Como criar uma organização sem fins lucrativos no Wisconsin: guia passo a passo

Criar uma organização sem fins lucrativos no Wisconsin não se resume a entregar formulários. Trata-se de construir uma organização orientada por uma missão, com um objetivo público claro, uma estrutura jurídica sólida e hábitos de conformidade que permitam manter a boa posição legal.

As organizações sem fins lucrativos no Wisconsin começam muitas vezes como uma nonstock corporation e depois procuram a isenção fiscal federal, se pretenderem operar como uma entidade 501(c)(3). A partir daí, a organização pode também precisar de registo estadual de beneficência, contas fiscais e declarações anuais contínuas.

Se está a planear uma instituição de caridade, um programa educativo, um grupo de serviço comunitário, um resgate de animais, uma missão religiosa ou uma organização semelhante baseada numa missão, a melhor abordagem é estruturar tudo corretamente desde o primeiro dia.

1. Defina a missão e confirme o propósito sem fins lucrativos

Antes de entregar qualquer documento, escreva com exatidão o problema que a sua organização vai resolver.

Uma boa organização sem fins lucrativos começa com uma missão que seja:

• suficientemente específica para orientar programas e angariação de fundos
• suficientemente ampla para permitir crescimento futuro
• claramente caritativa, educativa, religiosa, científica ou, de outro modo, orientada para uma missão
• prática para a comunidade que pretende servir

Esta etapa é importante porque a missão afeta tudo o que vem depois: a estrutura do conselho, os estatutos constitutivos, os pedidos de subvenção e o pedido de isenção ao IRS.

Também deve avaliar se é realmente necessária uma nova organização. Se já existir outra organização sem fins lucrativos a servir bem a mesma necessidade, a colaboração pode ser mais eficaz do que lançar uma entidade duplicada.

2. Escolha a estrutura jurídica adequada

No Wisconsin, muitas organizações sem fins lucrativos são constituídas como uma nonstock corporation ao abrigo do Capítulo 181 dos Estatutos do Wisconsin.

Essa estrutura é frequentemente utilizada porque dá à organização uma identidade jurídica reconhecida, ajuda a separar as obrigações da organização das obrigações pessoais e cria uma base que o IRS espera ao analisar um pedido 501(c)(3).

Ao redigir os documentos de constituição, preste atenção aos elementos básicos que o IRS e o Wisconsin irão analisar:

• o nome jurídico da organização
• a sede principal da organização sem fins lucrativos
• um agente registado no Wisconsin e um escritório registado
• se a sociedade terá membros
• a informação do fundador
• quaisquer disposições opcionais que apoiem o objetivo da organização

Se o seu objetivo a longo prazo for a isenção fiscal federal, os estatutos devem também ser redigidos tendo em conta os requisitos organizativos do IRS, incluindo um propósito caritativo adequado e uma cláusula de distribuição de ativos.

3. Selecione um nome que cumpra as regras do Wisconsin

O nome da sua organização sem fins lucrativos deve ser memorável, alinhado com a missão e legalmente disponível.

O Wisconsin exige que o nome da sociedade seja distinguível nos registos do estado e que contenha um designador societário obrigatório, como:

• corporation
• incorporated
• company
• limited
• corp.
• inc.
• co.
• ltd.

Um bom nome também deve ser fácil de usar em campanhas de angariação de fundos, websites e pedidos de subvenção. Evite nomes demasiado semelhantes aos de entidades já existentes ou que sugiram uma estrutura jurídica diferente da que está a constituir.

Antes de investir em branding, confirme a disponibilidade do nome junto do Wisconsin Department of Financial Institutions.

4. Recrute os fundadores e membros do conselho certos

Uma organização sem fins lucrativos vale tanto quanto a sua liderança.

Na constituição, vai precisar de pelo menos um fundador e a sua organização também deve identificar as pessoas que irão desempenhar funções de governação depois do registo. Na prática, isso significa escolher um conselho capaz de assegurar supervisão, disciplina financeira e continuidade.

Ao selecionar os líderes, procure pessoas que possam contribuir de diferentes formas:

• planeamento estratégico
• finanças e orçamentação
• angariação de fundos e relações com doadores
• supervisão de programas
• experiência jurídica, contabilística ou operacional

Não escolha administradores ou dirigentes apenas para cumprir um formulário. As pessoas que nomear vão influenciar a credibilidade da organização, a tomada de decisões e a conformidade a longo prazo.

5. Nomeie um agente registado e um escritório registado no Wisconsin

A sua organização sem fins lucrativos deve manter um escritório registado e um agente registado no Wisconsin.

O agente registado recebe notificações legais e governamentais oficiais da organização. As instruções de registo do Wisconsin exigem um endereço físico para o escritório registado, e a organização deve manter continuamente esse escritório dentro do estado.

Para uma nova organização sem fins lucrativos, o agente registado pode ser:

• uma pessoa singular residente no Wisconsin cujo escritório comercial seja o escritório registado
• uma entidade doméstica do Wisconsin com um escritório comercial no escritório registado
• uma entidade estrangeira autorizada no Wisconsin com um escritório comercial no escritório registado

Isto é um detalhe prático, mas também é uma base de conformidade. Se a sua organização não receber atos de citação ou notificações do estado, as consequências podem ser caras e evitáveis.

6. Apresente os Estatutos Constitutivos ao Wisconsin DFI

O documento de constituição de uma nonstock corporation do Wisconsin é, em geral, entregue ao Wisconsin Department of Financial Institutions através do Form 102.

No mínimo, o pedido deve incluir o nome jurídico da organização, a sede principal, o agente registado, o escritório registado, a informação do fundador e quaisquer declarações exigidas sobre membros ou distribuições.

Segundo a tabela de taxas de registo atualmente em vigor no Wisconsin, a taxa de apresentação do Form 102 é de 35 dólares.

Algumas dicas práticas ajudam a evitar atrasos:

• confirme que o nome é distinguível
• use um endereço físico válido no Wisconsin para o escritório registado
• decida se a sociedade terá membros antes de apresentar o pedido
• confirme que o documento está assinado por, pelo menos, um fundador
• inclua quaisquer disposições opcionais de que a sua organização venha a precisar mais tarde

Este registo é o ponto de partida legal da sociedade. Quando for aceite, a sua organização pode começar a operar como uma entidade separada.

7. Adote estatutos internos e uma política de conflitos de interesse

Depois da constituição, o conselho deve adotar os documentos internos de governação.

Os estatutos internos são o manual de funcionamento da organização sem fins lucrativos. Devem abranger o funcionamento do conselho, a forma como os dirigentes são escolhidos, como as reuniões são realizadas, como se vota e como se preenchem vagas.

Também deve adotar uma política de conflitos de interesse. Essa política ajuda administradores e dirigentes a identificar e declarar situações em que interesses pessoais possam interferir com os interesses da organização.

Estatutos bem redigidos e políticas de governação ajudam de três formas:

• criam consistência na tomada de decisões
• apoiam pedidos de estatuto fiscalmente isento
• reduzem litígios mais tarde, quando a organização crescer

Se a sua organização espera pedir o estatuto 501(c)(3), estes documentos devem ser preparados com cuidado, e não copiados cegamente de um modelo genérico.

8. Realize a reunião organizacional

Depois de os estatutos constitutivos serem apresentados, o conselho deve realizar a sua primeira reunião organizacional.

Essa reunião costuma abranger:

• adoção dos estatutos internos
• aprovação da política de conflitos de interesse
• nomeação dos dirigentes
• confirmação dos administradores
• autorização de uma conta bancária
• aprovação das primeiras deliberações
• documentação do sistema de arquivo da organização

Registe a ata da reunião. A governação de organizações sem fins lucrativos depende fortemente de documentação, e a primeira reunião define o tom para o resto da vida da organização.

9. Obtenha um EIN junto do IRS

Uma organização sem fins lucrativos geralmente precisa de um Employer Identification Number (EIN), mesmo que não tenha trabalhadores.

O IRS recomenda a candidatura online, se possível. Para candidatos nos Estados Unidos ou territórios dos EUA, um EIN pode normalmente ser obtido de imediato através do formulário online do IRS. A organização já deve existir ao nível estadual antes de fazer o pedido.

Vai utilizar o EIN para:

• abrir uma conta bancária
• pedir a isenção fiscal federal
• apresentar declarações de salários, se contratar pessoal
• apresentar declarações federais anuais quando exigido

Guarde a confirmação do EIN com os registos permanentes.

10. Peça a isenção fiscal federal 501(c)(3)

Se pretende a forma mais comum de isenção fiscal para organizações sem fins lucrativos, a próxima etapa é pedir o reconhecimento ao abrigo da secção 501(c)(3).

Atualmente, o IRS exige a apresentação eletrónica do Form 1023 para reconhecimento de isenção. Algumas organizações podem reunir os requisitos para usar o Form 1023-EZ simplificado, mas a elegibilidade deve ser confirmada antes da submissão.

Um pedido sólido mostra, em regra, que a organização:

• foi constituída para um fim isento elegível
• opera exclusivamente para esse fim
• está estruturada para evitar benefícios privados indevidos e vantagens impróprias a pessoas internas
• está preparada para usar os seus ativos para fins isentos em caso de dissolução

Esta é uma das etapas mais importantes do processo. Um pedido de isenção federal preparado com cuidado pode poupar tempo, reduzir pedidos de esclarecimento e ajudar a sua organização a ficar pronta para subvenções mais cedo.

11. Trate do registo de beneficência no Wisconsin se angariar donativos

Nem todas as organizações sem fins lucrativos têm as mesmas obrigações estaduais. No Wisconsin, as organizações de beneficência que solicitam contribuições podem ter de se registar junto do Department of Financial Institutions.

Segundo a orientação atual do Wisconsin, o registo é normalmente exigido se a organização solicitar donativos no Wisconsin e, além disso:

• tiver empregados remunerados, ou
• receber 25 000 dólares ou mais em contribuições durante um ano fiscal

O Wisconsin também exige que as organizações de beneficência registadas entreguem um relatório financeiro anual no prazo de 12 meses após o final do ano fiscal.

As opções anuais de entrega atualmente incluem:

• Form 1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report
• Form 1952, Wisconsin Supplement to Financial Report
• Form 308, Charitable Organization Annual Report

O formulário adequado depende do nível das contribuições e da forma como a organização reporta federalmente.

Se a sua organização sem fins lucrativos vai angariar fundos no Wisconsin, não trate isto como um detalhe secundário. O registo e a prestação anual de contas são obrigações contínuas, não tarefas únicas de arranque.

12. Verifique a isenção fiscal e o estado do imposto sobre vendas no Wisconsin

Uma determinação federal 501(c)(3) também pode ajudar a sua organização a qualificar-se para isenção de imposto sobre vendas e uso no Wisconsin através de um Certificate of Exempt Status.

O Department of Revenue do Wisconsin reconhece para este efeito as organizações elegíveis 501(c)(3). Igrejas e organizações religiosas que cumpram os requisitos da secção 501(c)(3) também podem qualificar-se, em algumas situações, mesmo sem uma carta de determinação do IRS.

Isto é importante porque o tratamento fiscal afeta todas as partes do orçamento operacional, desde material de escritório até compras para eventos de angariação de fundos.

Se a sua organização espera adquirir bens ou serviços para uso isento, confirme quais os documentos necessários antes de começar a gastar.

13. Crie cedo um sistema de registo e conformidade

Uma organização sem fins lucrativos deve funcionar como uma instituição disciplinada, e não como um grupo informal de voluntários.

Desde o início, organize e conserve:

• os estatutos constitutivos
• a confirmação do EIN
• os estatutos internos
• as atas do conselho
• a correspondência do IRS sobre isenção
• os registos de registo estadual
• os relatórios anuais e renovações
• as deliberações bancárias
• políticas e contratos

Bons registos não são apenas tarefas administrativas. São prova de que a organização existe, está devidamente governada e está pronta para doadores, bancos, financiadores e reguladores.

14. Evite os erros mais comuns

Os erros que atrasam novas organizações sem fins lucrativos são normalmente previsíveis:

• apresentar os estatutos sem uma estratégia de isenção fiscal a longo prazo
• escolher um nome antes de confirmar a disponibilidade
• esquecer de adotar estatutos internos e uma política de conflitos de interesse
• não obter o EIN antes de abrir a conta bancária
• assumir que a isenção federal cobre automaticamente as regras estaduais de angariação de fundos
• ignorar as obrigações anuais de reporte de beneficência
• não manter os registos societários num único local

São erros fáceis de evitar se tratar o lançamento como um processo estruturado e não como um único registo.

15. Junte os elementos pela ordem certa

A sequência mais limpa para a maioria das organizações sem fins lucrativos do Wisconsin é:

1. Confirmar a missão e o propósito isento.
2. Escolher um nome em conformidade.
3. Recrutar o fundador e o conselho.
4. Nomear um agente registado no Wisconsin.
5. Apresentar o Form 102 ao Wisconsin DFI.
6. Adotar estatutos internos e uma política de conflitos de interesse.
7. Realizar a reunião organizacional e aprovar deliberações.
8. Pedir um EIN.
9. Apresentar o pedido de reconhecimento 501(c)(3) federal.
10. Registar a conformidade de angariação de fundos no Wisconsin, se exigido.
11. Criar sistemas de isenção fiscal e de registo.

Essa ordem evita que a organização tenha de recuar mais tarde.

Considerações Finais

Criar uma organização sem fins lucrativos no Wisconsin é gerível quando se segue a sequência correta. O registo jurídico é apenas o começo. O verdadeiro trabalho é construir uma missão, uma estrutura de governação e um processo de conformidade que consigam sustentar a organização durante anos.

Se quer que a sua organização sem fins lucrativos seja levada a sério por doadores, bancos, financiadores e pelo público, concentre-se primeiro na estrutura e só depois na marca. Uma organização bem constituída é mais fácil de gerir, mais fácil de financiar e tem muito mais probabilidades de sobreviver tempo suficiente para causar impacto.