmin.

Lomake	Kuka yleensä antaa sen	Tarkoitus
Lomake 5472 + pro forma Lomake 1120	Ulkomaalaisen omistamat yksijäseniset LLC:t	Raportoi omistajuuden ja ilmoitettavat liiketoimet
Lomake 1065	Monijäseniset LLC:t, joita verotetaan partnership-tyyppisesti	Raportoi partneruuden tulot, vähennykset ja allokaatiot
Schedule K-1	Läpivirtausyksiköiden partnerit tai jäsenet	Näyttää kunkin omistajan osuuden tuloista tai tappiosta
Lomake 1120	C-Corporationit	Raportoi yhteisöverotiedot
Lomake 1040-NR	Ei-asukkaat henkilöt, joilla on Yhdysvaltain ilmoitusvelvollisuuksia	Raportoi tietyt Yhdysvalloista peräisin olevat tulot
Lomake W-8BEN / W-8BEN-E	Ulkomaalaiset henkilöt tai yhteisöt, jotka saavat Yhdysvaltain maksuja	Vahvistaa ulkomaalaisen aseman ja voi hakea verosopimusetuja
Lomake 8833	Verovelvolliset, jotka vetoavat tiettyihin verosopimusasemiin	Ilmoittaa verosopimukseen perustuvat kannat silloin kun se on tarpeen
Lomakkeet 8804 / 8805	Partnership-tyyppiset yhteisöt, joilla on ulkomaalaisia partnereita	Raportoi ennakonpidätyksen ja partnerien allokaatiot

Kaikkien perustajien ei tarvitse antaa kaikkia lomakkeita. Haaste on tunnistaa, mitkä niistä koskevat sinua ennen määräaikaa, ei sen jälkeen kun ilmoitus on jo saapunut.

Vaihe vaiheelta: kuinka ilmoitat verot ei-asukkaana

Ilmoittaminen helpottuu paljon, kun sen pilkkoo vaiheisiin.

1. Kerää taloudelliset tiedot

Ennen kuin laadit minkään ilmoituksen, kokoa tiedot, jotka tukevat lukuja.

Sinun kannattaa järjestää:

• Myynti- ja liikevaihtotiedot
• Laskut ja asiakassopimukset
• Pankkitiliotteet
• Kulukuitit
• Palkanlaskentatiedot, jos sovellettavissa
• Omistajan sijoitukset ja nostot
• Kaikki lainoihin, korvauksiin tai konsernin sisäisiin siirtoihin liittyvät asiakirjat

Hyvä kirjanpito ei ole hyödyllistä vain ilmoittamista varten. Se on myös paras puolustuksesi, jos IRS tai osavaltioviranomainen pyytää myöhemmin selvityksiä.

2. Selvitä, onko sinulla Yhdysvaltoihin verotettavaa toimintaa

Kaikkea ulkomaalaisen perustajan ansaitsemaa tuloa ei veroteta samalla tavalla. Keskeinen kysymys on, liittyvätkö tulot Yhdysvaltain liiketoimintaan, ovatko ne Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja ja sovelletaanko ennakonpidätyssääntöjä.

Tässä monet perustajat tarvitsevat apua. Yritys voi olla perustettu Yhdysvalloissa, käyttää Yhdysvaltain pankkia ja silti sillä voi olla erilainen veroprofiili riippuen siitä, missä työ tehdään ja miten tulot luokitellaan.

3. Määritä oikeat liittovaltion lomakkeet

Kun tiedät yhtiömuodon ja tuloprofiilin, yhdistä oikeat lomakkeet ilmoitukseen.

• Ulkomaalaisen omistama yksijäseninen LLC: yleensä Lomake 5472 ja pro forma Lomake 1120
• Partnership-tyyppinen LLC: yleensä Lomake 1065 ja partnerikohtaiset liitteet
• C-Corporation: yleensä Lomake 1120
• Henkilökohtainen ei-asukas omistaja: mahdollisesti Lomake 1040-NR

Jos verosopimusetuja sovelletaan, saatetaan tarvita myös lisälomakkeita kannan tukemiseksi.

4. Tarkista osavaltiokohtaiset vaatimukset

Liittovaltion vero on vain osa kokonaisuutta. Monet osavaltiot vaativat vuosi-ilmoituksia, franchiseveroja tai yhteisötason ilmoituksia silloinkin, kun tuloveroa ei synny.

Osavaltiosta riippuen sinun on ehkä annettava tai maksettava:

• Vuosi-ilmoitukset
• Franchisverot
• Rekisteröidyn asiamiehen uusimiset
• Osavaltion tuloveroilmoitukset
• Liiketoiminnan privilege- tai minimiverot

Tämä on yksi helpoimmista vaatimustenmukaisuuden osa-alueista unohtaa, koska osavaltion määräaika voi olla eri kuin liittovaltion määräaika.

5. Ilmoita ajoissa ja hae tarvittaessa lisäaikaa

Verotuksen määräajat vaihtelevat yhtiömuodon mukaan ja voivat muuttua verovuodesta toiseen. Älä luota muistiin. Tarkista aina kyseisen vuoden voimassa olevat IRS:n ja osavaltion ilmoituspäivämäärät.

Jos tarvitset lisäaikaa, voit ehkä hakea jatkoaikaa, mutta ilmoitusajan pidennys ei aina tarkoita maksun määräajan pidennystä. Maksun myöhästyminen voi silti johtaa korkoihin ja seuraamuksiin.

6. Säilytä tiedot ilmoituksen jälkeen

Kun ilmoitus on jätetty, säilytä täydellinen kopio annetusta ilmoituksesta, laskelmista, kuiteista ja tukiaineistosta.

Käytännöllinen säilytysmalli on:

• Säilytä veroilmoitukset ja tukiasiakirjat yhdessä
• Tallenna sekä digitaaliset että offline-varmuuskopiot
• Seuraa omistajaliiketoimet erillään liiketoiminnan kuluista
• Säilytä tiedot useita vuosia tarkastuksen tai korjauksen varalta

Vähennykset ja kulut, joita ulkomaalaisen perustajan kannattaa seurata

Jos yritykselläsi on vähennyskelpoisia kuluja, hyvä kirjanpito voi alentaa verotettavaa tuloa ja tehdä ilmoituksista selkeämpiä.

Tyypillisiä liiketoiminnan vähennyksiä voivat olla:

• Perustamis- ja organisaatiokulut
• Rekisteröidyn asiamiehen palkkiot
• Kirjanpito- ja tilipalvelut
• Ohjelmistotilaukset
• Mainonta ja markkinointi
• Urakoitsijoiden palkkiot
• Liikematkakulut
• Ammatilliset palvelut
• Toimisto- ja laitehankinnat
• Pankki- ja maksunkäsittelykulut

Keskeinen vaatimus on, että kulun tulee olla tavallinen ja tarpeellinen liiketoiminnalle. Säilytä kuitti, päivämäärä, summa ja liiketoimintatarkoitus.

Verosopimusedut ja ennakonpidätyssäännöt

Jotkut ei-Yhdysvaltain asukkaat voivat pienentää verorasitusta Yhdysvaltojen ja kotimaansa välisten verosopimusten avulla. Verosopimukset voivat vaikuttaa ennakonpidätysprosentteihin tai siihen, miten tiettyä tuloa verotetaan.

Verosopimusedut eivät kuitenkaan tule automaattisesti. Ne on yleensä vaadittava oikein, ja niitä varten on pidettävä tarvittavat tositteet kunnossa.

Yleisiä työkaluja ovat:

• Lomake W-8BEN ulkomaalaisille henkilöille
• Lomake W-8BEN-E ulkomaalaisille yhteisöille
• Lomake 8833, kun verosopimukseen perustuva kanta on ilmoitettava

Jos et ole varma, sovelletaanko verosopimusta, asia kannattaa varmistaa ennen ilmoittamista tai maksujen vastaanottamista. Pieni lomakevirhe voi myöhemmin synnyttää suuremman verotusongelman.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Kalleimmat verovirheet ovat usein yksinkertaisimpia.

Oletus, että ilman tuloja ei tarvitse ilmoittaa

Yrityksellä voi silti olla ilmoitusvelvollisuus, vaikka se ei olisi tehnyt voittoa. Tämä koskee erityisesti ulkomaalaisen omistamia LLC-yhtiöitä ja yksiköitä, joilla on vuotuisia osavaltiovelvoitteita.

Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan varojen sekoittaminen

Eri pankkitilit ja selkeä kirjanpito eivät ole vapaaehtoisia. Varojen sekoittaminen vaikeuttaa veroilmoituksen laatimista ja voi heikentää yhteisön oikeudellista erillisyyttä.

Osavaltion määräaikojen missaaminen

Osavaltiokohtainen vaatimustenmukaisuus unohtuu helposti, koska kaikkia lomakkeita ei anneta yhdessä paikassa. Osavaltion vuosi-ilmoituksen unohtaminen voi johtaa maksuihin, seuraamuksiin tai jopa hallinnolliseen purkamiseen.

Väärän yritysmuodon valinta

Perustamisvaiheessa valittu rakenne vaikuttaa verotaakkaasi vuosien ajan. Aluksi yksinkertaiselta näyttävä päätös voi myöhemmin aiheuttaa vältettävissä olevaa ilmoitusmonimutkaisuutta.

Ilmoittaminen ilman verosopimus- ja ennakonpidäntäsääntöjen tarkistamista

Jos asiakkaasi, kumppanisi tai maksupalvelusi pidättävät veroja väärin, saatat maksaa liikaa tai luoda turhaa paperityötä. Tarkista lomakevaatimukset ajoissa.

Miten Zenind auttaa ei-Yhdysvaltain perustajia pysymään vaatimusten mukaisina

Zenind auttaa perustajia rakentamaan Yhdysvalloissa toimivan yrityspohjan, jota on helpompi ylläpitää alusta alkaen.

Tämä tuki voi sisältää:

• Yhdysvaltalaisen yhtiön perustamisen
• Rekisteröidyn asiamiehen palvelun
• EIN-tuen
• Vuosi-ilmoitusten muistutukset
• Vaatimustenmukaisuuden seurannan
• Työkalut, jotka auttavat sinua pysymään järjestyksessä verokautta varten

Ei-Yhdysvaltain perustajille todellinen arvo ei ole vain yrityksen perustamisessa. Arvo on siinä, että yritys pysyy hyvässä asemassa, jotta vero- ja vaatimustenmukaisuustehtävistä ei tule myöhemmin kiireellinen kriisi.

Kun perustamisasiakirjasi, omistustietosi ja noudattamisaikataulusi ovat järjestyksessä, tilitoimisto tai veroasiantuntija voi tehdä työnsä paremmin ja nopeammin.

Yksinkertainen ilmoitustarkistuslista

Käytä tätä käytännön lähtökohtana ennen verokautta.

• Vahvista yhtiömuotosi
• Erottele liiketoiminnan ja henkilökohtaiset varat
• Kerää kaikki tulo- ja kulutiedot
• Tarkista, sovelletaanko Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja tai ECI:tä
• Määritä liittovaltion ja osavaltion lomakkeet
• Tarkista verosopimusoikeus, jos relevanttia
• Varmista määräajat ja mahdolliset lisäaikavaihtoehdot
• Ilmoita ja säilytä täydelliset kopiot kaikesta toimitetusta aineistosta

UKK

Tarvitsenko sosiaaliturvatunnuksen ilmoittaakseni verot?

Ei välttämättä. Jotkut ei-Yhdysvaltain asukkaat ilmoittavat ITIN-tunnuksella riippuen ilmoituksesta ja tosiseikoista.

Onko minun pakko ilmoittaa, jos yritykseni ei tehnyt rahaa?

Mahdollisesti kyllä. Joillakin yhtiömuodoilla on raportointivelvollisuuksia, vaikka liikevaihtoa ei olisi ollut.

Voinko vähentää aloituskuluja?

Usein kyllä, mutta käsittely riippuu kulun tyypistä ja ajoituksesta.

Tarvitsenko Yhdysvaltain pankkitilin veroilmoitusta varten?

Et, mutta selkeät pankkitiedot helpottavat ilmoittamista huomattavasti.

Onko Zenind verotuksen laatija?

Zenind keskittyy Yhdysvaltain yrityksen perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuden tukemiseen. Veroilmoituksen laatimista varten kannattaa tarvittaessa työskennellä pätevän veroammattilaisen kanssa.

Lopullinen yhteenveto

Jos et ole Yhdysvaltain asukas ja sinulla on Yhdysvalloissa toimiva yritys, veroilmoittaminen tarkoittaa ennen kaikkea perusasioiden saattamista kuntoon ajoissa: yhtiömuoto, kirjanpito, liittovaltion lomakkeet ja osavaltion määräajat.

Kun nämä osat ovat paikoillaan, vaatimusten noudattaminen muuttuu paljon hallittavammaksi. Zenind auttaa perustajia luomaan ja ylläpitämään vahvan Yhdysvalloissa toimivan yrityspohjan, jotta verokausi ei muutu hätätilanteeksi.